10 motivi per cui aggiornare il tuo PMS è un must nel 2025

Il settore alberghiero non rallenta, e le soluzioni obsolete di Property Management System (PMS) stanno trascinando gli hotel indietro. Macchinosi, lenti e vulnerabili alle minacce informatiche, i sistemi legacy non riescono più a tenere il passo. Se la vostra struttura si affida ancora a un PMS obsoleto, ecco perché il 2025 è l'anno giusto per l'aggiornamento, in ordine decrescente.

10 motivi chiave per aggiornare il tuo sistema di gestione immobiliare

Di seguito sono riportati 10 motivi per cui vale la pena aggiornare il proprio sistema di gestione immobiliare.

1. Le minacce alla sicurezza informatica sono reali e costose

Gli hacker adorano gli hotel. I dati degli ospiti – numeri di carte di credito, dettagli del passaporto e preferenze personali – vengono venduti a prezzi elevati sul dark web. Un attacco informatico del 2024 a una grande catena alberghiera ha esposto milioni di record, causando cause legali e danni alla reputazione. I moderni provider di PMS implementano sistemi di sicurezza basati sull'intelligenza artificiale, database crittografati e monitoraggio delle minacce 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per proteggere i dati. Se si continua a utilizzare un sistema legacy, si è a un passo dal disastro.

2. Il GDPR e le leggi sui dati si stanno inasprendo

Gli hotel che gestiscono ospiti internazionali si trovano ad affrontare un labirinto di normative: il GDPR in Europa, il CCPA in California e le leggi sulla localizzazione dei dati in paesi come Cina e Brasile. Un PMS che non gestisce automaticamente le impostazioni di conservazione e conformità dei dati espone il tuo hotel al rischio di ingenti sanzioni. I nuovi sistemi sono dotati di strumenti di conformità integrati che gestiscono questo aspetto per te.

3. Il cloud è essenziale, non facoltativo

Se il tuo PMS si blocca a causa di un guasto a un server locale, perdi prenotazioni e frustri gli ospiti. Le soluzioni PMS basate su cloud eliminano questo rischio, offrendo backup automatici, aggiornamenti in tempo reale e accesso da qualsiasi luogo, che si tratti della reception, di un tablet per le pulizie o del telefono in aeroporto. Di' addio ai tempi di inattività e agli incubi legati alla manutenzione. I sistemi PMS basati su cloud offrono un'affidabilità senza pari, garantendo che la tua struttura rimanga operativa anche durante le interruzioni del server e offrendo maggiore flessibilità al personale per gestire le operazioni dell'hotel da remoto.

4. Gli ospiti si aspettano la comodità digitale

Nessuno vuole aspettare in coda al check-in. Gli ospiti ora si aspettano check-in tramite dispositivi mobili, chiavi digitali delle camere e richieste di servizi istantanee direttamente dai loro telefoni. Un moderno PMS supporta queste funzionalità, garantendo che la tua struttura soddisfi le aspettative delle grandi catene alberghiere e degli hotel indipendenti più innovativi.

5. Un PMS dovrebbe connettere, non isolare

Un PMS che non comunica con il sistema revenue management, il CRM o il gateway di pagamento crea colli di bottiglia. Le soluzioni migliori offrono integrazioni API fluide, consentendo ai sistemi di lavorare insieme, aggiornando la disponibilità delle camere in tempo reale, sincronizzando le preferenze degli ospiti e semplificando le operazioni senza dover inserire manualmente i dati.

6. L'automazione fa risparmiare tempo e denaro

Assegnate ancora le camere manualmente? Riconciliate ancora le fatture manualmente? Un moderno PMS automatizza queste attività con flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale, riducendo gli errori umani e liberando il personale per le interazioni con gli ospiti. Immaginate un sistema che assegni automaticamente le attività di pulizia in base all'orario di check-out, senza più dover correre all'ultimo minuto.

7. Il tuo PMS dovrebbe adattarsi al tuo hotel, non il contrario

Molte soluzioni PMS legacy costringono gli hotel a flussi di lavoro rigidi. Se il tuo sistema rende più difficile, anziché più facile, la personalizzazione dei servizi, stai utilizzando quello sbagliato. Grazie a funzionalità configurabili, moduli scalabili e integrazioni fluide, il PMS giusto consente agli hotel di creare esperienze personalizzate per gli ospiti, ottimizzando al contempo l'efficienza operativa. Un PMS moderno si adatta al modo di fare business del tuo brand, non il contrario.

8. I dati dovrebbero guidare le decisioni, non confonderle

I vecchi sistemi PMS non dispongono di strumenti di analisi o seppelliscono gli hotel sotto fogli di calcolo. Un sistema moderno fornisce informazioni chiare e in tempo reale (andamento dei ricavi, modelli di prenotazione degli ospiti e previsioni di occupazione) su una dashboard di facile lettura. Le soluzioni PMS avanzate sfruttano anche l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per identificare tendenze, prevedere la domanda e ottimizzare le strategie di prezzo, aiutando gli hotel a prendere decisioni basate sui dati con sicurezza. Niente più congetture o report poco chiari.

9. La morte dei gestori di canale autonomi

In passato, la gestione delle inserzioni OTA richiedeva un software di gestione dei canali separato. Ora non più. Le più recenti soluzioni PMS integrano questa funzione, garantendo la sincronizzazione automatica di tariffe e disponibilità su tutte le piattaforme, riducendo l'overbooking e risparmiando sui costi dei software di terze parti.

10. I sistemi legacy sono in ritardo

La tecnologia si evolve rapidamente. Un PMS progettato negli anni 2010 non può competere con i motori di tariffazione basati sull'intelligenza artificiale, le funzionalità di comando vocale o le integrazioni smart room. Invece di aggiornare un sistema obsoleto, investire in un PMS a prova di futuro garantisce che il tuo hotel rimanga competitivo per gli anni a venire.

Come le moderne soluzioni PMS possono aiutare il tuo hotel a rimanere competitivo

Un sistema PMS moderno, come quelli di aziende come Shiji, offre una soluzione solida per le sfide che gli hotel di oggi devono affrontare. Questi sistemi sono progettati pensando a sicurezza, flessibilità e perfetta integrazione, garantendo che il vostro hotel possa operare in modo efficiente offrendo al contempo esperienze eccezionali agli ospiti. Utilizzando un'infrastruttura basata su cloud, analisi dei dati in tempo reale e un'automazione avanzata, le moderne soluzioni PMS possono aiutare il vostro hotel a rimanere all'avanguardia in un settore in rapida evoluzione. Grazie agli aggiornamenti continui e alle funzionalità di conformità integrate nel sistema, potete concentrarvi sulla soddisfazione degli ospiti, garantendo al contempo che le vostre operazioni siano semplificate e a prova di futuro.

Non si tratta solo di un ammodernamento, ma di una questione di sopravvivenza. Gli hotel che ritardano la modernizzazione dovranno fare i conti con inefficienze, rischi di conformità e ospiti insoddisfatti. Un aggiornamento del PMS adeguato nel 2025 significherà meno grattacapi, ospiti più soddisfatti e un fatturato più consistente. Non aspettare che il tuo sistema si guasti: metti il tuo hotel a prova di futuro fin da ora.