I sistemi di gestione degli ostelli sono soluzioni software utilizzate all'interno degli ostelli, al fine di svolgere compiti manageriali chiave e supervisionare le operazioni. In questo articolo puoi scoprire cosa sono questi sistemi, come funzionano, perché sono così utili, quali sono le loro caratteristiche principali e quanto costano.

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Perché gli ostelli hanno bisogno di sistemi di gestione degli ostelli?

I sistemi di gestione degli ostelli consentono a coloro che sono coinvolti nella gestione degli ostelli, così come ai loro dipendenti, di centralizzare informazioni e dati importanti. Questo, a sua volta, consente alle persone di svolgere un'ampia gamma di compiti comuni da un unico luogo, che possono essere particolarmente preziosi per migliorare l'efficienza.

Come con altre attività all'interno del settore dell'ospitalità, gli ostelli sono luoghi di lavoro affollati, in cui molti elementi diversi devono essere controllati contemporaneamente. Ciò potrebbe includere qualsiasi cosa, dalla gestione dell'inventario e delle prenotazioni, all'elaborazione dei pagamenti e alla vendita di prodotti o servizi aggiuntivi ai clienti.

I migliori sistemi di gestione degli ostelli non solo consentono ai proprietari di ostelli e ai membri del personale di gestire questi vari aspetti dell'attività da un'unica posizione, ma offrono anche la possibilità ai dipendenti di accedere al sistema da remoto e le informazioni aggiornate all'interno del sistema si aggiorneranno automaticamente per tutti lo usano.

Molte parti del industria del turismo sono stagionali e questo a volte può significare gestire picchi improvvisi della domanda, con personale limitato. I sistemi di gestione degli ostelli possono rendere il lavoro all'interno di un ostello sia più semplice che più efficiente, mentre le opzioni di automazione disponibili possono anche aiutare a liberare il personale per concentrarsi su altre parti del proprio lavoro.

Quali sono le funzioni principali dei sistemi di gestione degli ostelli?

Diversi sistemi di gestione di ostelli offriranno una gamma diversa di funzioni, ma ci sono una serie di funzionalità principali che potresti aspettarti di trovare nella maggior parte dei pacchetti software di questo tipo, come la possibilità di tenere traccia delle prenotazioni e della disponibilità attuale, o la possibilità di gestire diversi canali di distribuzione.

L'elaborazione dei pagamenti e la capacità di tenere traccia dei dati aziendali critici sono presenti anche nella maggior parte dei sistemi di gestione degli ostelli, mentre alcune delle offerte di fascia alta possono includere funzionalità che potresti aspettarti di trovare nei sistemi di punti vendita, come l'elaborazione dei pagamenti e la centralizzazione delle metriche delle prestazioni e dei dati aziendali.

Di seguito, puoi saperne di più su alcune delle funzionalità più importanti:

Prenotazioni e gestione dell'inventario

La gestione dell'inventario è una parte importante della gestione di qualsiasi alloggio, ma può essere particolarmente importante all'interno degli ostelli, perché queste proprietà possono vendere letti singoli e dormitori privati. Ciò richiede che i responsabili controllino attentamente il modo in cui vengono gestite le prenotazioni, in modo da massimizzare le entrate.

Oltre a ciò, le prenotazioni devono essere gestite in modo che le tariffe possano essere adattate in base ai livelli attuali della domanda, in modo da evitare doppie prenotazioni e in modo che tutti i canali di distribuzione mostrino le corrette informazioni sulla disponibilità. Questo può aiutare a evitare il tipo di errori costosi che influiscono sulla reputazione di un ostello.

I sistemi di gestione degli ostelli generalmente includono opzioni per gestire le prenotazioni, vedere i dati nei libri e apportare modifiche ai prezzi. Inoltre, potrebbero esserci anche opzioni per gestire altro inventario, come attrezzature o cibo e bevande, al fine di prevenire situazioni in cui prodotti o articoli importanti sono esauriti.

Gestione del canale

Molti sistemi di gestione di ostelli includono le funzioni primarie associate a un ostello o gestore del canale dell'hotel. Ciò significa che gli utenti avranno in genere la possibilità di supervisionare le inserzioni attraverso i vari canali di distribuzione utilizzati, che potrebbero includere agenzie di viaggio online, meta motori di ricerca di hotel, piattaforme di social media e altro ancora.

