Système PMS

Le système PMS, ou Property Management System, est une plate-forme numérique utilisée par l'industrie hôtelière pour rationaliser les opérations, gérer les réservations, l'enregistrement des clients, la facturation et l'inventaire des chambres. Son importance réside dans l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, l’amélioration de l’expérience client et la fourniture d’informations précieuses pour la gestion hôtelière.

Points clés à retenir

  • Réservations intégrées : Un système PMS doit gérer et intégrer efficacement les réservations d’hôtel sur plusieurs canaux.
  • Opérations de la réception : Il devrait rationaliser les opérations de la réception, permettant un enregistrement efficace des clients et une gestion des chambres.
  • La gestion des canaux: Le système doit offrir une gestion robuste des canaux pour maintenir la disponibilité et les tarifs des chambres sur les différentes plateformes de réservation.
  • Traitement de facturation et de paiement : Gestion efficace des processus de facturation et de paiement des clients.
  • Gestion du ménage : Facilite la coordination fluide des tâches d’entretien ménager et des mises à jour de l’état des chambres.

introduction

Un système de gestion immobilière, ou système PMS en abrégé, est un outil de plus en plus utile dans les hôtels modernes, aidant les propriétaires et les autres membres du personnel dans diverses tâches. Cependant, avec plus de logiciels PMS sur le marché que jamais, il est également essentiel de savoir quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour prendre la bonne décision.

Qu'est-ce qu'un système PMS ?

Un système de gestion immobilière est une solution logicielle qui assiste les hôtels, les centres de villégiature et les propriétés similaires dans leurs tâches et opérations quotidiennes. Celles-ci incluent généralement des tâches de gestion et d'administration, avec des exemples comprenant les réservations, le traitement des paiements, l'analyse des performances et la gestion des stocks. Dans l'article « 5 conseils essentiels pour choisir le bon système de gestion immobilière », vous en apprenez davantage sur les systèmes PMS et comment choisir celui qui convient le mieux à votre propriété.

Pourquoi chaque hôtel a-t-il besoin d'un système PMS ?

Une solution hôtelière PMS est de plus en plus importante car la industrie hôtelière est axé sur la technologie. Les réservations provenant de plusieurs canaux, les prix devant être ajustés intelligemment à des fins de gestion des revenus et le service client étant une entreprise 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, le logiciel PMS peut aider à relever ces défis.

Un bon système de gestion immobilière permettra au personnel de l'hôtel de se débarrasser de la paperasse et d'effectuer des tâches importantes plus efficacement. De plus, un système PMS peut aider à réduire les chambres vacantes et les doubles réservations.

Quelles sont les caractéristiques les plus importantes d'un système PMS ?

Bien qu'il existe plusieurs systèmes de gestion immobilière sur le marché, il est important d'en identifier un avec les bonnes fonctionnalités pour votre hôtel. Dans cet esprit, vous trouverez ci-dessous onze des caractéristiques les plus importantes à rechercher.

1) Réservations

La première fonctionnalité, et peut-être la plus évidente, que votre système de gestion immobilière devrait avoir est la capacité de gérer les réservations d'hôtel. Ce système de réservation doit pouvoir s'intégrer à tous les canaux où les clients peuvent effectuer des réservations et fournir à votre propre personnel un accès à des informations d'inventaire à jour.

Cela signifie que les employés doivent pouvoir utiliser le système PMS pour déterminer quelles chambres sont réservées et quand. Certains systèmes PMS offrent également des fonctionnalités similaires pour d'autres services hôteliers. En revanche, les hôtels qui font partie d'une chaîne peuvent avoir besoin d'accéder aux informations de réservation de l'ensemble du portefeuille immobilier.

2) Opérations à la réception

Votre logiciel PMS doit également permettre au personnel de la réception d'effectuer plusieurs fonctions importantes. En particulier, le personnel doit pouvoir utiliser le logiciel de l'hôtel pour accéder à des informations à jour sur les réservations et le statut de chambres spécifiques au sein de la propriété, et ce type d'informations doit pouvoir être mis à jour manuellement.

