Wie können Hotels über verschiedene Kanäle hinweg mehr Gruppenbuchungen gewinnen?

“Die Vertriebsteams von Hotelgruppen, die sowohl an Firmenkunden als auch an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verkaufen, unterschätzen und ignorieren oft die Macht des digitalen Marketings und von Online-Initiativen, um mehr Gruppenbuchungen zu generieren.“.

Die Vermarktung Ihrer Tagungs- und Veranstaltungsräume sowie der Angebote und Produkte für SMERF-Gruppen ist denkbar einfach. Ähnlich den Tentakeln eines Oktopus sorgt Ihr B2B-Marketing dafür, dass Ihr Hotel, Ihr Gruppenangebot und Ihr Wertversprechen bekannt werden und spielt eine wichtige Rolle dabei, Gruppenplaner und -organisatoren für Ihr Hotel zu gewinnen.

Der Online-Verkauf von Gruppengeschäften erfordert einen vielschichtigen Ansatz:

• Eine ansprechende Website mit informativen Inhalten zu Ihren Firmenveranstaltungen und -meetings sowie zu den Angeboten für SMERF-Gruppen ist unerlässlich. Beschreiben Sie die Räumlichkeiten so detailliert wie möglich und geben Sie unter anderem Grundrisse, verschiedene Bestuhlungsvarianten, audiovisuelle Ausstattung, WLAN-Informationen, Busparkplätze und kostenlose Leistungen für Reiseleiter und Fahrer an.
• Bereitstellung einer RFP-Funktion auf der Website mit der Möglichkeit zur sofortigen Beantwortung von Informationen.
• Zeigen Sie Ihren Verfügbarkeitskalender für Veranstaltungsräume und Gruppenunterkünfte an, der mit dem PMS der Unterkunft und seinem Verkaufs- und Cateringmodul verknüpft ist.
• Die Website bietet die Möglichkeit, Meeting-/Event- oder SMERF-Gruppen-page-Formulare über das Content-Management-System (CMS) zu erstellen. So lassen sich individuelle Event-page-Formulare mit integriertem Buchungssystem und ausgehandelten Gruppenpreisen erstellen. Ein Kunde von uns nutzte bereits über 5.000 solcher Event-page-Formulare. Veranstaltungsplaner konnten so ein Formular mit Agenda, Veranstaltungsinformationen, Buchungsmöglichkeit etc. an die Teilnehmer versenden.
• Für kleinere Unternehmensgruppen sollten Hoteliers eine Gruppenbuchungsmaschine wie GroupSync Engage auf ihrer Unterkunftswebsite aktivieren. GroupSync von Groups360 wurde entwickelt, damit Hotels die direkte Buchung von Gästezimmern und Hotelkonferenzräumen anbieten können, und wird von vielen unabhängigen, kleineren, mittelgroßen und großen Marken wie Accor, IHG, Hilton und Marriott verwendet.
• Wir erstellen Komplettpakete für Meetings (CMPs), um Veranstaltungsplanern von Unternehmen die Planung und Budgetierung von Firmenveranstaltungen zu erleichtern.
• Gestalten Sie Ihre Website-Inhalte SEO- und AIO-freundlich (KI-Suche): Originale Inhalte auf redaktionellem Niveau auf der gesamten Hotelwebsite; On-page-SEO, eingehende Links/Backlinks und Zitate von Websites mit hoher Autorität; technische SEO, z. B. Download-Geschwindigkeiten von weniger als 2 Sekunden auf dem page usw.
• Starten Sie Suchmaschinenmarketing-Kampagnen rund um Ihr Tagungsprodukt. Tagungsplaner suchen nach einer Reihe von Schlüsselwörtern im Zusammenhang mit Tagungen, zum Beispiel “Konferenzhotel in der Innenstadt von Houston” usw.
• Starten Sie B2B-Content-Marketing-Initiativen rund um Ihr Meeting-Produkt, um Unternehmensgruppenplaner einzubinden: LinkedIn-Posts und Fallstudien, Whitepaper, Vorträge und Panel-Teilnahmen bei Konferenzen, Preisverleihungen, Gewinnspiele usw.
• Beteiligen Sie sich an den Marketinginitiativen für Cvent.”

