Property-Management-Software oder PMS-Software ist in der Hotellerie weit verbreitet und hilft Eigentümern dabei, viele ihrer täglichen Abläufe von einem einzigen Standort aus zu verwalten. Es ist jedoch auch wichtig, dass Ihr PMS-System eine Integration mit anderen Softwarelösungen bietet, die möglicherweise spezialisierter sind. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die wichtigsten Integrationsmöglichkeiten, die Ihre Hotelsoftware haben sollte.F

Was ist PMS-Software?

Ein Property-Management-System oder PMS-Software ist eine Art Hotelmanagement-Software, die als zentraler Kontrollpunkt fungiert und es Hotels und Resorts ermöglicht, den täglichen Betrieb einfach zu verwalten. Es könnte beispielsweise bei der Verwaltung von Reservierungen, Zahlungen, Bestandsverwaltung, Leistungsanalysen und Haushaltsaufgaben helfen.

Warum jedes Hotel PMS-Software braucht

Die richtige Hotelsoftware ist wichtiger denn je, denn die Hotellerie setzt zunehmend auf digitale Daten und viele Aspekte Hotel Management online stattfinden. Darüber hinaus wird nun erwartet, dass der Kundenservice rund um die Uhr bereitgestellt wird und Buchungen direkt über Ihre Hotelwebsite, von OTAs und anderen Kanälen vorgenommen werden. Die richtige PMS-Hotellösung soll es Hotelmanagern und Mitarbeitern ermöglichen, diese vielfältigen Herausforderungen leichter zu meistern. Darüber hinaus kann die Software dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten und die finanziellen Ergebnisse zu verbessern.

Im Artikel „5 wichtige Tipps zur Auswahl des richtigen Property Management Systems“ erfahren Sie mehr über PMS-Systeme und wie Sie das richtige für Ihre Immobilie auswählen.

Hauptmerkmale eines Property Management Systems

Obwohl jedes Property-Management-System leicht unterschiedliche Funktionen bieten wird, sind die wichtigsten Funktionen mit Reservierungen, Rezeptionsvorgängen, Gäste-Check-in und -Check-out, Zahlungsabwicklung und alltäglichen Hotelaufgaben wie dem Housekeeping verbunden. In diesem Sinne kann ein PMS-System als All-in-One-Lösung betrachtet werden.

Welche Integration sollte PMS-Software haben?

Während die spezifischen Eigenschaften eines PMS-Softwarepakets wichtig sind, ist es auch für die Hotellerie unerlässlich, nach Lösungen zu suchen, die die Integration anderer Systeme ermöglichen. Aus diesem Grund sollten Sie ein Property-Management-System suchen, das die Integration mit den folgenden Drittsystemen oder Anbietern erleichtert.

1. Kanalmanager

Channel-Management-Systeme wurden entwickelt, um es Hotels zu ermöglichen, die Verteilung von Hotelzimmern über mehrere verschiedene Kanäle hinweg einfach zu verwalten. Es ist üblich für diejenigen in der Gastgewerbe um Zimmer über die Hotel-Website zu verkaufen, durch OTAs, über globale Vertriebssysteme, direkt über das Telefon und mehr. Mit Channel Managern können Bestandsinformationen über alle Kanäle hinweg aktuell gehalten, Sonderpreise für bestimmte Kanäle festgelegt, Doppelbuchungen vermieden und die Integration mit Ihrem PMS Zeit gespart werden.

2. Check-In-Apps

Check-in-Funktionen sind ein wesentlicher Bestandteil der meisten PMS-Softwarelösungen, und eine logische Erweiterung davon ist die Integration mit Self-Service-Check-in-Systemen oder Apps. Dies bietet Ihren Gästen mehr Freiheit und kann auch das von Ihnen gelieferte Kundenerlebnis verbessern, indem die Warteschlangen an der Rezeption reduziert werden. Wenn diese Self-Service-Systeme mit Ihrem PMS verbunden sind, können Sie dies leicht verbessern, sodass Gäste ihr eigenes Zimmer aus Ihrem verfügbaren Inventar auswählen und ihre Endrechnung bezahlen können, ohne dass die Hilfe des Personals erforderlich ist.

3. Revenue-Management-Software

Revenue-Management-Software kann Hotels helfen, die finanzielle Leistung ihrer Unterkunft zu überwachen, indem sie automatisch KPIs wie den Umsatz pro verfügbarem Zimmer berechnet (RevPAR), durchschnittliche Tagessatz (ADR) und mehr. Es bietet in der Regel auch Optionen für die Preisplanverwaltung, mit denen die Zimmerpreise leichter an die Leistung angepasst werden können. Ihre PMS-Software sollte die Integration von Revenue-Management-Software bieten, wobei das PMS Preis- und Verfügbarkeitsinformationen in die RMS-Software einspeist, die dann Dinge wie empfohlene Zimmerpreise anpassen kann.

4. Reputationsmanagementsysteme

Viele Kunden überprüfen Online-Bewertungen, bevor sie Hotels buchen, weshalb Reputationsmanagementsysteme wichtig sind. Diese ermöglichen Hotels die Überwachung und Verwaltung der Bewertungen die auf verschiedenen Plattformen übrig bleiben. Einer der wichtigsten Aspekte des Reputationsmanagements besteht darin, Gäste zu ermutigen, Feedback auf Ihren Social Media- oder Online-Bewertungsplattformen zu hinterlassen. Ein PMS mit Reputationsmanagement-Integration kann dies automatisch erreichen, indem es die Feedback-Anfrage per SMS oder E-Mail sendet, je nachdem, welche Informationen der Gast Ihnen zur Verfügung gestellt hat.

