PMS-System

PMS System oder Property Management System ist eine digitale Plattform, die von der Hotelbranche zur Rationalisierung von Abläufen, zur Verwaltung von Reservierungen, zum Einchecken von Gästen, zur Abrechnung und zum Zimmerinventar verwendet wird. Seine Bedeutung liegt in der Steigerung der betrieblichen Effizienz, der Verbesserung des Gästeerlebnisses und der Bereitstellung wertvoller Dateneinblicke für das Hotelmanagement.

Die zentralen Thesen

  • Integrierte Reservierungen: Ein PMS-System sollte Hotelreservierungen über mehrere Kanäle hinweg effektiv verwalten und integrieren.
  • Bedienung an der Rezeption: Es soll die Abläufe an der Rezeption rationalisieren und ein effizientes Einchecken der Gäste und eine effiziente Zimmerverwaltung ermöglichen.
  • Kanalverwaltung: Das System muss ein robustes Kanalmanagement bieten, um die Zimmerverfügbarkeit und Preise auf verschiedenen Buchungsplattformen aufrechtzuerhalten.
  • Abrechnung und Zahlungsabwicklung: Effiziente Abwicklung der Gästeabrechnungs- und Zahlungsprozesse.
  • Housekeeping-Management: Erleichtert die reibungslose Koordination von Reinigungsaufgaben und Aktualisierungen des Zimmerstatus.

Einführung

Ein Property-Management-System, kurz PMS-System, ist in modernen Hotels ein immer nützlicheres Werkzeug, das Eigentümer und andere Mitarbeiter bei verschiedenen Aufgaben unterstützt. Da jedoch mehr PMS-Software als je zuvor auf dem Markt ist, ist es auch wichtig zu wissen, welche Funktionen am wichtigsten sind, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Was ist ein PMS-System?

Ein Immobilienverwaltungssystem ist eine Softwarelösung, die Hotels, Resorts und ähnliche Immobilien bei alltäglichen Aufgaben und Abläufen unterstützt. Dazu gehören in der Regel Management- und Verwaltungsaufgaben, beispielsweise Reservierungen, Zahlungsabwicklung, Leistungsanalyse und Bestandsverwaltung. Im Artikel „5 wichtige Tipps zur Auswahl des richtigen Immobilienverwaltungssystems“, erfahren Sie mehr über PMS-Systeme und wie Sie das richtige für Ihre Immobilie auswählen.

Warum jedes Hotel ein PMS-System braucht?

Eine PMS-Hotellösung wird aufgrund der Moderne immer wichtiger Gastgewerbe ist technologiegetrieben. Da Buchungen über mehrere Kanäle eingehen, Preise für das Revenue-Management intelligent angepasst werden müssen und der Kundenservice rund um die Uhr gewährleistet ist, kann eine PMS-Software dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Ein gutes Immobilienverwaltungssystem ermöglicht es dem Hotelpersonal, den Papierkram zu beseitigen und wichtige Aufgaben effizienter zu erledigen. Darüber hinaus kann ein PMS-System dazu beitragen, Zimmerleerstände und Doppelbuchungen zu reduzieren.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines PMS-Systems?

Obwohl es mehrere Immobilienverwaltungssysteme auf dem Markt gibt, ist es wichtig, eines mit den richtigen Funktionen für Ihr Hotel zu finden. Vor diesem Hintergrund finden Sie im Folgenden elf der wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten.

1) Reservierungen

Die erste und vielleicht offensichtlichste Funktion, die Ihr Immobilienverwaltungssystem haben sollte, ist die Möglichkeit, Hotelreservierungen abzuwickeln. Dieses Reservierungssystem sollte sich in alle Kanäle integrieren lassen, über die Kunden Buchungen vornehmen können, und Ihren eigenen Mitarbeitern Zugriff auf aktuelle Bestandsinformationen bieten.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter über das PMS-System ermitteln können, welche Räume wann reserviert sind. Einige PMS-Systeme bieten ähnliche Funktionen auch für andere Hoteldienstleistungen. Im Gegensatz dazu benötigen Hotels, die Teil einer Kette sind, möglicherweise Zugriff auf Reservierungsinformationen aus dem gesamten Immobilienportfolio.

2) Front-Desk-Operationen

Ihre PMS-Software sollte es dem Personal an der Rezeption auch ermöglichen, mehrere wichtige Funktionen auszuführen. Insbesondere sollte das Personal über die Hotelsoftware auf aktuelle Informationen über Reservierungen und den Status bestimmter Zimmer im Hotel zugreifen können und diese Art von Informationen sollte manuell aktualisiert werden können.

