Un conto alberghiero è un documento finanziario dettagliato che elenca le spese sostenute da un ospite durante il soggiorno. Questi documenti dettagliati vengono ora generalmente creati e archiviati digitalmente, consentendo modifiche in tempo reale.

I conti correnti degli hotel svolgono un ruolo importante nel garantire trasparenza agli ospiti e una fatturazione accurata. Accuratezza e trasparenza sono fondamentali per un'esperienza positiva degli ospiti e per l'integrità delle finanze del vostro hotel.

In questo articolo puoi scoprire i componenti principali di un conto alberghiero, la tecnologia che sta trasformando il modo in cui vengono gestiti i conti alberghieri e alcune strategie utili per diverse tipologie di hotel.

Sommario:

Comprendere il portafoglio alberghiero: le basi della gestione finanziaria degli ospiti

Un conto alberghiero è una registrazione continuativa delle spese sostenute da un ospite durante il suo soggiorno. Include elementi come il prezzo della camera, i costi dei servizi accessori, le tasse e qualsiasi modifica apportata, come gli sconti.

Gli addebiti saranno elencati in un formato dettagliato, con ogni singolo addebito e un totale. La maggior parte dei fogli in formato moderno settore alberghiero vengono archiviati e gestiti digitalmente e possono essere aggiornati in tempo reale.

In sostanza, un registro può essere considerato un documento principale per le spese alberghiere. Al termine del soggiorno di un ospite in hotel, il registro può essere utilizzato per calcolare l'importo totale dovuto e per produrre il conto finale.

Perché la gestione del portafoglio alberghiero è importante: un elemento chiave per il successo dell'ospitalità

I conti correnti degli hotel sono documenti importanti che forniscono agli ospiti un elenco trasparente delle spese sostenute durante il loro soggiorno. Un conto corrente può anche essere utilizzato dall'hotel per comprendere il gradimento dei singoli servizi.

Una gestione efficace dei conti alberghieri è importante perché il conto finale presentato agli ospiti deve essere accurato. Gestire il conto con attenzione e in tempo reale consente di fornire informazioni completamente trasparenti e aggiornate.

In definitiva, la gestione ottimale di ogni conto alberghiero può avere un impatto diretto sull'accuratezza dei documenti finanziari. L'accuratezza è fondamentale anche per mantenere elevati livelli di soddisfazione degli ospiti ed evitare controversie e reclami. Nel lungo termine, una contabilità finanziaria accurata può contribuire a garantire finanziamento alberghiero.

7 componenti essenziali di un sistema di gestione efficace del portafoglio alberghiero

Un sistema di gestione dei conti alberghieri di alta qualità è una componente fondamentale della vostra strategia di finanziamento e contabilità alberghiera. Nelle sezioni seguenti, potrete esplorare alcuni dei componenti più importanti che compongono un sistema efficace.

Video: Come lavorare sul guest portfolio – Parte 1

1. Informazioni e identificazione dell'ospite

Il tuo sistema di gestione dei conti alberghieri deve acquisire i dati degli ospiti, in modo che l'ospite giusto riceva il conto finale corretto. Questa acquisizione di informazioni dovrebbe includere il nome dell'ospite, i suoi recapiti e il riferimento della prenotazione.

Disporre di un sistema affidabile per l'identificazione degli ospiti è essenziale per evitare errori che potrebbero influire negativamente sulla loro esperienza. Può anche contribuire a prevenire frodi, risolvere eventuali controversie e favorire la personalizzazione.

Il tuo sistema di gestione del conto alberghiero può anche essere integrato con sistemi alberghieri più ampi, quindi devi collegare l'ospite giusto alle tariffe giuste. Raccogliere informazioni sugli ospiti può anche essere utile per il tuo programma fedeltà.

2. Tariffe delle camere e gestione delle tariffe delle camere

Il cuore pulsante di ogni conto alberghiero è la tariffa della camera. Tuttavia, questo può essere un calcolo dinamico, che potrebbe dover tenere conto di sconti, upgrade, offerte speciali, soggiorni prolungati e modifiche alla tariffa della camera durante il soggiorno.