La funzionalità di channel manager all'interno del software di gestione dell'ostello ti consentirà di automatizzare alcune delle attività chiave associate alla gestione di questi canali di distribuzione, come l'adeguamento dei prezzi in base alla disponibilità.

Le soluzioni di alta qualità forniranno l'integrazione con centinaia di canali di distribuzione, insieme alla possibilità di monitorare le prestazioni. Inoltre, utilizzando i sistemi di gestione degli ostelli, dovrebbe essere possibile aggiornare informazioni come disponibilità e prezzi e applicare queste modifiche su tutta la linea.

Video: cos'è un Channel Manager? 

 

Gestione delle operazioni

Un'altra caratteristica importante vista nella maggior parte dei sistemi di gestione degli ostelli è la gestione delle operazioni, che consente agli ostelli e a forme simili di alloggio di supervisionare molte delle operazioni fondamentali che devono verificarsi quotidianamente affinché l'azienda funzioni con successo.

Utilizzando questa caratteristica particolare, è solitamente possibile aggiungere compiti specifici che devono essere completati a un programma di lavoro e allocare tali compiti a diversi dipartimenti oa diversi singoli membri del personale. Questo può essere particolarmente utile per gestire e coordinare le varie attività di pulizia.

In situazioni in cui ci sono più ostelli da gestire, le diverse proprietà possono essere suddivise all'interno della piattaforma, in modo che tutte le operazioni siano gestite in modo efficiente. Le metriche delle prestazioni possono anche essere visualizzate qui, il che può aiutare ad avvisare i dipendenti delle aree in cui l'ostello potrebbe non riuscire a raggiungere gli obiettivi.

Quali sono alcune delle funzioni aggiuntive dei sistemi di gestione degli ostelli?

Quando si confrontano e si confrontano diversi sistemi di gestione degli ostelli sul mercato, ci sono alcune funzionalità aggiuntive che potresti voler prendere in considerazione, come le seguenti:

Sistema di prenotazione diretta

Gli ostelli, come altre parti del settore dell'ospitalità, tendono a utilizzare più canali di distribuzione per massimizzare la copertura. Tuttavia, le prenotazioni dirette saranno di gran lunga il canale più redditizio, perché queste prenotazioni non sono soggette alle commissioni comunemente associate alle prenotazioni delle agenzie di viaggio online.

Con questo in mente, alcuni dei migliori sistemi di gestione degli ostelli includono una piattaforma di prenotazione diretta, che può essere utilizzata per attirare le prenotazioni dei clienti su Internet. La pagina di prenotazione principale può essere inserita nel sito web dell'ostello, promossa sui social media e collegata all'email marketing e ad altri contenuti di marketing.

I sistemi di prenotazione possono offrire agli ostelli eccellenti opportunità di upsell o cross-sell nei momenti più opportuni e possono anche essere forniti strumenti di assistenza clienti. Inoltre, attirare prenotazioni dirette può aiutare gli ostelli ad avere un maggiore controllo sui dati dei clienti, semplificando notevolmente gli sforzi di remarketing.

Sistema POS

UN sistema di punti vendita, o sistema POS, viene utilizzato per elaborare i pagamenti e questo è essenziale per qualsiasi ostello che venda prodotti o servizi aggiuntivi, che si tratti di cibo, bevande o accesso a strutture aggiuntive. Un sistema di gestione degli ostelli che include funzionalità del sistema POS consentirà agli ostelli di elaborare e tenere traccia dei pagamenti dei clienti.

Un moderno sistema POS dovrebbe essere sempre connesso a un sistema di gestione della proprietà, perché questo crea una maggiore coerenza con i dati e garantisce che le informazioni siano sempre aggiornate. Anche nelle situazioni in cui il sistema di gestione dell'ostello non dispone di un sistema POS integrato, dovrebbe essere in grado di integrarsi con un'applicazione esterna.

Responsabile CRM e marketing

I più completi sistemi di gestione degli ostelli possono offrire strumenti di gestione delle relazioni con i clienti. Ciò potrebbe includere i profili dei clienti, consentendo di acquisire, archiviare e richiamare la comunicazione tra le persone e il personale del servizio clienti dell'ostello. I profili potrebbero anche includere le preferenze personali degli ospiti passati.

