Un sistema de administración de propiedades, o sistema PMS para abreviar, es una herramienta cada vez más útil dentro de los hoteles modernos, que ayuda a los propietarios y otro personal con diversas tareas. Sin embargo, con más software PMS en el mercado que nunca, también es esencial saber qué características son las más importantes, para que pueda tomar la decisión correcta.

¿Qué es un sistema PMS?

Un sistema de administración de propiedades es una solución de software para hoteles que ayuda a los hoteles, complejos turísticos y propiedades similares con las tareas y operaciones diarias. Por lo general, estos incluirán tareas administrativas y de gestión, con ejemplos que incluyen reservas, procesamiento de pagos, análisis de rendimiento y gestión de inventario. En el artículo "5 consejos esenciales para elegir el sistema de gestión de propiedades adecuado" aprenderá más sobre los sistemas PMS y cómo elegir el más adecuado para su propiedad.

¿Por qué todos los hoteles necesitan un sistema PMS?

Una solución de hotel PMS es cada vez más importante, porque el moderno Industria de la hospitalidad es impulsada por la tecnología. Dado que las reservas provienen de múltiples canales, los precios deben ajustarse de manera inteligente para fines de administración de ingresos y el servicio al cliente es un esfuerzo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, tener un software PMS puede ayudar a enfrentar estos desafíos.

Un buen sistema de administración de propiedades permitirá al personal del hotel eliminar el papeleo y realizar tareas importantes de manera más eficiente. Además, un sistema PMS puede ayudar a reducir las vacantes de habitaciones y las reservas dobles.

¿Cuáles son las características más importantes de un sistema PMS?

Si bien existen varios sistemas de administración de propiedades en el mercado, es importante identificar uno con las características adecuadas para su hotel. Con esto en mente, a continuación, encontrará once de las características más importantes que debe buscar.

1) Reservas

La primera característica y quizás la más obvia que debe tener su sistema de administración de propiedades es la capacidad de manejar reservas de hotel. Este sistema de reservas debería poder integrarse con todos los canales donde los clientes pueden hacer reservas y proporcionar a su propio personal acceso a información de inventario actualizada.

Esto significa que los empleados deben poder utilizar el sistema PMS para averiguar qué habitaciones están reservadas y cuándo. Algunos sistemas PMS también brindan una funcionalidad similar para otros servicios hoteleros, mientras que los hoteles que forman parte de una cadena pueden necesitar acceso a la información de reserva de toda la cartera de propiedades.

2) Operaciones de recepción

Su software PMS también debe permitir que el personal de recepción lleve a cabo una serie de funciones importantes. En particular, el personal debe poder utilizar el software del hotel para acceder a información actualizada sobre las reservas y el estado de habitaciones específicas dentro de la propiedad, y este tipo de información debe poder actualizarse manualmente.

Entonces, por ejemplo, los trabajadores de la recepción deberían poder ayudar a los huéspedes a cambiar de habitación y actualizar la información de la habitación. También debería ser posible para el personal registrar manualmente la entrada y salida de los huéspedes y emitir tarjetas de acceso.

3) Administrador de canales

Para que los hoteles sigan siendo competitivos, normalmente necesitarán distribuir los hoteles a través de una variedad de canales diferentes. De hecho, las habitaciones de hotel se pueden vender a través del sitio web del hotel, a través de reservas telefónicas, a través de agencias de viajes en línea y más. Esto hace que sea absolutamente esencial que los distintos canales se puedan gestionar de forma eficaz.

Lo mejor gestión hotelera El software incluirá funciones de gestión de canales, lo que garantiza que las salas estén disponibles en varios canales y que la información del inventario esté siempre actualizada. Algunos sistemas PMS ofrecen funcionalidad de administración de canales directa, mientras que otros se integran con sistemas de distribución global de terceros.

4) Gestión de ingresos

Otra característica importante para su software de gestión hotelera es gestión de los ingresos funcionalidad. Esto puede ayudar a los gerentes de hotel y otro personal a evaluar el desempeño del hotel, utilizando indicadores clave de desempeño como ADR (tarifa diaria promedio), RevPAR (ingresos por habitación disponible) y GOPPAR (beneficio operativo bruto por habitación disponible).

En relación con esto, un buen sistema PMS también ofrecerá gestión de planes de tarifas. En pocas palabras, esto permitirá a los hoteles crear rápidamente planes de tarifas de habitaciones y también ponerlos en práctica, lo que permitirá a los gerentes responder más fácilmente a los cambios en la demanda. Estos cambios pueden estar relacionados con la temporada, los eventos locales y varios otros factores externos.

5) Funcionalidad de check-in

La funcionalidad de registro digital es una oferta relativamente nueva dentro del mercado de PMS, pero que está creciendo en popularidad. Esto permite que las tarjetas de pago se autoricen con anticipación, lo que permite a los huéspedes llegar y luego registrarse usando una aplicación móvil en su teléfono, o usando una máquina de autoservicio de check-in en el área de recepción.

Luego, PMS se sincroniza automáticamente, manteniendo actualizada la información de registro y ocupación. Los beneficios incluyen una mayor velocidad, comunicación con los clientes a través de la aplicación, así como oportunidades de venta cruzada y up-selling. Incluso en los sistemas PMS que no incluyen esta función directamente, muchos ofrecen integración con sistemas de registro externos.

