Auswahl des richtigen Hotel-Property-Management-Systems durch den RFP-Prozess

Bei der Auswahl eines Hotelverwaltungssystems (PMS) ist das Ausschreibungsverfahren (RFP) entscheidend für eine fundierte Entscheidung. Mit einer gut strukturierten RFP stellen Sie eine umfassende Bewertung potenzieller Anbieter sicher und gewährleisten so eine erfolgreiche PMS-Implementierung, die den Bedürfnissen Ihres Hotels entspricht. Dieser Artikel erläutert, was eine RFP ist, warum sie wichtig ist und wie sie aufgebaut ist.

Was ist eine RFP (RFP – Angebotsanfrage)?

Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) ist ein wichtiges Instrument für Hotels, die neue Produkte, Systeme oder Dienstleistungen wie beispielsweise Hotelverwaltungssysteme (Property-Management-Systeme, PMS) beschaffen möchten. Sie dient sowohl als Dokument als auch als strukturierter Prozess, der es Organisationen ermöglicht, Informationen von verschiedenen Anbietern zu sammeln und auszuwerten. Durch die klare Formulierung der Anforderungen und Erwartungen des Hotels trägt eine RFP zu einer umfassenden und fairen Bewertung potenzieller Lösungen bei, insbesondere bei der Auswahl eines PMS.

Dieser Prozess hilft nicht nur dabei, die passendsten Angebote, wie beispielsweise ein PMS, zu identifizieren, sondern ermöglicht auch fundierte Entscheidungen und Verhandlungen. Für Hotels, die eine Ausschreibung durchführen, ist es daher unerlässlich, deren Zweck und Struktur zu verstehen, um den Auswahlprozess für Anbieter erfolgreich zu gestalten.

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Warum eine Angebotsanfrage für die Auswahl des richtigen Hotel-PMS unerlässlich ist

In der schnelllebigen Hotellerie ist die Wahl des richtigen Hotelmanagementsystems (PMS) entscheidend für die Optimierung des Betriebs, die Steigerung der Gästezufriedenheit und die Wettbewerbsfähigkeit. Da sich Hotels stetig weiterentwickeln, stoßen veraltete Systeme mitunter an ihre Grenzen, wenn es um moderne Anforderungen wie Cloud-Funktionalität, nahtlose Integrationen und mobile Nutzung geht. Ein neues PMS bietet verbesserte Funktionen, mehr Flexibilität und ein insgesamt besseres Nutzererlebnis – allesamt unerlässlich für einen effizienten Hotelbetrieb. Um aus der Vielzahl verfügbarer PMS-Optionen eine fundierte Entscheidung zu treffen, ist das Ausschreibungsverfahren (RFP) ein wertvolles Instrument, das Hoteliers bei der Auswahl des optimalen Systems für ihre Bedürfnisse unterstützt.

Ist eine Angebotsanfrage ein Dokument oder ein Prozess?

Beides trifft zu. Ja, eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein Dokument – ein Fragebogen, der Informationen über ein verfügbares Produkt, System oder eine Dienstleistung abfragt. Sie ist aber auch ein spezifisch strukturierter, mehrstufiger Prozess zur Informationssammlung und -bewertung.

Eine Angebotsanfrage (RFP) dient dazu, Informationen von der ausstellenden Organisation (z. B. einem Hotel oder einer Hotelgruppe) über die Details des Produkts oder Systems, wie beispielsweise eines Hotelverwaltungssystems (PMS) oder einer Dienstleistung, die von mehreren konkurrierenden Anbietern angeboten wird, einzuholen. Sie ermöglicht es der Organisation, nicht nur die Produkte dieser Anbieter, sondern auch alle dazugehörigen Dienstleistungen – Implementierung und Schulung, Benutzersupport usw. – sowie deren Preisangebote zu vergleichen.

Struktur des idealen RFP

Die ideale Angebotsanfrage (RFP) beginnt mit einer klaren Darstellung der Geschäftstätigkeit des ausstellenden Unternehmens und der Gründe für dessen Interesse an diesem Produkttyp, insbesondere einem Portfolio-Management-System (PMS). Sie beschreibt die aktuellen Funktionsanforderungen an das Produkt, System oder die Dienstleistung sowie die zukünftigen Erwartungen. Nach Erstellung, Prüfung und Genehmigung innerhalb des Unternehmens kann das RFP-Dokument an vorqualifizierte Anbieter verteilt werden.

Detaillierte Angaben zu den Antworten der Anbieter

Die Angebotsanfrage (RFP) fordert jeden Anbieter, der sie erhalten hat, auf, sein Produkt detailliert zu beschreiben. Anhand dieser detaillierten Angaben in den Angeboten kann das Hotel oder die Hotelgruppe die Eignung der einzelnen Produkte beurteilen. Durch diese Eignungsprüfung kann der Auftraggeber der Angebotsanfrage die Produkte identifizieren, die er genauer prüfen möchte. Die detaillierten Angebote tragen zu einem fundierten und effizienten Ablauf des Auswahl-, Verhandlungs- und Implementierungsprozesses bei.

Bedeutung des Angebotsanfragedokuments

Das Angebotsdokument (RFP) ist das zentrale Instrument zur Informationsbeschaffung im Angebotsprozess. Es versetzt die Anbieter in die Lage, die Bedürfnisse des Auftraggebers, beispielsweise im Zusammenhang mit einem Leistungsmanagementsystem (PMS), zu verstehen und ihre Antworten auf die zahlreichen Fragen des Angebots präzise und informativ zu gestalten.

Abbildung 1: Messelemente einer Angebotsanfrage

RFP-Formate

Es haben sich verschiedene RFP-Formate herausgebildet – einige verlangen detaillierte Antworten im Textstil, andere sind schlanker gestaltet und zielen auf “…“ ab.“Ja/Nein” Antworten oder “0–5”Die Ergebnisse werden nicht in einer Tabelle dargestellt. Wir sind der Ansicht, dass das Textformat am nützlichsten ist, da es wichtige Informationen liefert und eine detaillierte Analyse der Produkte der einzelnen Anbieter ermöglicht. Dieses Format erlaubt zudem einen effektiven Vergleich der Funktionen, der Serviceleistungen und der Preise.

Standardstruktur für Angebotsanfragen

Die Struktur des Angebotsanfragebogens ist relativ standardisiert. Sie wird erläutert, und Beispiele für eine Vorstellung des Auftraggebers, die Beschreibung der Anforderungen sowie Beispielfragen finden Sie im herunterladbaren Angebotsanfrage-Kit.

Die Wahl des richtigen Hotelverwaltungssystems (PMS) ist entscheidend für den Erfolg Ihres Hotels. Eine Angebotsanfrage (RFP) sorgt für Transparenz, individuelle Anpassungsmöglichkeiten und eine gründliche Anbieterbewertung. Nutzen Sie den Leitfaden und die Vorlagen, um eine aussagekräftige Angebotsanfrage zu erstellen und so ein System auszuwählen, das die Ziele Ihres Hotels erfüllt.