Ein Property-Management-System, kurz PMS-System, ist in modernen Hotels ein zunehmend nützliches Werkzeug, das Eigentümer und andere Mitarbeiter bei verschiedenen Aufgaben unterstützt. Bei mehr PMS-Software als je zuvor auf dem Markt ist es jedoch auch wichtig zu wissen, welche Funktionen am wichtigsten sind, damit Sie die richtige Entscheidung treffen können.

Was ist ein PMS-System?

Ein Property Management System ist eine Hotelsoftwarelösung, die Hotels, Resorts und ähnliche Objekte bei den täglichen Aufgaben und dem Betrieb unterstützt. Dazu gehören in der Regel Management- und Verwaltungsaufgaben, mit Beispielen wie Reservierungen, Zahlungsabwicklung, Leistungsanalyse und Bestandsverwaltung. Im Artikel „5 wichtige Tipps zur Auswahl des richtigen Property Management Systems“ erfahren Sie mehr über PMS-Systeme und wie Sie das richtige für Ihre Immobilie auswählen.

Warum jedes Hotel ein PMS-System braucht?

Eine PMS-Hotellösung wird immer wichtiger, denn die moderne Gastgewerbe ist technologiegetrieben. Da Buchungen über mehrere Kanäle eingehen, Preise für Revenue-Management-Zwecke intelligent angepasst werden müssen und Kundenservice rund um die Uhr bestrebt ist, kann eine PMS-Software helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Ein gutes Property-Management-System ermöglicht es den Hotelmitarbeitern, Papierkram abzubauen und wichtige Aufgaben effizienter zu erledigen. Darüber hinaus kann ein PMS-System helfen, Leerstände und Doppelbuchungen zu reduzieren.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines PMS-Systems?

Obwohl es eine Reihe von Immobilienverwaltungssystemen auf dem Markt gibt, ist es wichtig, eines mit den richtigen Funktionen für Ihr Hotel zu identifizieren. In diesem Sinne finden Sie im Folgenden elf der wichtigsten Funktionen, nach denen Sie suchen sollten.

1) Reservierungen

Die erste und vielleicht offensichtlichste Funktion, die Ihr Property-Management-System haben sollte, ist die Fähigkeit, Hotelreservierungen zu bearbeiten. Dieses Reservierungssystem sollte sich in alle Kanäle integrieren lassen, auf denen Kunden Buchungen vornehmen können, und Ihren eigenen Mitarbeitern Zugriff auf aktuelle Bestandsinformationen bieten.

Das heißt, Mitarbeiter sollen über das PMS-System herausfinden können, welche Räume wann reserviert sind. Einige PMS-Systeme bieten ähnliche Funktionen auch für andere Hoteldienstleistungen, während Hotels, die Teil einer Kette sind, möglicherweise Zugriff auf Reservierungsinformationen aus dem gesamten Hotelportfolio benötigen.

2) Front-Desk-Operationen

Ihre PMS-Software sollte es den Mitarbeitern an der Rezeption außerdem ermöglichen, eine Reihe wichtiger Funktionen auszuführen. Insbesondere sollen die Mitarbeiter über die Hotelsoftware auf aktuelle Informationen zu Reservierungen und den Status bestimmter Zimmer innerhalb des Hauses zugreifen können, die manuell aktualisiert werden können.

So soll es beispielsweise Mitarbeitern an der Rezeption möglich sein, Gästen beim Zimmerwechsel zu helfen und die Zimmerinformationen zu aktualisieren. Außerdem soll es den Mitarbeitern möglich sein, Gäste manuell ein- und auszuchecken und Schlüsselkarten auszugeben.

3) Kanalmanager

Damit Hotels wettbewerbsfähig bleiben können, müssen sie in der Regel Hotels über eine Vielzahl unterschiedlicher Kanäle vertreiben. Tatsächlich können Hotelzimmer über die Hotelwebsite, telefonische Buchungen, über Online-Reisebüros und mehr verkauft werden. Daher ist es zwingend erforderlich, dass die verschiedenen Kanäle effektiv gemanagt werden können.

