I sistemi POS, o sistemi per punti vendita, possono migliorare significativamente le operazioni quotidiane per le aziende nel settore dell'ospitalità e possono anche migliorare l'esperienza del cliente. In questo articolo, puoi saperne di più su cos'è un sistema POS, come funziona, perché può essere utile e come puoi ottenere il massimo da uno.

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Che cos'è un sistema POS?

Un sistema POS, o sistema di punti vendita, è un sistema che può essere utilizzato per condurre transazioni al dettaglio. In sostanza, funge da strumento per l'elaborazione dei pagamenti, ma ha una gamma di funzionalità molto più ampia rispetto a un registratore di cassa convenzionale, consentendo agli utenti di elaborare diversi tipi di pagamento, accedere a informazioni importanti, controllare le scorte e altro ancora.

All'interno del settore dell'ospitalità, i sistemi POS sono diventati più popolari, perché le aziende dell'ospitalità devono effettuare vendite accedendo alle informazioni più aggiornate sugli inventari deperibili e ottimizzando i prezzi in base ai principi di gestione delle entrate. Poiché il sistema POS funge da sistema integrato, informazioni come i livelli di scorte, il numero di vendite e le entrate totali possono essere aggiornate automaticamente, in tempo reale.

Video: cos'è un sistema POS? Definizione di sistemi POS (Point of Sale) con esempi

Tipi di sistemi POS

I sistemi POS utilizzati nel settore dell'ospitalità possono essere sostanzialmente suddivisi in due tipi principali. È importante familiarizzare con cosa sono questi due tipi di sistemi POS, come differiscono l'uno dall'altro e quali sono le circostanze per l'uno o l'altro tipo utilizzato all'interno di un'organizzazione:

Sistemi POS basati su legacy

I sistemi POS legacy vengono implementati in loco e i dati vengono archiviati localmente, utilizzando i propri computer e dispositivi di archiviazione. Le commissioni iniziali tendono ad essere più elevate, ma generalmente si tratta di una commissione una tantum, anche se potrebbero esserci costi imprevedibili associati agli aggiornamenti e all'accesso al supporto, se necessario.

Sebbene l'approccio basato su legacy offra una maggiore sensazione di controllo, è possibile accedere al sistema POS e ai dati associati solo utilizzando computer e sistemi interni. Per questo motivo, sta diventando un approccio meno popolare.

Sistemi POS basati su cloud

I sistemi POS basati su cloud sono un'alternativa più moderna e, come suggerisce il nome, questi sistemi utilizzano la tecnologia cloud per l'archiviazione e la distribuzione dei dati. L'approccio software as a service (SaaS) consente inoltre di accedere ai sistemi da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, da qualsiasi parte del mondo.

Coloro che nel settore dell'ospitalità utilizzano sistemi POS basati su cloud pagheranno invece bassi canoni di abbonamento mensili, rendendo i costi più prevedibili. Tuttavia, è un modello che si basa sull'accesso continuo a Internet.

Elementi e strumenti dei sistemi POS

Esistono numerosi strumenti ed elementi diversi associati ai sistemi POS e coloro che operano nel settore dell'ospitalità devono essere consapevoli di cosa sono e di come funzionano per contribuire al pacchetto complessivo.

Software per punti vendita

Il software POS fa riferimento alle istruzioni e ai programmi che consentono ai sistemi POS di funzionare correttamente. Il software può includere un'ampia varietà di strumenti, che vanno dalle basi, come consentire agli utenti di accedere alle informazioni sull'inventario ed effettuare vendite, fino a funzionalità più avanzate, come la funzionalità di coinvolgimento dei clienti.

In alcuni casi, potrebbe anche essere possibile creare codici a barre, ordinare nuove scorte, gestire programmi di fidelizzazione dei clienti e altro ancora. Il software consente di eseguire tutte le diverse funzioni POS, ma anche di interconnetterle, in modo che i dati possano essere utilizzati in modi diversi e possano essere aggiornati in modo trasversale, in tempo reale.

La complessa gamma di attività che vengono in genere eseguite quando si utilizzano i sistemi POS significa che il software POS deve essere di natura completa e in grado di far fronte alle elevate esigenze. Allo stesso tempo, è essenziale che il software disponga di un'interfaccia di alta qualità e di facile utilizzo, in modo che i dipendenti lo trovino facile da usare.

Diversi tipi di hardware POS

L'hardware POS, d'altra parte, si riferisce ai componenti fisici che compongono il sistema POS. Per coloro che operano nel settore dell'ospitalità, alcuni dei principali esempi di hardware necessari per far funzionare un sistema POS completamente funzionale includono il registratore di cassa stesso, un monitor o tablet con display visivo e un dispositivo per l'elaborazione dei pagamenti con carta.