Un calcolo dinamico e preciso del prezzo della camera contribuirà a evitare discrepanze tra quanto un ospite si aspetta di pagare e quanto effettivamente addebitato. Permette inoltre di addebitare un importo preciso in caso di partenza anticipata.

I migliori sistemi di fatturazione sono in grado di gestire situazioni complesse, come addebiti per parte della giornata, decisioni improvvise di prolungare un soggiorno e altre situazioni impreviste che potrebbero comportare l'applicazione di costi aggiuntivi o sconti.

3. Servizi accessori e spese accessorie

Nel settore alberghiero, sono numerosi i servizi accessori e le spese accessorie. Tra questi rientrano i servizi spa, il servizio in camera, i conti di ristoranti e bar, l'acquisto del minibar, le spese di internet e altro ancora.

È vitale per qualsiasi proprietario dell'albergo o un gestore investa in un sistema in grado di monitorare tutti questi addebiti. Acquisendo questi dati, è anche possibile identificare le tendenze nei modelli di spesa e la popolarità di specifici servizi.

Monitorare costi aggiuntivi oltre alla tariffa della camera può essere complesso, perché alcuni pagamenti possono essere effettuati al momento della vendita, mentre altri vengono aggiunti al conto finale. È importante disporre di un sistema che automatizzi questo aspetto.

4. Elaborazione e liquidazione dei pagamenti

Il tuo sistema di gestione del conto alberghiero deve includere funzionalità di elaborazione e liquidazione dei pagamenti. Questo può includere il supporto per una varietà di metodi di pagamento, nonché detrazioni dal conto finale, come depositi e sconti.

Disporre di un sistema di gestione dei conti alberghieri in grado di gestire i problemi di pagamento è fondamentale per il mantenimento del flusso di cassa. Può anche essere prezioso per aiutarvi a rispettare le normative del settore alberghiero.

L'elaborazione dei pagamenti non è sempre semplice e potrebbe essere necessario gestire pagamenti di terze parti e fatturazione aziendale. Il tuo sistema dovrebbe anche bilanciare la flessibilità dei pagamenti con la limitazione dei rischi per il tuo hotel.

5. Calcolo e rendicontazione delle imposte

Gli ospiti potrebbero essere soggetti a diverse tasse, che devono essere aggiunte al conto dell'hotel. Potrebbe essere necessario utilizzare queste informazioni anche per generare rendiconti fiscali o per fornire report sulle prestazioni agli stakeholder o al proprietario dell'hotel.

Il calcolo delle imposte e la relativa rendicontazione sono essenziali per la conformità, mentre la rendicontazione può aiutare il proprietario o il gestore di un hotel a prendere decisioni strategiche basate su dati concreti. Allo stesso tempo, può fornire chiarezza agli ospiti dell'hotel.

Anche in questo caso, il tuo sistema di contabilità alberghiera potrebbe dover gestire situazioni complesse, come l'esenzione fiscale per gli ospiti. Anche la qualità della tua rendicontazione può influire su tutto, dalla garanzia del finanziamento dell'hotel alle sanzioni per inadempienza.

6. Correzioni e adeguamenti dell'account

Il tuo sistema di gestione del conto alberghiero dovrebbe fornirti gli strumenti necessari per monitorare le modifiche e apportare modifiche. Di conseguenza, potrai correggere eventuali errori e presentare un conto finale accurato.

Potrebbe essere necessario apportare modifiche o correzioni per diverse ragioni ed è importante che le modifiche possano essere apportate facilmente. Un sistema tracciabile aiuta anche a comprendere le modifiche e a ripristinare quelle eventualmente apportate in modo fraudolento.

I migliori sistemi ampiamente utilizzati nel settore alberghiero includono funzionalità come la richiesta di approvazione per le modifiche oltre una certa soglia per prevenire manomissioni. Registrano anche chi ha apportato le modifiche e quando.

7. Presentazione e comunicazione del Guest Folio

Infine, il sistema di gestione del portafoglio alberghiero deve includere modalità solide e diversificate per presentare le informazioni agli ospiti e al personale dell'hotel. Il portafoglio può essere consultato su carta, via e-mail, su un'app o tramite un browser web.