Das Allerbeste Hotel Management Die Software wird Channel-Management-Funktionen enthalten, die sicherstellen, dass Räume über mehrere Kanäle hinweg verfügbar sind und die Bestandsinformationen immer auf dem neuesten Stand sind. Einige PMS-Systeme bieten eine direkte Kanalverwaltungsfunktionalität, während andere in globale Vertriebssysteme von Drittanbietern integriert werden.

4) Einnahmenmanagement

Ein weiteres wichtiges Feature für Ihre Hotelmanagement-Software ist Revenue Management Funktionalität. Dies kann Hotelmanagern und anderen Mitarbeitern helfen, die Leistung des Hotels anhand von Leistungskennzahlen wie ADR (durchschnittliche Tagessatz), RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer) und GOPPAR (Bruttobetriebsgewinn pro verfügbarem Zimmer).

In diesem Zusammenhang bietet ein gutes PMS-System auch eine Tarifverwaltung. Vereinfacht gesagt, ermöglicht dies Hotels, Zimmerpreispläne schnell zu erstellen und auch umzusetzen, sodass Manager leichter auf Nachfrageänderungen reagieren können. Diese Änderungen können mit der Saison, lokalen Ereignissen und verschiedenen anderen externen Faktoren zusammenhängen.

5) Check-In-Funktionalität

Die digitale Check-in-Funktionalität ist ein relativ neues Angebot auf dem PMS-Markt, das jedoch immer beliebter wird. Dadurch können Zahlungskarten im Voraus autorisiert werden, sodass die Gäste anreisen und dann über eine mobile App auf ihrem Telefon oder über einen Self-Service-Check-in-Automaten im Rezeptionsbereich einchecken können.

Dann synchronisiert sich das PMS automatisch und hält die Check-in- und Belegungsinformationen auf dem neuesten Stand. Zu den Vorteilen zählen eine verbesserte Geschwindigkeit, die Kommunikation mit Kunden über die App sowie Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten. Selbst in PMS-Systemen, die diese Funktion nicht direkt beinhalten, bieten viele eine Integration mit externen Check-in-Systemen.

6) Kundendaten

Die Hotelbranche ist zunehmend datengesteuert, und das bedeutet, dass Informationen über Kunden aufbewahrt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihr PMS-System über eine Kundendatenverwaltungsfunktion verfügt, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Kontaktdaten, die Aufenthaltsdaten der Kunden im Hotel, Informationen darüber, welche Gäste sich in welchem Zimmer befinden, usw.

Kundenbindungsprogramme sollen über die Software verwaltet werden können, während das PMS bei Marketingmaßnahmen unterstützt werden kann. So lassen sich Kundeninformationen, egal ob online oder persönlich, an einem Ort zusammenfassen und das PMS-System sogar in Ihre CRM-Software integrieren.

7) Hauswirtschaft

Mit den besten Hausverwaltungssystemen können auch Hauswirtschaftsaufgaben effektiv verwaltet werden. Diese Art von Funktionalität könnte so einfach sein, dass das Front-Office-Personal den Status von Räumen und ob sie gereinigt wurden oder nicht verfolgen können, aber auch, dass dem Housekeeping-Personal bestimmte Aufgaben zugewiesen werden können.

Einige der moderneren Softwarelösungen für das Hotelmanagement ermöglicht es auch Tablets oder mobilen Geräten, sich mit dem Hauptsystem zu verbinden. Dies hat den Vorteil, dass das Housekeeping-Personal seinen Fortschritt laufend aktualisieren kann und einen eher aktuellen Statusbericht bietet und auch die Kommunikation mit der Rezeption vereinfacht wird.

8) Integrationen von Drittanbietern

Obwohl ein PMS-System als All-in-One-Lösung konzipiert ist, werden viele Hotels neben ihrem PMS auch andere Softwarelösungen einsetzen. Daher sind die Integrationen von Drittanbietern ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl der besten Hotelmanagement-Software für Ihre Unterkunft.