Nel frattempo, questa funzionalità CRM può integrarsi anche con strumenti di gestione del marketing più ampi. In pratica, ciò potrebbe consentire a un ostello di inviare messaggi di marketing su misura ai clienti, in modo che vengano presentate loro offerte che hanno maggiori probabilità di attrarli, sulle piattaforme a cui è più probabile che siano ricettivi.

Quanto costano i sistemi di gestione degli ostelli?

Il prezzo dei sistemi di gestione degli ostelli può variare in modo significativo, soprattutto in un'epoca in cui il modello Software as a Service (SaaS) sta diventando più comune. Ciò significa che, in alcuni casi, il software non viene acquistato a titolo definitivo ma viene invece pagato tramite un canone di abbonamento mensile o annuale continuo.

È probabile che il software di fascia alta pagato in abbonamento abbia un costo compreso tra $20 e $70 al mese. Per l'implementazione in locale, in cui il software viene acquistato a titolo definitivo, è probabile che le soluzioni costino fino a $50 e potrebbero essere ben superiori a $100. Esistono opzioni gratuite e potrebbero essere abbastanza buone per chi ha requisiti molto elementari, ma queste opzioni tendono ad avere funzionalità limitate ed è probabile che anche la qualità del supporto offerto sia inferiore.

Sistemi POS e software per la gestione degli ostelli

I sistemi di gestione degli ostelli spesso condividono funzionalità o offrono integrazione con i sistemi POS, utilizzati principalmente per elaborare i pagamenti dei clienti. Tuttavia, l'importanza e il valore complessivi dei sistemi POS all'interno del settore dell'ospitalità si estendono ben oltre, soprattutto perché possono essere utilizzati per aggiornare e centralizzare i dati aziendali cruciali.

Puoi esplorare l'argomento dei sistemi POS e i modi in cui sono preziosi per ostelli, hotel e strutture simili leggendo "Sistemi POS: panoramica e importanza nel settore dell'ospitalità".

Sistemi di gestione degli ostelli e il valore del CRM

Un'altra area chiave in cui i sistemi di gestione degli ostelli possono contribuire al successo quotidiano di un'azienda è attraverso la gestione delle relazioni con i clienti. Questo è essenziale per gestire le comunicazioni con i clienti, comprendere le esigenze e i desideri specifici del tuo pubblico di destinazione e offrire il tipo di esperienza personalizzata che le persone desiderano.

Questo argomento e le questioni correlate vengono approfonditi nell'articolo, con approfondimenti di esperti e opinioni di professionisti che lavorano nel settore "Un CRM è essenziale per fornire esperienze alberghiere personalizzate?".

Sistemi di gestione degli ostelli e altri software essenziali

Sebbene i sistemi di gestione degli ostelli svolgano molteplici funzioni, è improbabile che siano l'unica soluzione software utilizzata da una struttura di successo di questo tipo. Alcune delle altre applicazioni o pacchetti che potrebbero essere necessari includono un gestore del canale di distribuzione, un sistema di gestione delle entrate e un software di gestione della reputazione.

Molte più informazioni sui software essenziali per la gestione delle proprietà e la soddisfazione dei clienti si possono trovare nell'articolo intitolato “5 soluzioni software di gestione alberghiera di cui ogni hotel ha bisogno”.

I vantaggi del software di gestione di hotel e ostelli

Quando si tratta di utilizzare il software di gestione degli ostelli e le soluzioni software equivalenti per la gestione degli hotel, ci sono molti vantaggi notevoli, come l'opportunità di ridurre i costi di manodopera, aumentare il potenziale di guadagno, ottimizzare i processi comuni e offrire un'esperienza superiore agli ospiti.

Puoi leggere di più su questo argomento e conoscere i vantaggi specifici associati all'utilizzo del software di gestione di hotel o ostelli nel "Software di gestione alberghiera: quali sono i vantaggi per gli hotel?" articolo.

I sistemi di gestione degli ostelli funzionano come soluzioni software multiuso per coloro che gestiscono ostelli o forme simili di sistemazione degli ospiti. In genere includono una varietà di funzionalità, come strumenti di gestione delle operazioni, opzioni POS, funzionalità CRM e la possibilità di gestire più canali di distribuzione.

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