Presentare in modo chiaro le informazioni del conto dell'hotel può ridurre reclami o controversie e rendere il conto finale facilmente comprensibile a tutti. La presentazione può anche influire sul modo in cui gli ospiti percepiscono il loro soggiorno e sugli standard di servizio.

I sistemi di gestione dei conti alberghieri di alta qualità offrono strumenti per personalizzare i documenti, in modo che siano pertinenti ai singoli ospiti. Le soluzioni migliori offriranno visibilità online in tempo reale, in modo che gli ospiti possano comprendere gli addebiti non appena vengono effettuati.

Componenti essenziali di un sistema di gestione efficace del portafoglio alberghiero

5 tecnologie innovative per i portafogli degli hotel che trasformano la gestione finanziaria degli ospiti

Come altri sistemi ampiamente utilizzati nel settore alberghiero, anche il tuo sistema di gestione del portafoglio alberghiero è influenzato dalle tecnologie emergenti. Qui puoi scoprire le innovazioni che stanno avendo un impatto trasformativo.

Video: Trasferimento di portafoglio, Sistema di gestione alberghiera

1. Applicazioni di Hotel Folio Mobile-First

Le applicazioni mobile-first per la gestione dei conti degli hotel sono accessibili da una varietà di dispositivi, inclusi smartphone e tablet. Questo non solo consente al personale di accedere ai dati più facilmente, ma permette anche agli ospiti di visualizzarli.

La diffusione dei dispositivi mobili ha reso il design mobile-first una componente fondamentale del design digitale moderno. I dispositivi mobili possono offrire accesso in tempo reale alle informazioni da qualsiasi parte del mondo.

Con un sistema di gestione del conto alberghiero mobile-first, puoi potenzialmente aiutare gli ospiti a visualizzare, gestire e saldare il conto direttamente dal telefono. Questo può offrire soluzioni self-service che potrebbero contribuire a ridurre i tempi di check-out.

2. Sistemi di controllo dei conti alberghieri basati sull'intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale può essere utilizzata nei sistemi di auditing dei conti alberghieri, analizzando i dati e identificando tendenze e discrepanze. Può potenzialmente ridurre gli errori, migliorando il livello di soddisfazione degli ospiti.

I miglioramenti apportati alla tecnologia di intelligenza artificiale hanno contribuito ad automatizzare molti dei processi associati alla gestione dei conti nel settore alberghiero. Questo può potenzialmente migliorare la precisione e alleggerire il carico di lavoro dei dipendenti.

L'intelligenza artificiale può identificare schemi sospetti associati alle frodi, il che potrebbe far risparmiare denaro al tuo hotel. L'automazione può essere particolarmente utile per migliorare il processo di controllo notturno, che storicamente si basa su una singola persona.

3. Sicurezza del portafoglio alberghiero basata su blockchain

La tecnologia blockchain può essere utilizzata per registrare le transazioni utilizzando un registro pubblico decentralizzato, non manomissibile. Il risultato è un'eccellente trasparenza, sicurezza e permanenza.

Per i proprietari e i gestori di hotel, la blockchain può essere utilizzata per proteggere i sistemi di gestione dei conti alberghieri, rendendoli più robusti. Poiché i registri della blockchain non possono essere modificati retroattivamente, i sistemi blockchain possono aumentare la fiducia.

Man mano che le aziende acquisiscono familiarità con la tecnologia blockchain e i suoi vantaggi, questa continuerà a trasformare la gestione dei conti alberghieri. In particolare, la blockchain può potenzialmente aumentare l'affidabilità della tenuta dei registri contabili.

4. Analisi predittiva per l'ottimizzazione del portafoglio alberghiero

L'analisi predittiva è sempre più utilizzata nel settore alberghiero per prevedere i modelli di spesa. Questo può tenere conto di dati come eventi locali nella zona, andamenti meteorologici e fluttuazioni stagionali storiche.

Nell'ambito della gestione del portafoglio alberghiero, l'analisi predittiva può aiutare ad anticipare i risultati finanziari e a prevedere il fatturato. Può anche aiutare a identificare opportunità di upselling e aggiustamenti strategici dei prezzi.

