Os sistemas de gestão de hostels são soluções de software utilizadas dentro de hostels, com o objetivo de realizar as principais tarefas de gestão e supervisionar as operações. Neste artigo, você pode aprender sobre o que são esses sistemas, como funcionam, por que são tão úteis, quais são seus principais recursos e quanto custam.

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Por que os hostels precisam de sistemas de gerenciamento de hostels?

Os sistemas de gestão de hostels permitem que os envolvidos na gestão de hostels – assim como seus funcionários – centralizem informações e dados importantes. Isso, por sua vez, permite que os indivíduos realizem uma ampla gama de tarefas comuns em um único local, o que pode ser especialmente valioso para melhorar a eficiência.

Tal como acontece com outras empresas do indústria de hospitalidade, os albergues são locais de trabalho movimentados, onde muitos elementos diferentes precisam ser supervisionados ao mesmo tempo. Isso pode incluir tudo, desde o gerenciamento de estoque e reservas até o processamento de pagamentos e a venda de produtos ou serviços adicionais aos clientes.

Os melhores sistemas de gestão de hostels não só permitem que proprietários de hostels e funcionários gerenciem esses vários aspectos do negócio a partir de um único local, mas também oferecem a possibilidade de os funcionários acessarem o sistema remotamente, e as informações atualizadas dentro do sistema serão atualizadas automaticamente para todo mundo usando.

Muitas partes do indústria de viagens são sazonais, e isso às vezes pode significar lidar com picos repentinos de demanda, com equipe limitada. Os sistemas de gerenciamento de albergues podem tornar o trabalho dentro de um albergue mais fácil e eficiente, enquanto as opções de automação disponíveis também podem ajudar a liberar a equipe para se concentrar em outras partes de seu trabalho.

Quais são as principais funções dos sistemas de gestão de hostels?

Diferentes sistemas de gerenciamento de albergues oferecerão uma gama diferente de funções, mas há vários recursos principais que você pode esperar encontrar na maioria dos pacotes de software desse tipo, como a capacidade de acompanhar as reservas e a disponibilidade atual ou o potencial para gerenciar diferentes canais de distribuição.

O processamento de pagamentos e a capacidade de rastrear dados críticos de negócios também são vistos na maioria dos sistemas de gerenciamento de albergues, enquanto algumas das ofertas de primeira linha podem incluir recursos que você pode esperar encontrar em sistemas de ponto de venda, como processamento de pagamentos e a centralização de métricas de desempenho e dados de negócios.

Abaixo, você pode saber mais sobre alguns dos recursos mais importantes:

Reservas e gerenciamento de estoque

O gerenciamento de estoque é uma parte importante do gerenciamento de qualquer acomodação, mas pode ser especialmente vital em albergues, porque essas propriedades podem vender camas individuais e dormitórios privativos. Isso exige que os responsáveis supervisionem cuidadosamente a maneira como as reservas são tratadas, para que a receita possa ser maximizada.

Além disso, as reservas precisam ser gerenciadas para que as tarifas possam ser ajustadas com base nos níveis atuais de demanda, para que as reservas duplas sejam evitadas e para que todos os canais de distribuição mostrem as informações corretas de disponibilidade. Isso pode ajudar a evitar o tipo de erros dispendiosos que afetam a reputação de um hostel.

Os sistemas de gerenciamento de albergues geralmente incluem opções para gerenciar reservas, ver dados nos livros e fazer ajustes nos preços. Além disso, também pode haver opções para gerenciar outros estoques, como equipamentos ou alimentos e bebidas, a fim de evitar situações em que produtos ou itens importantes estejam fora de estoque.

Gestão de canais

Muitos sistemas de gestão de albergues incluem as funções primárias associadas a um albergue ou gerente de canal hoteleiro. Isso significa que os usuários normalmente terão a capacidade de supervisionar listagens nos vários canais de distribuição usados, que podem incluir agências de viagens on-line, mecanismos de meta pesquisa de hotéis, plataformas de mídia social e muito mais.

