Os sistemas POS, ou sistemas de ponto de venda, podem melhorar significativamente as operações do dia-a-dia para empresas no setor de hospitalidade e também podem melhorar a experiência do cliente. Neste artigo, você pode aprender mais sobre o que é um sistema POS, como funciona, por que pode ser benéfico e como você pode obter o máximo dele.

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O que é um sistema POS?

Um sistema POS, ou sistema de ponto de venda, é um sistema que pode ser usado para conduzir transações de varejo. Basicamente, ele serve como uma ferramenta para processar pagamentos, mas tem uma gama de recursos muito mais ampla do que uma caixa registradora convencional, permitindo que os usuários processem diferentes tipos de pagamento, acessem informações importantes, cheque estoque e muito mais.

No setor de hospitalidade, os sistemas POS se tornaram mais populares, porque as empresas de hospitalidade precisam fazer vendas enquanto acessam as informações mais atualizadas sobre estoques perecíveis e otimizam os preços com base nos princípios de gerenciamento de receita. Como o sistema POS funciona como um sistema integrado, informações como níveis de estoque, número de vendas e receita total podem ser atualizadas automaticamente, em tempo real.

Vídeo: O que é um sistema POS? Definição de sistemas de ponto de venda (POS) com exemplos

Tipos de sistemas POS

Os sistemas POS usados na indústria de hospitalidade podem ser amplamente separados em dois tipos principais. É importante se familiarizar com o que são esses dois tipos de sistemas POS, como eles diferem um do outro e quais são as circunstâncias para um ou outro tipo sendo usado dentro de uma organização:

Sistemas POS baseados em legado

Os sistemas POS legados são implantados nas instalações e os dados são armazenados localmente, usando seus próprios computadores e dispositivos de armazenamento. As taxas iniciais tendem a ser mais altas, mas geralmente é uma taxa única, embora possa haver custos imprevisíveis associados a atualizações e acesso ao suporte, se necessário.

Embora a abordagem baseada em legado ofereça uma maior sensação de controle, o sistema POS e os dados associados só podem ser acessados por meio de computadores e sistemas internos. Por esse motivo, está se tornando uma abordagem menos popular.

Sistemas POS baseados em nuvem

Os sistemas POS baseados na nuvem são uma alternativa mais moderna e, como o nome sugere, esses sistemas fazem uso da tecnologia da nuvem para armazenamento e implantação de dados. A abordagem de software como serviço (SaaS) também significa que os sistemas podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet, de qualquer lugar do mundo.

Aqueles no setor de hospitalidade que estão usando sistemas POS baseados em nuvem, em vez disso, pagarão baixas taxas de assinatura mensal, tornando os custos mais previsíveis. Porém, é um modelo que conta com acesso contínuo à internet.

Elementos e ferramentas de sistemas POS

Existem várias ferramentas e elementos diferentes associados aos sistemas de POS e os do setor de hospitalidade precisam estar cientes de quais são e como funcionam para contribuir com o pacote geral.

Software de ponto de venda

O software POS refere-se às instruções e programas que permitem que seus sistemas POS funcionem corretamente. O software pode incluir uma ampla variedade de ferramentas, que vão desde o básico, como permitir que os usuários acessem informações de estoque e façam vendas, até recursos mais avançados, como a funcionalidade de engajamento do cliente.

Em alguns casos, também pode ser possível criar códigos de barras, pedir novo estoque, gerenciar esquemas de fidelidade do cliente e muito mais. O software permite que todas as diferentes funções do POS sejam executadas, mas também interligadas, de forma que os dados possam ser usados de diferentes maneiras e possam ser atualizados em toda a linha, em tempo real.

A gama complexa de tarefas que normalmente são realizadas ao usar sistemas POS significa que o software POS precisa ser abrangente por natureza e capaz de lidar com as altas demandas. Ao mesmo tempo, é essencial que o software tenha uma interface amigável e de alta qualidade, para que os funcionários o considerem fácil de usar.

Diferentes tipos de hardware POS

O hardware POS, por outro lado, refere-se aos componentes físicos que constituem o sistema POS. Para aqueles no setor de hospitalidade, alguns dos principais exemplos de hardware necessários para operar um sistema POS totalmente funcional incluem a própria caixa registradora, um monitor ou tablet visual e um dispositivo para processar pagamentos com cartão.

