Un folio de hotel es un documento financiero detallado que detalla los gastos incurridos por el huésped durante su estancia. Estos documentos detallados suelen crearse y almacenarse digitalmente, lo que permite realizar cambios en tiempo real.

Los folios de hotel desempeñan un papel fundamental para brindar transparencia a los huéspedes y una facturación precisa. La precisión y la transparencia son clave para una experiencia positiva del huésped y la integridad de las finanzas de su hotel.

En este artículo, podrá conocer los componentes principales de un folio de hotel, la tecnología que está transformando la forma en que se gestionan los folios de hotel y algunas estrategias útiles para diferentes tipos de hoteles.

Tabla de contenido:

Entendiendo el portafolio de un hotel: la base de la gestión financiera de los huéspedes

Un folio de hotel es un registro continuo de los gastos en los que incurre un huésped durante su estancia. Incluye elementos como el precio de la habitación, los cargos por servicios adicionales, los impuestos y cualquier ajuste realizado, como descuentos.

Los cargos se detallarán en un formato detallado, con cada cargo individual y un total. La mayoría de los folios en el mundo moderno... Industria hotelera Se almacenan y gestionan digitalmente y pueden actualizarse en tiempo real.

En esencia, un folio puede considerarse un documento maestro para los cargos del hotel. Al finalizar la estancia del huésped, este puede utilizarse para calcular el importe total adeudado y generar la factura final.

Por qué es importante la gestión de portafolios hoteleros: un elemento clave para el éxito en la hostelería

Los folios de hotel son documentos importantes que proporcionan a los huéspedes una lista transparente de los gastos generados durante su estancia. El hotel también puede utilizarlos para conocer la popularidad de cada servicio.

La gestión eficaz de los folios del hotel es fundamental, ya que la factura final que se presenta a los huéspedes debe ser precisa. Al gestionar el folio con cuidado y en tiempo real, se puede proporcionar información completamente transparente y actualizada.

En última instancia, la gestión eficaz de cada folio del hotel puede tener un impacto directo en la precisión de sus documentos financieros. La precisión también es fundamental para mantener altos niveles de satisfacción del huésped y evitar disputas y quejas. A largo plazo, unos registros financieros precisos pueden ayudar a asegurar... financiamiento hotelero.

7 componentes esenciales de un sistema de portafolios hoteleros eficaz

Un sistema de folio hotelero de alta calidad es fundamental para su estrategia integral de financiación y contabilidad hotelera. En las siguientes secciones, podrá explorar algunos de los componentes más importantes que conforman un sistema eficaz.

Vídeo: Cómo trabajar en el folio de invitado – Parte 1

1. Información e identificación del huésped

El sistema de registro de su hotel debe registrar los datos de los huéspedes para que cada uno reciba la factura final correcta. Esta información debe incluir el nombre del huésped, sus datos de contacto y la referencia de la reserva.

Contar con un sistema robusto de identificación de huéspedes es esencial para evitar errores que podrían afectar negativamente su experiencia. También puede ayudar a prevenir fraudes, resolver disputas y facilitar la personalización.

Su sistema de folio hotelero también puede integrarse con sistemas hoteleros más amplios, por lo que debe conectar al huésped adecuado con los cargos correctos. Recopilar información de los huéspedes también puede contribuir a su programa de fidelización.

2. Cargos de habitación y gestión de tarifas de habitación

La tarifa de la habitación es la base de cada folio de hotel. Sin embargo, este puede ser un cálculo dinámico que puede incluir descuentos, mejoras de categoría, ofertas especiales, estancias prolongadas y cambios en la tarifa de la habitación durante la estancia.

La precisión en el cálculo dinámico de los cargos por habitación ayudará a evitar discrepancias entre lo que el huésped espera pagar y lo que se le cobra. También permite cobrar un importe preciso en caso de salida anticipada.

Los mejores sistemas de folio pueden hacer frente a situaciones complejas, como cargos por días parciales, decisiones repentinas de extender una estadía y otras situaciones inesperadas que podrían resultar en la aplicación de cargos adicionales o descuentos.

3. Servicios auxiliares y cargos incidentales

En la industria hotelera, existen numerosos servicios complementarios y cargos adicionales. Estos pueden incluir servicios de spa, servicio de habitaciones, facturas de restaurante y bar, compras en el minibar del hotel, cargos por internet y más.

