Um extrato de hotel é um documento financeiro detalhado que detalha as despesas incorridas por um hóspede durante a estadia. Esses documentos detalhados agora são normalmente criados e armazenados digitalmente, permitindo alterações em tempo real.

Os extratos de hotéis desempenham um papel importante na transparência dos hóspedes e na precisão das faturas. Precisão e transparência são essenciais para uma experiência positiva para os hóspedes e para a integridade das finanças do seu hotel.

Neste artigo, você pode aprender sobre os principais componentes de um portfólio de hotel, a tecnologia que está transformando a maneira como os portfólios de hotéis são gerenciados e algumas estratégias úteis para diferentes tipos de hotéis.

Índice:

Compreendendo um portfólio de hotel: a base da gestão financeira dos hóspedes

Um extrato de hotel é um registro contínuo das despesas incorridas por um hóspede durante sua estadia. Ele inclui elementos como o preço do quarto, taxas de serviços auxiliares, impostos e quaisquer ajustes feitos, como descontos.

As cobranças serão listadas em formato itemizado, com cada cobrança individual, bem como o total. A maioria dos fólios no formato moderno Indústria hoteleira são armazenados e gerenciados digitalmente e podem ser atualizados em tempo real.

Essencialmente, um fólio pode ser visto como um documento mestre para as despesas do hotel. Ao final da estadia de um hóspede, o fólio pode ser usado para calcular o valor total devido e gerar a fatura final.

Por que a gestão de portfólio de hotéis é importante: um elemento-chave para o sucesso da hospitalidade

Os extratos de hotéis são documentos importantes que fornecem aos hóspedes uma lista transparente das despesas incorridas durante a estadia. Um extrato de hotel também pode ser usado pelo hotel para entender a popularidade de serviços individuais.

A gestão eficaz dos extratos de hotéis é importante porque a conta final apresentada aos hóspedes precisa ser precisa. Ao gerenciar o extrato cuidadosamente, em tempo real, você pode fornecer informações totalmente transparentes e atualizadas.

Em última análise, a forma como você gerencia cada extrato do hotel pode ter um impacto direto na precisão dos seus documentos financeiros. A precisão também é fundamental para manter altos níveis de satisfação dos hóspedes e evitar disputas e reclamações. A longo prazo, registros financeiros precisos podem ajudar a garantir financiamento hoteleiro.

7 componentes essenciais de um sistema de portfólio de hotel eficaz

Um sistema de portfólio de hotel de alta qualidade é uma parte crucial da sua estratégia mais ampla de financiamento e contabilidade hoteleira. Nas seções a seguir, você pode explorar alguns dos componentes mais vitais que compõem um sistema eficaz.

Vídeo: Como trabalhar no guest folio – Parte 1

1. Informações e identificação do hóspede

O sistema de faturamento do seu hotel precisa capturar os detalhes dos hóspedes para que o hóspede certo receba a conta final correta. Essa captura de informações deve incluir o nome do hóspede, informações de contato e a referência da reserva.

Ter um sistema robusto de identificação de hóspedes é essencial para evitar erros que possam impactar negativamente a experiência do hóspede. Também pode ajudar a prevenir fraudes, resolver disputas que possam surgir e auxiliar na personalização.

O sistema de cadastro do seu hotel também pode ser integrado a sistemas hoteleiros mais amplos, portanto, você precisa conectar o hóspede certo às cobranças certas. Coletar informações dos hóspedes também pode ajudar no seu programa de fidelidade.

2. Tarifas de quarto e gerenciamento de tarifas de quarto

No centro de cada ficha de hotel está a tarifa do quarto. No entanto, este pode ser um cálculo dinâmico, que pode precisar levar em conta descontos, upgrades, ofertas especiais, estadias prolongadas e alterações na tarifa do quarto durante a estadia.

A precisão no cálculo dinâmico das tarifas dos quartos ajudará a evitar discrepâncias entre o que o hóspede espera pagar e o que lhe é cobrado. Também permite cobrar um valor exato em caso de saída antecipada.

Os melhores sistemas de fólio podem lidar com situações complexas, como cobranças por diárias parciais, decisões repentinas de estender uma estadia e outras situações inesperadas que podem resultar na aplicação de cobranças adicionais ou descontos.

3. Serviços auxiliares e encargos incidentais

No setor hoteleiro, existem muitos serviços auxiliares e taxas incidentais. Isso pode incluir serviços de spa, serviço de quarto, contas de restaurante e bar, compras no frigobar do hotel, taxas de internet e muito mais.