“Um mehr Gruppenbuchungen zu generieren, sowohl direkt als auch über Dritte, sollten Hotels den Fokus auf Personalisierung, Partnerschaften und überzeugendes Storytelling legen.“.

Exklusive Erlebnisse wie private Köche oder Live-Unterhaltung von lokalen Künstlern (wie wir sie beispielsweise bei Smiling House Luxury Group anbieten) schaffen unvergessliche Aufenthalte und animieren Gruppen zur Buchung. Die Zusammenarbeit mit Reiseberatern und Plattformen wie Villa Tracker vereinfacht den Buchungsprozess für Reiseexperten und bietet ihnen maßgeschneiderte Pakete sowie einen unkomplizierten Zugang zu passenden Unterkünften.

Der Einsatz von Technologien wie dynamischer Preisgestaltung, CRM-Einblicken und virtuellen Rundgängen trägt ebenfalls dazu bei, Anfragen in Buchungen umzuwandeln. Die Präsentation vergangener erfolgreicher Gruppenveranstaltungen durch Erfahrungsberichte und Videos stärkt das Vertrauen und inspiriert neue Kunden.”

“Beginnen Sie damit, eingehende Angebotsanfragen mithilfe strukturierter Formulare oder Integrationen zu erfassen, die automatisch wichtige Details wie Gruppengröße, Termine und Raumbedarf extrahieren.“.

Die Weiterleitung erfolgt direkt an das richtige Team, basierend auf Segment und Priorität. Die Synchronisierung mit der Echtzeit-Verfügbarkeit vermeidet unnötige Rückfragen. So stellen Sie sicher, dass Sie nur das anbieten, was Sie auch tatsächlich liefern können.

Erstellen Sie Angebote mithilfe dynamischer Vorlagen, die sich automatisch an den jeweiligen Kundentyp anpassen. Fügen Sie die passenden Menüs, Grundrisse und Nachrichten automatisch ein. Dank automatisiertem Versand, E-Mail-Tracking und Erinnerungsfunktionen verpassen Sie keine Anfrage. Nutzen Sie die Ergebnisse regelmäßig, um zu erkennen, welche Antwortmuster am besten funktionieren, und optimieren Sie Ihren Prozess entsprechend.

Hier geht es nicht nur um Geschwindigkeit. Es geht darum, dem richtigen Planer zum richtigen Zeitpunkt die richtige Antwort zu übermitteln.”

“Wenn die Gruppenstrategie Ihres Hotels sich ausschließlich auf professionelle Veranstaltungsplaner konzentriert, fischen Sie im Grunde nur mit einem halben Netz. Die wirklich vielversprechenden Kandidaten? Nicht-professionelle Planer, also die Assistenten der Geschäftsleitung, die Verwaltungsangestellten und die freiwillig ernannten Ausschussvorsitzenden, die über 50 % der Veranstaltungsbranche ausmachen.“.

Die meisten Hotel-Websites bieten jedoch mehr als nur eine Ausschreibungsplattform… und lassen damit bis zu die Hälfte ihrer potenziellen Kunden ungenutzt. Sie möchten mehr Gruppenbuchungen? Sprechen Sie menschlich, nicht in “Gastgewerbesprache”.” Hier ist Ihre Checkliste für die Umstellung:

• Kurzform: Fügen Sie ein Formularfeld hinzu, um Anfragen besonders einfach zu gestalten.
• Häufig gestellte Fragen: Beantworten Sie die Fragen, die sich Ihre Kunden nicht zu stellen trauen.
• Teamseite: Zeigt eure lächelnden Gesichter, keine einsamen Fotos von Konferenztischen.
• Video-Testimonials: Lassen Sie zufriedene Gäste für sich werben.
• Preistransparenz: Geben Sie ungefähre Preisspannen an, keine intransparenten Preismodelle.

Sie wollen 2026 erfolgreich sein? Dann seien Sie auffindbar, nahbar und transparent, denn die Zukunft des Gruppengeschäfts liegt nicht nur auf Cvent, sondern auch in Ihrem Posteingang – von der Cousine der Braut oder dem Schatzmeister des Elternbeirats, der einfach nur Hilfe braucht, um nichts zu vermasseln.

”Entweder man trifft sie dort, wo sie sind, oder man sieht zu, wie die Konkurrenz es zuerst tut.“