Ein Business Travel Management Unternehmen bietet großen und kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Von Reisekosteneinsparungen bis hin zur Zusammenstellung mehrerer Reiserouten kann es sich kein Unternehmen oder Geschäftsreisender leisten, die Dienste eines Geschäftsreisebüros zu umgehen, insbesondere wenn sie häufig reisen. Aber wie wählt man angesichts der großen Anzahl von Business Travel Management-Unternehmen das richtige Unternehmen aus? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Schnellmenü:

Was ist Geschäftsreisemanagement?

Die Funktion des Geschäftsreisemanagements besteht darin, den Reisebedarf der Mitarbeiter eines Unternehmens, die damit verbundenen Kosten zu verwalten und die Reiserichtlinien des Unternehmens einzuhalten.

Ein eigenes Business Travel Management-Unternehmen ist für das Management aller Aspekte von Geschäftsreisen für die Mitarbeiter des Unternehmens verantwortlich, von der Unterzeichnung von Verträgen mit Fluggesellschaften, Hotelketten und Autovermietungen bis hin zur Vermittlung anderer damit verbundener Dienstleistungen. Größere Unternehmen beschäftigen in der Regel eigene Reisebüros, während kleinere Unternehmen ihren Geschäftsreisebedarf an externe Geschäftsreisemanagement-Unternehmen auslagern.

Warum ein Business Travel Management-Unternehmen verwenden?

Nach Gehältern und Boni sind Reisen und die damit verbundenen Ausgaben die höchsten Kontrollkosten eines Unternehmens. Die Funktion des Geschäftsreisemanagements für Unternehmen ist daher von strategischer Bedeutung.

Ein Business Travel Management Unternehmen schließt Verträge mit Fluggesellschaften und Hotels ab, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens immer die passenden Flüge, Transportmittel und Hotelzimmer finden, wenn sie diese benötigen. Über diese Agenten können Unternehmen erhebliche Reiserabatte erhalten. Dies wäre nicht der Fall, wenn der Geschäftsreisende den Flug oder das Hotelzimmer selbst gebucht hätte.

Wie wählt man ein gutes Business Travel Management-Unternehmen aus?

Da es viele verschiedene Business Travel Management-Unternehmen gibt, müssen Sie bestimmen, welche Agentur die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Nachfolgend finden Sie sechs wesentliche Fragen, die Ihnen die Auswahl erleichtern.

1. Was sind die Kosten und Einsparungen?

Jedes Geschäftsreisebüro muss für seine Dienstleistungen eine Gebühr erheben, aber Sie müssen herausfinden, wie diese Gebühren durch die Einsparungen ausgeglichen werden können, die Sie durch bessere Tarife erzielen. Für die meisten Unternehmen erweisen sich die mit den Einsparpotenzialen verrechneten Gebühren und solche Dienstleistungen langfristig als sehr lohnenswert, insbesondere wenn ihre Mitarbeiter regelmäßig geschäftlich unterwegs sind.

Da etablierte Business Travel Management Unternehmen hervorragende Kontakte in die Reisen und Tourismus können sie die Rabatte auf Flüge, Transport und Hotelzimmer an Ihre Mitarbeiter weitergeben. Wenn alle Ihre Reisebedürfnisse von einer ausgelagerten Agentur verwaltet werden, können sich Ihre Mitarbeiter außerdem auf ihre täglichen Aufgaben konzentrieren, anstatt ihre Zeit damit zu verbringen, nach Flügen und Hotelzimmern zu suchen.

2. Bieten sie Personalisierung an?

Keine zwei Unternehmen haben genau die gleichen Reisebedürfnisse. Aus diesem Grund bieten einige Geschäftsreisebüros Personalisierungsdienste für Unternehmen in bestimmten Branchen an.

Wenn Sie in einem spezialisierten Sektor tätig sind, zum Beispiel in den Bereichen IT, Recht, Non-Profit, Vertrieb usw., sollten Sie sich für eine spezialisierte Agentur für Ihre Geschäftsreiseunterstützung entscheiden. Es gibt auch größere Agenturen, die spezielle Abteilungen für Ihre Branche haben.

3. Wie erfahren sind die Business Travel Management Unternehmen?

Neben der Personalisierung müssen Sie auch berücksichtigen, wie oft Ihre Mitarbeiter reisen und wohin sie reisen. Es gibt Firmenreisebüros, die sich nur auf Auslandsreisen oder Inlandsreisen spezialisiert haben. Um das Richtige auszuwählen, müssen Sie herausfinden, ob Ihre Mitarbeiter nur ins Inland oder ins Ausland reisen. Wenn Sie ein Travel-Management-Unternehmen beauftragen, das nicht über ausreichende Erfahrung im Management von internationalen Reisen verfügt, werden Sie wahrscheinlich auf Probleme stoßen, wenn es um kurzfristige Änderungen der Reiseroute, Verspätungen oder Notfälle geht. Sie benötigen ein sehr erfahrenes Reisebüro, um Ihre Mitarbeiter rund um die Uhr rund um die Uhr zu unterstützen.

