El software de administración de propiedades, o software PMS, se utiliza ampliamente en la industria hotelera, lo que ayuda a los propietarios a administrar muchas de sus operaciones diarias desde una sola ubicación. Sin embargo, también es importante que su sistema PMS ofrezca integración con otras soluciones de software, que pueden ser más especializadas. En este artículo, encontrará más información sobre las opciones de integración más importantes que debe tener el software de su hotel.

¿Qué es el software PMS?

Un sistema de administración de propiedades, o software PMS, es un tipo de software de administración de hoteles, que funciona como un punto central de control, lo que permite a los hoteles y complejos turísticos administrar fácilmente las operaciones diarias. Por ejemplo, podría ayudar con la gestión de reservas, pagos, gestión de inventario, análisis de rendimiento y tareas de limpieza.

Por qué todos los hoteles necesitan un software PMS

Tener el software hotelero adecuado es más importante que nunca, porque la industria hotelera depende cada vez más de los datos digitales y de muchos de los aspectos de gestión hotelera tener lugar en línea. Además, ahora se espera que el servicio al cliente se brinde las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y las reservas se realizan directamente, a través del sitio web de su hotel, desde las OTA y desde otros canales. La solución de hotel de PMS adecuada debería permitir a los gerentes y empleados de los hoteles enfrentarse más fácilmente a estos diversos desafíos. Además, el software puede ayudar a que los procesos sean más eficientes, mejorando los resultados financieros.

En el artículo "5 consejos esenciales para elegir el sistema de gestión de propiedades adecuado" aprenderá más sobre los sistemas PMS y cómo elegir el más adecuado para su propiedad.

Características clave de un sistema de administración de propiedades

Aunque cada sistema de administración de la propiedad ofrecerá funciones ligeramente diferentes, las características clave están vinculadas a las reservas, las operaciones de recepción, el registro de entrada y salida de los huéspedes, el procesamiento de pagos y las tareas diarias del hotel, como el servicio de limpieza. En este sentido, un sistema PMS puede considerarse una solución todo en uno.

¿Qué integración debería tener el software PMS?

Si bien las características específicas de un paquete de software PMS son importantes, también es esencial que aquellos en la industria hotelera busquen soluciones que permitan integrar otros sistemas. Por esta razón, debe buscar un sistema de administración de propiedades que facilite la integración con los siguientes sistemas o proveedores de terceros.

1. Administradores de canales

Los sistemas de gestión de canales están diseñados para permitir a los hoteles gestionar fácilmente la distribución de las habitaciones de hotel a través de múltiples canales diferentes. Es común para aquellos en el Industria de la hospitalidad vender habitaciones a través de la web del hotel, a través de OTA, a través de sistemas de distribución global, directamente por teléfono, y más. Con los administradores de canales, la información de inventario se puede mantener actualizada en todos los canales, se pueden establecer tarifas especiales para canales específicos y se pueden evitar las reservas dobles, y la integración con su PMS ahorrará tiempo.

2. Aplicaciones de registro

Las funciones de registro son una parte importante de la mayoría de las soluciones de software PMS, y una extensión lógica de esto es la integración con sistemas o aplicaciones de registro de autoservicio. Esto brindará a sus invitados una mayor libertad y también puede mejorar la experiencia del cliente que brinda, al reducir las colas en la recepción. Cuando estos sistemas de autoservicio están vinculados a su PMS, puede mejorarlo fácilmente, lo que permite a los huéspedes elegir su propia habitación de su inventario disponible y pagar su factura final sin necesidad de asistencia del personal.

3. Software de gestión de ingresos

El software de administración de ingresos puede ayudar a los hoteles a monitorear el desempeño financiero de su propiedad, calculando automáticamente KPI como ingresos por habitación disponible (RevPAR), tarifa diaria promedio (ADR) y más. Por lo general, también ofrecerá opciones de gestión de planes de tarifas, lo que permitirá que las tarifas de las habitaciones se ajusten más fácilmente en función del rendimiento. Su software PMS debe ofrecer integración de software de gestión de ingresos, con el PMS alimentando la información de precios y disponibilidad en el software RMS, que luego puede ajustar cosas como las tarifas de habitación recomendadas.

4. Sistemas de gestión de la reputación

Muchos clientes revisan las reseñas en línea antes de reservar un hotel, por lo que los sistemas de gestión de la reputación son importantes. Estos permiten a los hoteles monitorear y administrar la críticas que quedan en varias plataformas. Uno de los aspectos más importantes de la gestión de la reputación es alentar a los huéspedes a dejar comentarios en sus redes sociales o plataformas de reseñas en línea. Un PMS con integración de gestión de reputación puede lograr esto automáticamente, enviando la solicitud de retroalimentación por SMS o correo electrónico, dependiendo de la información que el huésped le haya proporcionado.