É vital para qualquer proprietário do hotel ou gerente para investir em um sistema que possa rastrear todas essas cobranças. Ao capturar esses dados, você também pode identificar tendências nos padrões de gastos e a popularidade de serviços específicos.

Rastrear cobranças adicionais além da diária do quarto pode ser complexo, pois alguns pagamentos podem ser feitos no ponto de venda, enquanto outros são adicionados à conta final. É importante ter um sistema que automatize isso.

4. Processamento e liquidação de pagamentos

O sistema de faturamento do seu hotel precisa incluir recursos de processamento e liquidação de pagamentos. Isso pode incluir suporte para diversos métodos de pagamento, bem como deduções da conta final, como depósitos e descontos.

Ter um sistema de gestão de contas hoteleiras que lide com problemas de pagamento é fundamental para manter o fluxo de caixa. Também pode ser valioso para ajudar você a manter a conformidade com as regulamentações do setor hoteleiro.

O processamento de pagamentos nem sempre é simples e pode ser necessário atender a pagamentos de terceiros e faturamento corporativo. Seu sistema também deve equilibrar a flexibilidade de pagamento com a limitação de riscos para o seu hotel.

5. Cálculo e Relatório de Impostos

Os hóspedes podem estar sujeitos a uma variedade de impostos, que precisam ser adicionados ao extrato do hotel. Você também pode precisar usar essas informações ao gerar relatórios fiscais ou fornecer relatórios de desempenho às partes interessadas ou ao proprietário do hotel.

Cálculos e relatórios de impostos são essenciais para a conformidade, e podem auxiliar o proprietário ou gerente de um hotel a tomar decisões estratégicas baseadas em evidências. Ao mesmo tempo, podem proporcionar clareza aos hóspedes do hotel.

Novamente, o sistema de extrato do seu hotel pode precisar lidar com situações complexas, como hóspedes isentos de impostos. A qualidade dos seus relatórios também pode afetar tudo, desde a obtenção de financiamento para o hotel até penalidades por conformidade.

6. Correções e ajustes de conta

O sistema de faturamento do seu hotel deve fornecer as ferramentas necessárias para rastrear alterações e fazer ajustes. Assim, você pode corrigir quaisquer erros que possam ocorrer e apresentar uma fatura final precisa.

Ajustes ou correções podem precisar ser feitos por diversos motivos, e é importante que as alterações sejam feitas facilmente. Um sistema rastreável também ajuda a entender e reverter alterações que possam ter sido feitas de forma maliciosa.

Os melhores sistemas amplamente utilizados no setor hoteleiro incluem recursos como a exigência de aprovação para alterações acima de um determinado limite para evitar adulterações. Eles também registram quem fez as alterações e quando.

7. Apresentação e comunicação do Guest Folio

Por fim, o sistema de portfólio do seu hotel precisa incluir maneiras robustas e variadas de apresentar as informações aos hóspedes e à equipe do hotel. O portfólio pode ser visualizado em papel, por e-mail, em um aplicativo ou em um navegador da web.

Apresentar as informações do extrato do hotel de forma clara pode reduzir reclamações ou disputas e facilitar a compreensão da conta final por todos. A apresentação também pode impactar a forma como os hóspedes avaliam sua estadia e seus padrões de serviço.

Sistemas de folio de hotéis de alta qualidade podem fornecer ferramentas para personalizar documentos, de forma que se relacionem a cada hóspede. As melhores soluções oferecem visibilidade online em tempo real, para que os hóspedes entendam as cobranças à medida que elas ocorrem.

Componentes essenciais de um sistema de portfólio de hotel eficaz

5 tecnologias inovadoras de portfólio de hotéis que estão transformando a gestão financeira dos hóspedes

Assim como outros sistemas amplamente utilizados no setor hoteleiro, o seu sistema de portfólio de hotel é influenciado por tecnologias emergentes. Aqui, você pode explorar as inovações que estão tendo um impacto transformador.

Vídeo: Transferência de folio, Sistema de gestão hoteleira

1. Aplicativos de portfólio de hotéis mobile-first

Os aplicativos de cadastro de hotéis mobile-first podem ser acessados em diversos dispositivos, incluindo smartphones e tablets. Isso não só facilita o acesso dos funcionários aos dados, como também permite que os hóspedes visualizem as informações.

A prevalência de dispositivos móveis tornou o design mobile-first uma parte importante do design digital moderno. Os dispositivos móveis podem oferecer acesso em tempo real a informações de qualquer lugar do mundo.