Dependendo da natureza do negócio de hospitalidade, diferentes peças adicionais de hardware podem ser conectadas ao sistema POS, incluindo leitores de código de barras, balanças ou câmeras. Com o tempo, o hardware do sistema POS se expandiu de desktops ou laptops para dispositivos móveis, incluindo tablets e smartphones.

Essa compatibilidade móvel significa que, em muitos casos, as ferramentas de processamento de pagamentos podem ser movidas ao redor das instalações físicas, em vez de exigir que os clientes se dirijam a uma área de checkout precisa.

Quais são os custos de um sistema POS?

Os custos associados ao uso de um sistema POS no setor de hospitalidade podem ser amplamente separados em custos de hardware, custos de software e taxas de processamento. Também há uma grande variação nesta área, dependendo de quão avançado você precisa que seu sistema POS seja, e quais recursos opcionais você gostaria de incluir.

Para empresas que operam com orçamento limitado, é possível encontrar soluções de software para celulares ou tablets, que permitirão o processamento de pagamentos com cartão e em dinheiro, e a vinculação das informações aos dados internos, tudo a preços muito baixos, com apenas uma pequena taxa de processamento. No entanto, as opções mais avançadas podem custar centenas ou até milhares de libras. Geralmente, as soluções baseadas em nuvem terão custos iniciais mais baixos.

A importância dos sistemas POS para a indústria da hospitalidade

A importância dos sistemas POS cresceu substancialmente nos últimos tempos, especialmente com o surgimento de sistemas POS baseados em nuvem. Como resultado, não é mais suficiente pensar em um sistema POS como sendo comparável a uma caixa registradora de varejo. Esses sistemas são agora soluções de serviço inteligentes, com o poder de mudar fundamentalmente os negócios de hospitalidade.

O uso eficaz de um sistema de POS permite que as empresas prestem um serviço rápido e conveniente aos clientes, permitindo-lhes pagar por bens e serviços de forma eficiente, usando uma variedade de métodos - muitas vezes sem a necessidade de se dirigir a uma área de checkout dedicada. No entanto, os benefícios de um sistema POS vão muito além da experiência do cliente também.

O uso de sistemas POS permite a comunicação instantânea e contínua entre diferentes departamentos e até mesmo diferentes ramos do mesmo negócio. Os sistemas podem ajudar a erradicar os erros de cálculo e também garantir que todas as partes de uma empresa tenham acesso às informações mais importantes relacionadas ao estoque e à disponibilidade.

Quando usados para efeito total, os sistemas POS podem ajudar com relatórios, análise de dados e uma variedade de outros processos internos que são cruciais para o sucesso do negócio. Além disso, os melhores sistemas de POS podem melhorar a produtividade da equipe, remover atritos desnecessários, aplicar automaticamente ofertas especiais às compras e ajudar na administração de negócios.

3 pontos problemáticos que você pode encontrar ao implementar um sistema de PDV em sua empresa

Ao implementar um sistema POS em uma empresa do setor de hospitalidade, você pode encontrar três pontos principais de dor. Nas seções abaixo, você pode aprender mais sobre eles e como superá-los.

1. Defina o escopo de seu negócio e a finalidade do sistema POS dentro dele

Em primeiro lugar, é importante deixar claro que os propósitos de um sistema de PDV e os critérios para selecioná-lo podem diferir de acordo com o tamanho do negócio. Uma pequena empresa local operando em um prédio pode exigir apenas um sistema simples, mas se você for uma rede de hotéis ou restaurantes, pode precisar de um sistema que possa ser acessado de qualquer lugar e gerenciado externamente. Com isso em mente, você deve definir seu negócio, seus objetivos e os motivos pelos quais você precisa de um sistema POS.

2. Defina as funções de que você precisa no PDV, incluindo análises

Em seguida, é importante usar o escopo definido na última etapa para localizar a funcionalidade de que você precisa em seu sistema POS. Você precisa de funcionalidade de varejo? Funcionalidade para viagem? Que tal uma loja online? Você precisa de ferramentas de análise? Quanta personalização você precisa? Dentro disso, você também precisa levar em consideração seus planos futuros e como suas necessidades podem mudar nos meses e anos que virão.