A seconda della natura dell'attività nel settore dell'ospitalità, al sistema POS possono essere collegati diversi componenti hardware aggiuntivi, inclusi scanner di codici a barre, bilance o fotocamere. Nel tempo, l'hardware del sistema POS si è espanso dai computer desktop o laptop ai dispositivi mobili, inclusi tablet e smartphone.

Questa compatibilità mobile significa che, in molti casi, gli strumenti per l'elaborazione dei pagamenti possono essere spostati all'interno dei locali fisici, piuttosto che richiedere ai clienti di raggiungere una precisa area di pagamento.

Quali sono i costi di un sistema POS?

I costi associati all'utilizzo di un sistema POS nel settore dell'ospitalità possono essere ampiamente suddivisi in costi hardware, costi software e costi di elaborazione. C'è una grande variabilità anche in quest'area, a seconda di quanto avanzato è necessario che il tuo sistema POS sia e di quali funzionalità opzionali desideri includere.

Per le aziende che operano con budget, è possibile trovare soluzioni software mobili o tablet, che consentiranno di elaborare pagamenti con carta e contanti e collegare le informazioni ai dati interni, il tutto a prezzi molto contenuti, con solo una piccola tassa di elaborazione. Tuttavia, le opzioni più avanzate possono costare centinaia o addirittura migliaia di sterline. In genere, le soluzioni basate su cloud avranno costi iniziali inferiori.

L'importanza dei sistemi POS per il settore alberghiero

L'importanza dei sistemi POS è cresciuta notevolmente negli ultimi tempi, soprattutto con l'emergere di sistemi POS basati su cloud. Di conseguenza, non è più sufficiente pensare a un sistema POS paragonabile a un registratore di cassa al dettaglio. Questi sistemi sono ora soluzioni di servizi intelligenti, con il potere di cambiare radicalmente le attività di ospitalità.

L'uso efficace di un sistema POS consente alle aziende di fornire un servizio rapido e conveniente ai clienti, consentendo loro di pagare beni e servizi in modo efficiente, utilizzando una varietà di metodi, spesso senza la necessità di recarsi in un'area di pagamento dedicata. Tuttavia, i vantaggi di un sistema POS si estendono ben oltre l'esperienza del cliente.

L'utilizzo dei sistemi POS consente una comunicazione istantanea e continua tra diversi reparti e anche diverse filiali della stessa attività. I sistemi possono aiutare a eliminare gli errori di calcolo e possono anche garantire che tutte le parti di un'azienda abbiano accesso alle informazioni più importanti relative all'inventario e alla disponibilità.

Se utilizzati a pieno effetto, i sistemi POS possono aiutare con la reportistica, l'analisi dei dati e una varietà di altri processi interni che sono cruciali per il successo aziendale. Inoltre, i migliori sistemi POS possono migliorare la produttività del personale, rimuovere inutili attriti, applicare automaticamente offerte speciali agli acquisti e aiutare con l'amministrazione aziendale.

3 punti deboli che potresti incontrare durante l'implementazione di un sistema POS nella tua azienda

Durante l'implementazione di un sistema POS all'interno di un'attività nel settore dell'ospitalità, ci sono tre principali punti deboli che potresti incontrare. Nelle sezioni seguenti, puoi conoscere questi e come superarli.

1. Definisci l'ambito della tua attività e lo scopo del sistema POS al suo interno

Innanzitutto, è importante chiarire che gli scopi di un sistema POS e i criteri per selezionarne uno possono variare in base alle dimensioni dell'azienda. Una piccola impresa locale che opera in un edificio potrebbe richiedere solo un sistema semplice, ma se sei una catena di hotel o una catena di ristoranti, potresti aver bisogno di un sistema accessibile da qualsiasi luogo e gestito esternamente. Con questo in mente, dovresti definire la tua attività, i tuoi obiettivi e i motivi per cui hai bisogno di un sistema POS.

2. Definisci le funzioni di cui hai bisogno dal POS, inclusa l'analisi

Successivamente, è importante utilizzare l'ambito definito nell'ultimo passaggio per individuare la funzionalità necessaria dal sistema POS. Hai bisogno di funzionalità di vendita al dettaglio? Funzionalità da asporto? Che ne dici di un negozio online? Hai bisogno di strumenti per l'analisi? Di quanta personalizzazione hai bisogno? All'interno di questo, devi anche prendere in considerazione i tuoi piani futuri e come le tue esigenze potrebbero cambiare nei mesi e negli anni a venire.

