Gli hotel elaborano una strategia di vendita aziendale individuando le aziende con una domanda ricorrente di pernottamenti, negoziando tariffe che mantengano sia il volume che il rendimento e gestendo questi clienti come un portafoglio piuttosto che come una serie di risposte a richieste di offerta una tantum. Una strategia di vendita aziendale di un hotel è il piano organizzato che una struttura utilizza per acquisire, definire i prezzi e incrementare le prenotazioni provenienti da programmi di viaggi aziendali.

Punti chiave:

  • I contratti con le aziende si conquistano grazie alla disciplina nella gestione dei clienti, non offrendo lo sconto più alto possibile nello strumento di richiesta di offerta (RFP).
  • Una tariffa negoziata crea valore solo quando il conto si riempie a metà settimana e nei periodi di transizione in cui altrimenti non venderesti.
  • Gli elenchi dei fornitori preferenziali premiano gli hotel che inviano agli acquirenti i dati di produzione, non quelli che aspettano di essere valutati.
  • La visibilità sui GDS determina se i viaggiatori gestiti possono effettivamente prenotare con te, ancor prima che la tariffa entri in gioco.
  • Una struttura di medie dimensioni può gestire una funzione di vendita aziendale completa con un ruolo ibrido e un ritmo di ricerca clienti settimanale.

Sommario:

Che cos'è una strategia di vendita aziendale per hotel?

Una strategia di vendita aziendale per un hotel è un piano ben definito per acquisire e incrementare le prenotazioni da aziende i cui dipendenti viaggiano per lavoro. Comprende l'individuazione dei clienti target, la negoziazione delle tariffe, la visibilità della distribuzione e la gestione continua delle relazioni. La domanda aziendale dovrebbe essere considerata come un portafoglio di clienti da costruire e gestire.

La strategia inefficace è la vendita reattiva. Ciò significa aspettare l'arrivo delle richieste di offerta (RFP), partecipare a tutte le gare e valutare il successo in base al numero di tariffe applicate. Questo approccio riempie il sistema di account che generano dodici pernottamenti all'anno con uno sconto che non avreste mai offerto consapevolmente. Le sole commissioni per l'applicazione delle tariffe possono superare l'utile dell'attività.

Una strategia di vendita aziendale efficace per il settore alberghiero risponde a quattro domande prima dell'inizio della stagione delle richieste di offerta (RFP).

  • Quali compagnie generano pernottamenti nel vostro mercato e in quali notti?
  • Quale struttura tariffaria protegge il tuo rendimento offrendo al contempo all'acquirente la certezza di cui ha bisogno?
  • Attraverso quali canali prenotano effettivamente i loro viaggiatori?
  • E chi, all'interno della vostra struttura, è responsabile di ciascuna di queste risposte?

Il risultato finale sarà un elenco di clienti target, un listino prezzi con fasce di volume, tariffe caricate e verificate nei sistemi appropriati e un calendario di revisione. Iniziate con un'analisi del vostro portafoglio clienti attuale. Se non riuscite a elencare le vostre dieci aziende più redditizie e i relativi canali di prenotazione, questa analisi è più efficace di qualsiasi nuova attività di prospezione di questo trimestre.

La vendita aziendale è un segmento all'interno di un piano commerciale più ampio, quindi leggi questo insieme alla nostra guida principale “strategie di marketing alberghiero”.”

Perché il business aziendale è importante per i ricavi degli hotel oggi?

Il business è importante per i ricavi degli hotel perché garantisce una domanda ricorrente, a metà settimana e con contratti confermati, che stabilizza il tasso di occupazione e fornisce al team addetto alla gestione delle entrate una base su cui stabilire i prezzi. La domanda turistica riempie i fine settimana. La domanda del business determina se il martedì l'occupazione si attesta al 55% o all'80%.

