Uma empresa de gestão de viagens de negócios oferece inúmeros benefícios para grandes e pequenas empresas. Da economia de custos com viagens à organização de vários itinerários, nenhuma empresa ou viajante corporativo pode se dar ao luxo de ignorar os serviços de uma agência de viagens de negócios, especialmente se eles viajam com frequência. Mas, dado o grande número de empresas de gestão de viagens de negócios lá fora, como selecionar a empresa certa? Leia mais para descobrir.

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O que é gerenciamento de viagens de negócios?

A função do gerenciamento de viagens de negócios é gerenciar as necessidades de viagens dos funcionários da empresa, os custos relacionados e cumprir as políticas de viagens corporativas.

Uma empresa de gestão de viagens de negócios dedicada é responsável por gerenciar todos os aspectos das viagens de negócios para os funcionários da empresa, desde a assinatura de contratos com companhias aéreas, cadeias de hotéis e locadoras de veículos até a organização de outros serviços relacionados. Organizações maiores geralmente empregam agentes de viagens internos, enquanto empresas menores terceirizam suas necessidades de viagens de negócios para empresas externas de gestão de viagens de negócios.

Por que usar uma empresa de gerenciamento de viagens de negócios?

Depois de salários e bônus, viagens e despesas associadas são o maior custo de controle de uma empresa. A função de gestão de viagens de negócios para empresas é, portanto, de importância estratégica.

Uma empresa de gestão de viagens de negócios estabelece contratos com companhias aéreas e hotéis para garantir que os funcionários de uma empresa possam sempre encontrar voos, transporte e quartos de hotel adequados sempre que precisarem. É por meio desses agentes que as empresas podem obter descontos significativos em viagens. Este não seria o caso se o viajante corporativo reservasse o voo ou o quarto de hotel por conta própria.

Como selecionar uma boa empresa de gestão de viagens de negócios?

Como existem muitas empresas diferentes de gerenciamento de viagens de negócios, você precisará determinar qual agência atenderá às necessidades específicas da sua empresa. Abaixo, você encontrará seis perguntas essenciais que ajudarão a tornar sua seleção mais fácil.

1. Quais são os custos e economias?

Toda agência de viagens de negócios tem que cobrar uma taxa por seus serviços, mas você precisa determinar como suas taxas podem ser compensadas pela economia que você fará por meio de melhores taxas. Para a maioria das empresas, as taxas são compensadas com a economia potencial e esses serviços mostram-se altamente compensadores a longo prazo, especialmente se seus funcionários precisam viajar regularmente a negócios.

Desde que estabelecidas, as empresas de gestão de viagens de negócios têm excelentes contatos no viagem e Turismo indústria, eles podem repassar os descontos em voos, transporte e quartos de hotel para seus funcionários. Além disso, quando todas as suas necessidades de viagem estão sendo gerenciadas por uma agência terceirizada, seus funcionários podem se concentrar em suas tarefas diárias, em vez de gastar seu tempo procurando voos e quartos de hotel.

2. Eles oferecem personalização?

Não existem duas empresas que tenham exatamente as mesmas necessidades de viagem. Por esse motivo, algumas agências de viagens de negócios oferecem serviços de personalização para essas empresas em setores específicos.

Se você opera em um setor especializado, por exemplo, em TI, jurídico, sem fins lucrativos, vendas, etc., você precisa considerar a escolha de uma agência especializada para o suporte em viagens corporativas. Existem também agências maiores que têm departamentos dedicados para atender ao seu setor.

3. Qual é a experiência das empresas de gerenciamento de viagens de negócios?

Além da personalização, você também deve considerar a frequência com que seus funcionários viajam e para onde eles viajam. Existem agências de viagens corporativas especializadas apenas em viagens ao exterior ou nacionais. Para selecionar o certo, você deve descobrir se seus funcionários viajam apenas para destinos locais ou para o exterior. Se você usar uma empresa de gerenciamento de viagens que não tenha experiência adequada em gerenciamento de viagens internacionais, provavelmente enfrentará problemas ao lidar com mudanças de itinerário de última hora, atrasos ou emergências. Você precisa de um agente de viagens altamente experiente para fornecer aos seus funcionários suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, em todo o mundo.

