Ihr Hotel-Playbook für Q4-Prognosen und Budgets im Herbst

Es ist wieder soweit: Kürbis-Latte, gemütliche Teestunde auf dem Sofa und die Welt färbt sich orange und rot. Der Herbst steht vor der Tür, und schon bald sind überall Kürbisse und Halloween-Dekorationen zu sehen. Und im Gastgewerbe? Dann beginnt die Zeit der Budgetplanung und -prognose. Nur haben Sie jetzt weniger Zeit als sonst, denn September und Oktober sind keine ruhigen Monate mehr. Sie sind arbeitsreicher denn je.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie schnelle, zielgerichtete Prognosen erstellen, flexible Budgets aufbauen und für jedes Szenario planen.

Warum der Herbst zum „Neuer Gipfel“

Vor nicht allzu langer Zeit konnten Hoteliers nach dem Sommeransturm etwas aufatmen. Doch das ändert sich. Immer mehr Reisende entscheiden sich für September und Oktober als Reisezeit, da das Wetter milder ist und weniger Menschenmassen herrschen.

Entsprechend Der WächterIn Teilen Europas ist die Zahl der Reisen in der Nebensaison um mehr als 601.000.000 gestiegen. Auch Klimabedenken spielen eine Rolle. Buchungen für Oktober und November steigen im Vergleich zum Vorjahr um 201.423.000 Tonnen da die Gäste die Extreme des Sommers vermeiden. Und mit September jetzt der beliebteste Reisemonat Für fast ein Viertel der Europäer rücken die sogenannten Übergangsmonate offiziell in den Mittelpunkt.

Für Hoteliers bedeutet dies, dass der Herbst keine Ausfallzeit mehr ist. Die Saison bietet zahlreiche Möglichkeiten, aber auch neue Herausforderungen: Zeit für Budgetierung, Prognosen und Vorausplanung zu finden, während der Betrieb noch auf Hochtouren läuft.

Budgetierung und Prognose bei Zeitmangel

Wenn Ihre Immobilie gut besucht ist, sind lange Planungssitzungen unrealistisch. Entscheidend ist, dass Sie Ihr Budget und Ihre Prognosen schnell, zielgerichtet und wiederholbar erstellen. Prognosen sorgen für kurzfristige Flexibilität, während die Budgetierung Ihnen den finanziellen Rahmen für das kommende Jahr vorgibt. Beides ist unerlässlich und lässt sich optimieren.

Beginnen Sie mit der Budgetierung, indem Sie:

1. Vergleichen Sie die Leistung des letzten Jahres mit Ihren aktuellen Ergebnissen seit Jahresbeginn und achten Sie dabei besonders auf RevPAR, ADR und Belegung.
2. Erschließung aller Einnahmequellen, nicht nur der Zimmer, sondern auch der Gastronomie, Veranstaltungen und Extras.
3. Setzen Sie drei klare Ziele: eine sichere Basislinie, ein anspruchsvolles Ziel und einen Schutzplan für negative Szenarien.

Auf diese Weise sind Sie nicht an eine starre Zahl gebunden, sondern auf unterschiedliche Realitäten vorbereitet.

Prognosen sollten hingegen häufiger erstellt werden. Da September und Oktober so geschäftig sind, reicht eine monatliche Prognose nicht aus. Wöchentliche Aktualisierungen der 30-, 60- und 90-Tage-Prognosen stellen sicher, dass Sie immer einen Schritt voraus sind. Indem Sie wöchentlich die bestehenden Reservierungen, die Abholrate und die Stornierungsmuster überprüfen und mit dem Vorjahreszeitraum vergleichen, erkennen Sie Veränderungen frühzeitig und können reagieren.

Planung für unterschiedliche Ergebnisse

In einer Saison, die einfach nicht stillstehen will, ist Szenarioplanung Ihr bester Freund. Erstellen Sie, genau wie bei Ihrem Budget, drei einfache Versionen Ihrer Prognose:

• Vorteile: Nachfragespitzen, Terminkomprimierung.
• Base: gleichmäßiges Tempo, auf dem Niveau des letzten Jahres.
• Nachteil: ruhigere Wochenmitte, Stornierungen.

Planen Sie mit diesen Informationen im Voraus die Maßnahmen, die Sie für jeden einzelnen ergreifen werden. Wenn die Buchungen sprunghaft ansteigen, können Sie Folgendes hinzufügen: Aufenthaltsdauerbeschränkungen. Wenn die Buchungszahlen sinken, können Sie Werbeaktionen oder den Vertrieb anpassen, bevor es zu Problemen kommt. Und wenn das Geschäft stabil läuft, wissen Sie genau, wie Sie die Dinge auf Kurs halten. Wenn Sie diese Optionen im Blick haben, sparen Sie Zeit und können schneller reagieren, wenn sich die Zahlen ändern.

Vier Geschwindigkeitsspiele für einen geschäftigen Herbst

In dieser Saison geht es um Geschwindigkeit und Beweglichkeit.

1. Erwägen Sie, die Nachfrage an Spitzenwochenenden zu beeinflussen, indem Sie Mindestaufenthaltsdauer, während Donnerstag und Sonntag flexibler gehalten werden.
2. Behalten Sie die Abholung genau im Auge und betrachten Sie jeden Termin, der schneller oder langsamer als erwartet ausgebucht ist, als Aufforderung zum sofortigen Handeln, sei es durch eine Preiserhöhung oder die Erstellung eines kleinen, gezielten Angebots.
3. Nutzen Sie Prognosen auch, um Ihre Betriebsabläufe anzupassen. Durch die Abstimmung von Personaleinsatzplänen und Essensbestellungen auf die erwartete Auslastung wird sichergestellt, dass Ihr Team reibungslos arbeitet und die Kosten unter Kontrolle bleiben.
4. Vergessen Sie Ihre Segmente nicht: Wenn die Zahl der Freizeitbuchungen steigt, während die Zahl der Geschäftsreisende zurückbleibt, passen Sie Ihre Strategie für die Wochentage an, um die Lücke zu schließen.

Budgetieren Sie intelligenter, nicht länger

Q4 ist die Zeit der Budgetplanung, aber das bedeutet nicht zwangsläufig endlose Tabellenkalkulationen. Es ist verlockend, das Budget des letzten Jahres zu kopieren und es als erledigt zu betrachten, aber bei der schnelllebigen Nachfrage ist das riskant. Ignorieren Sie keine Nebeneinnahmen und unterschätzen Sie keine Ausgaben, nur weil der Herbst „früher“ ruhiger. Definieren Sie stattdessen einfache Leitplanken für Ihre Preise – klare Unter- und Obergrenzen basierend auf der Vorlaufzeit – und planen Sie einen kurzen monatlichen Check-in ein, um Ihr Budget mit der tatsächlichen Leistung zu vergleichen. Dieser sanfte Ansatz stellt sicher, dass Sie auf Kurs bleiben, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.

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