Ainsi, par exemple, il devrait être possible pour les employés de la réception d'aider les clients à changer de chambre et de mettre à jour les informations sur la chambre. Il devrait également être possible pour le personnel d'enregistrer manuellement les invités à l'entrée et à la sortie et d'émettre des cartes-clés.

3) Gestionnaire de canaux

Pour que les hôtels restent compétitifs, ils doivent généralement distribuer les hôtels sur différents canaux. En effet, les chambres d'hôtel peuvent être vendues via le site Web de l'hôtel, les réservations par téléphone, via les agences de voyages en ligne, etc. Il est donc absolument essentiel que les différents canaux puissent être gérés efficacement.

Le meilleur gestion de l'hôtel Le logiciel comprendra des fonctions de gestion des canaux, garantissant que les chambres sont disponibles sur plusieurs canaux et que les informations d'inventaire sont toujours à jour. Certains systèmes PMS offrent une fonctionnalité de gestion directe des canaux, tandis que d'autres s'intègrent à des systèmes de distribution mondiaux tiers.

4) Gestion des revenus

Une autre caractéristique importante de votre logiciel de gestion hôtelière est la gestion des recettes Fonctionnalité. Cela peut aider les directeurs d'hôtel et d'autres membres du personnel à évaluer les performances de l'hôtel, à l'aide d'indicateurs de performance clés tels que ADR (tarif journalier moyen), RevPAR (revenu par chambre disponible), et GOPPAR (résultat brut d'exploitation par chambre disponible).

En relation avec cela, un bon système PMS offrira également une gestion des plans tarifaires. En termes simples, cela permettra aux hôtels de créer rapidement des plans tarifaires pour les chambres et de les mettre en œuvre, permettant aux gestionnaires de réagir plus facilement aux changements de la demande. Ces changements peuvent être liés à la saison, aux événements locaux et à d'autres facteurs externes.

5) Fonctionnalité d'enregistrement

La fonctionnalité d'enregistrement numérique est une offre relativement nouvelle sur le marché des PMS, mais qui gagne en popularité. Cela permet aux cartes de paiement d'être autorisées à l'avance, permettant aux clients d'arriver, puis de s'enregistrer à l'aide d'une application mobile sur leur téléphone, ou en utilisant une borne d'enregistrement en libre-service à la réception.

Ensuite, PMS se synchronise automatiquement, en gardant à jour les informations d'enregistrement et d'occupation. Les avantages incluent une vitesse améliorée, une communication avec les clients via l'application et des opportunités de vente incitative et croisée. Même dans les systèmes PMS qui n'incluent pas directement cette fonctionnalité, beaucoup offrent une intégration avec des systèmes d'enregistrement externes.

6) Données client

Les hôtellerie est de plus en plus axé sur les données, ce qui signifie conserver les informations sur les clients. Pour cette raison, votre système PMS doit inclure une fonction de gestion des données clients, permettant au personnel d'obtenir les coordonnées, les dates de séjour des clients à l'hôtel, des informations sur quels clients se trouvent dans quelle chambre, etc.

Les programmes de fidélisation des clients doivent pouvoir être gérés via le logiciel, tandis que le PMS doit pouvoir être utilisé pour aider aux efforts de marketing. Les informations client peuvent alors être regroupées en un seul endroit, qu'elles soient obtenues en ligne ou en personne, et le système PMS peut même être intégré à votre logiciel CRM.

7) Ménage

Les meilleurs systèmes de gestion immobilière permettront également de gérer efficacement les tâches d'entretien ménager. Ce type de fonctionnalité peut être aussi simple que de permettre au personnel de la réception de suivre l'état des chambres et de savoir si elles ont été nettoyées ou non, mais cela peut également permettre d'attribuer des tâches spécifiques au personnel d'entretien.

Certains des modernes solutions logicielles de gestion hôtelière permettra également aux tablettes ou aux appareils mobiles de se connecter au système principal. L'avantage est que le personnel d'entretien peut mettre à jour ses progrès au fur et à mesure, offrant davantage un rapport d'état à jour, tandis que la communication avec la réception peut également être simplifiée.