Es vital para cualquier dueño del hotel O un administrador que invierta en un sistema que pueda rastrear todos estos cargos. Al recopilar estos datos, también puede identificar tendencias en los patrones de gasto y la popularidad de servicios específicos.

El seguimiento de cargos adicionales a la tarifa de la habitación puede ser complejo, ya que algunos pagos se realizan en el punto de venta, mientras que otros se añaden a la factura final. Es importante contar con un sistema que automatice este proceso.

4. Procesamiento y liquidación de pagos

Su sistema de folios hoteleros debe incluir funciones de procesamiento y liquidación de pagos. Esto puede incluir compatibilidad con diversos métodos de pago, así como deducciones en la factura final, como depósitos y descuentos.

Contar con un sistema de gestión de cartera hotelera que pueda gestionar los problemas de pago es fundamental para mantener el flujo de caja. También puede ser valioso para ayudarle a cumplir con las regulaciones del sector hotelero.

El procesamiento de pagos no siempre es sencillo, y puede ser necesario gestionar pagos de terceros y facturación corporativa. Su sistema también debe equilibrar la flexibilidad de pago con la limitación del riesgo para su hotel.

5. Cálculo y declaración de impuestos

Los huéspedes pueden estar sujetos a diversos impuestos, que deben incluirse en el folio del hotel. También podría necesitar esta información al generar informes fiscales o proporcionar informes de rendimiento a las partes interesadas o al propietario del hotel.

El cálculo y la presentación de informes fiscales son esenciales para el cumplimiento normativo, y estos pueden ayudar al propietario o gerente de un hotel a tomar decisiones estratégicas basadas en evidencia. Al mismo tiempo, pueden brindar claridad a los huéspedes del hotel.

De nuevo, el sistema de folios de su hotel podría tener que gestionar situaciones complejas, como huéspedes exentos de impuestos. La calidad de sus informes también puede afectar a todo, desde la obtención de financiación para el hotel hasta las sanciones por incumplimiento.

6. Correcciones y ajustes de cuentas

Su sistema de folios hoteleros debe proporcionar las herramientas necesarias para realizar el seguimiento de cambios y ajustes. De esta manera, podrá corregir cualquier error que pueda ocurrir y presentar una factura final precisa.

Es posible que sea necesario realizar ajustes o correcciones por diversas razones, y es importante que los cambios se puedan realizar fácilmente. Un sistema rastreable también ayuda a comprender los cambios y revertir aquellos que puedan haberse realizado maliciosamente.

Los mejores sistemas, ampliamente implementados en la industria hotelera, incluyen funciones como la exigencia de aprobación para cambios que superen un cierto umbral para evitar manipulaciones. También registran quién realizó los cambios y cuándo.

7. Presentación y comunicación del portafolio de invitados

Finalmente, el sistema de folio de su hotel debe incluir métodos robustos y variados para presentar la información a los huéspedes y al personal. El folio puede consultarse en papel, por correo electrónico, en una aplicación o a través de un navegador web.

Presentar la información del hotel con claridad puede reducir las quejas o disputas y facilitar la comprensión de la factura final. La presentación también puede influir en la percepción de los huéspedes sobre su estancia y en la calidad del servicio.

Los sistemas de folio hotelero de alta calidad ofrecen herramientas para personalizar los documentos, de modo que se relacionen con cada huésped. Las mejores soluciones ofrecen visibilidad en línea en tiempo real, para que los huéspedes conozcan los cargos en el momento.

Componentes esenciales de un sistema de folio hotelero eficaz

5 tecnologías innovadoras de folios hoteleros que transforman la gestión financiera de los huéspedes

Al igual que otros sistemas ampliamente implementados en la industria hotelera, su sistema de folio hotelero se ve influenciado por las tecnologías emergentes. Aquí puede explorar las innovaciones que están teniendo un impacto transformador.

Vídeo: Transferencia de folios, Sistema de Gestión Hotelera

1. Aplicaciones de portafolios de hoteles para dispositivos móviles

Las aplicaciones de folio hotelero, pensadas para dispositivos móviles, son accesibles desde diversos dispositivos, como smartphones y tablets. Esto no solo facilita el acceso al personal a los datos, sino que también permite a los huéspedes consultar la información.

La prevalencia de los dispositivos móviles ha convertido el diseño móvil en una parte importante del diseño digital moderno. Los dispositivos móviles pueden ofrecer acceso a la información en tiempo real desde cualquier lugar del mundo.

