Una società di gestione dei viaggi d'affari offre numerosi vantaggi alle grandi e piccole imprese. Dal risparmio sui costi di viaggio all'organizzazione di più itinerari, nessuna azienda o viaggiatore aziendale può permettersi di ignorare i servizi di un'agenzia di viaggi d'affari, soprattutto se viaggia spesso. Ma dato l'enorme numero di società di gestione dei viaggi d'affari là fuori, come si seleziona l'azienda giusta? Continuate a leggere per scoprirlo.

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Che cos'è la gestione dei viaggi d'affari?

La funzione della gestione dei viaggi d'affari è quella di gestire le esigenze di viaggio dei dipendenti di un'azienda, i relativi costi e aderire alle politiche di viaggio aziendali.

Una società dedicata alla gestione dei viaggi d'affari è responsabile della gestione di tutti gli aspetti dei viaggi d'affari per il personale dell'azienda, dalla firma di contratti con compagnie aeree, catene alberghiere e società di autonoleggio all'organizzazione di altri servizi correlati. Le organizzazioni più grandi di solito impiegano agenti di viaggio interni, mentre le aziende più piccole esternalizzano le loro esigenze di viaggio d'affari a società esterne di gestione dei viaggi d'affari.

Perché utilizzare una società di gestione dei viaggi d'affari?

Dopo gli stipendi e i bonus, i viaggi e le spese associate sono il costo di controllo più elevato di un'azienda. La funzione di business travel management per le aziende è, quindi, di importanza strategica.

Una società di gestione di viaggi d'affari stabilisce contratti con compagnie aeree e hotel per garantire che i dipendenti di un'azienda possano sempre trovare voli, trasporti e camere d'albergo adeguati ogni volta che ne hanno bisogno. È attraverso questi agenti che le aziende possono ottenere significativi sconti sui viaggi. Questo non sarebbe il caso se il viaggiatore aziendale prenotasse da solo il volo o la camera d'albergo.

Come selezionare una buona società di gestione dei viaggi d'affari?

Poiché ci sono molte diverse società di gestione dei viaggi d'affari là fuori, dovrai determinare quale agenzia soddisferà le esigenze specifiche della tua azienda. Di seguito troverai sei domande essenziali che ti aiuteranno a semplificare la tua selezione.

1. Quali sono i costi e i risparmi?

Ogni agenzia di viaggi d'affari deve addebitare una commissione per i suoi servizi, ma è necessario determinare in che modo le commissioni possono essere compensate dai risparmi che otterrai grazie a tariffe migliori. Per la maggior parte delle aziende, le commissioni compensano i potenziali risparmi e tali servizi si rivelano molto utili a lungo termine, soprattutto se il personale ha bisogno di viaggiare regolarmente per lavoro.

Poiché le società di gestione dei viaggi d'affari affermate hanno ottimi contatti nel viaggi e turismo settore, possono trasferire sconti su voli, trasporti e camere d'albergo ai tuoi dipendenti. Inoltre, quando tutte le tue esigenze di viaggio sono gestite da un'agenzia in outsourcing, i tuoi dipendenti possono concentrarsi sulle loro attività quotidiane piuttosto che trascorrere il loro tempo alla ricerca di voli e camere d'albergo.

2. Offrono personalizzazioni?

Non esistono due compagnie con le stesse esigenze di viaggio. Per questo motivo, alcune agenzie di viaggi d'affari forniscono servizi di personalizzazione per quelle aziende in settori specifici.

Se operi in un settore specializzato, ad esempio informatico, legale, non profit, commerciale, ecc. devi valutare la scelta di un'agenzia specializzata per il tuo supporto ai viaggi aziendali. Ci sono anche agenzie più grandi che hanno dipartimenti dedicati per soddisfare il tuo settore.

3. Quanto sono esperte le società di gestione dei viaggi d'affari?

Oltre alla personalizzazione, devi anche considerare la frequenza con cui viaggiano i tuoi dipendenti e dove si recano. Ci sono agenzie di viaggio aziendali specializzate solo in viaggi all'estero o nazionali. Per selezionare quello giusto, devi scoprire se i tuoi dipendenti viaggiano solo verso destinazioni locali o all'estero. Se utilizzi una società di gestione dei viaggi che non ha un'esperienza adeguata nella gestione dei viaggi internazionali, è probabile che tu debba affrontare problemi quando si tratta di gestire modifiche all'itinerario dell'ultimo minuto, ritardi o emergenze. Hai bisogno di un agente di viaggio di grande esperienza per fornire ai tuoi dipendenti supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 in tutto il mondo.

