10 lezioni per trasformazioni tecnologiche di successo negli hotel

La maggior parte degli hotel riconosce la necessità di tecnologie moderne. Ma molti meno sanno come implementarle con successo. In realtà, le trasformazioni raramente riguardano solo la tecnologia. Senza una comunicazione chiara, una leadership forte e una formazione strutturata, anche i migliori sistemi possono fallire.

In questo articolo, esploriamo dieci lezioni apprese dagli hotel che hanno gestito con successo importanti cambiamenti tecnologici e cosa puoi imparare dal loro approccio.

10 lezioni chiave per una trasformazione tecnologica di successo negli hotel

Questi esempi dimostrano come gli hotel possano migliorare l'adozione delle nuove tecnologie allineando i team, supportando il personale, misurando i progressi e considerando l'implementazione come un processo continuo.

1. Inizia con il tuo ‘'Perché'’

Perché stai prendendo questa decisione? Prima di tutto, chiarisci il motivo e spiega in modo inequivocabile al tuo team il valore di questa scelta.

Non deve essere complicato. Iniziate con semplici sessioni di gruppo che illustrino i vantaggi pratici, come migliorerà il lavoro quotidiano e cosa significhi per loro. Lasciate anche spazio alle domande.

Quando l'intero team è allineato su un obiettivo comune, l'adozione diventa più rapida, fluida e uniforme.

2. Assicurarsi il supporto della leadership fin dall'inizio

L'allineamento della leadership è fondamentale per qualsiasi cambiamento operativo di ampia portata. Quando i leader supportano visibilmente una transizione tecnologica, i team sono molto più propensi a considerarla una priorità strategica piuttosto che un'iniziativa facoltativa.

Tale adesione contribuisce a mantenere lo slancio durante l'intero processo di implementazione. Una comunicazione costante da parte dei dirigenti, inoltre, mantiene i team allineati alla visione a lungo termine e rafforza il ruolo che ciascun team svolge per il successo della transizione.

3. Coinvolgi i tuoi team operativi fin da subito

Le persone che utilizzano quotidianamente i vostri sistemi comprendono meglio di chiunque altro come funzionano i processi nella pratica.

Coinvolgendo i team operativi fin dalle prime fasi, è possibile individuare miglioramenti pratici e risolvere le problematiche relative ai flussi di lavoro prima dell'avvio dell'implementazione. In questo modo, si garantisce che il sistema rispecchi il modo in cui i team lavorano effettivamente, e non solo come ci si aspetta che facciano.

4. Investire nella formazione strutturata

La formazione è uno dei fattori principali per il successo nell'adozione di nuove tecnologie. Anche i sistemi più intuitivi richiedono tempo affinché i team ne comprendano appieno il funzionamento all'interno delle attività quotidiane.

Gli hotel che investono in una formazione strutturata e specifica per ruolo riscontrano un'adozione più rapida, meno errori e una maggiore fiducia a lungo termine. I programmi più efficaci mostrano non solo come funziona il sistema, ma anche come supporta le responsabilità e gli obiettivi di ciascun team.

5. Semplificare il processo di onboarding ove possibile.

Le transizioni tecnologiche non devono necessariamente essere complesse o prolungate. Gli hotel che gestiscono correttamente le fasi iniziali possono accelerare significativamente il processo.

Replicando configurazioni collaudate o standardizzate in diverse strutture, i team possono ridurre la complessità non necessaria ed evitare problemi comuni. Questo permette loro di concentrarsi sull'apprendimento del sistema e di acquisire maggiore efficienza più rapidamente.

6. Comunicare in modo coerente durante tutta la fase di implementazione.

Mantenere una comunicazione chiara e coerente durante tutto il processo contribuisce a garantire che la transizione sia allineata in tutta l'azienda.

Aggiornamenti regolari, traguardi condivisi e un dialogo aperto garantiscono che i team comprendano cosa sta succedendo, cosa succederà dopo e come si stanno compiendo progressi. Questo rende l'intero processo molto più gestibile.

7. Sostieni, non controllare.

I nuovi sistemi possono risultare sconosciuti, soprattutto in ambienti con un elevato turnover del personale.

Gli hotel di successo si concentrano sulla creazione di un ambiente di apprendimento stimolante, piuttosto che sul monitoraggio costante di ogni fase. Quando i dipendenti sono incoraggiati a esplorare e imparare al proprio ritmo, è più probabile che acquisiscano rapidamente fiducia in se stessi e adottino nuove modalità di lavoro.

8. Celebrate i primi traguardi

Le transizioni tecnologiche spesso richiedono tempo, e i progressi possono passare inosservati durante un'implementazione prolungata.

Riconoscere i primi traguardi raggiunti, come il completamento della formazione o la corretta configurazione dell'inventario, contribuisce a mantenere alta la motivazione e a confermare che la transizione sta procedendo nella giusta direzione.

9. Misura i tuoi risultati

Il monitoraggio delle prestazioni dopo l'implementazione aiuta a controllare e dimostrare il cambiamento.

