Um sistema de gerenciamento de propriedade, ou sistema PMS para abreviar, é uma ferramenta cada vez mais útil nos hotéis modernos, auxiliando os proprietários e outros funcionários em várias tarefas. No entanto, com mais software PMS no mercado do que nunca, também é essencial saber quais recursos são mais importantes para tomar a decisão certa.

O que é um sistema PMS?

Um sistema de gerenciamento de propriedades é uma solução de software que auxilia hotéis, resorts e propriedades similares nas tarefas e operações diárias. Isso normalmente inclui tarefas administrativas e de gerenciamento, com exemplos como reservas, processamento de pagamentos, análise de desempenho e gerenciamento de estoque. No artigo “5 dicas essenciais para escolher o sistema de gerenciamento de propriedades certo,” você aprenderá mais sobre os sistemas PMS e como escolher o correto para sua propriedade.

Por que todo hotel precisa de um sistema PMS?

Uma solução hoteleira PMS é cada vez mais importante porque os modernos indústria de hospitalidade é impulsionado pela tecnologia. Com as reservas provenientes de vários canais, os preços precisando ser ajustados de forma inteligente para fins de gerenciamento de receita e o atendimento ao cliente sendo um empreendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, ter o software PMS pode ajudar a enfrentar esses desafios.

Um bom sistema de gerenciamento de propriedades permitirá que os funcionários do hotel eliminem a papelada e executem tarefas importantes com mais eficiência. Além disso, um sistema PMS pode ajudar a reduzir vagas de quartos e reservas duplas.

Quais são os recursos mais importantes de um sistema PMS?

Embora existam vários sistemas de gestão de propriedades no mercado, é importante identificar um com as características certas para o seu hotel. Com isso em mente, abaixo, você encontrará onze dos recursos mais importantes para procurar.

1) Reservas

O primeiro e talvez o mais óbvio recurso que seu sistema de gerenciamento de propriedades deve ter é a capacidade de lidar com reservas de hotéis. Este sistema de reservas deve ser capaz de se integrar com todos os canais onde os clientes podem fazer reservas e fornecer à sua própria equipe acesso a informações atualizadas de estoque.

Isso significa que os funcionários devem poder usar o sistema PMS para determinar quais quartos são reservados e quando. Alguns sistemas PMS também fornecem funcionalidade semelhante para outros serviços de hotelaria. Por outro lado, os hotéis que fazem parte de uma rede podem precisar de acesso às informações de reserva de todo o portfólio de propriedades.

2) Operações de recepção

Seu software PMS também deve permitir que a equipe da recepção desempenhe várias funções importantes. Em particular, os funcionários devem poder usar o software do hotel para acessar informações atualizadas sobre reservas e o status de quartos específicos dentro da propriedade, e esse tipo de informação deve poder ser atualizado manualmente.

Assim, por exemplo, deve ser possível para os funcionários da recepção ajudar os hóspedes a trocar de quarto e atualizar as informações do quarto. Também deve ser possível para a equipe fazer o check-in e check-out manualmente dos hóspedes e emitir cartões-chave.

3) Gerente de Canal

Para que os hotéis permaneçam competitivos, eles normalmente devem distribuir hotéis em vários canais. De fato, os quartos de hotel podem ser vendidos por meio do site do hotel, reservas por telefone, agências de viagens on-line e muito mais. Isso torna absolutamente essencial que os vários canais possam ser gerenciados de forma eficaz.

O melhor gestão hoteleira o software incluirá funções de gerenciamento de canal, garantindo que os quartos estejam disponíveis em vários canais e que as informações de inventário estejam sempre atualizadas. Alguns sistemas PMS oferecem funcionalidade de gerenciamento de canal direto, enquanto outros se integram a sistemas de distribuição global de terceiros.

4) Gerenciamento de receita

Outra característica importante do seu software de gestão hoteleira é gestão de receitas funcionalidade. Isso pode ajudar os gerentes de hotel e outros funcionários a avaliar o desempenho do hotel, usando indicadores-chave de desempenho como ADR (taxa média diária), RevPAR (receita por quarto disponível), e GOPPAR (lucro operacional bruto por quarto disponível).

Relacionado a isso, um bom sistema PMS também oferecerá gerenciamento de plano de tarifas. Simplificando, isso permitirá que os hotéis criem planos de tarifas de quarto rapidamente e os coloquem em vigor, permitindo que os gerentes respondam às mudanças na demanda com mais facilidade. Essas mudanças podem estar ligadas à temporada, eventos locais e outros fatores externos.

5) Funcionalidade de check-in

A funcionalidade de check-in digital é uma oferta relativamente nova no mercado de PMS, mas que está crescendo em popularidade. Isso permite que os cartões de pagamento sejam autorizados com antecedência, permitindo que os hóspedes cheguem e façam o check-in usando um aplicativo móvel em seu telefone ou usando uma máquina de check-in de autoatendimento na área de recepção.