Sebbene ci siano alcune piccole agenzie di viaggio aziendali che si concentrano solo su viaggi nazionali, potrebbero far parte di una rete più ampia che può offrirti servizi internazionali gestione dei viaggi. Questo va bene finché possono ancora fornirti lo stesso livello di supporto attraverso la rete.

4. Quali tecnologie vengono utilizzate?

Quando un'azienda utilizza una tecnologia all'avanguardia per offrire un servizio ai propri clienti, generalmente si riflette bene su di loro. Le agenzie innovative che stanno al passo con le ultime tendenze tecnologiche hanno maggiori probabilità di avere successo in settori competitivi. Ti consigliamo di collaborare con quelle agenzie che dispongono di team di esperti di tecnologia che implementano interfacce utente fluide e un design intuitivo per la prenotazione dei viaggi.

Ogni azienda moderna dovrebbe essere automatizzata e semplificata. È meglio trovare un'agenzia che sfrutti le ultime tendenze e sistemi tecnologici. Assicurati di chiedere loro il sistema di distribuzione globale che utilizzano, nonché eventuali app o software che possono fornire per la tua attività.

5. Che tipo di rapporti offrono?

C'è di più da gestione dei viaggi aziendali che semplicemente organizzare viaggi d'affari. I compiti di una società di gestione dei viaggi d'affari comprendono la definizione di obiettivi, la presa di decisioni importanti e il monitoraggio dei risultati su base continuativa. Per stabilire connessioni a lungo termine con un'agenzia di viaggi, devono fornirti una strategia che funzioni per entrambi.

Quando stai cercando la giusta società di gestione dei viaggi d'affari, scopri che tipo di rapporti hanno a disposizione per i loro clienti e se puoi accedervi ogni volta che ne hai bisogno. L'agenzia giusta dovrebbe aiutarti a valutare i rapporti e ad apportare eventuali modifiche, se necessario.

6. Possono soddisfare o superare le tue aspettative?

Infine, devi assicurarti che l'agenzia che scegli ti offra un servizio e una comunicazione eccezionali. Prima di firmare il contratto, assicurati di rendere loro perfettamente chiare le tue aspettative. Crea un piano per riunioni e revisioni regolari con la società di gestione dei viaggi d'affari. Dovresti anche delineare i tuoi obiettivi aziendali nel contratto di servizio. Questo può essere fatto sotto forma di creazione di metriche specifiche insieme ai dettagli della politica di viaggio della tua azienda.

Comunicando regolarmente con il tuo agente di viaggio aziendale, avrai buone possibilità di tracciare e monitorare le loro prestazioni. Tuttavia, per risparmiare il tempo e il fastidio di apportare modifiche mirate al miglioramento delle prestazioni, dovresti optare per un'agenzia altamente affidabile e ben consolidata con molti feedback positivi dei clienti.

Vantaggi dell'utilizzo di società di gestione dei viaggi d'affari

Come accennato in precedenza, le aziende possono beneficiare di risparmi a lungo termine quando optano per i servizi di un'agenzia di viaggi aziendale per gestire i propri viaggi d'affari. Ma ci sono molti altri vantaggi di cui potresti non essere a conoscenza.

Il seguente articolo, "Società di gestione dei viaggi: vantaggi dell'utilizzo di una società TMC" fornisce tutti i dettagli di tutti i principali motivi e vantaggi dell'utilizzo di una società di viaggi d'affari.

In che modo le aziende di viaggio possono trarre vantaggio dalle agenzie di gestione dei viaggi d'affari

Le compagnie di viaggio come hotel, compagnie aeree e autonoleggi possono aumentare significativamente le loro prenotazioni se sfruttano l'opportunità unica offerta dalle società di gestione dei viaggi d'affari. Possono farlo collegandosi con lo stesso sistema delle società di gestione dei viaggi: a sistema di distribuzione globale. GDS aiuterà gli hotel a creare relazioni vantaggiose con le società di gestione dei viaggi d'affari e, quindi, ad attirare più viaggiatori aziendali.

"Agenzie di viaggio aziendali per hotel per acquisire più viaggiatori d'affari" è un articolo approfondito che spiega i modi in cui le società di gestione dei viaggi d'affari possono aiutare gli hotel a guadagnare più viaggiatori d'affari. L'articolo rivela anche un elenco delle migliori agenzie di viaggi d'affari.

Il tuo agente di viaggio d'affari non deve solo condividere gli obiettivi della tua azienda e supportare le esigenze di viaggio del tuo personale, ma dovrebbe anche riflettere la tua politica di viaggio. Scegliendo la migliore agenzia, risparmierai sui costi di viaggio e renderai la tua attività più appetibile per i fornitori.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi d'affari

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono più soldi per i loro viaggi, specialmente quando i loro costi sono coperti dal loro datore di lavoro. Ma, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli trovi maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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