Ad esempio, il sistema di gestione del portafoglio alberghiero potrebbe utilizzare l'analisi predittiva per prevedere che gli ospiti che prenotano una determinata tipologia di camera utilizzino tipicamente il ristorante dell'hotel. È quindi possibile indirizzare l'ospite con attività di marketing mirate, mentre la pianificazione finanziaria del tuo hotel può tenere conto della probabilità di generare tali ricavi.

5. Ecosistemi di pagamento integrati per una gestione fluida dei conti

Gli ecosistemi di pagamento integrati possono garantire che tutti i componenti che generano fatturato del tuo hotel si colleghino al sistema di fatturazione dell'hotel. Questo consente di effettuare pagamenti immediati o di aggiungerli al conto finale.

Nel settore alberghiero, i sistemi di pagamento integrati possono creare un'esperienza più coesa e unificata per gli ospiti. Allo stesso tempo, possono eliminare le barriere tradizionalmente esistenti tra i diversi reparti dell'hotel.

In pratica, questo significa che qualsiasi spesa effettuata da un ospite, indipendentemente dal fatto che sia relativa ai servizi della spa, al ristorante dell'hotel o al servizio in camera, verrà automaticamente collegata al conto dell'hotel corrispondente. I sistemi più diffusi collegano anche i conti dell'hotel a portafogli mobili, portafogli di criptovalute e altri metodi di pagamento.

Tecnologie innovative per i portafogli degli hotel che trasformano la gestione finanziaria degli ospiti

5 strategie di Hotel Folio per diverse tipologie di proprietà

È inoltre importante riconoscere che nel settore alberghiero esistono diverse tipologie di strutture. Queste diverse tipologie di hotel potrebbero richiedere approcci diversi per l'implementazione di una strategia di gestione del portafoglio alberghiero. Nelle sezioni seguenti, puoi scoprire alcune delle strategie specifiche che possono essere associate a determinate tipologie di hotel:

1. Implementazione del portafoglio dell'hotel di lusso

Nel settore del lusso, i sistemi di gestione dei conti alberghieri generalmente utilizzano un monitoraggio finanziario completo ma discreto, che contribuisce a migliorare la personalizzazione. Le strategie in questo caso devono privilegiare l'accuratezza e la riduzione al minimo degli attriti.

I sistemi di pagamento negli hotel di lusso devono tenere conto di esigenze di pagamento complesse. Ad esempio, alcuni ospiti potrebbero avere un'entità aziendale a pagare il conto e anche gli ospiti VIP potrebbero non gestire direttamente i propri pagamenti.

Gli ospiti del settore del lusso si aspettano in genere visibilità e la possibilità di visualizzare le spese sostenute prima di ricevere il conto finale. Spesso, gli hotel di lusso eliminano le tradizionali transazioni POS, aggiungendo i singoli pagamenti al conto, in modo che tutto possa essere saldato al momento del check-out.

2. Gestione del portafoglio alberghiero e del resort all-inclusive

Nei resort e negli hotel all-inclusive, una strategia di gestione del conto alberghiero deve tenere conto della complessa realtà dei pagamenti. Ciò significa che le attività devono essere monitorate attentamente, con aggiornamenti in tempo reale del conto.

Ad esempio, una prenotazione all-inclusive potrebbe coprire molti dei costi aggiuntivi che normalmente gli ospiti devono sostenere. Tuttavia, potrebbero comunque esserci costi aggiuntivi per cibo e servizi non coperti dalla politica all-inclusive.

I resort possono anche offrire una combinazione di modelli tradizionali e all-inclusive, il che richiede un solido sistema di gestione dei conti alberghieri in grado di gestire questa situazione. Molte di queste strutture utilizzano sistemi visivi o con codice colore, che facilitano l'identificazione rapida dei costi inclusi nella tariffa della camera, nonché dei costi aggiuntivi.

