Los sistemas POS, o sistemas de punto de venta, pueden mejorar significativamente las operaciones diarias de las empresas de la industria hotelera y también pueden mejorar la experiencia del cliente. En este artículo, puede obtener más información sobre qué es un sistema POS, cómo funciona, por qué puede ser beneficioso y cómo puede aprovechar al máximo uno.

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¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS, o sistema de punto de venta, es un sistema que se puede utilizar para realizar transacciones minoristas. Esencialmente, sirve como una herramienta para procesar pagos, pero tiene una gama de funciones mucho más amplia que una caja registradora convencional, lo que permite a los usuarios procesar diferentes tipos de pago, acceder a información importante, cheques de existencias y más.

Dentro de la industria hotelera, los sistemas POS se han vuelto más populares, porque las empresas hoteleras necesitan realizar ventas mientras acceden a la información más actualizada sobre inventarios perecederos y optimizan los precios basados en principios de administración de ingresos. Como el sistema POS funciona como un sistema integrado, la información como los niveles de existencias, el número de ventas y los ingresos totales se pueden actualizar automáticamente, en tiempo real.

Video: ¿Qué es un sistema POS? Definición de sistemas de punto de venta (POS) con ejemplos

Tipos de sistemas POS

Los sistemas POS utilizados en la industria hotelera se pueden dividir en dos tipos principales. Es importante familiarizarse con lo que son estos dos tipos de sistemas POS, en qué se diferencian entre sí y cuáles son las circunstancias para que uno u otro tipo se utilice dentro de una organización:

Sistemas POS basados en legado

Los sistemas POS heredados se implementan en las instalaciones y los datos se almacenan localmente, utilizando sus propias computadoras y dispositivos de almacenamiento. Las tarifas iniciales tienden a ser más altas, pero generalmente es una tarifa única, aunque puede haber costos impredecibles asociados con las actualizaciones y el acceso al soporte si es necesario.

Si bien el enfoque basado en el legado ofrece una mayor sensación de control, solo se puede acceder al sistema POS y los datos asociados utilizando computadoras y sistemas internos. Por esta razón, se está volviendo un enfoque menos popular.

Sistemas POS basados en la nube

Los sistemas POS basados en la nube son una alternativa más moderna y, como su nombre indica, estos sistemas hacen uso de la tecnología en la nube para el almacenamiento y la implementación de datos. El enfoque de software como servicio (SaaS) también significa que se puede acceder a los sistemas desde cualquier dispositivo que esté conectado a Internet, desde cualquier parte del mundo.

Aquellos en la industria hotelera que usan sistemas POS basados en la nube pagarán tarifas de suscripción mensual bajas, lo que hace que los costos sean más predecibles. Sin embargo, es un modelo que se basa en el acceso continuo a Internet.

Elementos y herramientas de sistemas POS

Hay una serie de herramientas y elementos diferentes asociados con los sistemas POS y los que trabajan en la industria hotelera deben conocer cuáles son y cómo funcionan para contribuir al paquete general.

Software de punto de venta

El software POS se refiere a las instrucciones y programas que permiten que sus sistemas POS funcionen correctamente. El software puede incluir una amplia variedad de herramientas, que van desde las básicas, como permitir a los usuarios acceder a la información del inventario y realizar ventas, hasta funciones más avanzadas, como la funcionalidad de participación del cliente.

En algunos casos, también es posible crear códigos de barras, pedir nuevas existencias, administrar esquemas de fidelización de clientes y más. El software permite realizar todas las diferentes funciones de POS, pero también interconectarlas, de modo que los datos se pueden usar de diferentes maneras y se pueden actualizar en todos los ámbitos, en tiempo real.

La compleja gama de tareas que normalmente se llevan a cabo cuando se utilizan sistemas de punto de venta significa que el software de punto de venta debe ser de naturaleza completa y capaz de hacer frente a las altas demandas. Al mismo tiempo, es esencial que el software tenga una interfaz fácil de usar y de alta calidad, para que los empleados lo encuentren fácil de usar.

Diferentes tipos de hardware POS

El hardware POS, por otro lado, se refiere a los componentes físicos que componen el sistema POS. Para aquellos en la industria de la hospitalidad, algunos de los principales ejemplos de hardware que se necesitan para operar un sistema POS completamente funcional incluyen la propia caja registradora, un monitor de pantalla visual o tableta y un dispositivo para procesar pagos con tarjeta.

