Un sistema di gestione della proprietà, o sistema PMS in breve, è uno strumento sempre più utile all'interno degli hotel moderni, assistendo i proprietari e altro personale con varie attività. Tuttavia, con più software PMS sul mercato che mai, è anche essenziale sapere quali funzionalità sono più importanti, in modo da poter prendere la decisione giusta.

Che cos'è un sistema PMS?

Un sistema di gestione della proprietà è una soluzione software per hotel, che assiste hotel, resort e strutture simili nelle attività e nelle operazioni quotidiane. Questi includeranno in genere attività di gestione e amministrative, con esempi tra cui prenotazioni, elaborazione dei pagamenti, analisi delle prestazioni e gestione dell'inventario. Nell'articolo “5 consigli essenziali per scegliere il giusto sistema di gestione della proprietà” impari di più sui sistemi PMS e su come scegliere quello giusto per la tua proprietà.

Perché ogni hotel ha bisogno di un sistema PMS?

Una soluzione alberghiera PMS è sempre più importante, perché il moderno settore dell'ospitalità è guidato dalla tecnologia. Con le prenotazioni in arrivo da più canali, i prezzi che devono essere adeguati in modo intelligente ai fini della gestione delle entrate e il servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il software PMS può aiutare a far fronte a queste sfide.

Un buon sistema di gestione della proprietà consentirà al personale dell'hotel di sbarazzarsi delle scartoffie e di svolgere compiti importanti in modo più efficiente. Inoltre, un sistema PMS può aiutare a ridurre i posti liberi e le doppie prenotazioni.

Quali sono le caratteristiche più importanti di un sistema PMS?

Sebbene sul mercato esistano numerosi sistemi di gestione della proprietà, è importante identificarne uno con le caratteristiche giuste per il tuo hotel. Con questo in mente, di seguito, troverai undici delle funzionalità più importanti da cercare.

1) Prenotazioni

La prima e forse più ovvia caratteristica che il tuo sistema di gestione della proprietà dovrebbe avere è la capacità di gestire le prenotazioni alberghiere. Questo sistema di prenotazione dovrebbe essere in grado di integrarsi con tutti i canali in cui i clienti possono effettuare prenotazioni e fornire al proprio personale l'accesso a informazioni di inventario aggiornate.

Ciò significa che i dipendenti dovrebbero essere in grado di utilizzare il sistema PMS per scoprire quali stanze sono riservate e quando. Alcuni sistemi PMS forniscono anche funzionalità simili per altri servizi alberghieri, mentre gli hotel che fanno parte di una catena potrebbero aver bisogno di accedere alle informazioni sulla prenotazione dall'intero portafoglio di proprietà.

2) Operazioni di front-desk

Il tuo software PMS dovrebbe anche consentire al personale della reception di svolgere una serie di funzioni importanti. In particolare, il personale dovrebbe essere in grado di utilizzare il software dell'hotel per accedere a informazioni aggiornate sulle prenotazioni e sullo stato di camere specifiche all'interno della struttura e questo tipo di informazioni dovrebbe essere aggiornato manualmente.

Quindi, ad esempio, dovrebbe essere possibile per gli addetti alla reception aiutare gli ospiti a cambiare stanza e ad aggiornare le informazioni sulla stanza. Dovrebbe anche essere possibile per il personale effettuare il check-in e il check-out manualmente degli ospiti e rilasciare le chiavi magnetiche.

3) Gestore di canale

Affinché gli hotel rimangano competitivi, in genere dovranno distribuire gli hotel su una varietà di canali diversi. Infatti, le camere d'albergo possono essere vendute tramite il sito web dell'hotel, tramite prenotazioni telefoniche, tramite agenzie di viaggio online e altro ancora. Ciò rende assolutamente essenziale che i vari canali possano essere gestiti in modo efficace.

Il meglio gestione alberghiera il software includerà funzioni di gestione dei canali, garantendo che le camere siano disponibili su più canali e che le informazioni sull'inventario siano sempre aggiornate. Alcuni sistemi PMS offrono funzionalità di gestione diretta del canale, mentre altri si integrano con sistemi di distribuzione globale di terze parti.

4) Gestione delle entrate

Un'altra caratteristica importante per il tuo software di gestione dell'hotel è gestione delle entrate funzionalità. Questo può aiutare i gestori degli hotel e altro personale a valutare le prestazioni dell'hotel, utilizzando indicatori di prestazioni chiave come ADR (tariffa media giornaliera), RevPAR (entrate per camera disponibile) e GOPPAR (margine operativo lordo per camera disponibile).

In relazione a questo, un buon sistema PMS offrirà anche la gestione del piano tariffario. In parole povere, ciò consentirà agli hotel di creare rapidamente piani tariffari delle camere e anche di metterli in atto, consentendo ai gestori di rispondere più facilmente ai cambiamenti della domanda. Questi cambiamenti possono essere legati alla stagione, agli eventi locali e a vari altri fattori esterni.

5) Funzionalità di check-in

La funzionalità di check-in digitale è un'offerta relativamente nuova nel mercato dei PMS, ma sta diventando sempre più popolare. Ciò consente di autorizzare in anticipo le carte di pagamento, consentendo agli ospiti di arrivare e quindi di effettuare il check-in utilizzando un'app mobile sul telefono o utilizzando una macchina per il check-in self-service nell'area della reception.

Quindi il PMS si sincronizza automaticamente, mantenendo aggiornate le informazioni sul check-in e sull'occupazione. I vantaggi includono una maggiore velocità, comunicazione con i clienti tramite l'app, nonché opportunità di up-selling e cross-selling. Anche nei sistemi PMS che non includono direttamente questa funzionalità, molti offrono l'integrazione con sistemi di check-in esterni.