So soll es beispielsweise Mitarbeitern an der Rezeption möglich sein, Gästen beim Zimmerwechsel zu helfen und die Zimmerinformationen zu aktualisieren. Außerdem soll es den Mitarbeitern möglich sein, Gäste manuell ein- und auszuchecken und Schlüsselkarten auszugeben.

3) Kanalmanager

Damit Hotels wettbewerbsfähig bleiben, müssen sie ihre Hotels in der Regel über verschiedene Kanäle vertreiben. Tatsächlich können Hotelzimmer über die Hotel-Website, telefonische Buchungen, über Online-Reisebüros und mehr verkauft werden. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die verschiedenen Kanäle effektiv verwaltet werden können.

Der beste Hotel Management Die Software umfasst Kanalverwaltungsfunktionen, die sicherstellen, dass Räume über mehrere Kanäle verfügbar sind und dass die Bestandsinformationen immer aktuell sind. Einige PMS-Systeme bieten direkte Kanalverwaltungsfunktionen, während andere in globale Vertriebssysteme von Drittanbietern integriert sind.

4) Einnahmenmanagement

Eine weitere wichtige Funktion Ihrer Hotelverwaltungssoftware ist Revenue Management Funktionalität. Dies kann Hotelmanagern und anderen Mitarbeitern helfen, die Leistung des Hotels anhand von Leistungskennzahlen wie ADR (durchschnittliche Tagessatz), RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer) und GOPPAR (Bruttobetriebsgewinn pro verfügbarem Zimmer).

In diesem Zusammenhang bietet ein gutes PMS-System auch eine Tarifverwaltung. Vereinfacht ausgedrückt: Dadurch können Hotels schnell Zimmerpreispläne erstellen und umsetzen, sodass Manager leichter auf Nachfrageänderungen reagieren können. Diese Änderungen können mit der Saison, lokalen Ereignissen und anderen externen Faktoren zusammenhängen.

5) Check-In-Funktionalität

Die digitale Check-in-Funktionalität ist ein relativ neues Angebot auf dem PMS-Markt, das sich jedoch wachsender Beliebtheit erfreut. Auf diese Weise können Zahlungskarten im Voraus autorisiert werden, sodass Gäste ankommen und dann über eine mobile App auf ihrem Telefon oder über einen Selbstbedienungs-Check-in-Automaten im Empfangsbereich einchecken können.

Dann synchronisiert sich PMS automatisch und hält die Check-in- und Belegungsinformationen auf dem neuesten Stand. Zu den Vorteilen gehören eine verbesserte Geschwindigkeit, die Kommunikation mit Kunden über die App sowie Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten. Selbst in PMS-Systemen, die diese Funktion nicht direkt enthalten, bieten viele eine Integration mit externen Check-in-Systemen an.

6) Kundendaten

Die Hotelbranche ist zunehmend datengesteuert, was bedeutet, dass Kundeninformationen gespeichert werden müssen. Aus diesem Grund muss Ihr PMS-System über eine Kundendatenverwaltungsfunktion verfügen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Kontaktdaten, die Aufenthaltsdaten der Kunden im Hotel, Informationen darüber, welche Gäste sich in welchem Zimmer befinden usw., abzurufen.

Kundenbindungsprogramme sollen über die Software verwaltet werden können, während das PMS zur Unterstützung bei Marketingbemühungen eingesetzt werden kann. Kundeninformationen können dann an einem Ort konsolidiert werden, unabhängig davon, ob sie online oder persönlich eingeholt werden, und das PMS-System kann sogar in Ihre CRM-Software integriert werden.

7) Hauswirtschaft

Mit den besten Immobilienverwaltungssystemen können auch Hauswirtschaftsaufgaben effektiv verwaltet werden. Diese Art von Funktionalität kann so einfach sein, dass das Personal an der Rezeption den Status von Zimmern und deren Reinigung verfolgen kann, sie kann aber auch die Zuweisung spezifischer Aufgaben an das Reinigungspersonal ermöglichen.

Einige der modernen Softwarelösungen für das Hotelmanagement ermöglicht auch die Verbindung von Tablets oder Mobilgeräten mit dem Hauptsystem. Der Vorteil besteht darin, dass das Housekeeping-Personal seine Fortschritte jederzeit aktualisieren kann und so einen aktuelleren Statusbericht erhält, während auch die Kommunikation mit der Rezeption vereinfacht werden kann.

