Hostel-Management-Systeme sind Softwarelösungen, die innerhalb von Hostels verwendet werden, um wichtige Managementaufgaben zu erfüllen und den Betrieb zu überwachen. In diesem Artikel erfahren Sie, was diese Systeme sind, wie sie funktionieren, warum sie so nützlich sind, was ihre Hauptfunktionen sind und wie viel sie kosten.

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Warum brauchen Hostels Hostel-Management-Systeme?

Hostel-Management-Systeme ermöglichen es den an der Verwaltung von Hostels Beteiligten – sowie deren Mitarbeitern – wichtige Informationen und Daten zu zentralisieren. Dies wiederum ermöglicht es Einzelpersonen, eine Vielzahl von gemeinsamen Aufgaben von einem einzigen Ort aus auszuführen, was für die Effizienzsteigerung besonders wertvoll sein kann.

Wie bei anderen Unternehmen innerhalb der Gastgewerbe, Hostels sind arbeitsreiche Arbeitsplätze, an denen viele verschiedene Elemente gleichzeitig beaufsichtigt werden müssen. Dies kann alles umfassen, von der Verwaltung von Inventar und Reservierungen bis hin zur Verarbeitung von Zahlungen und dem Verkauf zusätzlicher Produkte oder Dienstleistungen an Kunden.

Die besten Herbergsverwaltungssysteme ermöglichen nicht nur Herbergsbesitzern und Mitarbeitern, diese verschiedenen Aspekte des Geschäfts von einem Ort aus zu verwalten, sie bieten auch die Möglichkeit für Mitarbeiter, aus der Ferne auf das System zuzugreifen, und Informationen, die innerhalb des Systems aktualisiert werden, werden automatisch aktualisiert für jeder benutzt es.

Viele Teile der Reiseindustrie sind saisonabhängig, und dies kann manchmal bedeuten, dass plötzliche Nachfragespitzen mit begrenztem Personal bewältigt werden können. Hostel-Management-Systeme können die Arbeit in einem Hostel sowohl einfacher als auch effizienter machen, während die verfügbaren Automatisierungsoptionen auch dazu beitragen können, dass sich die Mitarbeiter auf andere Teile ihrer Arbeit konzentrieren können.

Was sind die Hauptfunktionen von Hostel-Management-Systemen?

Verschiedene Hostel-Management-Systeme bieten einen unterschiedlichen Funktionsumfang, aber es gibt eine Reihe von Kernfunktionen, die Sie in den meisten Softwarepaketen dieser Art erwarten würden, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Reservierungen und aktuelle Verfügbarkeiten zu verfolgen, oder das Potenzial, verschiedene Vertriebskanäle zu verwalten.

Die Zahlungsabwicklung und die Möglichkeit, kritische Geschäftsdaten zu verfolgen, sind auch in den meisten Hostel-Managementsystemen vorhanden, während einige der Spitzenangebote Funktionen enthalten können, die Sie möglicherweise von einem Kassensystem erwarten, wie z. B. Zahlungsabwicklung und die Zentralisierung von Leistungskennzahlen und Geschäftsdaten.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über einige der wichtigsten Funktionen:

Reservierungen & Bestandsverwaltung

Die Bestandsverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung von Unterkünften, kann jedoch in Hostels besonders wichtig sein, da diese Unterkünfte möglicherweise einzelne Betten und private Schlafsäle verkaufen. Dies erfordert von den Verantwortlichen, die Art und Weise, wie Reservierungen gehandhabt werden, sorgfältig zu überwachen, damit die Einnahmen maximiert werden können.

Darüber hinaus müssen Reservierungen verwaltet werden, damit die Preise an die aktuelle Nachfrage angepasst werden können, Doppelbuchungen vermieden werden und alle Vertriebskanäle die richtigen Verfügbarkeitsinformationen anzeigen. Dies kann dazu beitragen, kostspielige Fehler zu vermeiden, die sich auf den Ruf eines Hostels auswirken.

Hostel-Verwaltungssysteme bieten im Allgemeinen Optionen zur Verwaltung von Reservierungen, zum Einsehen von Daten in den Büchern und zum Vornehmen von Preisanpassungen. Darüber hinaus könnte es auch Optionen geben, andere Bestände wie Ausrüstung oder Lebensmittel und Getränke zu verwalten, um Situationen zu vermeiden, in denen wichtige Produkte oder Artikel nicht vorrätig sind.

