Come possono gli hotel ottenere più prenotazioni di gruppo attraverso diversi canali?

“"I team di vendita per gruppi degli hotel, che si rivolgono sia al mercato aziendale che a quello delle PMI, spesso sottovalutano e persino ignorano il potenziale del marketing digitale e delle iniziative online per incrementare le prenotazioni di gruppo.".

La promozione degli spazi per meeting ed eventi aziendali e dei servizi e prodotti dedicati ai gruppi SMERF è molto semplice. Similmente ai tentacoli di un polpo, il marketing B2B diffonde informazioni sull'hotel, sui suoi prodotti per gruppi e sulla sua proposta di valore, svolgendo un ruolo importante nell'invogliare e convincere gli organizzatori di gruppi a scegliere il vostro hotel.

La vendita di attività commerciali di gruppo online richiede un approccio su più fronti:

• Avere un sito web con contenuti di alta qualità per meeting ed eventi aziendali, nonché per i servizi offerti ai gruppi SMERF, è fondamentale. Il sito deve essere il più descrittivo possibile e includere elementi come planimetrie, diverse configurazioni, attrezzature audiovisive, informazioni sul Wi-Fi, parcheggi per autobus, servizi gratuiti per accompagnatori e autisti, ecc.
• Disponendo della funzionalità RFP sul sito web con capacità di risposta immediata alle informazioni.
• Mostra il calendario di disponibilità degli spazi per eventi e degli alloggi per gruppi collegato al PMS della proprietà e al suo modulo di vendita e ristorazione.
• Disponiamo di funzionalità per la creazione di meeting/eventi o gruppi SMERF (modello page) basate sul CMS (Content Management System) del sito web, che consentono di creare modelli page personalizzati per eventi, con un motore di prenotazione integrato e tariffe di gruppo negoziate. Un nostro cliente ha utilizzato oltre 5.000 modelli page per eventi, permettendo agli organizzatori di meeting di inviare ai partecipanti un modello page completo di programma, informazioni sull'evento, funzionalità di prenotazione, ecc.
• Per gruppi aziendali più piccoli, gli albergatori dovrebbero abilitare un motore di prenotazione di gruppo come GroupSync Engage sul sito web della loro proprietà. GroupSync di Groups360 è stato creato in modo che gli hotel potessero offrire la prenotazione diretta delle camere e degli spazi per riunioni dell'hotel ed è utilizzato da molti marchi indipendenti, piccoli, medi e grandi come Accor, IHG, Hilton e Marriott.
• Crea pacchetti completi per riunioni (CMP) per fornire agli organizzatori di eventi aziendali strumenti semplici per la pianificazione e la gestione del budget degli eventi aziendali.
• Rendi i contenuti del tuo sito web ottimizzati per i motori di ricerca (SEO) e per l'intelligenza artificiale (AI): contenuti originali di livello editoriale su tutto il sito web dell'hotel; SEO on-page, link in entrata/backlink e citazioni da siti web altamente autorevoli; SEO tecnico, ad esempio velocità di download inferiori a 2 secondi, ecc.
• Avvia campagne di search marketing incentrate sul tuo prodotto per meeting. Gli organizzatori di eventi cercano diverse parole chiave relative ai meeting, ad esempio "hotel per conferenze in centro a Houston", ecc.
• Avvia iniziative di marketing dei contenuti B2B incentrate sul tuo prodotto per riunioni per coinvolgere gli organizzatori di gruppi aziendali: post su LinkedIn e case study, white paper, relatori di conferenze e partecipazioni a panel, annunci di premi, concorsi a premi, ecc.
• Partecipa alle iniziative di marketing del modello Cvent.”

“Per incentivare le prenotazioni di gruppo, sia dirette che tramite terze parti, gli hotel dovrebbero concentrarsi sulla personalizzazione, sulle partnership e su una narrazione avvincente.

Esperienze curate nei minimi dettagli, come chef privati o intrattenimento locale dal vivo (come quelli offerti da Smiling House Luxury Group), creano soggiorni memorabili che incoraggiano le prenotazioni di gruppo. La collaborazione con consulenti di viaggio e piattaforme come Villa Tracker può semplificare il processo per i professionisti del settore, offrendo loro pacchetti personalizzati e un accesso agevole alle proprietà.

Sfruttare la tecnologia, come la determinazione dinamica dei prezzi, le informazioni provenienti dal CRM e i tour virtuali, contribuisce a convertire le richieste in prenotazioni. Mostrare eventi di gruppo di successo passati attraverso testimonianze e video rafforza ulteriormente la fiducia e attrae nuovi clienti.”

“"Inizia acquisendo le richieste di offerta (RFP) in arrivo tramite moduli strutturati o integrazioni che estraggono automaticamente dettagli chiave come le dimensioni del gruppo, le date e le esigenze di spazio.".

Il percorso indirizza immediatamente al team giusto in base al segmento e alla priorità. La sincronizzazione con la disponibilità in tempo reale evita inutili scambi di messaggi. In questo modo, ti assicuri di preventivare solo ciò che puoi effettivamente realizzare.

Genera proposte utilizzando modelli dinamici che si adattano in base al tipo di gruppo. Inserisci automaticamente menu, planimetrie e messaggi appropriati. Aggiungi l'invio automatico, il monitoraggio delle email e i promemoria di follow-up per non perdere nulla. Nel tempo, integra i risultati nel sistema, scopri quali modelli di risposta generano le conversioni migliori e adatta il tuo processo di conseguenza.

Non si tratta solo di velocità. Si tratta di inviare la risposta giusta al pianificatore giusto al momento giusto."”

“"Se la strategia di gruppo del vostro hotel si limita a corteggiare i professionisti del settore, state praticamente pescando con mezza rete. Il vero obiettivo più facile da raggiungere? I professionisti non professionisti, ovvero gli assistenti di direzione, gli amministratori e i presidenti di comitato "volontari" che rappresentano oltre 501 persone nel mondo degli eventi.".

Eppure la maggior parte dei siti web degli hotel non si limita a intercettare le richieste di offerta, scoraggiando fino alla metà delle opportunità. Volete più prenotazioni di gruppo? Iniziate a parlare in modo comprensibile, non con il gergo del settore alberghiero.“ Ecco la tua checklist di conversione:

• Modulo breve: aggiungi un campo modulo per semplificare al massimo la richiesta di informazioni.
• FAQ: Rispondi alle domande che hanno troppa paura di fare.
• Pagina del team: mostrate i vostri volti sorridenti, non foto solitarie di tavoli da conferenza.
• Testimonianze video: Lascia che i clienti soddisfatti vendano per te.
• Chiarezza sui prezzi: fornite indicazioni approssimative, non informazioni generiche.

Vuoi vincere nel 2026? Sii reperibile, empatico e trasparente, perché il futuro del business di gruppo non si trova solo su Cvent, ma anche nella tua casella di posta elettronica, magari da parte della cugina di una sposa o del tesoriere del comitato genitori che ha solo bisogno di aiuto per non combinare pasticci.

Incontrali dove si trovano oppure guarda la concorrenza farlo per prima."”