Misurare i miglioramenti, ad esempio un onboarding più rapido per i nuovi dipendenti, una riduzione dei tempi amministrativi o un aumento dei tassi di conversione delle vendite aggiuntive. Condividere questi risultati internamente aiuta i team a comprendere i vantaggi tangibili e a individuare le aree in cui è possibile compiere ulteriori progressi.

10. Considera la fase di messa in produzione come l'inizio, non come la fine.

Il lancio di un nuovo sistema segna l'inizio del percorso. I miglioramenti operativi più significativi si verificano spesso quando i team iniziano a perfezionare i flussi di lavoro, a esplorare nuove funzionalità e a constatare i risultati nella pratica.

Incoraggiare il personale a condividere feedback e a sperimentare nuove funzionalità aiuta gli hotel a migliorare continuamente e a trarre maggiore valore dalla propria tecnologia nel tempo.

Cosa aspettarsi da una transizione tecnologica di successo

Sulla base delle esperienze degli hotel che sono passati al Sistema operativo Mews, I seguenti esempi mostrano come una modifica del sistema ben eseguita possa portare a prestazioni complessive migliori.

1. Roam Spokane e integrazione rapida del sistema

Roam Spokane, con sede nello Stato di Washington e parte del marchio di ospitalità all'aperto Roam America, ha affrontato contemporaneamente un rebranding e una transizione di sistema, con scadenze ravvicinate e senza margine di errore.

Per mantenere il processo rapido ma controllato, il team ha riutilizzato configurazioni collaudate da un'altra struttura e ha adottato un approccio strutturato e pratico all'implementazione. Ciò ha permesso loro di completare l'onboarding in soli 11 giorni, inclusi configurazione, importazione dei dati e formazione, senza compromettere la qualità.

2. Il Circus Group e la formazione rapida ed economica

Il gruppo The Circus, azienda del settore alberghiero con sede a Berlino, ha sfruttato la migrazione al nuovo sistema di gestione alberghiera (PMS) per ripensare la formazione dei team, concentrandosi sull'utilizzo quotidiano del sistema da parte del personale.

Dando priorità a un onboarding strutturato, il gruppo ha ridotto significativamente i tempi di avviamento. Come spiega la direttrice generale Katherine Lattuf, “"Dando priorità alla formazione, i nuovi membri del team hanno appreso rapidamente il sistema, risparmiando tempo e costi."” Il risultato è stato una riduzione dei tempi di onboarding da sei mesi a sole sei settimane, oltre a un minor numero di errori e più tempo da dedicare al lavoro a diretto contatto con i clienti.

3. Staypineapple e l'adozione di un team forte

Il marchio alberghiero statunitense Staypineapple ha affrontato la sua trasformazione tecnologica coinvolgendo le persone che avrebbero utilizzato la tecnologia ogni giorno. Un approccio interfunzionale “squadra di cambiamento” ha riunito team provenienti da tutta l'azienda per testare i flussi di lavoro e definire il funzionamento pratico del sistema.

Come spiega la presidente Dina Belon, “"Il sistema di gestione alberghiera (PMS) è principalmente uno strumento a loro disposizione, quindi ci siamo affidati all'intuito e alla creatività del nostro team operativo."” Dando voce ai team fin dalle prime fasi, Staypineapple ha migliorato i flussi di lavoro, ridotto gli attriti e favorito una maggiore adozione in tutta l'azienda.

4. Hotel di Hollywood e misurazione delle prestazioni

Presso l'Hollywood Hotel di Los Angeles, dopo l'implementazione l'attenzione si è concentrata sul monitoraggio delle prestazioni e sulla comprensione dell'impatto del cambiamento del sistema.

Misurando parametri chiave, il team ha raggiunto un tasso di conversione delle vendite aggiuntive del modello TP450T pari a 131, più del doppio rispetto al benchmark statunitense, oltre a una maggiore accuratezza delle previsioni e una riduzione del carico di lavoro amministrativo. Questi risultati hanno contribuito a dimostrare internamente il valore del nuovo sistema e a consolidare la fiducia a lungo termine nel suo sviluppo.

5. Lark e implementazioni su larga scala

Lark, società di gestione alberghiera che supervisiona decine di hotel indipendenti, ha affrontato l'implementazione del suo sistema di gestione alberghiera (PMS) concentrandosi sulla scalabilità e sulla responsabilità interna.

Adottando un “formazione dei formatori” Nell'ambito di questo modello, un gruppo ristretto di esperti interni ha appreso per primo il funzionamento del sistema, per poi estenderlo all'intero portfolio.

Come spiega Michael Albert, Direttore Senior della Tecnologia, loro “Non volevamo semplicemente che qualcuno attivasse un nuovo sistema per noi, volevamo capirlo.” Questo approccio ha permesso a Lark di scalare in modo efficiente, implementando il servizio su 44 proprietà in soli quattro mesi, mantenendo al contempo la coerenza.