5. Software de marketing

Marketing hotelero El software está diseñado para ayudar tanto con la administración como con la distribución de contenido promocional, y la integración de este software con su sistema PMS puede ayudar al hacer que el proceso de distribución sea más automatizado y más relevante para los huéspedes que realmente se hospedan en su hotel. Esto significa que puede configurar sus sistemas para enviar ofertas especiales a los huéspedes en los días inmediatamente anteriores a su llegada, o para enviar una encuesta en los días posteriores a la salida, sin necesidad de intervención manual.

6. Sistemas de tarjetas clave

Los modernos sistemas de tarjetas electrónicas se pueden configurar para que los huéspedes reciban una tarjeta que funcione en la habitación específica que han reservado, en las fechas en las que la han reservado. En algunos casos, el sistema de tarjeta de acceso puede incluso permitir que los huéspedes controlen la cerradura de su habitación desde una aplicación en su teléfono inteligente, eliminando por completo las llaves físicas. Esto ayuda a solucionar los problemas asociados con la pérdida o el robo de tarjetas de acceso, ya que pueden cancelarse electrónicamente. La integración de su sistema de tarjeta con llave con su sistema PMS significa que el software PMS podrá enviar la información relevante sobre cada huésped a su sistema de tarjeta con llave, evitando la necesidad de ingresar los detalles manualmente.

7. Sistemas de gestión de la energía

Con el enfoque moderno en la eficiencia energética, los sistemas de gestión de energía se han vuelto mucho más frecuentes en el Industria hotelera, permitiendo que cosas como la calefacción y el aire acondicionado se controlen de forma remota. Esto no solo puede resultar en un ahorro de costos significativo, sino que también puede mejorar en gran medida la experiencia del cliente. Su software PMS puede integrarse con su sistema de gestión de energía para facilitar una mayor automatización. Por ejemplo, la calefacción puede encenderse automáticamente cuando un huésped se registra y apagarse cuando vuelve a salir.

8. Software de punto de venta

En la mayoría de los hoteles, hay una serie de servicios de punto de venta que se ofrecen a los huéspedes, que van desde restaurantes y bares hasta spa, gimnasios y tiendas de hotel. Un sistema de punto de venta permite que los pagos se procesen rápida y fácilmente en el momento, y esta información se puede integrar en el software principal del hotel PMS. En la práctica, lo que esto significa es que se puede realizar una venta en el momento, la información de esa venta se puede sincronizar con su PMS y la factura final del huésped se puede actualizar de forma rápida, precisa y automática.

9. Sistemas de entretenimiento

Al igual que con los servicios de punto de venta, muchos hoteles también ofrecen sistemas de entretenimiento de pago en sus habitaciones, con ejemplos que incluyen servicios de Internet, películas de pago por visión y transmisión de música. La integración de estos sistemas con su software PMS tiene una serie de ventajas, con una mayor precisión y eficiencia a la vanguardia. Cuando es posible la integración con sistemas de entretenimiento, los cargos se pueden agregar automáticamente a la factura final del huésped, eliminando la necesidad de ajustes manuales y minimizando las posibilidades de que se cometan errores.

10. Sistemas de pago

Los hoteles requieren sistemas de pago para procesar los pagos con tarjeta de crédito y débito en la recepción, así como los pagos realizados en línea. Además, muchos sistemas de pago también están configurados para que las facturas se puedan crear automáticamente para los huéspedes, y los correos electrónicos de confirmación se pueden enviar automáticamente cuando se realizan los pagos. Cuando tienes administración de propiedades software de hotel que se integra con su sistema de pago, se beneficiará de un procesamiento de pago más rápido, una reducción de errores y procesos de pago más automáticos.

11. Software de análisis empresarial

Finalmente, los hoteles hacen uso de software de análisis de negocios para monitorear el desempeño general de la propiedad. Estos sistemas de software pueden manejar cantidades sustanciales de datos no estructurados y ayudar al personal del hotel a entenderlos. También permiten a los propietarios de hoteles realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo y crear informes comerciales automatizados. Una vez más, la integración con su sistema PMS puede ser invaluable, ya que garantiza que el software de análisis tenga acceso a datos en tiempo real vinculados a la ocupación de las habitaciones, las tarifas de las habitaciones, los ingresos, los gastos y más.

En última instancia, su sistema de administración de propiedades contribuirá en gran medida a facilitar la vida y mejorar el manejo de las operaciones diarias del hotel. Sin embargo, para un rendimiento óptimo, la integración con software de terceros también es esencial, y los 11 tipos de software enumerados en este artículo se encuentran entre los más importantes a tener en cuenta.

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