3. Sistemi di gestione dei conti alberghieri economici e a servizio limitato

Nel settore alberghiero economico e a servizio limitato, i sistemi di gestione dei conti alberghieri devono comunque essere efficienti, trasparenti e affidabili. Tuttavia, l'implementazione è spesso più snella, riflettendo la natura più semplice dei soggiorni degli ospiti.

La semplificazione delle strategie di gestione del portafoglio alberghiero nel settore budget è importante per ridurre al minimo il carico di lavoro del personale e tenere sotto controllo i costi. Allo stesso tempo, gli ospiti che amano un soggiorno semplice non vogliono essere bombardati di informazioni.

Gli approcci più comuni includono l'invio automatico di e-mail e sistemi di pagamento basati su dispositivi mobili, che possono potenzialmente bypassare l'esperienza di pagamento di persona per la massima comodità.

4. Configurazione del foglio dell'hotel per soggiorni prolungati e in stile appartamento

Gli hotel per soggiorni prolungati e le soluzioni in stile appartamento si trovano ad affrontare la sfida di gestire cicli di fatturazione molto più lunghi. Questo può comportare addebiti multipli, nell'arco di diverse settimane o addirittura mesi.

I sistemi di fatturazione alberghiera di queste strutture devono inoltre gestire cicli di fatturazione molto complessi. Ad esempio, possono includere addebiti relativi all'utilizzo di utenze e servizi di pulizia.

Molte di queste strutture utilizzano sistemi che facilitano la fatturazione ricorrente automatizzata, consentendo agli ospiti di pagare settimanalmente o mensilmente. Anche i cicli di fatturazione sono personalizzabili, poiché gli ospiti possono utilizzare determinati servizi una settimana o un mese, ma non quello successivo. Spesso, gli ospiti possono accedere a informazioni in tempo reale sugli addebiti, semplificando la preparazione dei pagamenti.

5. Soluzioni per hotel boutique e indipendenti

I boutique hotel sono strutture uniche, che spesso offrono servizi insoliti. Ciò significa che i sistemi di fatturazione utilizzati devono essere personalizzabili, per gestire costi che potrebbero non essere comuni in altri hotel.

Avere questo livello di personalizzazione è importante perché gli ospiti hanno ancora bisogno di visibilità e trasparenza. Anche i boutique hotel devono fornire una fatturazione accurata per ottimizzare i risultati finanziari.

Gli hotel boutique devono garantire che gli elenchi dettagliati presentati agli ospiti siano di facile comprensione, quindi tutti i servizi devono essere chiaramente etichettati. Alcuni hotel boutique attribuiscono grande importanza alle tematiche ambientali e, in questi casi, potrebbe essere necessario monitorare non solo i costi addebitati agli ospiti, ma anche la loro impronta di carbonio per compensarla.

Strategie di Hotel Folio per diverse tipologie di proprietà

Le migliori pratiche chiave per una gestione efficace del portafoglio alberghiero

Di seguito puoi visualizzare una ripartizione delle strategie comprovate che possono aiutarti a gestire efficacemente la strategia del tuo conto alberghiero e a offrire un'esperienza di fatturazione positiva ai tuoi ospiti:

  • Revisione giornaliera: Verifica sistematicamente i conti durante la verifica notturna. Assicurati che gli addebiti emessi agli ospiti corrispondano ai report del tuo dipartimento e adotta misure per risolvere rapidamente eventuali discrepanze.
  • Formazione del personale: Offrite una formazione completa affinché i vostri dipendenti comprendano i sistemi e le procedure di gestione del conto alberghiero. Concentratevi in particolare su come comunicare con gli ospiti e come risolvere le controversie.
  • Pre-autorizzazione: Implementate protocolli di pre-autorizzazione solidi e coerenti. Cercate di trovare il giusto equilibrio tra la comodità degli ospiti e la protezione del vostro hotel dalle frodi.
  • Comunicazione con gli ospiti: Assicuratevi che gli ospiti possano accedere al loro portafoglio durante il soggiorno, con aggiornamenti in tempo reale, ove possibile. Comunicate in modo chiaro e trasparente per evitare sorprese. e ridurre al minimo le controversie.
  • Verifica dell'integrazione: Integra il tuo portafoglio alberghiero con il tuo sistema di gestione della proprietà e i sistemi POS. Verifica regolarmente queste connessioni per garantire che i dati vengano condivisi in modo accurato e coerente.
  • Standard di documentazione: Documenta eventuali modifiche apportate alle tariffe delle camere o ai supplementi per gli ospiti. Crea un sistema in cui aggiungere note a condizioni speciali o transazioni insolite all'interno del tuo sistema di gestione dei conti dell'hotel.

