Sistema di gestione della proprietà

Un Property Management System (PMS) è un'applicazione software utilizzata nel settore dell'ospitalità per gestire le operazioni quotidiane come prenotazioni di camere, check-in/check-out, fatturazione e gestione del personale. È importante perché semplifica le attività amministrative, migliora l'efficienza complessiva, migliora l'esperienza degli ospiti e fornisce informazioni preziose per un migliore processo decisionale nella gestione dell'hotel.

Punti chiave

  • Gestione operativa centralizzata: Un sistema di gestione della proprietà (PMS) consolida varie operazioni alberghiere, come prenotazioni e fatturazione, in un'unica piattaforma che garantisce efficienza e precisione.
  • Esperienza degli ospiti migliorata: Razionalizzando i processi operativi, un PMS consente al personale dell'hotel di concentrarsi maggiormente sui servizi per gli ospiti, migliorando l'esperienza complessiva degli ospiti.
  • Processo decisionale strategico: PMS fornisce analisi e report di dati preziosi, aiutando la direzione dell'hotel a prendere decisioni strategiche informate per ottimizzare le operazioni e le entrate.
  • Integrazione con altri sistemi: Sottolinea l'importanza di integrare il PMS con altri sistemi alberghieri come channel manager e sistemi di gestione delle entrate per operazioni senza interruzioni.
  • Accessibilità mobile: Sottolinea la necessità di soluzioni PMS ottimizzate per i dispositivi mobili, che consentano al personale dell'hotel di gestire le operazioni in remoto ed in modo efficiente.

Sommario:

introduzione

Per coloro che nel settore dell'ospitalità cercano di gestire un hotel di successo, un robusto strategia di gestione delle entrate è della massima importanza e un sistema di gestione della proprietà (PMS) può essere di grande aiuto. In questo articolo troverai gli usi di un sistema di gestione della proprietà e leggi cinque suggerimenti per aiutarti a selezionare quello giusto.

Che cos'è un sistema di gestione della proprietà?

In termini semplici, un sistema di gestione della proprietà, o PMS in breve, è una soluzione software all-in-one che assiste settore alberghiero dipendenti con compiti principali come vendite, pianificazione e altre operazioni quotidiane. Nell'ospitalità moderna, queste soluzioni software hanno ampiamente sostituito i tradizionali metodi cartacei. Secondo il rapporto sul mercato globale del software di gestione della proprietà alberghiera Secondo Research and Markets, si prevede che la dimensione globale del mercato del software di gestione delle proprietà alberghiere raggiungerà $14,71 miliardi entro il 2030.

Sebbene le soluzioni PMS varino nelle loro caratteristiche precise, in genere consentono ai dirigenti degli hotel e ad altro personale di gestire prenotazioni di camere, prenotazioni di ristoranti e informazioni contabili di base. Inoltre, la maggior parte dei sistemi di gestione della proprietà consente ai leader di tenere traccia delle metriche chiave delle prestazioni, come ADR e RevPAR.

Video: cos'è un sistema di gestione della proprietà?

Perché è importante un sistema di gestione della proprietà?

L'uso di sistemi di gestione della proprietà all'interno di gestione alberghiera è cresciuto in modo significativo negli ultimi dieci anni, soprattutto da quando la tecnologia cloud è diventata mainstream. Ci sono una serie di vantaggi chiave nell'utilizzo di un PMS, inclusa la possibilità di gestire facilmente il tuo calendario, con conseguente minor numero di doppie prenotazioni o errori costosi.

Un sistema di gestione della proprietà consentirà ai membri del personale di svolgere rapidamente molte attività essenziali automatizzando alcuni degli elementi amministrativi più banali. Con così tanti hotel che scelgono di utilizzare un PMS, coloro che scelgono di affidarsi a processi di gestione manuale si mettono in una posizione di svantaggio competitivo.

