Videomarketing für Firmenveranstaltungen im Gastgewerbe

Woche für Woche richten Hotels, Resorts und Eventlocations Firmenveranstaltungen aus, deren Produktionswert Tausende von Dollar beträgt: Bühnenbau, Beleuchtung, Catering, Unterhaltung und ein Saal voller interessierter Gäste. Und Woche für Woche verfliegt der Großteil dieses Wertes in dem Moment, in dem der letzte Teilnehmer geht. Die Veranstaltung hat stattgefunden, der Kunde war zufrieden, und der einzige Beweis sind ein paar Handyfotos in der Galerie.

Für Hotel- und Gastronomiebetriebe ist dies eine der teuersten verpassten Marketingchancen. Eine einzige gut dokumentierte Firmenveranstaltung kann die Vertriebs- und Marketingaktivitäten eines Veranstaltungsortes ein ganzes Jahr lang ankurbeln. So verhindern Sie, dass Ihnen dieses Potenzial entgeht.

Warum Video im Veranstaltungsmarketing besser abschneidet als Fotografie.

Veranstaltungsplaner buchen keine Quadratmeterzahl, sondern Vertrauen. Bevor sie sich für eine Location entscheiden, müssen sie davon überzeugt sein, dass der Raum auch bei voller Auslastung optimal funktioniert: wie sich die Gäste bewegen, wie die Beleuchtung abends wirkt, wie der Cateringservice reibungslos abläuft und wie die Atmosphäre im vollbesetzten Raum ist.

Die Fotografie allein kann diese Fragen kaum beantworten. Video hingegen liefert die Antworten auf alle Fragen gleichzeitig. Ein 90-sekündiger Highlight-Film einer echten Firmenveranstaltung zeigt Sichtachsen, Energie, Personal und Atmosphäre auf eine Weise, wie es keine Galerie mit Fotos leerer Räume vermag. Wenn ein Planer sieht, wie ein Raum funktioniert, beginnt das Verkaufsgespräch schon einige Schritte früher.

Plane die Shoot-Around-Ergebnisse, nicht das Event.

Der häufigste Fehler, den Veranstaltungsorte bei der Videoaufzeichnung von Events machen, ist, einfach eine Kamera zu mieten und auf das Beste zu hoffen. Das Material wirkt dann austauschbar, weil im Vorfeld niemand festgelegt hat, was es werden soll.

Die Lösung besteht in einem detaillierten, vor Drehbeginn abgestimmten Ablaufplan. Vor der Veranstaltung sollte eine Liste aller benötigten Inhalte erstellt werden: ein Highlight-Film für die Website des Veranstaltungsortes, ein Rundgang für Planer, der den Raum in Aktion zeigt, kurze vertikale Schnitte für Social Media, unauffälliges B-Roll-Material vom Speise- und Getränkeservice für zukünftige Angebote sowie kurze Statements des Gastgebers, falls dieser zustimmt.

Erstellen Sie dann die Shotlist rückwärts anhand dieser Karte. Ein so geplanter Drehtag liefert in der Regel acht bis zwölf unterschiedliche Szenen. Dreht man am selben Tag ohne Karte, erhält man hingegen nur eine einzige, schnell vergessene Zusammenfassung.

Halten Sie das Erlebnis fest, nicht nur die Bühne

Die Berichterstattung über Firmenveranstaltungen konzentriert sich oft auf das Podium. Doch das Podium ist für potenzielle Kunden eines Veranstaltungsortes der am wenigsten überzeugende Teil des Raumes. Was den Reiz eines Veranstaltungsortes ausmacht, ist alles drumherum: die ankommenden Gäste am Eingang, das Personal, das den Raum zwischen den Programmpunkten vorbereitet, der Service am Tisch, die Gäste, die sich auf der Terrasse vernetzen, und die Bar, die gut besucht ist.

Weisen Sie das Team an, den Veranstaltungsort selbst als Hauptdarsteller zu behandeln. Dieses Filmmaterial wird Ihr Vertriebsteam später wiederverwenden, da es dem Objekt und nicht den Interessen eines einzelnen Kunden gehört.