Il Previsioni della Global Business Travel Association Nel 2026 la spesa globale per i viaggi d'affari raggiungerà la cifra record di 1.451.000 miliardi di dollari, con un aumento del 7,2% rispetto all'anno precedente, mentre il volume dei viaggi crescerà solo dell'1,3%. Un minor numero di viaggi con una spesa maggiore significa che ogni viaggiatore d'affari acquisito ha un valore maggiore e ogni decisione relativa ai clienti viene valutata con maggiore attenzione.

COME Suzanne Neufang, CEO di GBTA, ha dichiarato in occasione della presentazione del Business Travel Index 2026,

“"La notizia principale di quest'anno è che le aziende non hanno abbandonato i viaggi, ma sono diventate sempre più selettive e focalizzate sulla produttività."” 

Gli acquirenti aziendali stanno diventando più selettivi. Alcune aziende stanno riducendo il numero di hotel inclusi nei loro programmi preferenziali e indirizzando un maggior numero di prenotazioni verso un numero inferiore di fornitori.

Gli hotel sprovvisti di una chiara strategia di vendita aziendale rischiano di perdere opportunità. Gli hotel in grado di dimostrare un servizio affidabile, tariffe costanti e una comprovata capacità di fidelizzare i clienti hanno maggiori probabilità di rimanere fornitori preferenziali.

C'è comunque un compromesso da considerare. Le tariffe aziendali sono generalmente inferiori alla migliore tariffa disponibile (BAR), ma possono garantire un volume di prenotazioni costante, soggiorni ripetuti e modelli di prenotazione prevedibili.

Confronta la tariffa media giornaliera (ADR) di ciascun contratto negoziato con la tua tariffa di riferimento (BAR) per le stesse date di soggiorno. Se la differenza è eccessiva rispetto al volume di affari ricevuto, utilizza queste informazioni per rinegoziare il contratto.

Come si costruisce un portafoglio clienti aziendale?

Per costruire un portafoglio clienti aziendali, è necessario individuare i principali generatori di domanda nel proprio mercato, verificare quali aziende soddisfano le esigenze del proprio hotel e concentrarsi sui clienti con un reale potenziale di prenotazione.

Non bisogna inseguire ogni richiesta di offerta (RFP) che arriva. Un approccio più efficace consiste nel costruire un mix equilibrato di clienti aziendali di grandi, medie e piccole dimensioni.

Kate Ferrara, vicepresidente di Deloitte e responsabile dei trasporti negli Stati Uniti, Il leader del settore dell'ospitalità e dei servizi ha spiegato la necessità di una cooperazione più stretta:

“"Questo momento richiede agilità e collaborazione tra le aziende e i loro fornitori di servizi di viaggio, così come tra le aziende e i loro dipendenti in trasferta."”

Dove trovare potenziali clienti aziendali?

Inizia con le attività commerciali vicine al tuo hotel. Fai un elenco di parchi uffici, ospedali, università, fabbriche, progetti di costruzione, società di consulenza e aziende energetiche entro circa 15 minuti di auto. Lo stesso esercizio di mappatura alimenta il tuo strategia di partenariato locale, quindi eseguilo una volta e usalo due volte.

Ad esempio, si consideri un hotel indipendente di 110 camere vicino al porto di Rotterdam. Le sue migliori prospettive potrebbero non provenire da grandi aziende internazionali con programmi alberghieri globali. Aziende di ingegneria navale che inviano regolarmente team di progetto nella zona potrebbero generare un business più utile e duraturo.

Concentratevi sulle aziende che hanno già un valido motivo per rimanere nelle vicinanze della vostra struttura.

Video: Ricerca di clienti nel settore alberghiero: individuare, qualificare e costruire relazioni significative | Masterclass sulle vendite alberghiere

Come si qualifica un account aziendale?

Prima di dedicare tempo al team di vendita per un cliente, verifica tre cose:

  • Quanti pernottamenti in camera potrebbe offrire l'azienda ogni anno?
  • In quali giorni della settimana è più probabile che i dipendenti restino in ufficio?
  • Quale tariffa può accettare l'azienda rispetto alla vostra migliore tariffa disponibile (BAR)?