Kanalverwaltung

Viele Herbergsverwaltungssysteme umfassen die Hauptfunktionen, die mit einer Herberge verbunden sind oder Hotel Channel Manager. Dies bedeutet, dass Benutzer in der Regel die Möglichkeit haben, Einträge über die verschiedenen verwendeten Vertriebskanäle hinweg zu überwachen, zu denen Online-Reisebüros, Hotel-Metasuchmaschinen, Social-Media-Plattformen und mehr gehören können.

Die Channel-Manager-Funktionalität Ihrer Hostel-Management-Software ermöglicht es Ihnen, einige der wichtigsten Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung dieser Vertriebskanäle zu automatisieren, wie z. B. die Anpassung der Preise an die Verfügbarkeit.

Hochwertige Lösungen ermöglichen die Integration mit Hunderten von Vertriebskanälen sowie die Möglichkeit, die Leistung zu verfolgen. Darüber hinaus sollte es mithilfe von Hostel-Management-Systemen möglich sein, Informationen wie Verfügbarkeit und Preise zu aktualisieren und diese Änderungen flächendeckend anzuwenden.

Video: Was ist ein Channel-Manager? 

 

Betriebsführung

Ein weiteres wichtiges Merkmal der meisten Hostel-Managementsysteme ist das Betriebsmanagement, das es Hostels und ähnlichen Unterkünften ermöglicht, viele der grundlegenden Vorgänge zu überwachen, die für den erfolgreichen Betrieb des Unternehmens täglich erforderlich sind.

Mit dieser speziellen Funktion ist es in der Regel möglich, bestimmte zu erledigende Aufgaben in einen Arbeitsplan aufzunehmen und diese Aufgaben verschiedenen Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen. Dies kann besonders nützlich sein, um die verschiedenen Housekeeping-Aufgaben zu verwalten und zu koordinieren.

In Situationen, in denen mehrere Hostels verwaltet werden müssen, können die verschiedenen Unterkünfte innerhalb der Plattform aufgeteilt werden, sodass alle Vorgänge effizient abgewickelt werden können. Hier können auch Leistungskennzahlen angezeigt werden, die Mitarbeiter auf Bereiche aufmerksam machen können, in denen das Hostel die Ziele möglicherweise nicht erreicht.

Was sind einige der zusätzlichen Funktionen von Hostel-Management-Systemen?

Wenn Sie verschiedene Hostel-Management-Systeme auf dem Markt vergleichen und gegenüberstellen, gibt es einige zusätzliche Funktionen, die Sie möglicherweise berücksichtigen möchten, wie zum Beispiel die folgenden:

Direktbuchungssystem

Hostels, wie andere Teile des Gastgewerbes, neigen dazu, mehrere Vertriebskanäle zu nutzen, um die Reichweite zu maximieren. Direktbuchungen werden jedoch mit Abstand der profitabelste Kanal sein, da diese Buchungen nicht den Provisionsgebühren unterliegen, die üblicherweise mit Online-Reisebürobuchungen verbunden sind.

Vor diesem Hintergrund enthalten einige der besten Hostel-Managementsysteme eine Direktbuchungsplattform, mit der Kunden über das Internet gebucht werden können. Die Hauptbuchungsseite kann auf der Hostel-Website platziert, in sozialen Medien beworben und in E-Mail-Marketing und anderen Marketinginhalten verlinkt werden.

Buchungssysteme bieten Hostels hervorragende Möglichkeiten zum Up- oder Cross-Selling zu den günstigsten Zeitpunkten, und auch Kundensupport-Tools können bereitgestellt werden. Darüber hinaus kann die Gewinnung von Direktbuchungen den Hostels helfen, mehr Kontrolle über die Kundendaten zu haben, was die Remarketing-Bemühungen erheblich erleichtert.

Kassensystem

EIN Kassensystem, oder POS-System, wird verwendet, um Zahlungen abzuwickeln, und dies ist für jedes Hostel unerlässlich, das zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen verkauft, sei es Essen, Getränke oder Zugang zu zusätzlichen Einrichtungen. Ein Hostel-Managementsystem mit POS-Systemfunktionen ermöglicht es Hostels, Kundenzahlungen zu verarbeiten und zu verfolgen.

Ein modernes Kassensystem sollte immer an ein Hausverwaltungssystem angeschlossen werden, denn das schafft eine höhere Datenkonsistenz und sorgt für immer aktuelle Informationen. Auch in Situationen, in denen das Hostel-Management-System kein integriertes POS-System hat, sollte es in eine externe Anwendung integriert werden können.

CRM- und Marketingmanager

Die umfassendsten Hostel-Management-Systeme bieten möglicherweise Tools für das Kundenbeziehungsmanagement. Dazu können Kundenprofile gehören, die es ermöglichen, die Kommunikation zwischen Einzelpersonen und den Kundendienstmitarbeitern des Hostels zu erfassen, zu speichern und darauf zurückzugreifen. Profile könnten auch die persönlichen Vorlieben früherer Gäste enthalten.