6) Dati del cliente

Il settore alberghiero è sempre più data driven e questo significa conservare le informazioni sui clienti. Per questo motivo, è essenziale che il tuo sistema PMS includa una funzione di gestione dei dati dei clienti, che consenta al personale di ottenere i dettagli di contatto, le date in cui i clienti hanno soggiornato in hotel, le informazioni su quali ospiti si trovano in quale stanza, ecc.

I programmi di fidelizzazione dei clienti dovrebbero essere in grado di essere gestiti tramite il software, mentre il PMS dovrebbe essere in grado di essere utilizzato per supportare le attività di marketing. Le informazioni sui clienti possono quindi essere consolidate in un unico luogo, indipendentemente dal fatto che siano state ottenute online o di persona, e il sistema PMS può persino essere integrato con il tuo software CRM.

7) Servizio di pulizia

I migliori sistemi di gestione della proprietà consentiranno anche di gestire efficacemente le attività di pulizia. Questo tipo di funzionalità potrebbe essere semplice come consentire al personale del front office di monitorare lo stato delle stanze e se sono state pulite o meno, ma può anche consentire l'assegnazione di compiti specifici al personale delle pulizie.

Alcuni dei più moderni soluzioni software per la gestione alberghiera consentirà inoltre a tablet o dispositivi mobili di connettersi al sistema principale. Il vantaggio di ciò è che il personale addetto alle pulizie può aggiornare i propri progressi man mano che procede, offrendo un rapporto più aggiornato sullo stato, mentre anche la comunicazione con la reception può essere semplificata.

8) Integrazioni di terze parti

Sebbene un sistema PMS sia progettato per essere una soluzione all-in-one, la realtà è che molti hotel utilizzeranno anche altre soluzioni software insieme al loro PMS. Pertanto, le integrazioni di terze parti sono una considerazione importante quando si seleziona il miglior software di gestione alberghiera per la propria struttura.

Alcune delle più comuni integrazioni di terze parti che i proprietari di hotel cercano sono con sistemi di distribuzione globale, con agenzie di viaggio online, con sistemi di prenotazione centrali e con soluzioni di contabilità alberghiera.

9) Fattura e opzioni di pagamento

Successivamente, è importante che un sistema di gestione della proprietà offra una gamma di diverse opzioni di pagamento. Ciò dovrebbe includere le opzioni di elaborazione dei pagamenti per il personale della reception, insieme all'elaborazione dei pagamenti elettronici per le prenotazioni effettuate online utilizzando una carta di credito o di debito. Il software dovrebbe anche consentire l'invio rapido di e-mail di conferma.

Inoltre, il software dovrebbe essere in grado di creare fatture o ricevute per i clienti, in modo che possano essere facilmente emesse al momento del check-out o dopo aver utilizzato uno dei servizi alberghieri aggiuntivi a pagamento.

10) Servizi punto vendita

Gli hotel moderni hanno spesso una serie di strutture, servizi e punti vendita extra e le varie transazioni che si verificano spesso dovranno essere aggiunte al conto dell'ospite, che verrà presentato al momento del check-out. Per questo motivo, un sistema di gestione della proprietà che includa i servizi del punto vendita può essere un'aggiunta vitale.

Il personale del ristorante dell'hotel, della palestra o della spa dovrebbe essere in grado di utilizzare il software per gestire le transazioni e aggiornare il conto per i singoli ospiti. Lo stesso dovrebbe valere anche per il servizio in camera. Le soluzioni migliori consentiranno di applicare anche degli sconti, e il vantaggio è che le transazioni possono essere gestite al momento, riducendo gli errori.

11) Rapporti

Infine, il tuo software di gestione dell'hotel dovrebbe includere anche funzionalità di report automatizzati. Ciò consentirà al personale dell'hotel di accedere rapidamente ai report basati sui dati più recenti e questi report potrebbero essere collegati alle prestazioni dell'hotel, alle informazioni finanziarie o alle attività e ai processi di gestione dell'hotel.

Ad esempio, se la direzione richiede un rapporto sui tassi di occupazione dell'hotel negli ultimi due anni o sulle prestazioni di uno specifico canale di distribuzione, il software sarà in grado di produrre tale rapporto. Allo stesso modo, i rapporti finanziari possono essere necessari per scopi contabili e fiscali o semplicemente per assistere nel processo decisionale.

Selezione di un Channel Manager dell'hotel

Oltre al tuo sistema PMS, ci sono una serie di altri pacchetti software che possono essere utili per gli hotel, ma un channel manager per hotel si classifica tra i più vantaggiosi. Una buona soluzione di gestione del canale alberghiero ti consentirà di mantenere aggiornate le informazioni su hotel, inventario e prezzi su tutti i tuoi canali di distribuzione online.

Guardare “Responsabile del canale alberghiero: nr. 1 Guida alla gestione del canale alberghiero!” per molto di più su cosa serve questo software, come può esserti d'aiuto e consigli sulle caratteristiche principali che dovresti cercare.

Un sistema di gestione della proprietà, o sistema PMS, è essenziale nel moderno settore dell'ospitalità, ma è altrettanto vitale trovare il software giusto per le tue esigenze. In particolare, è importante cercare le undici funzionalità citate in questo articolo, mentre si desidera anche una soluzione software affidabile e facile da usare.

Ulteriori informazioni sul software di gestione alberghiera

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