POS-Systeme oder Point-of-Sale-Systeme können den täglichen Betrieb von Unternehmen im Gastgewerbe erheblich verbessern und auch das Kundenerlebnis steigern. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, was ein Kassensystem ist, wie es funktioniert, warum es von Vorteil sein kann und wie Sie das Beste daraus machen können.

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Was ist ein Kassensystem?

Ein POS-System oder Point-of-Sale-System ist ein System, mit dem Einzelhandelstransaktionen durchgeführt werden können. Im Wesentlichen dient sie als Werkzeug für die Zahlungsabwicklung, verfügt jedoch über einen viel breiteren Funktionsumfang als eine herkömmliche Registrierkasse, sodass Benutzer verschiedene Zahlungsarten verarbeiten, auf wichtige Informationen zugreifen, Lagerbestände überprüfen können und vieles mehr.

In der Hotellerie sind POS-Systeme immer beliebter geworden, weil Gastgewerbeunternehmen Verkäufe tätigen müssen, während sie auf die aktuellsten Informationen über verderbliche Bestände zugreifen und gleichzeitig die Preise auf der Grundlage von Revenue Management-Prinzipien optimieren müssen. Da das Kassensystem als integriertes System dient, können Informationen wie Lagerbestand, Anzahl der Verkäufe und Gesamtumsatz automatisch in Echtzeit aktualisiert werden.

Video: Was ist ein Kassensystem? Definition von Point of Sale (POS) Systemen mit Beispielen

Arten von POS-Systemen

Die im Gastgewerbe eingesetzten POS-Systeme lassen sich grob in zwei Haupttypen unterteilen. Es ist wichtig, sich damit vertraut zu machen, was diese beiden Arten von Kassensystemen sind, wie sie sich voneinander unterscheiden und wie die Umstände für den einen oder den anderen Typ in einer Organisation sind:

Legacy-basierte POS-Systeme

Alte POS-Systeme werden vor Ort bereitgestellt und die Daten werden lokal auf Ihren eigenen Computern und Speichergeräten gespeichert. Die Vorabgebühren sind in der Regel höher, aber im Allgemeinen handelt es sich um eine einmalige Gebühr, obwohl bei Bedarf unvorhersehbare Kosten für Upgrades und den Zugriff auf Support anfallen können.

Während der Legacy-basierte Ansatz ein besseres Gefühl der Kontrolle bietet, kann auf das Kassensystem und die zugehörigen Daten nur über hauseigene Computer und Systeme zugegriffen werden. Aus diesem Grund wird es ein weniger beliebter Ansatz.

Cloud-basierte POS-Systeme

Cloud-basierte POS-Systeme sind eine modernere Alternative und nutzen, wie der Name schon sagt, Cloud-Technologie zur Datenspeicherung und -bereitstellung. Der Software as a Service (SaaS)-Ansatz bedeutet auch, dass die Systeme von jedem Gerät mit Internetverbindung von überall auf der Welt aus zugänglich sind.

Diejenigen in der Hotellerie, die Cloud-basierte POS-Systeme verwenden, zahlen stattdessen niedrige monatliche Abonnementgebühren, was die Kosten vorhersehbarer macht. Es handelt sich jedoch um ein Modell, das auf einem kontinuierlichen Zugriff auf das Internet beruht.

Elemente und Tools von POS-Systemen

Es gibt eine Reihe verschiedener Tools und Elemente, die mit POS-Systemen verbunden sind, und diejenigen in der Hotellerie müssen wissen, was diese sind und wie sie zum Gesamtpaket beitragen.

Point-of-Sale-Software

POS-Software bezieht sich auf die Anweisungen und Programme, die es Ihren POS-Systemen ermöglichen, ordnungsgemäß zu funktionieren. Die Software kann eine Vielzahl von Tools enthalten, von den Grundlagen, wie Benutzern den Zugriff auf Bestandsinformationen und Verkäufe zu ermöglichen, bis hin zu fortgeschritteneren Funktionen wie der Funktionalität zur Kundenbindung.

In einigen Fällen ist es möglicherweise auch möglich, Barcodes zu erstellen, neuen Lagerbestand zu bestellen, Kundenbindungsprogramme zu verwalten und mehr. Mit der Software lassen sich alle unterschiedlichen Kassenfunktionen ausführen, aber auch miteinander verknüpfen, so dass Daten unterschiedlich genutzt und in Echtzeit flächendeckend aktualisiert werden können.

Das komplexe Aufgabenspektrum, das typischerweise beim Einsatz von POS-Systemen anfällt, erfordert eine umfassende POS-Software, die den hohen Anforderungen gewachsen ist. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Software über eine hochwertige und benutzerfreundliche Oberfläche verfügt, damit die Mitarbeiter sie leicht bedienen können.

Verschiedene Arten von POS-Hardware

POS-Hardware hingegen bezieht sich auf die physischen Komponenten, aus denen das POS-System besteht. Zu den wichtigsten Beispielen für Hardware, die für den Betrieb eines voll funktionsfähigen POS-Systems benötigt werden, gehören für die Hotellerie die Registrierkasse selbst, ein visueller Anzeigemonitor oder ein Tablet und ein Gerät zur Verarbeitung von Kartenzahlungen.