La tempistica delle prenotazioni è importante quanto il volume.

Costruisci un portafoglio equilibrato, non puntare solo al numero di clienti. Potresti pianificare da tre a cinque clienti principali che generino più di 300 pernottamenti ciascuno, da dieci a quindici clienti in crescita che generino da 100 a 300 pernottamenti e clienti più piccoli utilizzando una tariffa aziendale flessibile anziché un contratto negoziato separatamente.

Max Starkov

Max Starkov, Professore a contratto di Tecnologia alberghiera presso la New York University.

“"Il segreto per costruire una base di clienti B2B fedeli è creare una strategia di Content Marketing B2B di successo.".

Se sei un hotel o resort di un gruppo aziendale, il content marketing B2B può posizionarti come la destinazione finale per gruppi aziendali, MICE, SERF, ecc.

Se sei un fornitore al servizio del settore dell'ospitalità, il content marketing B2B può posizionarti come il massimo esperto nel tuo campo

Molti albergatori e fornitori di tecnologia alberghiera stanno promuovendo servizi/prodotti senza identificare la loro proposta di valore fondamentale. Il marketing B2B consiste nel raccontare la tua storia e spiegare la tua proposta di valore e i media B2B sono la strada perfetta per farlo.

I migliori canali di marketing B2B sono LinkedIn, PR, articoli e post di blog, white paper, webinar, case study, influencer marketing, relatori a conferenze, partecipazione a tavole rotonde, annunci di premi, annunci di acquisizione di nuovi clienti, ecc. Lo scenario migliore è il giusto equilibrio tra i vari formati.

Il Content Marketing B2B consente agli hotel di raggiungere travel manager aziendali, organizzatori di gruppi aziendali, organizzatori di conferenze e convegni, decisori aziendali, ecc. La domanda è: quanti albergatori e fornitori di tecnologia alberghiera utilizzano il Content Marketing B2B per coinvolgere e acquisire clienti?

Solo alcuni.”

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Il processo di risposta alle richieste di offerta aziendali

Il processo di risposta alle richieste di offerta (RFP) aziendali inizia con la verifica della validità dell'opportunità e si conclude con l'applicazione della tariffa concordata, la sua verifica e l'analisi del volume d'affari effettivamente generato dal cliente.

Gli hotel che ottengono buoni risultati non si fermano alla presentazione della proposta. Anche le misure adottate dopo l'accettazione sono importanti.

RFP (Richiesta di Proposta): Un invito formale da parte di un'azienda o della sua agenzia di viaggi, che chiede agli hotel di presentare offerte basate su tariffe e condizioni negoziate per il prossimo anno contrattuale.

Fare un passo Azione Disciplina delle scadenze
1. Qualificare Valuta la richiesta di offerta (RFP) in base al potenziale numero di pernottamenti, alla compatibilità con il periodo di necessità e alla tolleranza tariffaria prima di presentare l'offerta. Entro 48 ore dal ricevimento
2. Prezzo Crea l'offerta: struttura tariffaria, servizi inclusi, date di esclusione, condizioni di cancellazione Prima della scadenza della piattaforma, non su di essa
3. Rispondi Compilare tutti i campi; le offerte incomplete vengono scartate prima di essere lette da un essere umano. Scadenza della piattaforma
4. Carica Carica le tariffe accettate nel GDS e nello strumento di prenotazione del cliente con le inclusioni corrette. Prima dell'inizio dell'anno contrattuale, di solito il 1° gennaio
5. Revisione contabile Effettua una prenotazione di prova della tariffa tramite il canale del cliente per verificare che venga visualizzata e che i prezzi siano corretti. Prime due settimane dell'anno contrattuale
6. Revisione Confrontare la produzione con le stime trimestrali e segnalare eventuali discrepanze all'acquirente. Ogni trimestre

Non è necessario partecipare a ogni richiesta di offerta (RFP).