Com um sistema de faturamento de hotel voltado para dispositivos móveis, você pode ajudar os hóspedes a visualizar, gerenciar e pagar suas contas pelo celular. Isso pode gerar soluções de autoatendimento que podem ajudar a reduzir o tempo de check-out.

2. Sistemas de auditoria de portfólio de hotéis com tecnologia de IA

A inteligência artificial pode ser usada em sistemas de auditoria de extratos de hotéis, analisando dados e identificando tendências e discrepâncias. Ela pode reduzir erros e melhorar os níveis de satisfação dos hóspedes.

As melhorias na tecnologia de IA ajudaram a automatizar muitos dos processos associados à gestão de portfólios no setor hoteleiro. Isso pode aumentar a precisão e aliviar a carga de trabalho dos seus funcionários.

A IA pode identificar padrões suspeitos associados a fraudes, o que pode economizar dinheiro para o seu hotel. A automação pode ser especialmente valiosa para aprimorar o processo de auditoria noturna, que historicamente depende de uma única pessoa.

3. Segurança de portfólio de hotéis baseada em blockchain

A tecnologia blockchain pode ser usada para registrar transações usando um livro-razão público e descentralizado, que não pode ser adulterado. O resultado é excelente transparência, segurança e permanência.

Para proprietários e gestores de hotéis, o blockchain pode ser usado para proteger os sistemas de cadastro de hotéis, tornando-os mais robustos. Como os registros em blockchain não podem ser alterados retroativamente, os sistemas de blockchain podem aumentar a confiança.

À medida que as empresas se familiarizam com a tecnologia blockchain e seus benefícios, ela continuará a transformar a gestão de portfólios de hotéis. Em particular, o blockchain pode aumentar potencialmente a confiabilidade da sua manutenção de registros.

4. Análise preditiva para otimização de portfólio de hotéis

A análise preditiva é cada vez mais utilizada no setor hoteleiro para prever padrões de gastos. Isso pode levar em conta dados como eventos locais, padrões climáticos e flutuações sazonais históricas.

Na área de gestão de portfólios hoteleiros, a análise preditiva pode ajudar a antecipar resultados financeiros e prever receitas. Também pode ajudar a identificar oportunidades de upselling e ajustes estratégicos de preços.

Por exemplo, o sistema de portfólio do seu hotel pode usar análise preditiva para prever que hóspedes que reservam um determinado tipo de quarto costumam frequentar o restaurante do hotel. O hóspede pode então ser direcionado a campanhas de marketing relevantes, enquanto o planejamento financeiro do seu hotel pode levar em consideração a probabilidade de obter essa receita.

5. Ecossistemas de pagamento integrados para gerenciamento de portfólio perfeito

Ecossistemas de pagamento integrados podem garantir que todos os componentes de geração de receita do seu hotel se conectem ao sistema de faturamento do hotel. Isso permite que os pagamentos sejam feitos na hora ou adicionados à conta final.

No setor hoteleiro, sistemas de pagamento integrados podem criar uma experiência mais coesa e unificada para os hóspedes. Ao mesmo tempo, podem remover as barreiras tradicionalmente existentes entre os diferentes departamentos do hotel.

Efetivamente, isso significa que qualquer gasto do hóspede, independentemente de estar relacionado a serviços de spa, restaurante do hotel ou serviço de quarto, será conectado perfeitamente ao extrato do hotel correspondente. Os principais sistemas também conectam os extratos do hotel a carteiras móveis, carteiras de criptomoedas e outros métodos de pagamento.

Tecnologias inovadoras de portfólio de hotéis que transformam a gestão financeira dos hóspedes

5 estratégias de portfólio de hotéis para diferentes tipos de propriedades

Também é importante reconhecer que existem diferentes tipos de propriedades no setor hoteleiro. Esses diferentes tipos de hotéis podem precisar de abordagens distintas para implementar uma estratégia de portfólio de hotéis. Nas seções a seguir, você pode aprender sobre algumas das estratégias específicas que podem estar associadas a certos tipos de hotéis:

1. Implementação de portfólio de hotel de luxo

No setor de luxo, os sistemas de portfólio de hotéis geralmente utilizam rastreamento financeiro abrangente, porém discreto, o que ajuda a aprimorar a personalização. As estratégias nesse sentido precisam priorizar a precisão e o mínimo de atrito.

Os sistemas de pagamento em hotéis de luxo devem considerar necessidades complexas de pagamento. Por exemplo, alguns hóspedes podem ter uma entidade corporativa pagando a conta, e hóspedes VIP também podem não lidar com seus próprios pagamentos diretamente.