Dependiendo de la naturaleza del negocio de la hostelería, se pueden conectar diferentes piezas de hardware adicionales al sistema POS, incluidos lectores de códigos de barras, balanzas o cámaras. Con el tiempo, el hardware del sistema POS se ha expandido de las computadoras de escritorio o portátiles a los dispositivos móviles, incluidas las tabletas y los teléfonos inteligentes.

Esta compatibilidad móvil significa que, en muchos casos, las herramientas para procesar pagos se pueden mover por las instalaciones físicas, en lugar de requerir que los clientes se dirijan a un área de caja precisa.

¿Cuáles son los costos de un sistema POS?

Los costos asociados con el uso de un sistema POS en la industria hotelera se pueden dividir ampliamente en costos de hardware, costos de software y tarifas de procesamiento. También hay una gran variación en esta área, dependiendo de qué tan avanzado necesite que sea su sistema POS y qué características opcionales le gustaría que se incluyan.

Para las empresas que operan con un presupuesto limitado, es posible encontrar soluciones de software para dispositivos móviles o tabletas, que permitirán procesar pagos con tarjeta y en efectivo, y vincular la información a datos internos, todo a precios muy bajos, con sólo una pequeña tarifa de procesamiento. Sin embargo, las opciones más avanzadas pueden costar cientos o incluso miles de libras. Generalmente, las soluciones basadas en la nube tendrán costos iniciales más bajos.

La importancia de los sistemas POS para la industria hotelera

La importancia de los sistemas POS ha crecido sustancialmente en los últimos tiempos, especialmente a medida que han surgido los sistemas POS basados en la nube. Como resultado, ya no es suficiente pensar en un sistema POS como comparable a una caja registradora minorista. Estos sistemas son ahora soluciones de servicios inteligentes, con el poder de cambiar fundamentalmente las empresas hoteleras.

El uso efectivo de un sistema POS permite a las empresas brindar un servicio rápido y conveniente a los clientes, permitiéndoles pagar bienes y servicios de manera eficiente, utilizando una variedad de métodos, a menudo sin necesidad de dirigirse a un área de pago dedicada. Sin embargo, los beneficios de un sistema POS se extienden mucho más allá de la experiencia del cliente.

El uso de sistemas POS permite la comunicación instantánea y continua entre diferentes departamentos e incluso diferentes sucursales de un mismo negocio. Los sistemas pueden ayudar a erradicar errores de cálculo y también pueden garantizar que todas las partes de una empresa tengan acceso a la información más importante relacionada con el inventario y la disponibilidad.

Cuando se utilizan al máximo, los sistemas POS pueden ayudar con informes, análisis de datos y una variedad de otros procesos internos que son cruciales para el éxito empresarial. Además de esto, los mejores sistemas POS pueden mejorar la productividad del personal, eliminar fricciones innecesarias, aplicar automáticamente ofertas especiales a las compras y ayudar con la administración comercial.

3 puntos débiles que podría encontrar al implementar un sistema POS en su negocio

Al implementar un sistema POS dentro de una empresa de la industria hotelera, existen tres puntos débiles principales que puede encontrar. En las secciones siguientes, puede aprender sobre estos y cómo superarlos.

1. Defina el alcance de su negocio y el propósito del sistema POS dentro de él

Primero, es importante tener claro que los propósitos de un sistema POS y los criterios para seleccionar uno pueden diferir según el tamaño de la empresa. Es posible que una pequeña empresa local que opere en un edificio solo requiera un sistema simple, pero si usted es una cadena de hoteles o una cadena de restaurantes, es posible que necesite un sistema al que se pueda acceder desde cualquier lugar y que se administre externamente. Con esto en mente, debe definir su negocio, sus objetivos y las razones por las que necesita un sistema POS.

2. Defina las funciones que necesita del POS, incluidas las analíticas

A continuación, es importante utilizar el alcance que definió en el último paso para identificar la funcionalidad que necesita de su sistema POS. ¿Necesita funcionalidad minorista? ¿Funcionalidad para llevar? ¿Qué tal una tienda web? ¿Necesita herramientas de análisis? ¿Cuánta personalización necesitas? Dentro de esto, también debe considerar sus planes futuros y cómo sus requisitos pueden cambiar en los meses y años venideros.