6) Datos del cliente

los Industria hotelera se basa cada vez más en datos, y esto significa mantener información sobre los clientes. Por este motivo, es fundamental que su sistema PMS incluya una función de gestión de datos de clientes, que permita al personal obtener datos de contacto, las fechas de estancia de los clientes en el hotel, información sobre qué huéspedes se encuentran en qué habitación, etc.

Los esquemas de fidelización de clientes deberían poder gestionarse a través del software, mientras que el PMS debería poder utilizarse para ayudar con los esfuerzos de marketing. La información del cliente se puede consolidar en un solo lugar, independientemente de si se obtuvo en línea o en persona, y el sistema PMS puede incluso integrarse con su software CRM.

7) Limpieza

Los mejores sistemas de gestión de propiedades también permitirán que las tareas de limpieza se gestionen de forma eficaz. Este tipo de funcionalidad podría ser tan simple como permitir que el personal de recepción rastree el estado de las habitaciones y si se han limpiado o no, pero también puede permitir que se asignen tareas específicas al personal de limpieza.

Algunos de los mas modernos soluciones de software de gestión hotelera también permitirá que tabletas o dispositivos móviles se conecten al sistema principal. El beneficio de esto es que el personal de limpieza puede actualizar su progreso a medida que avanza, ofreciendo un informe de estado más actualizado, mientras que la comunicación con la recepción también se puede simplificar.

8) Integraciones de terceros

Si bien un sistema PMS está diseñado para ser una solución todo en uno, la realidad es que muchos hoteles también van a utilizar otras soluciones de software junto con su PMS. Por lo tanto, las integraciones de terceros son una consideración importante a la hora de seleccionar el mejor software de gestión hotelera para su propiedad.

Algunas de las integraciones de terceros más comunes que buscan los propietarios de hoteles son: sistemas de distribución global, con agentes de viajes en línea, con sistemas centrales de reservas y con soluciones de contabilidad hotelera.

9) Opciones de facturación y pago

A continuación, es importante que un sistema de administración de propiedades proporcione una variedad de opciones de pago diferentes. Esto debe incluir opciones de procesamiento de pagos para el personal de recepción, junto con el procesamiento de pagos electrónicos para las reservas que se realizan en línea con una tarjeta de crédito o débito. El software también debería permitir el envío rápido de correos electrónicos de confirmación.

Además, el software debe tener la capacidad de crear facturas o recibos para los clientes, de modo que estos puedan emitirse fácilmente al momento del check-out o después de utilizar cualquiera de los servicios adicionales de pago del hotel.

10) Servicios de punto de venta

Los hoteles modernos a menudo tienen una variedad de instalaciones, servicios y puntos de venta adicionales, y las diversas transacciones que ocurren a menudo deberán agregarse a la factura del huésped, que se presentará al momento del check-out. Por esta razón, un sistema de administración de propiedades que incluya servicios de punto de venta puede ser una adición vital.

El personal del restaurante, el gimnasio o el spa del hotel debe poder utilizar el software para gestionar las transacciones y actualizar la factura de los huéspedes individuales. Lo mismo debería ser cierto para el servicio de habitaciones. Las mejores soluciones también permitirán aplicar descuentos, y el beneficio de esto es que las transacciones se pueden manejar en el momento, reduciendo errores.

11) Informes

Por último, el software de gestión de su hotel también debe incluir la funcionalidad de informes automatizados. Esto permitirá al personal del hotel acceder rápidamente a los informes basados en los datos más recientes, y estos informes podrían estar vinculados al rendimiento del hotel, la información financiera o las tareas y procesos de gestión del hotel.

Por ejemplo, si la gerencia requiere un informe sobre las tasas de ocupación hotelera durante los últimos dos años, o sobre el desempeño de un canal de distribución específico, el software podrá producir dicho informe. De manera similar, los informes financieros pueden ser necesarios para fines contables y de presentación de impuestos, o simplemente para ayudar en la toma de decisiones.

Selección de un Channel Manager de hotel

Aparte de su sistema PMS, hay una serie de otros paquetes de software que pueden ser útiles para los hoteles, pero un administrador de canal de hotel se ubicará entre los más beneficiosos. Una buena solución de gestión de canales hoteleros le permitirá mantener actualizada la información del hotel, el inventario y los precios en todos sus canales de distribución en línea.

Verificar “Gerente de Canal del Hotel: Nr. ¡1 guía para la gestión de canales de hoteles! " para obtener más información sobre para qué sirve este software, cómo puede ayudarlo y consejos sobre las características principales que debe buscar.

Un sistema de administración de propiedades, o sistema PMS, es esencial en la industria hotelera moderna, pero es igualmente vital encontrar el software adecuado para sus necesidades. En particular, es importante tener en cuenta las once características citadas en este artículo, mientras que también desea una solución de software que sea confiable y fácil de usar.

Más información sobre el software de gestión hotelera

¿Le gustaría aprender más sobre gestión hotelera soluciones de software que pueden ayudarlo a hacer crecer su negocio hotelero? En los siguientes artículos encontrará más información sobre el software de gestión hotelera más importante para hoteles:

Más consejos para hacer crecer su negocio

Revfine.com es una plataforma de conocimiento para la industria de la hospitalidad y los viajes. Los profesionales utilizan nuestros conocimientos, estrategias y consejos prácticos para inspirarse, optimizar los ingresos, innovar procesos y mejorar la experiencia del cliente. Puedes encontrar todo consejos de hotel y hospitalidad en las categorias Gestión de los ingresos, Comercialización y distribución, Operaciones Hoteleras, Dotación de personal y carrera, Tecnología y Software.

Enviar un artículo