Como os hotéis podem conquistar mais reservas de grupos em todos os canais?

“As equipes de vendas para grupos hoteleiros, que atendem tanto o mercado corporativo quanto o mercado SMERF (Small, and Merf, and Resources - pessoas com deficiência intelectual, social, religiosa e de gênero), muitas vezes subestimam ou até mesmo ignoram o poder do marketing digital e das iniciativas online para impulsionar as reservas de grupos.

O marketing dos seus espaços para reuniões e eventos corporativos, bem como das comodidades e produtos para grupos SMERF, é muito simples. Assim como os tentáculos de um polvo, o marketing B2B divulga o hotel, seus produtos para grupos e sua proposta de valor, desempenhando um papel fundamental no engajamento e na conquista de planejadores e organizadores de grupos que optam pelo seu hotel.

Vender negócios em grupo online exige uma abordagem multifacetada:

• Tenha um ótimo conteúdo no site sobre suas reuniões e eventos corporativos, bem como sobre as comodidades para grupos SMERF. Seja o mais descritivo possível, incluindo itens como plantas baixas, diferentes configurações, equipamentos audiovisuais, informações sobre Wi-Fi, vagas de estacionamento para ônibus, ofertas gratuitas para guias e motoristas, etc.
• Ter capacidade de RFP no site com capacidade de resposta imediata de informações.
• Exiba o calendário de disponibilidade do seu espaço para eventos e acomodações para grupos vinculado ao PMS da propriedade e seu Módulo de Vendas e Catering.
• Disponibilizamos funcionalidades para a criação de formulários page para reuniões/eventos ou grupos SMERF, integradas ao sistema de gestão de conteúdo (CMS) do website, permitindo a personalização desses formulários com um sistema de reservas embutido e tarifas negociadas para grupos. Um dos nossos clientes possuía mais de 5.000 formulários page, possibilitando aos organizadores o envio de um formulário aos participantes com a agenda, informações sobre o evento, opções de reserva, etc.
• Para grupos corporativos menores, os hoteleiros devem habilitar um mecanismo de reserva de grupo como o GroupSync Engage no site de sua propriedade. O GroupSync da Groups360 foi criado para que os hotéis pudessem oferecer reservas diretas de quartos de hóspedes e espaços para reuniões de hotéis e é usado por muitas marcas independentes, menores, médias e grandes, como Accor, IHG, Hilton e Marriott.
• Crie Pacotes Completos para Reuniões (CMPs) para fornecer aos organizadores de eventos corporativos eventos fáceis de planejar e orçar.
• Torne o conteúdo do seu site otimizado para SEO e AIO (busca por IA): conteúdo original e de nível editorial em todo o site do hotel; SEO on-line, backlinks e citações de sites de alta autoridade; SEO técnico, por exemplo, velocidades de download inferiores a 2 segundos, etc.
• Lance campanhas de marketing de busca em torno do seu produto para eventos. Os organizadores de eventos pesquisam por diversas palavras-chave relacionadas a reuniões, por exemplo, "hotel para conferências no centro de Houston", etc.
• Lance iniciativas de marketing de conteúdo B2B em torno do seu produto de reuniões para envolver planejadores de grupos corporativos: postagens e estudos de caso no LinkedIn, white papers, palestrantes em conferências e participações em painéis, anúncios de prêmios, sorteios, etc.
• Participe das iniciativas de marketing do Cvent.”

“Para impulsionar as reservas de grupos, tanto diretas quanto por meio de terceiros, os hotéis devem se concentrar na personalização, em parcerias e em contar histórias envolventes.

Experiências personalizadas, como chefs particulares ou entretenimento local ao vivo (como oferecemos no Smiling House Luxury Group), criam estadias memoráveis que incentivam reservas em grupo. A colaboração com agentes de viagens e plataformas como a Villa Tracker pode simplificar o processo para profissionais do setor, oferecendo pacotes sob medida e acesso facilitado às propriedades.

A utilização de tecnologias como preços dinâmicos, insights de CRM e tours virtuais também ajuda a converter consultas em reservas. Exibir eventos de grupo bem-sucedidos anteriores por meio de depoimentos e vídeos aumenta ainda mais a confiança e inspira novos clientes.”

“Comece capturando as solicitações de propostas (RFPs) recebidas por meio de formulários estruturados ou integrações que extraem automaticamente detalhes importantes, como tamanho do grupo, datas e necessidades de espaço.

O roteamento direciona instantaneamente para a equipe certa com base no segmento e na prioridade. Sincronize com a disponibilidade em tempo real para evitar idas e vindas. Isso garante que você só esteja cotando o que realmente pode entregar.

Gere propostas usando modelos dinâmicos que se ajustam de acordo com o tipo de grupo. Insira automaticamente os menus, plantas baixas e mensagens corretas. Adicione envio automatizado, rastreamento de e-mails e lembretes de acompanhamento para que nada passe despercebido. Com o tempo, alimente o sistema com os resultados e aprenda quais padrões de resposta convertem melhor, adaptando seu processo de acordo.

Não se trata apenas de velocidade. Trata-se de enviar a resposta certa para o planejador certo no momento certo.”

“Se a estratégia de grupos do seu hotel se resume a atrair apenas organizadores de eventos profissionais, você está basicamente pescando com uma rede pela metade. O verdadeiro alvo fácil? Organizadores não profissionais, ou seja, assistentes executivos, administrativos e presidentes de comitês “voluntários” que representam mais de 501.000 pessoas no mundo dos eventos.”.

No entanto, a maioria dos sites de hotéis não oferece mais do que um filtro de propostas (RFP)... o que acaba por afastar até metade das oportunidades oferecidas. Quer mais reservas de grupo? Comece a falar como um profissional, não use jargões da hotelaria.“ Aqui está sua lista de verificação para conversão:

• Formulário resumido: Adicione um campo de formulário para facilitar ao máximo o processo de consulta.
• Perguntas frequentes: Responda às perguntas que eles têm medo de fazer.
• Página da Equipe: Mostrem seus rostos sorridentes, não fotos solitárias de mesas de conferência.
• Depoimentos em vídeo: Deixe que hóspedes satisfeitos vendam por você.
• Clareza nos preços: apresente estimativas aproximadas, não informações irrelevantes.

Quer ter sucesso em 2026? Seja acessível, empático e transparente, porque o futuro dos negócios em grupo não está apenas no Cvent, está na sua caixa de entrada, seja de uma mensagem da prima da noiva ou de um tesoureiro da associação de pais e mestres que só quer ajuda para não estragar tudo.

Encontre-os onde eles estão ou observe a concorrência fazer isso primeiro.”