3. Treinamento de equipe para usar sistemas POS

Embora os sistemas POS sejam uma ferramenta poderosa na indústria de hospitalidade, eles não são úteis apenas para gestão de hospitalidade. Na realidade, sua equipe normal precisará usar os sistemas POS diariamente, e isso requer treinamento. No entanto, você precisa pensar nisso de forma mais holística do que simplesmente ensinar aos funcionários como usar os recursos fornecidos. Como a equipe pode identificar momentos durante o checkout para upsell? Onde a equipe pode encontrar informações sobre produtos ou serviços? Tente treinar seus funcionários para fazer uso prático de toda a gama de ferramentas à sua disposição.

Quão seguro é um sistema POS?

Embora os sistemas de ponto de venda sejam geralmente seguros, eles podem ser um ponto de vulnerabilidade para empresas do setor de hospitalidade, especialmente devido à quantidade de dados confidenciais anexados. Por esse motivo, é vital que sejam tomadas medidas para minimizar quaisquer ameaças, e estas podem variar de fornecer treinamento de conscientização de segurança ao uso de criptografia.

Para reduzir as vulnerabilidades, há vantagens em usar sistemas operacionais como iOS para dispositivos Apple ou Android ou Chrome OS para outros dispositivos, porque eles são menos sujeitos a vírus e outras ameaças maliciosas do que o Microsoft Windows. Os dispositivos devem ser bloqueados quando não estiverem em uso e redes externas inseguras devem ser evitadas.

Sistemas POS e outros softwares de gestão de hotéis

Software de gestão hoteleira refere-se a qualquer software que tenha sido especificamente desenvolvido com o objetivo de melhorar as atividades de gestão hoteleira. Com isso em mente, muitos sistemas POS e seus softwares podem ser considerados um exemplo de software de gestão hoteleira ou podem ser integrados ao software existente de gestão hoteleira.

Leitura “Hotel Management Software: Quais são os benefícios para os hotéis?” se quiser saber mais sobre o que é um software de gestão hoteleira, como funciona e como pode beneficiar os hotéis e a sua gestão.

Sistemas POS e soluções de software para hotéis

Os sistemas POS são apenas um exemplo de sistemas dentro de um hotel que podem ser aprimorados com o uso de software hoteleiro de alta qualidade. Alguns dos outros exemplos de sistemas e software de hotel que podem ser benéficos incluem sistemas de gerenciamento de receita (RMS), gerentes de canal de hotel, chatbots de hotel e aplicativos de check-in móvel.

Você pode explorar uma ampla gama de tópicos relacionados a soluções de software para hotéis e aprender sobre as várias maneiras como essas soluções podem ajudar os hotéis a melhorar os processos internos, impulsionar os resultados dos negócios e aprimorar a experiência dos hóspedes, conferindo o “Dicas de software para a indústria hoteleira e hoteleira” categoria.

O uso de sistemas POS no setor de hospitalidade vai muito além do simples processamento de pagamentos. Em vez disso, os sistemas POS modernos são parte integrante da comunicação interna, permitindo que as empresas rastreiem com precisão os níveis de estoque, o número de vendas realizadas e a receita associada, ao mesmo tempo que auxiliam nas análises e relatórios.

Os benefícios dos sistemas POS para hotéis

Dentro da indústria hoteleira, os sistemas de POS podem melhorar muito o processo de checkout, mas também podem ser usados em outras partes do hotel, a fim de fazer mais vendas e obter uma renda complementar. Além disso, um sistema de POS pode auxiliar no upsell e cross-selling e pode permitir um melhor gerenciamento de estoque, entre outras vantagens.

Leia o “6 benefícios do software de ponto de venda para hotéis” Este artigo para uma visão mais completa dos vários pontos positivos associados ao uso de sistemas de POS na indústria hoteleira, junto com informações importantes sobre como os funcionários e líderes hoteleiros podem garantir que estão obtendo o máximo de seus sistemas de POS.

Tendências atuais e futuras para sistemas POS de restaurantes

Na indústria de restaurantes, os sistemas POS têm vários usos específicos, o que pode ajudar a melhorar a experiência do cliente, ao mesmo tempo que aprimora os processos internos. Em particular, algumas tendências associadas ao uso desses sistemas em restaurantes incluem auto-encomenda, restaurantes sem dinheiro e processamento de pagamento móvel.

Leia o “Restaurant POS Systems: Latest and Future Trends” artigo para explorar o conceito de sistemas de POS em restaurantes com mais profundidade, para aprender sobre algumas das tendências existentes e emergentes nesta área e para descobrir como os sistemas de POS podem melhorar a experiência do restaurante para funcionários e clientes.

Mais dicas para expandir seus negócios

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