Einige der häufigsten Drittanbieter-Integrationen, nach denen Hotelbesitzer suchen, sind mit globale Vertriebssysteme, mit Online-Reisebüros, mit zentralen Reservierungssystemen und mit Hotelabrechnungslösungen.

9) Rechnung & Zahlungsmöglichkeiten

Als nächstes ist es wichtig, dass ein Property Management System verschiedene Zahlungsmöglichkeiten bietet. Dies sollte Zahlungsabwicklungsoptionen für das Personal an der Rezeption sowie die E-Payment-Verarbeitung für Online-Buchungen mit Kredit- oder Debitkarte umfassen. Die Software sollte auch den schnellen Versand von Bestätigungs-E-Mails ermöglichen.

Darüber hinaus sollte die Software in der Lage sein, Rechnungen oder Quittungen für Kunden zu erstellen, damit diese beim Check-out oder nach Inanspruchnahme einer der zusätzlichen kostenpflichtigen Hotelleistungen problemlos ausgestellt werden können.

10) Point-of-Sales-Services

Moderne Hotels verfügen oft über eine Reihe zusätzlicher Einrichtungen, Dienstleistungen und Verkaufsstellen, und die verschiedenen Transaktionen, die anfallen, müssen oft auf der Rechnung eines Gastes hinzugefügt werden, die beim Check-out vorgelegt wird. Aus diesem Grund kann ein Immobilienverwaltungssystem mit Point-of-Sale-Services eine wichtige Ergänzung sein.

Mitarbeiter im Hotelrestaurant, Fitnessstudio oder Spa sollen die Software nutzen können, um Transaktionen abzuwickeln und die Rechnung für einzelne Gäste zu aktualisieren. Das gleiche sollte auch für den Zimmerservice gelten. Die besten Lösungen ermöglichen auch die Anwendung von Rabatten, und der Vorteil davon ist, dass Transaktionen sofort abgewickelt werden können, wodurch Fehler vermieden werden.

11) Berichte

Schließlich sollte Ihre Hotelmanagement-Software auch automatisierte Berichtsfunktionen enthalten. Auf diese Weise können Hotelmitarbeiter schnell auf Berichte zugreifen, die auf den neuesten Daten basieren, und diese Berichte können mit der Hotelleistung, Finanzinformationen oder Hotelmanagementaufgaben und -prozessen verknüpft werden.

Wenn das Management beispielsweise einen Bericht über die Hotelauslastung der letzten zwei Jahre oder über die Leistung eines bestimmten Vertriebskanals benötigt, kann die Software einen solchen Bericht erstellen. Ebenso können Finanzberichte für Buchhaltungs- und Steuererklärungszwecke benötigt werden oder einfach bei der Entscheidungsfindung helfen.

Auswahl eines Hotel Channel Managers

Abgesehen von Ihrem PMS-System gibt es eine Reihe anderer Softwarepakete, die für Hotels nützlich sein können, aber ein Hotel-Channel-Manager zählt zu den vorteilhaftesten. Eine gute Hotel-Channel-Management-Lösung ermöglicht es Ihnen, Hotel-, Inventar- und Preisinformationen über alle Ihre Online-Vertriebskanäle hinweg auf dem neuesten Stand zu halten.

Kasse “Hotel Channel Manager: Nr. 1 Leitfaden für das Channel-Management von Hotels!“ für viel mehr darüber, wozu diese Software dient, wie sie Sie unterstützen kann und Ratschläge zu den wichtigsten Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten.

Ein Property Management System oder PMS-System ist in der modernen Hotellerie unverzichtbar, aber genauso wichtig ist es, die richtige Software für Ihre Anforderungen zu finden. Insbesondere die elf in diesem Artikel genannten Funktionen sind wichtig, und Sie möchten auch eine zuverlässige und benutzerfreundliche Softwarelösung.

Weitere Informationen zur Hotelmanagement-Software

Möchten Sie mehr erfahren über Hotel Management Softwarelösungen, mit denen Sie Ihr Hotelgeschäft ausbauen können? In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zu den wichtigsten Hotelmanagement-Software für Hotels:

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