Se un cliente non genera un volume d'affari sufficientemente redditizio, rifiutarlo può essere la decisione migliore. Un cliente poco redditizio, tuttavia, comporta comunque lavoro attraverso l'applicazione di tariffe maggiorate, verifiche, reportistica e gestione del cliente.

Strategia di vendita aziendale per hotel: quale struttura tariffaria aziendale dovresti offrire?

Quale struttura tariffaria aziendale dovresti offrire?

LRA (Ultima disponibilità di camere): Una clausola tariffaria negoziata che garantisce al cliente aziendale la possibilità di prenotare alla tariffa concordata finché rimangono camere standard disponibili.

NLRA (Disponibilità di camere non di ultima disponibilità): Una tariffa negoziata che l'hotel può bloccare durante i periodi di alta stagione, proteggendo i ricavi in cambio di garanzie di disponibilità meno stringenti.

Utilizzate LRA con cautela. Funziona al meglio per i clienti importanti che generano un numero sufficiente di pernottamenti regolari da giustificare la concessione dell'accesso durante i periodi di maggiore affluenza.

Per i clienti di dimensioni più ridotte o con esigenze meno prevedibili, si consiglia di valutare le tariffe NLRA o le tariffe aziendali dinamiche. Una tariffa dinamica può offrire uno sconto percentuale fisso rispetto alla migliore tariffa disponibile (BAR) dell'hotel, a volte con un importo minimo.

Il rischio principale di un accordo LRA fisso si manifesta nelle notti di alta stagione. Il vostro hotel potrebbe essere costretto a vendere una camera alla tariffa concordata anche quando altri ospiti sarebbero disposti a pagare molto di più.

La soluzione non è evitare i contratti aziendali. Bisogna adeguare la tariffa e la garanzia di disponibilità al valore del conto.

Come si difende la tariffa quando i costi sono sotto pressione da parte dell'acquirente?

Gli acquirenti aziendali prestano molta attenzione ai costi di viaggio. La ricerca sui viaggi aziendali di Deloitte ha rilevato Il 54% dei responsabili viaggi ha indicato il costo tra i principali fattori che limitano i viaggi d'affari. Non ridurre immediatamente la tariffa della camera.

Una tariffa negoziata inferiore può influenzare tutte le prenotazioni effettuate con quella compagnia e può diventare il punto di partenza per la successiva negoziazione del contratto. È fondamentale tutelare prima la tariffa, poi utilizzare servizi inclusi di valore per rendere l'offerta più allettante.

In che modo la visibilità del GDS contribuisce ad acquisire prenotazioni aziendali?

GDS (Sistema di Distribuzione Globale): Le reti di prenotazione (Amadeus, Sabre, Travelport), le agenzie di viaggio e gli strumenti di prenotazione aziendali vengono utilizzati per trovare e prenotare tariffe alberghiere.

TMC (Agenzia di gestione viaggi): Un'agenzia che gestisce il programma di viaggi aziendali, inclusa la ricerca di hotel, il controllo delle prenotazioni e l'assistenza ai viaggiatori.

La visibilità offerta dal GDS (General Distribution System) è fondamentale per acquisire prenotazioni aziendali, poiché i viaggiatori gestiti prenotano tramite agenzie di viaggio e strumenti di prenotazione aziendali che prelevano tariffe e contenuti dal GDS. Di conseguenza, un hotel non correttamente caricato nel GDS risulta invisibile al momento dell'acquisto.

Interpretate quel numero in entrambi i sensi. Metà della domanda aziendale passa attraverso canali in cui la presenza nei GDS (Global Distribution System) è determinante. L'altra metà prenota come un ospite per piacere, ed è per questo che la vostra presenza tramite canale diretto e metasearch è ancora importante per il segmento aziendale.

