Choisir le bon système de gestion de propriété hôtelière grâce au processus d'appel d'offres

Lors du choix d'un système de gestion hôtelière (PMS), la procédure d'appel d'offres (AO) est essentielle pour prendre une décision éclairée. Un AO bien structuré vous permettra d'évaluer en détail les fournisseurs potentiels et de garantir la réussite de la mise en œuvre de votre PMS, en adéquation avec les besoins de votre établissement. Cet article présente la définition d'un AO, son importance et sa structure.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres (RFP) ?

Un appel d'offres est un outil essentiel pour les hôtels souhaitant acquérir de nouveaux produits, systèmes ou services, tels que les systèmes de gestion hôtelière (PMS). Il sert à la fois de document et de processus structuré permettant aux établissements de recueillir et d'évaluer les informations provenant de différents fournisseurs. En définissant clairement les exigences et les attentes de l'hôtel, un appel d'offres contribue à garantir une évaluation complète et équitable des solutions potentielles, notamment lors du choix d'un PMS.

Ce processus permet non seulement d'identifier les solutions les plus adaptées, comme un système de gestion hôtelière (PMS), mais aussi de faciliter une prise de décision éclairée et des négociations efficaces. Pour les hôtels qui se lancent dans un appel d'offres, il est essentiel d'en comprendre l'objectif et la structure afin de mener à bien le processus de sélection des fournisseurs.

Shiji, leader mondial des technologies hôtelières, a collaboré avec des hôteliers du monde entier pour définir les critères clés d'un appel d'offres réussi et vous fournir toutes les informations nécessaires pour choisir le PMS idéal pour votre hôtel. Téléchargez gratuitement leur guide de l'appel d'offres et leurs modèles de PMS pour simplifier votre processus de sélection.

Pourquoi un appel d'offres est essentiel pour choisir le bon système de gestion hôtelière (PMS)

Dans le secteur de l'hôtellerie, en constante évolution, le choix d'un système de gestion hôtelière (PMS) adapté est crucial pour optimiser les opérations, améliorer la satisfaction client et rester compétitif. Face à l'évolution rapide des hôtels, les systèmes obsolètes peinent à répondre aux exigences modernes telles que les fonctionnalités du cloud, l'intégration fluide et la mobilité. Un nouveau PMS offre des fonctionnalités améliorées, une plus grande flexibilité et une expérience utilisateur globale optimisée, autant d'éléments essentiels au bon fonctionnement d'un hôtel. Pour faire un choix éclairé parmi les nombreuses solutions PMS disponibles, la procédure d'appel d'offres (RFP) constitue un outil précieux, guidant les hôteliers vers le système le mieux adapté à leurs besoins.

Un appel d'offres est-il un document ou un processus ?

Il s'agit des deux. Oui, un appel d'offres est un document – un questionnaire visant à recueillir des informations sur un produit, un système ou un service disponible. C'est également un processus structuré en plusieurs étapes de collecte et d'évaluation d'informations.

Un appel d'offres (AO) permet à l'organisme émetteur (un hôtel ou un groupe hôtelier, par exemple) de recueillir des informations sur les caractéristiques du produit ou du système, tel qu'un logiciel de gestion hôtelière (PMS) ou un service proposé par plusieurs fournisseurs concurrents. Il lui permet de comparer non seulement les produits de ces fournisseurs, mais aussi tous les services associés (mise en œuvre, formation, assistance aux utilisateurs, etc.) et leurs tarifs.

Structure d'un appel d'offres idéal

L'appel d'offres idéal commence par une présentation claire de l'activité de l'entreprise émettrice et des raisons de son intérêt pour ce type de produit, notamment un système de gestion de la performance (PMS). Il décrit les fonctionnalités actuelles requises pour le produit, le système ou le service, ainsi que les besoins futurs. Une fois rédigé, relu et approuvé en interne, le document d'appel d'offres est prêt à être diffusé aux fournisseurs présélectionnés.

Détail des réponses des fournisseurs

L'appel d'offres demande à chaque fournisseur de décrire son produit en détail. Grâce à ce niveau de détail, l'hôtel ou le groupe hôtelier peut évaluer la pertinence de chaque produit proposé. Cette évaluation permet ensuite à l'émetteur de l'appel d'offres d'identifier les produits qu'il souhaite examiner plus en détail. Une réponse détaillée à l'appel d'offres permet de mener à bien le processus de sélection, de négociation et de mise en œuvre de manière éclairée et efficace.

Importance du document d'appel d'offres

Le document d'appel d'offres est l'outil principal de collecte d'informations dans le processus d'appel d'offres. Il permet aux fournisseurs retenus de comprendre les besoins de l'émetteur, notamment ceux liés à un système de gestion de portefeuille, et d'adapter leurs réponses aux nombreuses questions posées dans le document, de manière précise et informative.

Figure 1 : Éléments de mesure d'un appel d'offres

Formats d'appel d'offres

Plusieurs formats d'appels d'offres ont émergé, certains recherchant des réponses détaillées sous forme de texte, d'autres simplifiés pour rechercher “Oui/Non” réponses ou “0–5”Nous privilégions le format texte, car il fournit des informations pertinentes et permet une analyse approfondie des produits de chaque fournisseur. Ce format facilite également la comparaison des caractéristiques, des services associés et des prix proposés.

Structure standard d'appel d'offres

La structure du questionnaire d'appel d'offres est relativement standard. Elle est expliquée et des exemples d'introduction de l'émetteur, d'explication du besoin et de questions types sont fournis dans le kit d'appel d'offres téléchargeable.

Choisir le bon système de gestion hôtelière (PMS) est essentiel à la réussite de votre hôtel. Un appel d'offres (AO) permet d'obtenir des informations claires, des options de personnalisation et une évaluation approfondie des fournisseurs. Utilisez le guide et les modèles pour rédiger un AO efficace et sélectionner un système répondant aux objectifs de votre hôtel.