A funcionalidade de gerenciamento de canais no software de gerenciamento de albergues permitirá que você automatize algumas das principais tarefas associadas ao gerenciamento desses canais de distribuição, como ajustar os preços com base na disponibilidade.

Soluções de alta qualidade fornecerão integração com centenas de canais de distribuição, juntamente com a capacidade de acompanhar o desempenho. Além disso, usando sistemas de gerenciamento de albergues, deve ser possível atualizar informações como disponibilidade e preços e fazer com que essas alterações sejam aplicadas em todos os níveis.

Vídeo: O que é um Channel Manager? 

 

Gerenciamento de operações

Outra característica importante vista na maioria dos sistemas de gerenciamento de albergues é o gerenciamento de operações, que permite que albergues e formas semelhantes de acomodação supervisionem muitas das operações fundamentais que precisam ocorrer no dia-a-dia para que o negócio funcione com sucesso.

Usando esse recurso específico, geralmente é possível adicionar tarefas específicas que precisam ser concluídas a um cronograma de trabalho e alocar essas tarefas a diferentes departamentos ou a diferentes membros da equipe. Isso pode ser especialmente útil para gerenciar e coordenar as várias tarefas de limpeza.

Em situações em que há vários hostels para gerenciar, as diferentes propriedades podem ser divididas dentro da plataforma, para que todas as operações sejam tratadas com eficiência. As métricas de desempenho também podem estar disponíveis para visualização aqui, o que pode ajudar a alertar os funcionários para áreas em que o albergue pode estar falhando em atingir as metas.

Quais são algumas das funções adicionais dos sistemas de gerenciamento de albergues?

Ao comparar e contrastar diferentes sistemas de gerenciamento de hostels no mercado, existem alguns recursos adicionais que você pode considerar, como os seguintes:

Sistema de reservas diretas

Os albergues, como outras partes do setor de hospitalidade, tendem a utilizar vários canais de distribuição para maximizar o alcance. No entanto, as reservas diretas serão de longe o canal mais lucrativo, porque essas reservas não estão sujeitas às taxas de comissão comumente associadas às reservas de agências de viagens online.

Com isso em mente, alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de hostels incluem uma plataforma de reservas diretas, que pode ser usada para atrair reservas de clientes pela internet. A página principal de reservas pode ser colocada no site do hostel, promovida nas redes sociais e vinculada em e-mail marketing e outros conteúdos de marketing.

Os sistemas de reservas podem proporcionar aos hostels excelentes oportunidades de upsell ou cross selling nos momentos mais oportunos, e também podem ser fornecidas ferramentas de suporte ao cliente. Além disso, atrair reservas diretas pode ajudar os hostels a ter maior controle sobre os dados dos clientes, tornando os esforços de remarketing significativamente mais fáceis.

Sistema PDV

UMA sistema de ponto de venda, ou sistema POS, é usado para processar pagamentos e isso é essencial para qualquer hostel que venda produtos ou serviços adicionais, sejam alimentos, bebidas ou acesso a instalações adicionais. Um sistema de gerenciamento de albergues que inclua recursos do sistema POS permitirá que os albergues processem e rastreiem os pagamentos dos clientes.

Um sistema de PDV moderno deve estar sempre conectado a um sistema de gestão de propriedades, pois isso cria maior consistência com os dados e garante que as informações estejam sempre atualizadas. Mesmo em situações em que o sistema de gestão do hostel não tenha um sistema POS integrado, ele deve ser capaz de se integrar a um aplicativo externo.

Gerente de CRM e Marketing

Os sistemas de gestão de hostels mais abrangentes podem oferecer ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente. Isso pode incluir perfis de clientes, permitindo que a comunicação entre os indivíduos e a equipe de atendimento ao cliente do albergue seja capturada, armazenada e reencaminhada. Os perfis também podem incluir as preferências pessoais de hóspedes anteriores.