8) Integrationen von Drittanbietern

Während ein PMS-System als All-in-One-Lösung konzipiert ist, nutzen viele Hotels in der Realität neben ihrem PMS auch andere Softwarelösungen. Daher sind Integrationen von Drittanbietern wichtig, wenn Sie die beste Hotelverwaltungssoftware für Ihr Hotel auswählen.

Einige der häufigsten Integrationen von Drittanbietern, nach denen Hotelbesitzer suchen, sind: globale Vertriebssysteme, Online-Reisebüros, zentrale Reservierungssysteme und Hotelbuchhaltungslösungen.

9) Rechnung & Zahlungsmöglichkeiten

Als nächstes muss ein Immobilienverwaltungssystem verschiedene Zahlungsoptionen bereitstellen. Dazu gehören Zahlungsabwicklungsmöglichkeiten für das Personal an der Rezeption und die E-Payment-Abwicklung für Online-Buchungen mit Kredit- oder Debitkarte. Die Software sollte auch den schnellen Versand von Bestätigungs-E-Mails ermöglichen.

Darüber hinaus sollte die Software in der Lage sein, Rechnungen oder Quittungen für Kunden zu erstellen, sodass diese beim Check-out oder nach Inanspruchnahme etwaiger kostenpflichtiger Hotelleistungen problemlos ausgestellt werden können.

10) Point-of-Sales-Services

Moderne Hotels verfügen oft über eine Reihe zusätzlicher Einrichtungen, Dienstleistungen und Verkaufsstellen, und die verschiedenen anfallenden Transaktionen müssen oft auf der Rechnung des Gastes verbucht werden, die beim Check-out vorgelegt wird. Aus diesem Grund kann ein Immobilienverwaltungssystem, das Point-of-Sale-Dienste einschließt, eine wichtige Ergänzung sein.

Das Hotelrestaurant-, Fitnessstudio- oder Spa-Personal sollte in der Lage sein, mit der Software Transaktionen abzuwickeln und die Rechnung für einzelne Gäste zu aktualisieren. Dasselbe sollte auch für den Zimmerservice gelten. Die besten Lösungen ermöglichen auch die Anwendung von Rabatten. Der Vorteil besteht darin, dass Transaktionen jetzt abgewickelt werden können, wodurch Fehler reduziert werden.

11) Berichte

Schließlich sollte Ihre Hotelverwaltungssoftware auch über automatisierte Berichtsfunktionen verfügen. Dadurch können Hotelmitarbeiter schnell auf Berichte zugreifen, die auf den neuesten Daten basieren. Diese Berichte könnten mit der Hotelleistung, Finanzinformationen oder Hotelmanagementaufgaben und -prozessen verknüpft werden.

Wenn das Management beispielsweise einen Bericht über die Hotelauslastung der letzten zwei Jahre oder über die Leistung eines bestimmten Vertriebskanals benötigt, kann die Software einen solchen Bericht erstellen. Ebenso können Finanzberichte für Buchhaltungs- und Steuererklärungszwecke oder zur Unterstützung bei der Entscheidungsfindung benötigt werden.

Auswahl eines Hotel Channel Managers

Abgesehen von Ihrem PMS-System können mehrere andere Softwarepakete für Hotels nützlich sein, aber ein Hotel-Channel-Manager wird zu den nützlichsten zählen. Mit einer guten Hotel-Channel-Management-Lösung können Sie Hotel-, Inventar- und Preisinformationen über alle Ihre Online-Vertriebskanäle hinweg auf dem neuesten Stand halten.

Kasse “Hotel Channel Manager: Nr. 1 Leitfaden für das Channel-Management von Hotels!“ für viel mehr darüber, wozu diese Software dient, wie sie Sie unterstützen kann und Ratschläge zu den wichtigsten Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten.

Ein Property-Management-System oder PMS-System ist im modernen Gastgewerbe unerlässlich, aber ebenso wichtig ist es, die richtige Software für Ihre Anforderungen zu finden. Insbesondere die elf in diesem Artikel genannten Features sollten Sie unbedingt beachten, wenn Sie zudem eine zuverlässige und benutzerfreundliche Softwarelösung wünschen.

Weitere Informationen zur Hotelmanagement-Software

Möchten Sie mehr erfahren über Hotel Management Softwarelösungen, die Ihnen helfen können, Ihr Hotelgeschäft auszubauen? In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zu den wichtigsten Hotelmanagement-Software für Hotels:

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten
Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Ich bin auf die Umsatzoptimierung spezialisiert, indem ich Revenue Management mit Marketingstrategien kombiniere. Ich verfüge über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Entwicklung, Implementierung und Verwaltung von Revenue-Management- und Marketingstrategien und -prozessen für einzelne Immobilien und mehrere Immobilien.