Für diejenigen in der Hotellerie, die versuchen, ein erfolgreiches Hotel zu führen, ein robustes Revenue-Management-Strategie ist von größter Bedeutung und ein Property Management System (PMS) kann dabei sehr hilfreich sein. In diesem Artikel finden Sie die Einsatzmöglichkeiten eines Immobilienverwaltungssystems und lesen fünf Tipps, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Systems helfen.

Was ist ein Immobilienverwaltungssystem?

Vereinfacht gesagt, ist ein Property Management System, kurz PMS, eine All-in-One-Softwarelösung, die bei der Hotelbranche mit Kernaufgaben wie Vertrieb, Planung und anderen Tagesgeschäften. In der modernen Hotellerie haben diese Softwarelösungen traditionelle papierbasierte Methoden weitgehend ersetzt.

Obwohl sich PMS-Lösungen in ihren genauen Funktionen unterscheiden, ermöglichen sie es Hotelleitern und anderen Mitarbeitern in der Regel, Dinge wie Zimmerreservierungen, Restaurantbuchungen und grundlegende Buchhaltungsinformationen zu verwalten. Darüber hinaus ermöglichen die meisten Immobilienverwaltungssysteme Führungskräften auch die Verfolgung wichtiger Leistungskennzahlen, wie z ADR und RevPAR.

Warum ist ein Property Management System wichtig?

Der Einsatz von Property-Management-Systemen innerhalb von Hotel Management ist in den letzten zehn Jahren stark gewachsen, insbesondere seit die Cloud-Technologie zum Mainstream wurde. Die Verwendung eines PMS bietet eine Reihe wichtiger Vorteile, darunter die Möglichkeit, Ihren Kalender einfach zu verwalten, was zu weniger Doppelbuchungen oder kostspieligen Fehlern führt.

Ein Property-Management-System ermöglicht es den Mitarbeitern, viele ihrer wesentlichen Aufgaben schnell zu erledigen und gleichzeitig einige der alltäglicheren Verwaltungselemente zu automatisieren. Bei so vielen Hotels, die sich für den Einsatz eines PMS entscheiden, machen sich diejenigen, die sich stattdessen für manuelle Managementprozesse entscheiden, einen Wettbewerbsnachteil.

5 Tipps zur Auswahl eines Property Management Systems

Bei einer Fülle verschiedener PMS-Lösungen auf dem Markt, die jeweils leicht unterschiedliche Funktionen bieten, ist es wichtig, die richtige für Ihr Hotel auszuwählen. Nachfolgend finden Sie fünf Tipps, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung unterstützen.

1. Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch

Der erste Schritt bei der Auswahl eines Property Management Systems ist die Durchführung einer Bedarfsanalyse und die genaue Ermittlung Ihrer Anforderungen. Dazu müssen Sie Ihre verschiedenen Operationen, Prozesse, Funktionen und Vertriebspartner, sowie die wünschenswerten Funktionen für die Software selbst.

Nachdem Sie eine Liste mit Ihren unterschiedlichen Bedürfnissen und den Anforderungen an Ihr Immobilienverwaltungssystem erstellt haben, sollten Sie diese Bedürfnisse auch nach ihrer Gesamtbedeutung ordnen. Dies kann dann als Liste von Prioritäten dienen, nach denen Sie suchen müssen, wenn Sie tatsächlich nach Ihrer PMS-Lösung suchen.

2. Legen Sie ein klares Budget fest

Bevor Sie mit der Auswahl Ihres Immobilienverwaltungssystems aus den verschiedenen Optionen beginnen, müssen Sie mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten und feststellen, wie viel Geld Sie tatsächlich ausgeben müssen. Natürlich finden Sie möglicherweise ein PMS, das unter Ihrem Budget liegt, aber es ist wichtig zu wissen, wie weit Sie gehen können.

Bei der Budgetentscheidung werden die Gastgewerbe müssen die Lizenzkosten für das Property Management System, aber auch die Kosten für die Einrichtung des Systems und die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter berücksichtigen. Nachdem das Budget festgelegt wurde, halten Sie sich daran.

3. Finden Sie ein PMS mit einer Buchungsmaschine

Revenue management ist ein wichtiges Konzept in der Hotellerie und die Ermöglichung von Direktbuchungen ist ein wesentlicher Bestandteil, da Direktbuchungen den Ertrag maximieren, indem Provisionen an Dritte entfallen. Daher ist es wichtig, dass Hotels diese Buchungsoption so bequem wie möglich gestalten.

Während die in Gastfreundschaft Wenn Sie Direktbuchungen wünschen, buchen Kunden tendenziell basierend auf Preis und Benutzerfreundlichkeit. Aus diesem Grund ist es bei der Bewertung der verschiedenen angebotenen PMS-Optionen unbedingt erforderlich, dass Sie sich für eine mit einer eigenen Web-Buchungsmaschine entscheiden und die Buchungsmaschine selbst sowohl zuverlässig als auch benutzerfreundlich ist.

4. Erfahren Sie mehr über den bereitgestellten Support

Als nächstes müssen Sie sich über den Umfang der Unterstützung informieren, die Ihnen der Anbieter Ihres Immobilienverwaltungssystems bietet. Wenn mit dem System etwas schief geht, Ihre Mitarbeiter Probleme bei der Verwendung haben oder wenn neue Funktionen hinzugefügt werden, die eine Erklärung erfordern, müssen Sie sich auf ihre Hilfe verlassen können.

Bei der Beurteilung des Unterstützungsniveaus ist Folgendes zu beachten: Wie wird die Unterstützung konkret erbracht? Gibt es Unterstützung für Ihre Sprache? Gibt es Online-Tutorials? Können Sie mit einem Live-Agenten sprechen? An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten sind sie erreichbar? Gibt es ein persönliches Training?

5. Lesen Sie Bewertungen von echten Kunden

Schließlich ist es wichtig, dass Sie Anbieter nicht einfach beim Wort nehmen, wenn es um ihre PMS-Lösungen geht. Stattdessen sollten Sie sich die Zeit nehmen, unabhängig über ihre Produkte zu recherchieren und herauszufinden, was ihre bestehenden Benutzer oder Kunden über sie zu sagen haben.

Prüfen Online-Bewertungen, werfen Sie einen Blick auf ihre Social-Media-Accounts und bekommen Sie ein Gefühl dafür, welche Erfahrungen die Leute tatsächlich mit ihnen gemacht haben. Wenn Sie nur negatives Feedback, Beschwerden über den Kundensupport oder eine Fülle von Softwareproblemen sehen, kann es sinnvoll sein, sich stattdessen woanders umzusehen.

Ein hochwertiges Property-Management-System (PMS) kann äußerst nützlich sein, um Hotelbesitzer und Führungskräfte bei der Umsetzung einer robusten Revenue-Management-Strategie zu unterstützen. Wenn Sie die fünf oben genannten Tipps befolgen, sollten Sie in der Lage sein, eine PMS-Lösung zu finden, die den spezifischen Anforderungen Ihres Hotels entspricht.

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