5. Marketing-Software

Hotelmarketing Software wurde entwickelt, um sowohl bei der Verwaltung als auch bei der Verteilung von Werbeinhalten zu helfen, und die Integration dieser Software in Ihr PMS-System kann dazu beitragen, dass der Verteilungsprozess automatisierter und relevanter für die Gäste ist, die tatsächlich in Ihrem Hotel übernachten. Das bedeutet, dass Sie Ihre Systeme so einrichten können, dass Sie Ihren Gästen in den Tagen unmittelbar vor ihrer Ankunft Sonderangebote oder in den Tagen nach dem Check-out eine Umfrage senden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

6. Schlüsselkartensysteme

Moderne elektronische Schlüsselkartensysteme können so eingerichtet werden, dass die Gäste zu den von ihnen reservierten Daten eine Schlüsselkarte erhalten, die für das von ihnen reservierte Zimmer funktioniert. In einigen Fällen kann das Schlüsselkartensystem den Gästen sogar ermöglichen, das Schloss ihres Zimmers über eine App auf ihrem Smartphone zu steuern, wodurch physische Schlüssel vollständig entfallen. Dies hilft, die Probleme mit verlorenen oder gestohlenen Schlüsselkarten zu umgehen, da diese elektronisch storniert werden können. Durch die Integration Ihres Keycard-Systems in Ihr PMS-System kann die PMS-Software die relevanten Informationen zu jedem Gast an Ihr Keycard-System senden, ohne dass die Daten manuell eingegeben werden müssen.

7. Energiemanagementsysteme

Mit dem modernen Fokus auf Energieeffizienz haben sich Energiemanagementsysteme in den Hotelbranche, sodass Dinge wie Heizung und Klimaanlage ferngesteuert werden können. Dies kann nicht nur zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, sondern auch das Kundenerlebnis erheblich verbessern. Ihre PMS-Software kann in Ihr Energiemanagementsystem integriert werden, um eine stärkere Automatisierung zu ermöglichen. So kann beispielsweise die Heizung beim Einchecken eines Gastes automatisch eingeschaltet und beim Auschecken wieder ausgeschaltet werden.

8. Point-of-Sale-Software

In den meisten Hotels wird den Gästen eine Reihe von Point-of-Sale-Services angeboten, die von Restaurants und Bars bis hin zu Spas, Fitnessstudios und Hotelshops reichen. Ein Point-of-Sale-System ermöglicht die schnelle und einfache Abwicklung von Zahlungen zu diesem Zeitpunkt, die dann in die zentrale PMS-Hotelsoftware integriert werden können. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Verkauf im Moment erfolgen kann, die Informationen aus diesem Verkauf mit Ihrem PMS synchronisiert werden und die Endabrechnung des Gastes schnell, genau und automatisch aktualisiert werden kann.

9. Unterhaltungssysteme

Wie bei Point-of-Sale-Diensten bieten viele Hotels auch kostenpflichtige Unterhaltungssysteme in ihren Zimmern an, beispielsweise Internetdienste, Pay-per-View-Filme und Musikstreaming. Die Integration dieser Systeme in Ihre PMS-Software hat eine Reihe von Vorteilen, wobei höhere Genauigkeit und Effizienz im Vordergrund stehen. Wenn die Integration mit Unterhaltungssystemen möglich ist, können Gebühren automatisch der endgültigen Rechnung des Gastes hinzugefügt werden, wodurch manuelle Anpassungen überflüssig werden und das Risiko von Fehlern minimiert wird.

10. Zahlungssysteme

Hotels benötigen Zahlungssysteme, um Kredit- und Debitkartenzahlungen an der Rezeption sowie Online-Zahlungen abzuwickeln. Darüber hinaus sind viele Bezahlsysteme auch so eingerichtet, dass Rechnungen für Gäste automatisch erstellt und bei Zahlungen automatisch Bestätigungs-E-Mails versendet werden können. Wenn Sie eine Immobilienverwaltung haben Hotelsoftware die in Ihr Zahlungssystem integriert ist, profitieren Sie von einer schnelleren Zahlungsabwicklung, einer Reduzierung von Fehlern und mehr automatisierten Zahlungsprozessen.

11. Geschäftsanalyse-Software

Schließlich nutzen Hotels Business-Analytics-Software, um die Gesamtleistung der Unterkunft zu überwachen. Diese Softwaresysteme sind in der Lage, große Mengen unstrukturierter Daten zu verarbeiten und helfen dem Hotelpersonal, diese zu verstehen. Sie ermöglichen es Hotelbesitzern auch, die Leistung im Laufe der Zeit zu verfolgen und automatisierte Geschäftsberichte zu erstellen. Auch hier kann die Integration in Ihr PMS-System von unschätzbarem Wert sein, da sichergestellt wird, dass die Analysesoftware Zugriff auf Echtzeitdaten hat, die mit Raumbelegung, Zimmerpreisen, Einnahmen, Ausgaben und mehr verbunden sind.

Letztendlich trägt Ihr Property Management System wesentlich dazu bei, Ihnen das Leben zu erleichtern und die Abwicklung des Hotelalltags zu verbessern. Für eine optimale Leistung ist jedoch auch die Integration mit Software von Drittanbietern unerlässlich, und die in diesem Artikel aufgeführten 11 Softwaretypen gehören zu den wichtigsten, auf die Sie achten sollten.

Weitere Informationen zur Hotelmanagement-Software

Möchten Sie mehr erfahren über Hotel Management Softwarelösungen, mit denen Sie Ihr Hotelgeschäft ausbauen können? In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zu den wichtigsten Hotelmanagement-Software für Hotels:

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