Quindi, come fanno gli hotel indipendenti ad accedere al GDS? Per un hotel di catena, la connettività GDS è inclusa di serie. Per un hotel indipendente, invece, la connessione avviene tramite un'agenzia di rappresentanza o un fornitore di connettività GDS, pagando una combinazione di costi di abbonamento, commissioni di transazione e altri oneri.

Prima di investire, confronta i costi con il potenziale di successo che prevedi di ottenere.

Ad esempio, se un singolo cliente aziendale potesse generare 200 pernottamenti redditizi infrasettimanali all'anno, la connessione al GDS potrebbe risultare commercialmente vantaggiosa. Se invece la produzione prevista è molto bassa, i costi potrebbero essere più difficili da giustificare.

Come si verifica la propria presenza nel GDS? Collegarsi al GDS è solo il primo passo. Le informazioni mostrate ai viaggiatori d'affari devono essere corrette.

Supponiamo che la tariffa concordata includa la colazione, ma che l'annuncio sul GDS non la indichi. Il viaggiatore potrebbe pensare che la colazione sia a pagamento, scegliere un altro hotel o lamentarsi all'arrivo.

Verificate regolarmente le tariffe aziendali. Una volta al trimestre, chiedete a qualcuno di effettuare una prenotazione di prova per la vostra struttura tramite il terminale di un'agenzia di viaggi oppure chiedete a un referente di fiducia di inviarvi uno screenshot di ciò che viene visualizzato dal suo strumento di prenotazione.

Monitora mensilmente la tua produzione GDS e il rapporto visualizzazioni/prenotazioni: un elevato numero di visualizzazioni con poche prenotazioni segnala un problema di visualizzazione dei contenuti o delle tariffe, non un problema di domanda.

Come si acquisiscono contratti per l'organizzazione di gruppi e meeting da clienti aziendali?

Puoi acquisire più clienti per gruppi e meeting considerando ogni cliente aziendale come una potenziale fonte di eventi formativi, soggiorni di progetto e riunioni aziendali. L'azienda conosce già il tuo hotel, quindi hai un ottimo punto di partenza.

Un errore comune è quello di tenere separate le vendite aziendali da quelle MICE (Meeting, Incentives, Conferences, and Exhibitions). Un'unica azienda può occuparsi di prenotazioni per viaggiatori d'affari abituali, corsi di formazione per il personale, riunioni di vendita e team di progetto. Se ci si rivolge solo al responsabile viaggi, si rischia di perdere queste ulteriori opportunità.

Durante ogni revisione dell'account, chiedi: “"Chi si occupa di prenotare riunioni, sessioni di formazione e progetti all'interno della vostra azienda?"”

Ad esempio, un hotel di 140 camere situato vicino a un parco commerciale potrebbe incrementare il valore dei propri clienti acquisendo un gruppo di formazione mensile di dieci persone, oltre ai regolari soggiorni aziendali.

Le riunioni di piccole dimensioni spesso richiedono decisioni rapide. Imposta un obiettivo di risposta entro la giornata lavorativa per i lead qualificati e monitora sia i tempi di risposta che il tasso di conversione del gruppo.

Valuta attentamente il prezzo di ogni gruppo. I gruppi infrasettimanali a bassa richiesta possono essere redditizi, ma le prenotazioni nei periodi di maggiore affluenza dovrebbero compensare il volume d'affari più elevato che potrebbero sostituire.

Il ruolo di addetto alle vendite aziendali in una struttura di medie dimensioni o indipendente

Un hotel di medie dimensioni o indipendente non ha bisogno di un grande reparto vendite. Gli basta una sola persona che si occupi in modo chiaro delle vendite aziendali, che abbia del tempo dedicato alla ricerca di nuovi clienti e che ne analizzi regolarmente i risultati.

Gli hotel indipendenti non dispongono di un ufficio vendite globale, di un team di vendita di gruppo o di un ufficio RFP del marchio che invii loro contatti. Il lavoro di vendita deve comunque essere svolto, ma può essere gestito attraverso una semplice routine settimanale.