3. Capacitación del personal para el uso de sistemas POS

Si bien los sistemas POS son una herramienta poderosa en la industria hotelera, no solo son útiles para gestión de la hospitalidad. En realidad, su personal ordinario necesitará usar los sistemas POS a diario, y esto requiere capacitación. Sin embargo, debe pensar en esto de manera más integral que simplemente enseñar a los empleados cómo usar las funciones provistas. ¿Cómo puede el personal identificar los momentos durante el proceso de pago para aumentar las ventas? ¿Dónde puede el personal encontrar información sobre productos o servicios? Intente capacitar a sus empleados para que hagan un uso práctico de toda la gama de herramientas a su disposición.

¿Qué tan seguro es un sistema POS?

Aunque los sistemas de punto de venta son generalmente seguros, pueden ser un punto de vulnerabilidad para las empresas de la industria hotelera, especialmente debido a la cantidad de datos confidenciales adjuntos. Por esta razón, es vital que se tomen medidas para minimizar cualquier amenaza, y estas pueden ir desde brindar capacitación en concientización sobre seguridad hasta el uso de cifrado.

Para reducir las vulnerabilidades, existen ventajas en el uso de sistemas operativos como iOS para dispositivos Apple, o Android o Chrome OS para otros dispositivos, porque son menos propensos a virus y otras amenazas maliciosas que Microsoft Windows. Los dispositivos deben estar bloqueados cuando no estén en uso y deben evitarse las redes externas inseguras.

Sistemas POS y otro software de gestión hotelera

El software de gestión hotelera se refiere a cualquier software que haya sido diseñado específicamente con el objetivo de mejorar las actividades de gestión hotelera. Teniendo esto en cuenta, muchos sistemas POS y su software podrían considerarse como un ejemplo de software de gestión hotelera o podrían integrarse con el software de gestión hotelera existente.

Leer "Software de gestión hotelera: ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?" si desea obtener más información sobre qué es el software de gestión hotelera, cómo funciona y las formas en que puede beneficiar a los hoteles y su gestión.

Soluciones de software para hoteles y sistemas POS

Los sistemas POS son solo un ejemplo de sistemas dentro de un hotel que pueden mejorarse mediante el uso de software hotelero de alta calidad. Algunos de los otros ejemplos de sistemas y software hoteleros que pueden ser beneficiosos incluyen los sistemas de gestión de ingresos (RMS), los administradores de canales del hotel, los chatbots del hotel y las aplicaciones de registro móvil.

Puede explorar una amplia gama de temas relacionados con las soluciones de software para hoteles y conocer las diversas formas en que estas soluciones pueden ayudar a los hoteles a mejorar los procesos internos, impulsar los resultados comerciales y mejorar la experiencia de los huéspedes consultando el "Consejos de software para la industria hotelera y hotelera" categoría.

Los usos de los sistemas POS dentro de la industria hotelera van mucho más allá del simple procesamiento de pagos. En cambio, los sistemas POS modernos forman una parte integral de la comunicación interna, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento preciso de los niveles de existencias, el número de ventas realizadas y los ingresos asociados, al mismo tiempo que ayudan con el análisis y la generación de informes.

Los beneficios de los sistemas POS para hoteles

Dentro de la industria hotelera, los sistemas POS pueden mejorar enormemente el proceso de pago, pero también se pueden utilizar en otras partes del hotel para realizar más ventas y obtener ingresos adicionales. Además, un sistema POS puede ayudar con las ventas adicionales y las ventas cruzadas y puede permitir una mejor gestión del inventario, entre otras ventajas.

Leer el "6 beneficios del software de punto de venta para hoteles" artículo para obtener una visión más completa de los diversos puntos positivos asociados con el uso de sistemas POS en la industria hotelera, junto con información importante sobre cómo los empleados y los líderes hoteleros pueden asegurarse de aprovechar al máximo sus sistemas POS.

Tendencias actuales y futuras para los sistemas de punto de venta de restaurantes

Dentro de la industria de los restaurantes, los sistemas POS tienen una serie de usos específicos, que pueden ayudar a mejorar la experiencia del cliente, al mismo tiempo que mejoran los procesos internos. En particular, algunas tendencias asociadas con el uso de estos sistemas en los restaurantes incluyen pedidos por cuenta propia, restaurantes sin efectivo y procesamiento de pagos móviles.

Leer el "Sistemas de punto de venta para restaurantes: tendencias más recientes y futuras" artículo para explorar el concepto de sistemas POS en restaurantes con más profundidad, conocer algunas de las tendencias existentes y emergentes en esta área y descubrir cómo los sistemas POS pueden mejorar la experiencia del restaurante para empleados y clientes por igual.

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