8) Intégrations tierces

Alors qu'un système PMS est conçu pour être une solution tout-en-un, la réalité est que de nombreux hôtels vont également utiliser d'autres solutions logicielles en plus de leur PMS. Par conséquent, les intégrations tierces sont importantes lors de la sélection du meilleur logiciel de gestion hôtelière pour votre établissement.

Certaines des intégrations tierces les plus courantes recherchées par les propriétaires d'hôtels sont systèmes de distribution mondiaux, agences de voyages en ligne, centrales de réservation et solutions de comptabilité hôtelière.

9) Options de facturation et de paiement

Ensuite, un système de gestion immobilière doit fournir diverses options de paiement. Cela devrait inclure des options de traitement des paiements pour le personnel de la réception et le traitement des paiements électroniques pour les réservations effectuées en ligne à l'aide d'une carte de crédit ou de débit. Le logiciel doit également permettre l'envoi rapide d'e-mails de confirmation.

De plus, le logiciel doit être capable de créer des factures ou des reçus pour les clients, afin que ceux-ci puissent être facilement émis au moment du départ ou après avoir utilisé des services hôteliers payants supplémentaires.

10) Services de point de vente

Les hôtels modernes disposent souvent d'une gamme d'installations, de services et de points de vente supplémentaires, et les diverses transactions qui se produisent devront souvent être ajoutées à la facture du client, qui sera présentée au moment du départ. Pour cette raison, un système de gestion immobilière qui comprend des services de point de vente peut être un complément essentiel.

Le personnel du restaurant, de la salle de sport ou du spa de l'hôtel doit pouvoir utiliser le logiciel pour gérer les transactions et mettre à jour la facture des clients individuels. Il devrait en être de même pour le service en chambre. Les meilleures solutions permettront également d'appliquer des remises, et cet avantage est que les transactions peuvent être traitées maintenant, ce qui réduit les erreurs.

11) Rapports

Enfin, votre logiciel de gestion hôtelière doit également inclure une fonctionnalité de rapport automatisé. Cela permettra au personnel de l'hôtel d'accéder rapidement à des rapports basés sur les dernières données, et ces rapports pourraient être liés aux performances de l'hôtel, aux informations financières ou aux tâches et processus de gestion de l'hôtel.

Par exemple, si la direction demande un rapport sur les taux d'occupation des hôtels au cours des deux dernières années, ou sur la performance d'un canal de distribution spécifique, le logiciel pourra produire un tel rapport. De même, des rapports financiers peuvent être nécessaires à des fins comptables et fiscales, ou pour aider à la prise de décision.

Sélection d'un gestionnaire de canaux d'hôtel

Outre votre système PMS, plusieurs autres progiciels peuvent être utiles pour les hôtels, mais un gestionnaire de canaux hôteliers se classera parmi les plus avantageux. Une bonne solution de gestion des canaux hôteliers vous permettra de maintenir à jour les informations sur les hôtels, les stocks et les prix sur tous vos canaux de distribution en ligne.

Vérifier « Gestionnaire de la chaîne hôtelière : Nr. 1 Guide de la gestion des chaînes hôtelières ! » pour en savoir plus sur l'utilité de ce logiciel, comment il peut vous aider et des conseils sur les principales fonctionnalités que vous devriez rechercher.

Un système de gestion de propriété, ou système PMS, est essentiel dans l'industrie hôtelière moderne, mais trouver le bon logiciel pour vos besoins est tout aussi vital. En particulier, les onze fonctionnalités citées dans cet article sont importantes à surveiller, si vous souhaitez également une solution logicielle fiable et conviviale.

Plus d'informations sur le logiciel de gestion hôtelière

Souhaitez-vous en savoir plus sur gestion de l'hôtel des solutions logicielles qui peuvent vous aider à développer votre activité hôtelière ? Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le logiciel de gestion hôtelière le plus important pour les hôtels :

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten
Bonjour, je suis Martijn Barten, fondateur de Revfine.com. Je suis spécialisé dans l'optimisation des revenus en combinant le revenue management avec des stratégies marketing. J'ai plus de 15 ans d'expérience dans le développement, la mise en œuvre et la gestion de stratégies et de processus de gestion des revenus et de marketing pour des propriétés individuelles et multi-propriétés.