Con un sistema de facturación hotelera móvil, puede ayudar a los huéspedes a ver, gestionar y pagar su factura desde su teléfono. Esto puede ofrecer soluciones de autoservicio que podrían ayudar a reducir los tiempos de salida.

2. Sistemas de auditoría de folios de hoteles impulsados por IA

La inteligencia artificial puede utilizarse en los sistemas de auditoría de folios hoteleros, analizando datos e identificando tendencias y discrepancias. Tiene el potencial de reducir errores y mejorar la satisfacción del huésped.

Las mejoras en la tecnología de IA han ayudado a automatizar muchos de los procesos asociados con la gestión de folios en el sector hotelero. Esto puede mejorar la precisión y aliviar la carga de trabajo de sus empleados.

La IA puede identificar patrones sospechosos de fraude, lo que podría ahorrarle dinero a su hotel. La automatización puede ser especialmente valiosa para mejorar el proceso de auditoría nocturna, que históricamente dependía de una sola persona.

3. Seguridad de folios hoteleros basada en blockchain

La tecnología blockchain permite registrar transacciones mediante un libro de contabilidad público, descentralizado e inalterable. El resultado es una excelente transparencia, seguridad y permanencia.

Para los propietarios y gerentes de hoteles, la tecnología blockchain puede utilizarse para proteger los sistemas de folio hotelero, haciéndolos más robustos. Dado que los registros de blockchain no pueden modificarse retroactivamente, los sistemas de blockchain pueden aumentar la confianza.

A medida que las empresas se familiaricen con la tecnología blockchain y sus beneficios, esta seguirá transformando la gestión de los folios hoteleros. En particular, la tecnología blockchain puede aumentar la fiabilidad de sus registros.

4. Análisis predictivo para la optimización de portafolios hoteleros

El análisis predictivo se utiliza cada vez más en el sector hotelero para pronosticar patrones de gasto. Esto puede tener en cuenta datos como eventos locales en la zona, patrones climáticos y fluctuaciones estacionales históricas.

En la gestión de cartera hotelera, el análisis predictivo puede ayudar a anticipar los resultados financieros y predecir los ingresos. También puede ayudar a identificar oportunidades de venta adicional y ajustes estratégicos de precios.

Por ejemplo, el sistema de folio de su hotel podría usar análisis predictivos para predecir que los huéspedes que reservan un determinado tipo de habitación suelen usar el restaurante del hotel. De esta forma, se puede dirigir al huésped con marketing relevante, mientras que la planificación financiera de su hotel puede considerar la probabilidad de obtener esos ingresos.

5. Ecosistemas de pago integrados para una gestión fluida de carteras

Los ecosistemas de pago integrados garantizan que todos los componentes generadores de ingresos de su hotel se conecten al sistema de folio del hotel. Esto permite realizar pagos al instante o añadirlos a la factura final.

En la industria hotelera, los sistemas de pago integrados pueden crear una experiencia más cohesiva y unificada para los huéspedes. Al mismo tiempo, pueden eliminar las barreras que tradicionalmente han existido entre los diferentes departamentos del hotel.

En la práctica, esto significa que cualquier gasto del huésped, ya sea relacionado con servicios de spa, el restaurante del hotel o el servicio de habitaciones, se conectará sin problemas al folio del hotel correspondiente. Los sistemas líderes también conectan los folios del hotel con billeteras móviles, billeteras de criptomonedas y otros métodos de pago.

Tecnologías innovadoras de folios hoteleros que transforman la gestión financiera de los huéspedes

5 estrategias de portafolio hotelero para diferentes tipos de propiedades

También es importante reconocer que existen diferentes tipos de propiedades en la industria hotelera. Estos diferentes tipos de hoteles pueden requerir enfoques distintos para implementar una estrategia de portafolio hotelero. En las siguientes secciones, podrá conocer algunas de las estrategias específicas que pueden asociarse con ciertos tipos de hoteles:

1. Implementación de un portafolio de hoteles de lujo

En el sector del lujo, los sistemas de gestión de cartera de hoteles suelen utilizar un seguimiento financiero exhaustivo pero discreto, lo que facilita la personalización. En este caso, las estrategias deben priorizar la precisión y minimizar la fricción.

Los sistemas de folio en hoteles de lujo deben considerar necesidades de pago complejas. Por ejemplo, algunos huéspedes pueden tener una entidad corporativa que pague la factura, mientras que los huéspedes VIP podrían no gestionar sus propios pagos directamente.