Em seguida, o PMS sincroniza automaticamente, mantendo as informações de check-in e ocupação atualizadas. Os benefícios incluem maior velocidade, comunicação com os clientes por meio do aplicativo e oportunidades de up-selling e cross-selling. Mesmo em sistemas PMS que não incluem esse recurso diretamente, muitos oferecem integração com sistemas externos de check-in.

6) Dados do cliente

o Indústria hoteleira é cada vez mais orientado por dados, o que significa manter as informações do cliente. Por este motivo, o seu sistema PMS deve incluir uma função de gestão de dados do cliente, permitindo ao pessoal obter os dados de contacto, as datas em que os clientes ficaram no hotel, informação sobre os hóspedes em que quarto, etc.

Os esquemas de fidelidade do cliente devem poder ser gerenciados por meio do software, enquanto o PMS deve poder ser usado para auxiliar nos esforços de marketing. As informações do cliente podem então ser consolidadas em um só lugar, sejam elas obtidas online ou pessoalmente, e o sistema PMS pode até ser integrado ao seu software de CRM.

7) Limpeza

Os melhores sistemas de gerenciamento de propriedades também permitirão que as tarefas de limpeza sejam gerenciadas de maneira eficaz. Esse tipo de funcionalidade pode ser tão simples quanto permitir que a equipe de recepção acompanhe o status dos quartos e se eles foram ou não limpos, mas também pode permitir que tarefas específicas sejam atribuídas à equipe de limpeza.

Alguns dos modernos soluções de software de gestão hoteleira também permitirá que tablets ou dispositivos móveis se conectem ao sistema principal. O benefício é que a equipe de limpeza pode atualizar seu progresso à medida que avança, oferecendo um relatório de status mais atualizado, enquanto a comunicação com a recepção também pode ser simplificada.

8) Integrações de terceiros

Embora um sistema PMS seja projetado para ser uma solução completa, a realidade é que muitos hotéis também usarão outras soluções de software junto com seu PMS. Portanto, as integrações de terceiros são importantes ao selecionar o melhor software de gerenciamento hoteleiro para sua propriedade.

Algumas das integrações de terceiros mais comuns que os proprietários de hotéis procuram são sistemas de distribuição global, agentes de viagens online, sistemas centrais de reservas e soluções de contabilidade para hotéis.

9) Opções de fatura e pagamento

Em seguida, um sistema de gerenciamento de propriedade deve fornecer várias opções de pagamento. Isso deve incluir opções de processamento de pagamento para funcionários da recepção e processamento de pagamento eletrônico para reservas feitas online usando um cartão de crédito ou débito. O software também deve permitir que os e-mails de confirmação sejam enviados rapidamente.

Além disso, o software deve ser capaz de criar faturas ou recibos para os clientes, para que possam ser facilmente emitidos no momento do check-out, ou após a utilização de quaisquer serviços adicionais pagos do hotel.

10) Serviços de Ponto de Venda

Os hotéis modernos costumam ter uma variedade de instalações, serviços e pontos de venda extras, e as várias transações que ocorrem geralmente precisam ser adicionadas à conta do hóspede, que será apresentada no check-out. Por esse motivo, um sistema de gerenciamento de propriedades que inclua serviços de ponto de venda pode ser uma adição vital.

A equipe do restaurante, academia ou spa do hotel deve poder usar o software para lidar com transações e atualizar a conta de hóspedes individuais. O mesmo deve valer para o serviço de quarto. As melhores soluções permitirão que descontos também sejam aplicados, e esse benefício é que as transações podem ser feitas agora, reduzindo erros.

11) Relatórios

Por fim, seu software de gerenciamento de hotel também deve incluir a funcionalidade de relatórios automatizados. Isso permitirá que a equipe do hotel acesse relatórios com base nos dados mais recentes rapidamente, e esses relatórios podem ser vinculados ao desempenho do hotel, informações financeiras ou tarefas e processos de gerenciamento do hotel.

Por exemplo, se a administração exigir um relatório sobre as taxas de ocupação do hotel nos últimos dois anos ou sobre o desempenho de um canal de distribuição específico, o software poderá produzir esse relatório. Da mesma forma, relatórios financeiros podem ser necessários para fins contábeis e fiscais ou para auxiliar na tomada de decisões.

Seleção de um gerente de canal de hotel

Além de seu sistema PMS, vários outros pacotes de software podem ser úteis para hotéis, mas um gerente de canal de hotel estará entre os mais benéficos. Uma boa solução de gerenciamento de canal de hotel permitirá que você mantenha as informações de hotéis, inventário e preços atualizadas em todos os seus canais de distribuição online.

Verificação de saída “Gerente de Canal do Hotel: Nr. 1 Guia para gerenciamento de canais de hotéis! ” para saber mais sobre a finalidade deste software, como ele pode ajudá-lo e conselhos sobre os principais recursos que você deve procurar.

Um sistema de gerenciamento de propriedade, ou sistema PMS, é essencial na indústria hoteleira moderna, mas encontrar o software certo para suas necessidades é igualmente vital. Em particular, é importante observar os onze recursos citados neste artigo, se você também deseja uma solução de software confiável e fácil de usar.

Mais informações sobre software de gestão de hotéis

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.