In der Zwischenzeit kann diese CRM-Funktionalität auch in breitere Marketing-Management-Tools integriert werden. In der Praxis könnte dies einem Hostel ermöglichen, maßgeschneiderte Marketingbotschaften an Kunden zu senden, sodass ihnen Angebote präsentiert werden, die sie am wahrscheinlichsten ansprechen, auf den Plattformen, für die sie am wahrscheinlichsten empfänglich sind.

Wie viel kosten Hostel-Management-Systeme?

Der Preis von Hostel-Management-Systemen kann erheblich variieren, insbesondere in einer Zeit, in der das Software-as-a-Service-Modell (SaaS) immer häufiger wird. Dies bedeutet, dass Software in einigen Fällen nicht direkt erworben wird, sondern durch eine kontinuierliche monatliche oder jährliche Abonnementgebühr bezahlt wird.

Top-End-Software, die auf Abonnementbasis bezahlt wird, kostet wahrscheinlich irgendwo im Bereich von $20 bis $70 pro Monat. Für die lokale Bereitstellung, bei der Software direkt gekauft wird, kosten Lösungen wahrscheinlich mehr als $50 und könnten deutlich über $100 liegen. Es gibt kostenlose Optionen, die möglicherweise für Benutzer mit sehr einfachen Anforderungen ausreichend sind, aber diese Optionen haben in der Regel begrenzte Funktionen und die Qualität des angebotenen Supports ist wahrscheinlich ebenfalls geringer.

POS-Systeme und Hostel-Management-Software

Hostel-Verwaltungssysteme teilen oft Funktionen oder bieten eine Integration mit POS-Systemen, die hauptsächlich zur Verarbeitung von Kundenzahlungen verwendet werden. Die allgemeine Bedeutung und der Wert von POS-Systemen in der Hotellerie gehen jedoch weit darüber hinaus, insbesondere da sie zur Aktualisierung und Zentralisierung wichtiger Unternehmensdaten verwendet werden können.

Sie können das Thema POS-Systeme und ihren Wert für Hostels, Hotels und ähnliche Einrichtungen erkunden, indem Sie lesen „POS-Systeme: Überblick und Bedeutung in der Hotellerie“.

Hostel-Management-Systeme und der Wert von CRM

Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem Hostel-Management-Systeme zum täglichen Erfolg eines Unternehmens beitragen können, ist das Kundenbeziehungsmanagement. Dies ist unerlässlich, um die Kundenkommunikation zu verwalten, die spezifischen Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Zielgruppe zu verstehen und die Art von personalisierter Erfahrung zu liefern, die sich die Leute wünschen.

Dieses Thema und verwandte Themen werden im Artikel mit Experteneinblicken und Meinungen von Fachleuten der Branche weiter untersucht „Ist ein CRM für die Bereitstellung personalisierter Hotelerlebnisse unerlässlich?“.

Hostel-Management-Systeme und andere wichtige Software

Obwohl Hostel-Management-Systeme mehrere Funktionen erfüllen, sind sie wahrscheinlich nicht die einzige Softwarelösung, die von einem erfolgreichen Hotel dieser Art verwendet wird. Einige der anderen Anwendungen oder Pakete, die möglicherweise benötigt werden, umfassen einen Vertriebskanalmanager, ein Einnahmenverwaltungssystem und eine Reputationsverwaltungssoftware.

Viele weitere Informationen zu der unverzichtbaren Software für die Verwaltung von Immobilien und die Zufriedenheit der Kunden finden Sie im Artikel mit dem Titel „5 Hotelmanagement-Softwarelösungen, die jedes Hotel braucht“.

Die Vorteile von Hotel- und Hostel-Management-Software

Wenn es um den Einsatz von Hostel-Management-Software und entsprechenden Hotel-Management-Softwarelösungen geht, gibt es viele bemerkenswerte Vorteile, wie z.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema und erfahren Sie mehr über die spezifischen Vorteile, die mit der Verwendung von Hotel- oder Hostel-Management-Software verbunden sind, im „Hotelmanagement-Software: Was sind die Vorteile für Hotels?“ Artikel.

Hostel-Management-Systeme fungieren als vielseitige Softwarelösungen für den Betreiber von Hostels oder ähnlichen Gastbetrieben. Sie umfassen in der Regel eine Vielzahl von Funktionen wie Betriebsmanagement-Tools, POS-Optionen, CRM-Funktionalität und die Möglichkeit, mehrere Vertriebskanäle zu verwalten.

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