Los huéspedes del sector de lujo suelen esperar visibilidad y poder ver los cargos incurridos antes de recibir la factura final. A menudo, los hoteles de lujo eliminan las transacciones tradicionales en el punto de venta (TPV), añadiendo los pagos individuales al folio para que todo se pueda pagar al momento del check-out.

2. Gestión de portafolios de resorts y hoteles con todo incluido

En resorts y hoteles con todo incluido, la estrategia de gestión de cartera hotelera debe considerar la complejidad de los pagos. Esto implica un seguimiento minucioso de las actividades, con actualizaciones de cartera en tiempo real.

Por ejemplo, una reserva con todo incluido puede cubrir muchos de los cargos adicionales que los huéspedes suelen tener. Sin embargo, podría haber cargos adicionales por comida y servicios no cubiertos por la póliza.

Los resorts también pueden ofrecer una combinación de modelos tradicionales y todo incluido, lo que requiere un sistema de registro hotelero sólido que pueda gestionar esto. Muchos de estos establecimientos utilizan sistemas visuales o de código de colores, lo que facilita la identificación rápida de los cargos incluidos en la tarifa de la habitación, así como de los cargos adicionales.

3. Sistemas de folios para hoteles económicos y de servicio limitado

En los sectores hotelero de bajo presupuesto y de servicios limitados, los sistemas de registro hotelero aún deben ser eficientes, transparentes y fiables. Sin embargo, su implementación suele ser más ágil, lo que refleja la simplicidad de las estancias de los huéspedes.

La optimización de las estrategias de gestión de cartera en hoteles de bajo presupuesto es importante para minimizar la carga de trabajo del personal y mantener los costos bajo control. Al mismo tiempo, los huéspedes que disfrutan de estancias sencillas no desean ser bombardeados con información.

Los enfoques comunes incluyen la entrega automatizada de folios por correo electrónico y sistemas de pago basados en dispositivos móviles, que potencialmente pueden omitir la experiencia de pago en persona para lograr la máxima comodidad.

4. Configuración de portafolios de hoteles de estancias prolongadas y tipo apartamento

Los hoteles de estancias prolongadas y las ofertas de apartamentos se enfrentan al reto de gestionar ciclos de facturación mucho más largos. Esto puede incluir el cobro de tarifas varias veces, durante varias semanas o incluso meses.

Los sistemas de facturación hotelera en estas propiedades también deben gestionar ciclos de facturación muy complejos. Por ejemplo, pueden incluir cargos relacionados con el uso de servicios públicos y de limpieza.

Muchas de estas propiedades utilizan sistemas que facilitan la facturación recurrente automatizada, de modo que los huéspedes pagan semanal o mensualmente. Los ciclos de facturación también son personalizables, ya que los huéspedes pueden usar ciertos servicios una semana o mes, pero no al siguiente. A menudo, los huéspedes pueden acceder a información sobre los cargos en tiempo real, lo que facilita la preparación de los pagos.

5. Soluciones de portafolios para hoteles boutique e independientes

Los hoteles boutique son hoteles únicos que suelen ofrecer servicios inusuales. Esto significa que sus sistemas de facturación deben ser personalizables para capturar cargos inusuales en otros hoteles.

Contar con este nivel de personalización es importante porque los huéspedes aún necesitan visibilidad y transparencia. Los hoteles boutique también necesitan ofrecer una facturación precisa para optimizar sus resultados financieros.

Los hoteles boutique deben garantizar que las listas detalladas que presentan a los huéspedes sean fáciles de entender, por lo que todos los servicios deben estar claramente etiquetados. Algunos hoteles boutique priorizan las cuestiones ambientales y, en estos casos, puede ser necesario registrar no solo los cargos a los huéspedes, sino también su huella de carbono para compensar las emisiones.