Tabella: vantaggi di un sistema di gestione della proprietà

Vantaggio chiave Funzionalità e impatto Implicazione competitiva
Gestione efficiente del calendario Semplifica i processi di prenotazione, riducendo la probabilità di doppie prenotazioni ed errori. Gli hotel possono massimizzare l’occupazione e le entrate, ottenendo un vantaggio rispetto a quelli che utilizzano processi manuali.
Automazione delle attività Automatizza le attività di routine come prenotazioni, fatturazione e comunicazione con gli ospiti. Consente al personale di concentrarsi sul servizio agli ospiti, migliorando la soddisfazione complessiva degli ospiti.
Gestione centralizzata dei dati Consolida le informazioni sugli ospiti, la cronologia delle prenotazioni e i dati finanziari in un unico posto. Consente decisioni basate sui dati, esperienze personalizzate per gli ospiti e operazioni efficienti.
Monitoraggio finanziario migliorato Offre strumenti completi di gestione delle entrate, fatturazione e reporting. Consente una migliore pianificazione e analisi finanziaria, contribuendo alla redditività.
Esperienza degli ospiti migliorata Facilita check-in/check-out rapidi e servizi personalizzati per gli ospiti. Migliora la fidelizzazione degli ospiti e la ripetizione degli affari fornendo un soggiorno personalizzato e senza interruzioni.
Coordinamento manutenzione e housekeeping Pianifica e tiene traccia della pulizia e della manutenzione delle camere, garantendo la disponibilità per gli ospiti. Garantisce elevati standard di pulizia e condizioni delle camere, influenzando direttamente le recensioni degli ospiti.
Integrazione con altri sistemi Si connette con channel manager, CRM, POS e sistemi di gestione delle entrate per operazioni senza interruzioni. Rafforza la capacità dell'hotel di vendere su più canali e di gestire le operazioni in modo efficace.
Accesso all'analisi avanzata Utilizza l'analisi dei dati per ottenere informazioni approfondite sul comportamento degli ospiti, sulle tendenze di prenotazione e sui parametri delle prestazioni. Supporta il processo decisionale strategico, aiutando gli hotel ad adattarsi ai cambiamenti del mercato e alle esigenze degli ospiti.

5 consigli su come scegliere un sistema di gestione della proprietà

Con le numerose soluzioni PMS sul mercato, ognuna delle quali offre funzionalità leggermente diverse, è importante selezionare quella giusta per il tuo hotel. Di seguito sono riportati cinque suggerimenti per assistervi nel processo decisionale.

1. Effettuare una valutazione dei bisogni

Il primo passo nella scelta di un sistema di gestione immobiliare è effettuare una valutazione delle esigenze e stabilire con precisione le vostre esigenze. Per fare ciò, è necessario considerare le varie operazioni, processi, funzioni e partner di distribuzione, così come le caratteristiche desiderabili del software stesso.

Dopo aver creato un elenco delle tue esigenze e dei requisiti per il tuo sistema di gestione della proprietà, dovresti anche posizionare ciascuna esigenza in ordine, in base all'importanza generale. Questo può quindi servire come elenco di priorità da cercare quando si cerca la soluzione PMS.

2. Stabilisci un budget chiaro

Prima di iniziare il processo di scelta del tuo sistema di gestione immobiliare tra le varie opzioni, devi collaborare con il dipartimento finanziario e stabilire quanti soldi devi spendere. Naturalmente, potresti trovare un PMS che rientra nel tuo budget, ma sapere fino a che punto puoi allungarti è importante.

Quando si decide su un budget, quelli nel settore dell'ospitalità è necessario considerare i costi di licenza associati al sistema di gestione della proprietà, i costi associati alla creazione del sistema e quelli associati alla formazione dei membri del personale. Dopo che il budget è stato stabilito, rispettalo.

3. Trova un PMS con un motore di prenotazione

Gestione delle entrate è un concetto importante nel settore alberghiero e facilitare le prenotazioni dirette è fondamentale perché le prenotazioni dirette massimizzano i guadagni eliminando le commissioni pagate a terzi. Secondo lo studio sulle operazioni alberghiere digitali da H2c, un terzo delle prenotazioni avviene tramite canali diretti. Pertanto, è fondamentale che gli hotel rendano questa opzione di prenotazione la più conveniente possibile.