Errori comuni e strategie di prevenzione per la gestione dei conti alberghieri

La gestione del portafoglio alberghiero è complessa e presenta alcune insidie comuni di cui ogni albergatore o gestore deve essere a conoscenza. Qui troverete una rapida panoramica di alcuni degli errori più comuni e alcune strategie di prevenzione:

  • Discrepanze nelle tariffe delle camere: Utilizza un sistema di verifica automatica delle tariffe, che confronta la tariffa concordata al momento della prenotazione con quella effettivamente applicata. Aggiungi gli addebiti al conto solo dopo averli verificati.
  • Addebiti duplicati: Imposta il tuo sistema di gestione immobiliare in modo che contrassegni automaticamente i possibili duplicati prima di aggiungerli al portafoglio, identificandoli in base ai tempi condivisi e agli importi delle transazioni.
  • Accuse mancanti: Assicuratevi che tutti i reparti dell'hotel eseguano processi di riconciliazione alla fine di ogni turno. Questo aiuta a garantire che eventuali addebiti trascurati vengano addebitati al cliente. foglio.
  • Errori con le tasse: Crea un sistema di fatturazione alberghiera che applichi automaticamente le tasse per diversi servizi. Assicurati che il sistema sia configurato per escludere gli ospiti esenti da tasse.
  • Errori di allocazione: Fornire una formazione completa al personale, assicurandosi che verifichi regolarmente i numeri delle camere e i nomi degli ospiti al momento del contatto, prima di addebitare i costi sul conto.
  • Problemi di insediamento: Crea una procedura per verificare i metodi di pagamento il prima possibile durante il soggiorno. Avvisa tempestivamente gli ospiti in caso di potenziali problemi, in modo che abbiano il tempo di intervenire.

Formato della fattura dell'hotel: creazione di fogli ospiti chiari e professionali

Anche il formato della fattura dell'hotel gioca un ruolo cruciale nell'ottimizzazione della strategia di gestione del conto e nel mantenimento di elevati livelli di soddisfazione degli ospiti. I formati migliori sono chiari, facili da interpretare e modificabili all'occorrenza. Questo può anche contribuire a prevenire inutili malintesi e controversie sui pagamenti.

Nel "Formato della fattura dell'hotel: linee guida essenziali per la fatturazione professionale dell'ospitalità"puoi esplorare gli elementi chiave di un ottimo formato di fattura e scoprire alcune delle innovazioni e soluzioni tecnologiche che possono aiutarti.

Comprendere le tariffe alberghiere: massimizzare i ricavi e la soddisfazione degli ospiti

Il tuo conto hotel è un elenco dettagliato di tutte le spese e i supplementi dell'hotel. Alcuni esempi possono includere supplementi per i servizi, spese di parcheggio, tasse, supplementi per il servizio in camera, supplementi per gli articoli del minibar, costi di accesso a internet e altro ancora. Quando questi supplementi sono dettagliati e chiaramente indicati, è più probabile che i tuoi ospiti se ne vadano soddisfatti.

Nel "Tariffe alberghiere: una guida completa per comprendere le tariffe di soggiorno", puoi scoprire di più su come funzionano le commissioni alberghiere, sui diversi tipi di commissioni esistenti e perché chiarezza e trasparenza sono importanti.

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Un conto hotel è un documento finanziario che elenca in dettaglio le spese sostenute dai clienti. Investendo in un solido sistema di conto e fornendo formazione di qualità, è possibile ridurre le controversie, aumentare la trasparenza e migliorare l'esperienza degli ospiti. Allo stesso tempo, è possibile ottenere informazioni preziose sulle prestazioni dell'hotel e sul gradimento dei servizi.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.