Je nach Art des Geschäfts im Gastgewerbe können verschiedene zusätzliche Hardwarekomponenten an das Kassensystem angeschlossen werden, darunter Barcode-Scanner, Waagen oder Kameras. Im Laufe der Zeit hat sich die Hardware von POS-Systemen von Desktop- oder Laptop-Computern auf mobile Geräte, einschließlich Tablets und Smartphones, ausgeweitet.

Diese mobile Kompatibilität bedeutet, dass die Tools für die Zahlungsabwicklung in vielen Fällen in den physischen Räumlichkeiten verlagert werden können, sodass der Kunde nicht zu einem genauen Kassenbereich gehen muss.

Was kostet ein Kassensystem?

Die mit der Nutzung eines Kassensystems im Gastgewerbe verbundenen Kosten lassen sich grob in Hardwarekosten, Softwarekosten und Bearbeitungsgebühren unterteilen. Auch in diesem Bereich gibt es große Unterschiede, je nachdem, wie fortschrittlich Ihr Kassensystem sein muss und welche optionalen Funktionen Sie gerne enthalten möchten.

Für Unternehmen mit kleinem Budget gibt es mobile oder Tablet-basierte Softwarelösungen, die die Abwicklung von Karten- und Barzahlungen sowie die Verknüpfung der Informationen mit internen Daten zu sehr günstigen Preisen ermöglichen nur eine geringe Bearbeitungsgebühr. Fortgeschrittenere Optionen können jedoch Hunderte oder sogar Tausende von Pfund kosten. Im Allgemeinen haben Cloud-basierte Lösungen niedrigere Vorlaufkosten.

Die Bedeutung von POS-Systemen für das Gastgewerbe

Die Bedeutung von Kassensystemen hat in letzter Zeit stark zugenommen, insbesondere mit dem Aufkommen von Cloud-basierten Kassensystemen. Daher reicht es nicht mehr aus, sich ein Kassensystem vergleichbar mit einer Einzelhandelskasse vorzustellen. Diese Systeme sind heute intelligente Servicelösungen, die das Gastgewerbe grundlegend verändern können.

Die effektive Nutzung eines POS-Systems ermöglicht es Unternehmen, ihren Kunden einen schnellen und bequemen Service zu bieten, der es ihnen ermöglicht, Waren und Dienstleistungen mit einer Vielzahl von Methoden effizient zu bezahlen – oft ohne einen speziellen Kassenbereich aufsuchen zu müssen. Die Vorteile eines Kassensystems gehen jedoch auch weit über das Kundenerlebnis hinaus.

Die Verwendung von POS-Systemen ermöglicht eine sofortige und kontinuierliche Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und sogar verschiedenen Filialen desselben Unternehmens. Die Systeme können helfen, Berechnungsfehler auszumerzen, und können auch sicherstellen, dass alle Teile eines Unternehmens Zugriff auf die wichtigsten Informationen zu Inventar und Verfügbarkeit haben.

Bei vollem Einsatz können POS-Systeme bei der Berichterstattung, Datenanalyse und einer Vielzahl anderer interner Prozesse helfen, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Darüber hinaus können die besten Kassensysteme die Produktivität der Mitarbeiter steigern, unnötige Reibungen beseitigen, automatisch Sonderangebote auf Einkäufe anwenden und bei der Betriebsverwaltung helfen.

3 Schwachstellen, auf die Sie bei der Implementierung eines POS-Systems in Ihrem Unternehmen stoßen könnten

Bei der Implementierung eines POS-Systems in einem Gastgewerbeunternehmen können Sie auf drei Hauptprobleme stoßen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über diese und wie Sie sie überwinden können.

1. Definieren Sie den Umfang Ihres Geschäfts und den Zweck des POS-Systems darin

Zunächst ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass die Zwecke eines POS-Systems und die Kriterien für die Auswahl eines POS-Systems je nach Unternehmensgröße unterschiedlich sein können. Ein kleines, lokales Unternehmen, das in einem Gebäude tätig ist, benötigt möglicherweise nur ein einfaches System, aber wenn Sie eine Hotel- oder Restaurantkette sind, benötigen Sie möglicherweise ein System, auf das von überall zugegriffen und das von außen verwaltet werden kann. Vor diesem Hintergrund sollten Sie Ihr Geschäft, Ihre Ziele und die Gründe für die Notwendigkeit eines Kassensystems definieren.

2. Definieren Sie die Funktionen, die Sie am POS benötigen, einschließlich Analytics

Als nächstes ist es wichtig, den Umfang zu verwenden, den Sie im letzten Schritt definiert haben, um die Funktionalität zu bestimmen, die Sie von Ihrem POS-System benötigen. Benötigen Sie Retail-Funktionalität? Funktion zum Mitnehmen? Wie wäre es mit einem Webshop? Benötigen Sie Tools für Analytics? Wie viel Anpassung benötigen Sie? Dabei müssen Sie auch Ihre Zukunftspläne berücksichtigen und wie sich Ihre Anforderungen in den kommenden Monaten und Jahren verändern können.