Mentre quelli in ospitalità vogliono prenotazioni dirette, i clienti tenderanno a prenotare in base a prezzo e facilità d'uso. Per questo motivo, quando si valutano le diverse opzioni PMS offerte, è imperativo optare per uno che includa il suo motore di prenotazione web e che il motore di prenotazione stesso sia affidabile e facile da usare.

4. Informazioni sul supporto fornito

Successivamente, devi scoprire il livello di supporto offerto dal fornitore del tuo sistema di gestione della proprietà. Se qualcosa va storto con il sistema, se il tuo personale ha problemi ad utilizzarlo o se vengono aggiunte nuove funzionalità che richiedono spiegazioni, devi sapere che puoi contare sul loro aiuto.

Quando si valuta il livello di supporto, è necessario pensare a quanto segue: come viene fornito il supporto? C'è supporto per la tua lingua? Sono disponibili tutorial online? Puoi parlare con un agente dal vivo? In quali giorni e orari possono essere raggiunti? È prevista una formazione di persona?

Sistema di gestione della proprietà: scopri il supporto fornito

5. Leggi le recensioni di clienti reali

Infine, è importante non fidarsi semplicemente della parola dei fornitori riguardo alle loro soluzioni PMS. Dovresti invece condurre ricerche indipendenti sui loro prodotti e determinare cosa dicono di loro i loro utenti o clienti esistenti.

Dai un'occhiata recensioni online, guarda i loro account sui social media e fatti un'idea delle esperienze delle persone con loro. Se vedi solo feedback negativi, reclami sull'assistenza clienti o un'abbondanza di problemi software, potrebbe essere sensato cercare altrove.

Domande frequenti sul sistema di gestione della proprietà

Un sistema di gestione della proprietà, o PMS, è una soluzione software utilizzata nel settore alberghiero per la gestione alberghiera. È tipicamente associato alle operazioni di front office e consente agli hotel di gestire le prenotazioni, elaborare i pagamenti, svolgere attività amministrative, supervisionare i servizi per gli ospiti e gestire check-in e check-out.

I prezzi del software PMS possono variare notevolmente a seconda delle funzionalità e del pubblico di destinazione. La maggior parte delle moderne soluzioni PMS sono fornite su base SaaS (Software-as-a-Service). Il software può costare circa $100 al mese per i piccoli hotel, mentre i grandi hotel potrebbero pagare fino a $1.000 al mese. Potrebbero esserci anche delle spese di installazione iniziali da considerare.

I sistemi di gestione della proprietà sono una piattaforma centralizzata per la gestione di vari aspetti di un hotel e consentono la collaborazione interdipartimentale. Sebbene sia principalmente associato al front office dell'hotel, un PMS può essere utilizzato da altri, inclusi manager, personale addetto alle pulizie, operatori di marketing e dirigenti senior.

Un sistema POS o punto vendita è progettato per elaborare i pagamenti e gestire le transazioni. È un punto in cui i clienti possono acquistare beni o servizi. Al contrario, un sistema di gestione della proprietà è un sistema di gestione più completo utilizzato per supervisionare operazioni alberghiere più ampie.

Quando gli hotel parlano dell'esperienza PMS, si riferiscono alla comprensione del sistema PMS e al suo funzionamento, nonché all'esperienza diretta nell'utilizzo di tale sistema. Quando il personale dell'hotel ha esperienza con il PMS, sa come interagire con il sistema per gestire le attività, migliorare l'esperienza degli ospiti e aumentare l'efficienza operativa.

Un sistema di gestione della proprietà (PMS) di alta qualità può essere estremamente utile per aiutare i proprietari e i leader degli hotel a implementare una solida strategia di gestione delle entrate. Seguendo i cinque suggerimenti sopra riportati, dovresti riuscire a trovare una soluzione PMS adatta alle esigenze specifiche del tuo hotel.

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten
Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando il revenue management con le strategie di marketing. Ho oltre 15 anni di esperienza nello sviluppo, nell'implementazione e nella gestione di strategie e processi di revenue management e marketing per proprietà individuali e multiproprietà.