Estrategias de portafolio hotelero para diferentes tipos de propiedades

Mejores prácticas clave para una gestión eficaz de la cartera hotelera

A continuación, puede ver un desglose de estrategias probadas que pueden ayudarlo a administrar su estrategia de facturación de hotel de manera efectiva y brindar una experiencia de facturación positiva para sus huéspedes:

  • Auditoría diaria: Verifique sistemáticamente los folios durante la auditoría nocturna. Asegúrese de que los cargos emitidos a los huéspedes coincidan con los informes de sus departamentos y tome medidas para solucionar cualquier discrepancia rápidamente.
  • Capacitación del personal: Ofrezca capacitación integral para que sus empleados comprendan los sistemas y procedimientos de folio del hotel. Enfóquese especialmente en cómo comunicarse con los huéspedes y cómo resolver disputas.
  • Preautorización: Implemente protocolos de preautorización sólidos y consistentes. Busque el equilibrio perfecto entre la comodidad del huésped y la protección del hotel contra el fraude.
  • Comunicación con el huésped: Asegúrese de que los huéspedes puedan acceder a su folio durante su estancia, con actualizaciones en tiempo real, siempre que sea posible. Comuníquese con claridad y transparencia para evitar sorpresas. y las disputas al mínimo.
  • Verificación de integración: Integre el folio de su hotel con su sistema de gestión de propiedades y sistemas TPV. Pruebe estas conexiones periódicamente para garantizar que los datos se compartan de forma precisa y consistente.
  • Estándares de documentación: Documente cualquier ajuste realizado en las tarifas de las habitaciones o los cargos a los huéspedes. Cree un sistema para agregar notas sobre acuerdos especiales o transacciones inusuales dentro del sistema de folios de su hotel.

Errores comunes en las carteras de hoteles y estrategias de prevención

La gestión de folios hoteleros es compleja y existen algunos errores comunes que cualquier propietario o gerente de hotel debe conocer. Aquí encontrará un breve resumen de algunos errores comunes y estrategias de prevención:

  • Discrepancias en las tarifas de las habitaciones: Utilice un sistema automatizado de verificación de tarifas que compara la tarifa acordada al reservar con la tarifa cobrada. Añada los cargos al folio solo una vez verificados.
  • Cargos duplicados: Configure su sistema de administración de propiedades para marcar automáticamente los posibles duplicados antes de agregarlos al folio, identificándolos en función del tiempo compartido y los montos de las transacciones.
  • Cargos faltantes: Asegúrese de que todos los departamentos del hotel realicen procesos de conciliación al final de cada turno. Esto ayuda a garantizar que cualquier cargo omitido se agregue al huésped. fol.
  • Errores con los impuestos: Cree un sistema de folios de hotel que aplique automáticamente los impuestos a los diferentes servicios. Asegúrese de que el sistema esté configurado para excluir a los huéspedes exentos de impuestos.
  • Errores de asignación: Brindar capacitación sólida al personal, garantizando que verifiquen periódicamente los números de habitaciones y los nombres de los huéspedes en el punto de contacto, antes de agregar cargos al folio.
  • Problemas de asentamiento: Cree un proceso para verificar los métodos de pago lo antes posible durante la estancia de los huéspedes. Avise a los huéspedes con antelación sobre posibles problemas para que tengan tiempo de actuar.

Formato de factura de hotel: Cómo crear folios de huéspedes claros y profesionales

El formato de la factura de su hotel también juega un papel crucial para optimizar su estrategia de facturación y mantener altos niveles de satisfacción del huésped. Los mejores formatos son claros, fáciles de interpretar y modificables cuando sea necesario. Esto también puede ayudar a evitar malentendidos innecesarios y disputas de pago.

En el "Formato de factura de hotel: pautas esenciales para la facturación profesional en el sector hotelero"Puede explorar los elementos clave de un excelente formato de factura y explorar algunas de las innovaciones y soluciones tecnológicas que pueden ayudar.

Entender las tarifas de hotel: maximizar los ingresos y la satisfacción del huésped

El folio de su hotel es una lista detallada de las tarifas y cargos del hotel. Algunos ejemplos incluyen tarifas por servicios, estacionamiento, impuestos, servicio a la habitación, minibar, acceso a internet, etc. Cuando estos cargos están desglosados y claramente expresados, es más probable que sus huéspedes queden satisfechos.

En el "Tarifas de hotel: una guía completa para comprender los cargos de alojamiento” artículo, puede obtener más información sobre cómo funcionan las tarifas de los hoteles, los diferentes tipos de tarifas que existen y por qué la claridad y la transparencia son importantes.

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Un folio de hotel es un documento financiero que detalla los cargos a los huéspedes. Al invertir en un sistema de folio sólido y brindar capacitación de calidad, puede reducir las disputas, aumentar la transparencia y mejorar la experiencia del huésped. Al mismo tiempo, puede obtener información valiosa sobre el rendimiento del hotel y la popularidad del servicio.

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.