Embora existam algumas pequenas agências de viagens corporativas que se concentram apenas em viagens domésticas, elas podem fazer parte de uma rede maior que pode oferecer serviços internacionais Gerenciamento de viagens. Isso é bom, desde que eles ainda possam fornecer a você o mesmo nível de suporte em toda a rede.

4. Quais tecnologias são usadas?

Quando uma empresa usa tecnologia de ponta para oferecer um serviço a seus clientes, geralmente isso reflete bem para eles. As agências inovadoras que acompanham as tendências tecnológicas mais recentes têm maior probabilidade de sucesso em setores competitivos. Você vai querer se associar às agências que possuem equipes de especialistas em tecnologia que implementam interfaces de usuário suaves e design de reserva de viagens intuitivo.

Cada empresa moderna deve ser automatizada e simplificada. É melhor encontrar uma agência que aproveite as últimas tendências em tecnologia e sistemas. Certifique-se de perguntar a eles sobre o sistema de distribuição global que eles usam, bem como quaisquer aplicativos ou software que eles podem fornecer para o seu negócio.

5. Que tipo de relatório eles oferecem?

Há mais para gestão de viagens corporativas do que simplesmente organizar viagens de negócios. As tarefas de uma empresa de gestão de viagens de negócios envolvem o estabelecimento de metas, a tomada de decisões importantes e o monitoramento contínuo dos resultados. Para estabelecer conexões de longo prazo com uma agência de viagens, ela deve fornecer uma estratégia que funcione para vocês dois.

Quando você estiver procurando pela empresa certa de gerenciamento de viagens de negócios, descubra que tipo de relatório eles têm disponíveis para seus clientes e se você pode ter acesso a eles sempre que precisar. A agência certa deve ajudá-lo a avaliar os relatórios e fazer quaisquer modificações, se necessário.

6. Eles podem atender ou exceder suas expectativas?

Por fim, você precisa ter certeza de que a agência escolhida oferecerá um serviço e comunicação excelentes. Antes de assinar o contrato, certifique-se de deixar suas expectativas perfeitamente claras para eles. Crie um plano para reuniões e análises regulares com a empresa de gestão de viagens de negócios. Você também deve delinear seus objetivos de negócios no contrato de serviço. Isso pode ser feito na forma de criar métricas específicas junto com detalhes da política de viagens da sua empresa.

Comunicando-se regularmente com seu agente de viagens corporativo, você terá uma boa chance de rastrear e monitorar seu desempenho. No entanto, para economizar tempo e aborrecimento de fazer ajustes visando a melhoria do desempenho, você deve optar por uma agência bem estabelecida e de grande reputação, com muitos comentários positivos dos clientes.

Vantagens de usar empresas de gerenciamento de viagens de negócios

Conforme mencionado anteriormente, as empresas podem se beneficiar de economias de longo prazo quando optam pelos serviços de uma agência de viagens corporativas para gerenciar suas viagens de negócios. Mas existem muitas outras vantagens das quais você pode não estar ciente.

O seguinte artigo, “Empresa de gestão de viagens: benefícios de usar uma empresa TMC” fornece detalhes completos de todas as principais razões e benefícios de usar uma empresa de viagens de negócios.

Como as empresas de viagens podem se beneficiar das agências de gerenciamento de viagens de negócios

As empresas de viagens como hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos podem aumentar suas reservas significativamente se aproveitarem a oportunidade única que as empresas de gerenciamento de viagens de negócios oferecem. Eles podem fazer isso conectando-se ao mesmo sistema das empresas de gerenciamento de viagens: a sistema de distribuição global. O GDS ajudará os hotéis a formar relacionamentos benéficos com empresas de gestão de viagens de negócios e, assim, atrair mais viajantes corporativos.

“Agentes de viagens corporativas para hotéis ganharem mais viajantes a negócios” é um artigo detalhado que explica como as empresas de gerenciamento de viagens de negócios podem ajudar os hotéis a atrair mais viajantes corporativos. O artigo também revela uma lista das melhores agências de viagens de negócios.

Seu agente de viagens de negócios não deve apenas compartilhar os objetivos de sua empresa e apoiar as necessidades de viagem de sua equipe, mas também deve refletir sua política de viagens. Ao escolher a melhor agência, você economiza em despesas de viagem e torna seu negócio mais atraente para os fornecedores.

Mais dicas sobre viagens de negócios

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco cada vez maior de muitos na indústria de viagens; em parte, os viajantes a negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando seus custos são cobertos pelo empregador. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

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