Mettere da parte:

  • Due mezze giornate a settimana dedicate alla ricerca di nuovi clienti e agli incontri con i clienti esistenti.
  • Un'ora a settimana per rivedere i prezzi con il responsabile delle entrate o il direttore generale.
  • Una revisione mensile della produzione e delle prestazioni dell'account
  • Tempo extra durante la stagione delle richieste di offerta per gestire le offerte e i rinnovi

Per un hotel con meno di 80 camere circa, le vendite aziendali possono essere gestite da una figura che ricopre sia il ruolo di Direttore Vendite e Marketing, sia quello di Direttore Generale. Fornitori esterni possono occuparsi della connettività GDS e della distribuzione tecnica.

Affidate a terzi lo sviluppo del sistema, non la gestione del rapporto con il cliente.

Assumete un responsabile vendite dedicato al settore aziendale quando le prenotazioni da parte di aziende e gruppi rappresentano una quota significativa dei pernottamenti o quando il portafoglio clienti diventa troppo ampio per essere gestito in modo adeguato.

Chiunque ricopra questo ruolo, gli fornisca tre parametri su cui basare l'analisi: tasso di materializzazione del portafoglio, spread ADR rispetto al BAR per conto e tasso di occupazione infrasettimanale rispetto all'anno precedente. Se tutti e tre i parametri si muovono nella direzione giusta, la strategia sta funzionando.

Domande frequenti sulla strategia di vendita aziendale per gli hotel

Una tariffa aziendale negoziata è una tariffa per camera concordata tra un hotel e un'azienda per un periodo determinato, di solito un anno solare. In genere è fissa o rappresenta uno sconto sulla migliore tariffa disponibile e prevede termini concordati come garanzie di disponibilità, servizi inclusi e condizioni di cancellazione.

La tariffa LRA (Last Room Availability) deve essere rispettata finché rimane una camera standard disponibile, anche nelle date di alta stagione. La tariffa NLRA (Non-Local Room Availability) può essere chiusa in caso di forte domanda. Riservate la tariffa LRA ai clienti principali con volumi elevati e offrite la tariffa NLRA o sconti dinamici ai clienti con volumi inferiori.

La stagione delle richieste di offerta (RFP) per i contratti aziendali annuali va all'incirca da agosto a novembre, con tariffe calcolate per un inizio a gennaio. Preparate la vostra lista di potenziali clienti, il listino prezzi e i dati di produzione entro luglio. Esistono opportunità fuori stagione durante tutto l'anno per la domanda basata su progetti e per le aziende senza programmi formali.

Puntate alla struttura del portafoglio piuttosto che al semplice conteggio dei numeri, ad esempio da tre a cinque conti principali con oltre 300 pernottamenti, da dieci a quindici conti in crescita tra 100 e 300 e una coda tattica con condizioni flessibili. Un numero minore di conti ben gestiti offre performance migliori rispetto a una lunga lista di tariffe maggiorate non verificate.

Verifica annualmente tre parametri: il tasso di occupazione rispetto al numero stimato di pernottamenti, la differenza tra la tariffa media giornaliera (ADR) e il prezzo a cui avresti venduto le stesse notti e la quota di mercato infrasettimanale. Un account con un tasso di occupazione inferiore al 50% per due anni consecutivi, nelle date in cui avresti comunque venduto, dovrebbe passare a una tariffa flessibile o uscire dal programma.

Conquistare clienti aziendali significa gestire i clienti come un portafoglio: puntare alle aziende giuste, adeguare le garanzie tariffarie ai volumi effettivi, rimanere prenotabili nei canali richiesti dagli acquirenti e dimostrare il proprio valore con dati di produzione. Per la propria struttura, questo significa iniziare a lavorare prima della stagione delle richieste di offerta, con un'analisi onesta di ciò che i clienti attuali effettivamente generano.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.