Lassen Sie sich die Co-Marketing-Vereinbarung schriftlich geben.

Aufnahmen von einer Firmenveranstaltung haben drei natürliche Eigentümer: den Auftraggeber, den Veranstaltungsort und das Produktionsteam. Werden die Rechte frühzeitig geklärt, stellen sie einen Vorteil dar. Werden sie zu spät geklärt, kann dies zu Streitigkeiten führen.

Der optimale Ansatz besteht in einer einfachen Nutzungsvereinbarung vor der Veranstaltung: Der Kunde erhält die für seine Zielgruppe erstellten Inhalte, der Veranstaltungsort die Rechte an Atmosphäre- und Objektaufnahmen für eigene Marketingzwecke, und die Verwendung von identifizierbaren Gästen oder firmeneigenen Inhalten bedarf der Zustimmung des Kunden. Veranstaltungsorte, die regelmäßig Firmenveranstaltungen ausrichten, gehen oft noch einen Schritt weiter und arbeiten mit einem festen Produktionspartner zusammen, anstatt für jede Veranstaltung ein neues Team zu engagieren.

FireBrand Media, ein Team, das sich spezialisiert hat auf Unternehmensvideoproduktion in Dallas, strukturiert seine Eventarbeit genau so: ein Aufnahmetag, ein im Voraus vereinbarter Lieferplan und im Voraus definierte Nutzungsrechte, sodass sowohl der Veranstaltungsort als auch der Firmenkunde Assets erhalten, die sie tatsächlich veröffentlichen können.

Wie auch immer Sie die Crew zusammenstellen, das Prinzip bleibt bestehen: Legen Sie fest, wer welche Geräte benutzen darf, bevor die Kameras eintreffen.

Erstellen Sie den zwölfmonatigen Verteilungskalender

Sobald die Assets vorhanden sind, entscheidet der Kalender darüber, ob Veranstaltungsorte diesen Wert steigern oder ihn verschwenden. Ein praktischer Rhythmus sieht folgendermaßen aus: Der Highlight-Film wird in der Woche seiner Fertigstellung auf der Veranstaltungsseite page veröffentlicht und in jede Angebotsanfrage (RFP) eingebunden. Social-Media-Beiträge werden über das folgende Quartal verteilt veröffentlicht, anstatt alle auf einmal.

B-Roll-Material aktualisiert die Vertriebspräsentation und Angebotsvorlagen. Der Planer-Rundgang dient als Nachfassmaterial, das Ihr Vertriebsteam nach Besichtigungen versendet. Und zum Jahresende werden die besten Clips aller Veranstaltungen zu einem Jahresrückblick zusammengeführt, der das gesamte Firmenprogramm des Hotels auf einmal vermarktet.

Für all das sind keine neuen Dreharbeiten nötig. Es muss lediglich im Januar entschieden werden, wo die einzelnen Elemente bis Dezember zu sehen sein werden.

Jede Buchung als Content-Asset behandeln

Die Hotelketten, die in den nächsten Jahren Firmenkunden gewinnen, werden nicht unbedingt diejenigen mit den größten Ballsälen sein. Entscheidend sind diejenigen, die Planern auf ihrem Smartphone-Bildschirm zeigen können, wie ihre Räumlichkeiten im Einsatz aussehen. Jede Firmenbuchung in Ihrem Kalender bietet die Chance, diesen Beweis zu erbringen. Filmen Sie Ihre Veranstaltung mit einem Plan, sichern Sie sich bewusst die Rechte und verbreiten Sie das Material das ganze Jahr über. So wird aus einem gelungenen Event nicht nur ein Dienstag im März, sondern ein Verkaufsinstrument mit zwölfmonatiger Wirkung.

Modernes Hotelmarketing setzt auf effiziente Content-Workflows, die Geschwindigkeit, Konsistenz und Qualität in Einklang bringen. Durch optimierte Genehmigungsprozesse, die strategische Wiederverwendung von Inhalten und den Einsatz praktischer Tools können Marketingteams ein besseres Gästeerlebnis schaffen, die Markenkonsistenz verbessern und schneller auf die sich ändernden Erwartungen der Reisenden reagieren.