Un hotel PMS è un sistema di gestione della proprietà che è stato progettato per l'uso all'interno di hotel e forme simili di alloggio. Tale software offre una serie di vantaggi, ma due dei più significativi sono la personalizzazione e l'automazione. In questo articolo, puoi saperne di più sul perché sono preziosi e su come possono essere utilizzati.

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Che cos'è un hotel PMS?

Un hotel PMS, o sistema di gestione della proprietà, è il nome dato a una soluzione software che viene utilizzata per una varietà di attività di gestione dell'hotel e processi amministrativi, che vanno dall'elaborazione dei pagamenti e gestione del canale alla gestione delle prenotazioni, alla gestione delle camere e all'esecuzione di altri front desk e operazioni di back-office.

In sostanza, l'obiettivo di un PMS di un hotel è fornire agli utenti la possibilità di svolgere il maggior numero possibile di attività fondamentali associate alla gestione di una proprietà, senza dover passare da un pacchetto software all'altro. Per questo motivo, quasi tutti gli hotel moderni utilizzeranno un PMS e integreranno quante più procedure possibili.

Perché un hotel PMS è importante?

Le esigenze della moderna industria alberghiera richiedono agli albergatori di ottimizzare la generazione di entrate, gestire grandi quantità di dati e utilizzarli per fornire il tipo di personalizzazione che gli ospiti si aspettano. Il PMS di un hotel può aiutarti in questo automatizzando attività prevedibili o ripetitive e consolidando i processi in un'unica applicazione.

Di conseguenza, è possibile accedere facilmente a informazioni importanti, come le informazioni sugli ospiti e le informazioni su quali camere d'albergo sono prenotate e quali libere, e queste informazioni possono essere mantenute aggiornate su tutta la linea. Allo stesso tempo, le attività chiave come l'invio di conferme e fatture ai clienti possono essere gestite automaticamente.

Importanza della personalizzazione di un hotel PMS

Mentre un hotel PMS ha un ruolo cruciale da svolgere per coloro che operano nel settore della ricettività alberghiera, è anche importante che i sistemi di gestione della proprietà siano personalizzati in modo pertinente, per massimizzarne l'utilità.

Personalizzazione del frontend

La personalizzazione del frontend è spesso trascurata da chi si occupa di gestione alberghiera, ma presenta numerosi vantaggi significativi. La creazione di un'interfaccia intuitiva, che è stata etichettata in modo intelligente, può aiutare a dare ai dipendenti un maggiore senso di orgoglio per il luogo in cui lavorano e può aiutare a garantire l'adozione universale del PMS.

Concentrarsi su elementi di design intelligenti e rendere il frontend il più intuitivo possibile può aiutare a ridurre al minimo la quantità di tempo e denaro che devono essere spesi per le sessioni di formazione e significa anche che i dipendenti sono in grado di risolvere più problemi all'interno dei loro team, piuttosto che richiedere tecnici sostegno.

Personalizzazione del backend

Anche il backend o il livello di accesso ai dati di un PMS di un hotel può essere personalizzato, in modo che i dati raccolti siano il più pertinenti possibile. Ad esempio, è possibile impostare una dashboard per contenere le metriche di performance più rilevanti e questa dashboard può essere completamente centralizzata, in modo che le modifiche ai dati vengano mostrate a chiunque acceda al PMS.

Questo può essere fatto un ulteriore passo avanti personalizzando il back-end in modo che i report rilevanti per i diversi reparti dell'hotel possano essere prodotti rapidamente in qualsiasi momento. La personalizzazione del backend può anche consentire la creazione di un sistema di prenotazione delle camere di alta qualità, che viene mantenuto aggiornato e che imposta le tariffe delle camere in base alla domanda.

Perché l'automazione PMS dell'hotel può avvantaggiare la tua attività

I migliori sistemi di gestione delle proprietà alberghiere forniscono una gamma di strumenti per automatizzare alcune delle attività più ripetitive, prevedibili o inutilmente dispendiose in termini di tempo, e questo può essere importante per una serie di motivi. Prima di tutto, l'automazione può aiutare a far risparmiare tempo ai dipendenti, il che significa che possono concentrare i loro sforzi su attività più complesse.

In secondo luogo, l'automazione può consentire che determinate azioni, come l'invio di e-mail di conferma, vengano eseguite istantaneamente, in qualsiasi momento, anche se nessun dipendente è presente. In terzo luogo, l'automazione può aiutare a migliorare la comunicazione tra i reparti dell'hotel. Ad esempio, le pulizie potrebbero essere automaticamente notificate quando un ospite effettua il check-out, il che significa che la sua camera è libera e pronta per essere pulita in preparazione dell'arrivo del prossimo ospite.

Cosa puoi automatizzare in un hotel PMS?

Ci sono una serie di componenti chiave di un hotel PMS che possono essere automatizzati e quelli nel settore dell'ospitalità spesso scelgono di farlo per migliorare l'efficienza e ridurre le richieste del personale. Alcuni degli esempi più comuni di aree che possono essere automatizzate sono descritti nelle seguenti sezioni:

Rapporti commerciali

I report sono una delle attività più comuni automatizzate tramite l'uso di un PMS dell'hotel. Con la maggior parte delle migliori soluzioni in quest'area, sarai in grado di impostare il PMS per produrre regolarmente rapporti utilizzando le metriche scelte, mentre attingi dati da una varietà di fonti e questi rapporti possono essere inviati a indirizzi e-mail specifici o archiviati all'interno del PMS.