Os hóspedes do setor de luxo normalmente esperam visibilidade e a possibilidade de visualizar as despesas incorridas antes de receber a conta final. Frequentemente, os hotéis de luxo eliminam as transações tradicionais de PDV, adicionando pagamentos individuais à conta para que tudo possa ser pago no momento do check-out.

2. Gestão de portfólio de resorts e hotéis com tudo incluído

Em resorts e hotéis all-inclusive, uma estratégia de extrato de hotel precisa levar em conta realidades complexas de pagamento. Isso significa que as atividades precisam ser monitoradas cuidadosamente, com atualização do extrato em tempo real.

Por exemplo, uma reserva com tudo incluído pode cobrir muitas das taxas adicionais que os hóspedes normalmente incorreriam. No entanto, ainda pode haver taxas extras por alimentação e serviços não cobertos pela política com tudo incluído.

Os resorts também podem oferecer uma combinação de modelos tradicionais e all-inclusive, exigindo um sistema de cadastro de hotéis robusto que possa lidar com isso. Muitas dessas propriedades utilizam sistemas visuais ou codificados por cores, facilitando a identificação rápida das taxas incluídas na diária, bem como das taxas adicionais.

3. Sistemas de portfólio de hotéis com orçamento limitado e serviços limitados

Nos setores de hotéis de baixo custo e serviços limitados, os sistemas de cadastro de hotéis ainda precisam ser eficientes, transparentes e confiáveis. No entanto, a implementação costuma ser mais simplificada, refletindo a natureza mais simplista das estadias dos hóspedes.

A otimização das estratégias de gestão de hotéis no setor econômico é importante para minimizar a carga de trabalho dos funcionários e manter os custos sob controle. Ao mesmo tempo, os hóspedes que desfrutam de estadias simples não querem ser bombardeados com informações.

Abordagens comuns incluem entrega automatizada de e-mails e sistemas de pagamento baseados em dispositivos móveis, que podem potencialmente ignorar a experiência de check-out presencial para máxima conveniência.

4. Configuração de hotel estilo apartamento e estadia prolongada

Hotéis de estadia prolongada e apartamentos enfrentam o desafio de lidar com ciclos de cobrança muito mais longos. Isso pode incluir a cobrança de taxas múltiplas, ao longo de várias semanas ou até meses.

Os sistemas de faturamento desses hotéis também precisam lidar com ciclos de faturamento muito complexos. Por exemplo, podem incluir cobranças relacionadas ao uso de serviços públicos e de limpeza.

Muitas dessas propriedades utilizam sistemas que facilitam a cobrança recorrente automatizada, permitindo que os hóspedes paguem semanalmente ou mensalmente. Os ciclos de cobrança também são personalizáveis, pois os hóspedes podem usar determinados serviços em uma semana ou mês, mas não na seguinte. Muitas vezes, os hóspedes podem acessar informações sobre as cobranças em tempo real, facilitando a preparação para os pagamentos.

5. Soluções de portfólio para hotéis boutique e independentes

Hotéis boutique são hotéis únicos, que frequentemente oferecem serviços incomuns. Isso significa que os sistemas de faturamento que utilizam precisam ser personalizáveis para capturar cobranças que podem não ser comuns em outros hotéis.

Ter esse nível de personalização é importante porque os hóspedes ainda precisam de visibilidade e transparência. Os hotéis boutique também precisam fornecer faturamento preciso para otimizar os resultados financeiros.

Os hotéis boutique devem garantir que as listas detalhadas apresentadas aos hóspedes sejam fáceis de entender, portanto, todos os serviços devem ser claramente identificados. Alguns hotéis boutique dão grande ênfase às questões ambientais e, nesses casos, pode ser necessário monitorar não apenas as taxas cobradas pelos hóspedes, mas também a pegada de carbono dos hóspedes para fins de compensação.

Estratégias de portfólio de hotéis para diferentes tipos de propriedades

Principais práticas recomendadas para uma gestão eficaz de portfólio de hotéis

Abaixo, você pode ver uma análise de estratégias comprovadas que podem ajudar você a gerenciar sua estratégia de portfólio de hotel de forma eficaz e proporcionar uma experiência de cobrança positiva para seus hóspedes:

  • Auditoria diária: Verifique sistematicamente os extratos durante a auditoria noturna. Certifique-se de que as cobranças emitidas aos hóspedes correspondam aos relatórios do seu departamento e tome medidas para corrigir quaisquer discrepâncias rapidamente.
  • Treinamento de equipe: Ofereça treinamento abrangente para que seus funcionários entendam os sistemas e procedimentos de faturamento do hotel. Dê ênfase especial à comunicação com os hóspedes e à resolução de disputas.
  • Pré-autorização: Implemente protocolos de pré-autorização robustos e consistentes. Tente encontrar o equilíbrio certo entre a conveniência do hóspede e a proteção do seu hotel contra fraudes.
  • Comunicação com o convidado: Garanta que os hóspedes possam acessar seus extratos durante a estadia, com atualizações em tempo real, sempre que possível. Comunique-se de forma clara e transparente para evitar surpresas. e disputas ao mínimo.
  • Verificação de integração: Integre o portfólio do seu hotel ao seu sistema de gestão de propriedades e aos sistemas de PDV. Teste essas conexões regularmente para garantir que os dados sejam compartilhados de forma precisa e consistente.
  • Padrões de documentação: Documente quaisquer ajustes feitos nas tarifas dos quartos ou nas taxas cobradas pelos hóspedes. Crie um sistema para adicionar notas a acordos especiais ou transações incomuns no sistema de extratos do seu hotel.

Armadilhas comuns em fólios de hotéis e estratégias de prevenção

A gestão de portfólios de hotéis é complexa e existem algumas armadilhas comuns que qualquer proprietário ou gestor de hotel precisa conhecer. Aqui, você encontrará uma breve visão geral de alguns dos erros comuns e algumas estratégias de prevenção:

  • Discrepâncias nas tarifas dos quartos: Utilize um sistema automatizado de verificação de tarifas, que compara a tarifa acordada na reserva com a tarifa cobrada. Adicione as tarifas à conta somente após a verificação.
  • Cobranças Duplicadas: Configure seu sistema de gerenciamento de propriedades para sinalizar automaticamente possíveis duplicatas antes de adicioná-las ao portfólio, identificando-as com base no tempo compartilhado e nos valores das transações.
  • Cargas faltantes: Certifique-se de que todos os departamentos do hotel estejam realizando processos de conciliação ao final de cada turno. Isso ajuda a garantir que quaisquer cobranças esquecidas sejam adicionadas ao hóspede. fólio.
  • Erros com impostos: Crie um sistema de extrato de hotel que aplique impostos automaticamente para diferentes serviços. Certifique-se de que o sistema esteja configurado para excluir hóspedes isentos de impostos.
  • Erros de alocação: Ofereça treinamento robusto para a equipe, garantindo que eles verifiquem rotineiramente os números dos quartos e os nomes dos hóspedes no ponto de contato, antes de adicionar as cobranças ao extrato.
  • Problemas de liquidação: Crie um processo para verificar os métodos de pagamento o mais cedo possível durante a estadia do hóspede. Avise os hóspedes com antecedência sobre possíveis problemas, para que eles tenham tempo de agir.

Formato de conta de hotel: criando portfólios de hóspedes claros e profissionais

O formato da sua conta de hotel também desempenha um papel crucial na otimização da sua estratégia de faturamento e na manutenção de altos níveis de satisfação dos hóspedes. Os melhores formatos são claros, fáceis de interpretar e podem ser modificados quando necessário. Isso também pode ajudar a evitar mal-entendidos desnecessários e disputas de pagamento.

No "Formato de fatura de hotel: diretrizes essenciais para faturamento profissional de hospitalidade"você pode explorar os principais elementos de um ótimo formato de fatura e explorar algumas das inovações e soluções tecnológicas que podem ajudar.

Compreendendo as taxas de hotéis: maximizando a receita e a satisfação dos hóspedes

O extrato do seu hotel é uma lista detalhada de taxas e encargos do hotel. Exemplos podem incluir taxas de comodidades, taxas de estacionamento, impostos, taxas de serviço de quarto, taxas para itens do frigobar do hotel, taxas de acesso à internet e muito mais. Quando essas taxas são discriminadas e expressas de forma clara, seus hóspedes têm mais chances de ficarem satisfeitos.

No "Taxas de Hotel: Um Guia Abrangente para Entender as Taxas de Acomodação” no artigo, você pode aprender mais sobre como funcionam as taxas de hotel, os diferentes tipos de taxas que existem e por que clareza e transparência são importantes.

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Um extrato de hotel é um documento financeiro que detalha as despesas dos hóspedes. Ao investir em um sistema de extrato robusto e oferecer treinamento de qualidade, você pode reduzir disputas, aumentar a transparência e aprimorar a experiência do hóspede. Ao mesmo tempo, você pode obter insights valiosos sobre o desempenho do hotel e a popularidade dos serviços.

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.