Enquanto isso, essa funcionalidade de CRM também pode se integrar a ferramentas de gerenciamento de marketing mais amplas. Na prática, isso pode permitir que um hostel envie mensagens de marketing personalizadas para os clientes, para que eles recebam ofertas com maior probabilidade de atraí-los, nas plataformas às quais são mais receptivos.

Quanto custam os sistemas de gerenciamento de albergues?

O preço dos sistemas de gerenciamento de albergues pode variar significativamente, especialmente em uma época em que o modelo de Software como Serviço (SaaS) está se tornando mais comum. Isso significa que, em alguns casos, o software não é adquirido diretamente, mas sim pago por meio de uma taxa de assinatura mensal ou anual contínua.

O software de ponta pago por assinatura provavelmente custará algo em torno de $20 a $70 por mês. Para implantação no local, onde o software é adquirido diretamente, as soluções provavelmente custarão mais de $50 e podem ser bem mais de $100. Existem opções gratuitas e podem ser boas o suficiente para aqueles com requisitos muito básicos, mas essas opções tendem a ter recursos limitados e a qualidade do suporte oferecido provavelmente também será menor.

Sistemas POS e Software de Gestão de Albergue

Os sistemas de gerenciamento de albergues geralmente compartilham recursos ou oferecem integração com sistemas POS, que são usados principalmente para processar pagamentos de clientes. No entanto, a importância geral e o valor dos sistemas POS no setor de hospitalidade vão muito além, especialmente porque podem ser usados para atualizar e centralizar dados cruciais da empresa.

Você pode explorar o tópico de sistemas POS e as maneiras pelas quais eles são valiosos para albergues, hotéis e propriedades similares lendo “Sistemas POS: Visão geral e importância no setor de hospitalidade”.

Sistemas de gestão de albergues e o valor do CRM

Outra área chave onde os sistemas de gestão de hostels podem contribuir para o sucesso diário de um negócio é através da gestão de relacionamento com o cliente. Isso é essencial para gerenciar as comunicações com o cliente, entender as necessidades e desejos específicos do seu público-alvo e fornecer o tipo de experiência personalizada que as pessoas desejam.

Este tópico e questões relacionadas são mais explorados, com insights de especialistas e opiniões de profissionais que trabalham no setor, no artigo “Um CRM é essencial para oferecer experiências de hotel personalizadas?”.

Sistemas de gerenciamento de albergues e outros softwares essenciais

Embora os sistemas de gerenciamento de albergues sirvam a várias funções, é improvável que sejam a única solução de software utilizada por uma propriedade bem-sucedida desse tipo. Alguns dos outros aplicativos ou pacotes que podem ser necessários incluem um gerenciador de canal de distribuição, um sistema de gerenciamento de receita e um software de gerenciamento de reputação.

Muito mais informações sobre o software essencial para gerenciar propriedades e manter os clientes satisfeitos podem ser encontradas no artigo intitulado “5 soluções de software de gestão hoteleira que todo hotel precisa”.

Os benefícios do software de gerenciamento de hotéis e albergues

Quando se trata do uso de software de gerenciamento de albergues e soluções equivalentes de software de gerenciamento de hotéis, há muitos benefícios notáveis, como a oportunidade de reduzir custos trabalhistas, aumentar o potencial de geração de receita, simplificar processos comuns e oferecer uma experiência superior ao hóspede.

Você pode ler mais sobre este tópico e aprender sobre os benefícios específicos associados ao uso de software de gerenciamento de hotéis ou albergues no “Hotel Management Software: Quais são os benefícios para os hotéis?” artigo.

Os sistemas de gestão de hostels funcionam como soluções de software multifuncionais para aqueles que operam hostels ou formas semelhantes de alojamento para hóspedes. Eles normalmente incluem uma variedade de recursos, como ferramentas de gerenciamento de operações, opções de PDV, funcionalidade de CRM e a capacidade de gerenciar vários canais de distribuição.

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