3. Formazione del personale per l'utilizzo dei sistemi POS

Sebbene i sistemi POS siano uno strumento potente nel settore dell'ospitalità, non sono solo utili per gestione dell'accoglienza. In realtà, il tuo personale ordinario avrà bisogno di utilizzare i sistemi POS su base giornaliera e ciò richiede una formazione. Tuttavia, è necessario pensare a questo in modo più olistico rispetto al semplice insegnamento ai dipendenti come utilizzare le funzionalità fornite. In che modo il personale può identificare i momenti durante il checkout per l'upselling? Dove il personale può trovare informazioni su prodotti o servizi? Cerca di formare i tuoi dipendenti affinché utilizzino in modo pratico l'intera gamma di strumenti a loro disposizione.

Quanto è sicuro un sistema POS?

Sebbene i sistemi POS siano generalmente sicuri, possono rappresentare un punto di vulnerabilità per le aziende del settore dell'ospitalità, soprattutto a causa della quantità di dati sensibili allegati. Per questo motivo, è fondamentale adottare misure per ridurre al minimo eventuali minacce, che possono variare dalla formazione sulla consapevolezza della sicurezza all'utilizzo della crittografia.

Al fine di ridurre le vulnerabilità, ci sono vantaggi nell'usare sistemi operativi come iOS per i dispositivi Apple o Android o Chrome OS per altri dispositivi, perché sono meno soggetti a virus e altre minacce dannose rispetto a Microsoft Windows. I dispositivi dovrebbero essere bloccati quando non sono in uso e dovrebbero essere evitate reti esterne non sicure.

Sistemi POS e altri software di gestione alberghiera

Il software gestionale alberghiero si riferisce a qualsiasi software che è stato specificamente progettato con l'obiettivo di migliorare le attività di gestione alberghiera. Con questo in mente, molti sistemi POS e il loro software potrebbero essere considerati un esempio di software di gestione alberghiera o potrebbero essere integrati con il software di gestione alberghiera esistente.

Leggi "Software di gestione alberghiera: quali sono i vantaggi per gli hotel?" se desideri saperne di più su cos'è un software di gestione alberghiera, come funziona e in che modo può avvantaggiare gli hotel e la loro gestione.

Sistemi POS e soluzioni software per hotel

I sistemi POS sono solo un esempio di sistemi all'interno di un hotel che possono essere migliorati attraverso l'uso di software per hotel di alta qualità. Alcuni degli altri esempi di sistemi e software alberghieri che possono essere utili includono sistemi di gestione delle entrate (RMS), gestori di canali alberghieri, chatbot di hotel e applicazioni di check-in mobile.

Puoi esplorare una vasta gamma di argomenti relativi alle soluzioni software per hotel e conoscere i vari modi in cui queste soluzioni possono aiutare gli hotel a migliorare i processi interni, aumentare i risultati aziendali e migliorare l'esperienza per gli ospiti controllando il "Suggerimenti software per il settore alberghiero e dell'ospitalità" categoria.

Gli usi dei sistemi POS nel settore dell'ospitalità vanno ben oltre la semplice elaborazione dei pagamenti. Invece, i moderni sistemi POS costituiscono parte integrante della comunicazione interna, consentendo alle aziende di monitorare con precisione i livelli delle scorte, il numero di vendite effettuate e le entrate associate, aiutando anche con analisi e report.

I vantaggi dei sistemi POS per gli hotel

All'interno del settore alberghiero, i sistemi POS possono migliorare notevolmente il processo di checkout, ma possono essere utilizzati anche in altre parti dell'hotel, al fine di effettuare ulteriori vendite e guadagnare entrate supplementari. Inoltre, un sistema POS può aiutare con l'upselling e il cross-selling e può consentire una migliore gestione dell'inventario, tra gli altri vantaggi.

Leggi il "6 vantaggi del software POS per hotel" articolo per uno sguardo più completo sui vari vantaggi associati all'uso dei sistemi POS nel settore alberghiero, insieme a importanti informazioni su come i dipendenti e i dirigenti degli hotel possono assicurarsi di ottenere il massimo dai loro sistemi POS.

Tendenze attuali e future per i sistemi POS per ristoranti

All'interno del settore della ristorazione, i sistemi POS hanno una serie di usi specifici, che possono aiutare a migliorare l'esperienza del cliente, migliorando anche i processi interni. In particolare, alcune tendenze associate all'uso di questi sistemi nei ristoranti includono l'auto-ordinazione, i ristoranti senza contanti e l'elaborazione dei pagamenti mobili.

Leggi il "Sistemi POS ristorante: tendenze recenti e future" articolo per esplorare in modo più approfondito il concetto di sistemi POS nei ristoranti, per conoscere alcune delle tendenze esistenti ed emergenti in quest'area e per scoprire come i sistemi POS possono migliorare l'esperienza del ristorante sia per i dipendenti che per i clienti.

Altri suggerimenti per far crescere la tua attività

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