3. Schulung des Personals im Umgang mit POS-Systemen

Obwohl POS-Systeme in der Hotellerie ein leistungsstarkes Werkzeug sind, sind sie nicht nur nützlich für Krankenhausverwaltung. In Wirklichkeit müssen Ihre normalen Mitarbeiter die Kassensysteme täglich verwenden, und dies erfordert Schulungen. Sie müssen dies jedoch ganzheitlich betrachten, als nur den Mitarbeitern beizubringen, wie sie die bereitgestellten Funktionen verwenden. Wie können Mitarbeiter Momente während des Checkouts für Upselling erkennen? Wo finden Mitarbeiter Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen? Versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter zu schulen, um die gesamte Palette der ihnen zur Verfügung stehenden Tools praktisch zu nutzen.

Wie sicher ist ein Kassensystem?

Obwohl Point-of-Sale-Systeme im Allgemeinen sicher sind, können sie für Unternehmen im Gastgewerbe eine Schwachstelle darstellen, insbesondere aufgrund der Menge an angehängten sensiblen Daten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Schritte unternommen werden, um Bedrohungen zu minimieren. Diese können von Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein bis hin zur Verwendung von Verschlüsselung reichen.

Um Schwachstellen zu reduzieren, bietet die Verwendung von Betriebssystemen wie iOS für Apple-Geräte oder Android oder Chrome OS für andere Geräte Vorteile, da sie weniger anfällig für Viren und andere bösartige Bedrohungen sind als Microsoft Windows. Geräte sollten bei Nichtgebrauch gesperrt und unsichere externe Netzwerke vermieden werden.

POS-Systeme und andere Hotelmanagement-Software

Hotelmanagementsoftware bezieht sich auf jede Software, die speziell mit dem Ziel entwickelt wurde, die Hotelmanagementaktivitäten zu verbessern. Vor diesem Hintergrund könnten viele Kassensysteme und deren Software entweder als Beispiel für eine Hotelmanagement-Software angesehen oder in eine bestehende Hotelmanagement-Software integriert werden.

Lesen „Hotelmanagement-Software: Was sind die Vorteile für Hotels?“ wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was Hotelmanagement-Software ist, wie sie funktioniert und wie sie Hotels und deren Management nutzen kann.

Kassensysteme und Hotelsoftwarelösungen

Kassensysteme sind nur ein Beispiel für Systeme innerhalb eines Hotels, die durch den Einsatz hochwertiger Hotelsoftware erweitert werden können. Einige der anderen Beispiele für Hotelsysteme und -software, die von Vorteil sein können, sind Revenue Management Systeme (RMS), Hotel Channel Manager, Hotel-Chatbots und mobile Check-in-Anwendungen.

Sie können eine breite Palette von Themen rund um Hotelsoftwarelösungen erkunden und erfahren, wie diese Lösungen Hotels dabei unterstützen können, interne Prozesse zu verbessern, Geschäftsergebnisse zu steigern und das Erlebnis für Gäste zu verbessern, indem Sie die „Software-Tipps für die Hotel- und Gastgewerbebranche“ Kategorie.

Der Einsatz von POS-Systemen im Gastgewerbe geht weit über die einfache Zahlungsabwicklung hinaus. Stattdessen bilden moderne POS-Systeme einen integralen Bestandteil der internen Kommunikation und ermöglichen es Unternehmen, Lagerbestände, die Anzahl der getätigten Verkäufe und die damit verbundenen Einnahmen genau zu verfolgen und gleichzeitig bei Analysen und Berichten zu helfen.

Die Vorteile von POS-Systemen für Hotels

In der Hotellerie können Kassensysteme den Checkout-Prozess stark verbessern, aber auch in anderen Bereichen des Hotels eingesetzt werden, um weitere Verkäufe zu tätigen und zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Darüber hinaus kann ein POS-System neben anderen Vorteilen beim Up- und Cross-Selling unterstützen und eine bessere Bestandsverwaltung ermöglichen.

Lies das „6 Vorteile der Point-of-Sale-Software für Hotels“ In diesem Artikel finden Sie die verschiedenen Pluspunkte des Kasseneinsatzes in der Hotellerie sowie wichtige Informationen, wie Mitarbeiter und Hotelleiter genau das Beste aus ihren Kassensystemen herausholen können.

Aktuelle und zukünftige Trends für Restaurant-Kassensysteme

In der Gastronomie haben POS-Systeme eine Reihe spezifischer Anwendungen, die dazu beitragen können, das Kundenerlebnis zu verbessern und gleichzeitig interne Prozesse zu verbessern. Zu den Trends im Zusammenhang mit der Verwendung dieser Systeme in Restaurants zählen insbesondere die Selbstbestellung, bargeldlose Restaurants und die mobile Zahlungsabwicklung.

Lies das „Restaurant-Kassensysteme: Neueste und zukünftige Trends“ Artikel, um das Konzept von POS-Systemen in Restaurants genauer zu untersuchen, einige der bestehenden und aufkommenden Trends in diesem Bereich kennenzulernen und herauszufinden, wie POS-Systeme das Restauranterlebnis für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen verbessern können.

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