In generale, l'uso di tecnologia alberghiera assistere con la creazione di report può aiutare ad eliminare l'errore umano, perché i calcoli vengono eseguiti dal computer. Questo tipo di automazione può anche aiutare a migliorare la velocità di scrittura dei report e può portare a una formattazione più standardizzata, che può rendere i report più facili da interpretare.

Richieste di revisione

Il successo degli hotel moderni non si basa solo sulla fornitura di un eccellente esperienza del cliente ma guadagnandosi una solida reputazione. Uno dei modi in cui gli hotel possono raggiungere questo obiettivo è rendere felici i clienti e quindi incoraggiarli a lasciare recensioni positive su piattaforme come TripAdvisor, Facebook e Google.

Le richieste di recensioni vengono generalmente inviate via e-mail e un buon PMS dell'hotel ti consentirà di automatizzare questa operazione. Quando i clienti effettuano il check-out alla fine del soggiorno, ciò può attivare l'invio di un'e-mail all'indirizzo e-mail fornito, assicurandosi che ricevano l'e-mail il prima possibile dopo il soggiorno. In alternativa, puoi strategicamente optare per un ritardo temporale, ad esempio inviando l'e-mail 24 ore dopo il check-out o una settimana dopo.

Attività di pulizia

Infine, gestione alberghiera i sistemi possono anche consentire di automatizzare varie attività e attività associate alle pulizie, in modo che il tuo hotel sia sempre mantenuto nel miglior stato possibile. Gli esempi più ovvi sono gli avvisi automatici inviati al reparto pulizie quando si verificano determinati eventi all'interno dell'hotel.

Ad esempio, è possibile inviare una notifica quando un ospite effettua il check-in o quando un ospite effettua il check-out. È inoltre possibile impostare avvisi programmati regolarmente per incoraggiare la pulizia frequente delle aree pubbliche, mentre a lungo termine è possibile impostare avvisi anche per i controlli di manutenzione delle apparecchiature, che possono quindi aiutare a ridurre la necessità di riparazioni.

Video: esempio di automazione delle attività di pulizia

 

Hotel PMS: esplorazione delle caratteristiche principali

La sindrome premestruale di un hotel è uno degli esempi più importanti di software alberghiero per la maggior parte delle proprietà in tutto il mondo, ma sono disponibili diverse opzioni. Ciò significa che i responsabili delle decisioni del settore devono esplorare le opzioni disponibili, confrontare le funzionalità che offrono e quindi selezionare la soluzione giusta per le loro esigenze.

Per saperne di più sulla gestione delle proprietà alberghiere, sulle soluzioni software PMS e sulle funzionalità più importanti a cui prestare attenzione, leggi il "Sistema PMS: quali sono le caratteristiche più importanti?" articolo.

Suggerimenti per la scelta del miglior hotel PMS

Quando si seleziona il PMS dell'hotel giusto, ci sono una serie di aspetti diversi che devono essere soppesati, comprese le esigenze specifiche del tuo hotel e del suo personale, il budget che hai a disposizione per l'acquisizione del software e la formazione del personale, il feedback degli utenti esistenti e il livello di supporto offerto.

Puoi approfondire questi fattori e visualizzare altri suggerimenti per selezionare la soluzione di gestione della tua proprietà leggendo il "5 consigli essenziali per scegliere il giusto sistema di gestione della proprietà" inviare.

Integrazione software per un hotel PMS

Sebbene il software PMS dell'hotel sia progettato per consentire il controllo del maggior numero possibile di attività da un'unica posizione, la maggior parte degli hotel dovrà comunque utilizzare anche una varietà di altri strumenti software. Ciò significa che il PMS dell'hotel prescelto dovrebbe essere in grado di integrarsi con queste altre soluzioni, per un'esperienza senza soluzione di continuità.

Ciò può includere l'integrazione con app di check-in, channel manager, software di marketing, software di gestione delle entrate e altro ancora. Per saperne di più, leggi "Software PMS: quale integrazione software dovrebbe avere un PMS?".

Hotel PMS e altri software di gestione alberghiera

Le soluzioni PMS per hotel sono solo un esempio di software di gestione alberghiera, ma esistono altri strumenti che possono aiutare gli hotel e il loro personale, con esempi inclusi strumenti di gestione dei canali di distribuzione e sistemi di gestione delle entrate. Insieme, queste soluzioni possono aiutare gli hotel a migliorare l'efficienza e i risultati in una serie di aree chiave.

Se desideri approfondire l'argomento del software di gestione alberghiera e leggere i vantaggi derivanti dall'adozione di diversi pacchetti software, dai un'occhiata "Software di gestione alberghiera: quali sono i vantaggi per gli hotel?".

Il PMS di un hotel può essere personalizzato per renderlo il più user-friendly possibile, con i dati rilevanti resi facilmente accessibili. Allo stesso tempo, il software può essere utilizzato anche per automatizzare alcuni dei lavori più ripetitivi o prevedibili che altrimenti verrebbero svolti dal personale dell'hotel, con conseguente maggiore efficienza e precisione.

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