Es gibt zwar einige kleine Firmenreisebüros, die sich nur auf Inlandsreisen konzentrieren, aber sie können Teil eines größeren Netzwerks sein, das Ihnen internationale Angebote anbieten kann Reisemanagement. Dies ist in Ordnung, solange sie Ihnen im gesamten Netzwerk den gleichen Support bieten können.

4. Welche Technologien werden verwendet?

Wenn ein Unternehmen modernste Technologie einsetzt, um seinen Kunden einen Service anzubieten, wird dies im Allgemeinen gut reflektiert. Innovative Agenturen, die mit den neuesten Tech-Trends Schritt halten, werden in wettbewerbsintensiven Branchen eher erfolgreich sein. Sie sollten sich mit den Agenturen zusammenschließen, die über Teams von Technologieexperten verfügen, die reibungslose Benutzeroberflächen und ein intuitives Reisebuchungsdesign implementieren.

Jedes moderne Unternehmen sollte automatisiert und optimiert werden. Finden Sie am besten eine Agentur, die die neuesten Tech-Trends und -Systeme nutzt. Stellen Sie sicher, dass Sie sie nach dem globalen Vertriebssystem fragen, das sie verwenden, sowie nach Apps oder Software, die sie für Ihr Unternehmen bereitstellen können.

5. Welche Art von Berichterstattung bieten sie an?

Es gibt mehr zu Geschäftsreisemanagement als nur Geschäftsreisen zu arrangieren. Zu den Aufgaben eines Business Travel Management-Unternehmens gehören das Setzen von Zielen, das Treffen wichtiger Entscheidungen und das kontinuierliche Monitoring der Ergebnisse. Um langfristige Verbindungen zu einem Reisebüro aufzubauen, muss dieses Ihnen eine Strategie bieten, die für Sie beide funktioniert.

Finden Sie bei der Suche nach dem richtigen Business Travel Management-Unternehmen heraus, welche Art von Berichten diese für ihre Kunden zur Verfügung haben und ob Sie jederzeit darauf zugreifen können. Die richtige Stelle sollte Sie bei der Auswertung der Meldungen unterstützen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

6. Können sie Ihre Erwartungen erfüllen oder übertreffen?

Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Agentur Ihnen einen hervorragenden Service und eine hervorragende Kommunikation bietet. Bevor Sie den Vertrag unterschreiben, sollten Sie ihnen Ihre Erwartungen klar machen. Erstellen Sie einen Plan für regelmäßige Meetings und Besprechungen mit dem Business Travel Management-Unternehmen. Im Servicevertrag sollten Sie auch Ihre Geschäftsziele darlegen. Dies kann in Form der Erstellung spezifischer Metriken zusammen mit Details zu den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens erfolgen.

Durch die regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Reisebüro haben Sie gute Chancen, deren Leistung zu verfolgen und zu überwachen. Um sich jedoch Zeit und Ärger mit Anpassungen zur Leistungssteigerung zu ersparen, sollten Sie sich für eine renommierte und etablierte Agentur mit viel positivem Kundenfeedback entscheiden.

Vorteile der Nutzung von Business Travel Management Unternehmen

Wie bereits erwähnt, können Unternehmen von langfristigen Einsparungen profitieren, wenn sie sich für die Dienstleistungen eines Reisebüros für die Verwaltung ihrer Geschäftsreisen entscheiden. Aber es gibt noch viele weitere Vorteile, die Sie vielleicht nicht kennen.

Der folgende Artikel, „Travel Management Company: Vorteile der Nutzung eines TMC-Unternehmens“ enthält ausführliche Informationen zu allen wichtigen Gründen und Vorteilen der Nutzung eines Geschäftsreiseunternehmens.

Wie Reiseunternehmen von Business Travel Management-Agenturen profitieren können

Reiseunternehmen wie Hotels, Fluggesellschaften und Autovermietungen können ihre Buchungen deutlich steigern, wenn sie die einmalige Gelegenheit nutzen, die Geschäftsreisemanagement-Unternehmen bieten. Sie können dies tun, indem sie sich mit demselben System wie die Reisemanagementunternehmen verbinden: a Globales Verteilungssystem. GDS wird Hotels dabei helfen, vorteilhafte Beziehungen zu Business Travel Management-Unternehmen aufzubauen und so mehr Geschäftsreisende anzuziehen.

„Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“ ist ein ausführlicher Artikel, in dem erläutert wird, wie Unternehmen für das Geschäftsreisemanagement Hotels helfen können, mehr Geschäftsreisende zu gewinnen. Der Artikel enthüllt auch eine Liste der besten Geschäftsreisebüros.

Ihr Geschäftsreisebüro muss nicht nur die Ziele Ihres Unternehmens teilen und die Reisebedürfnisse Ihrer Mitarbeiter unterstützen, sondern auch Ihre Reiserichtlinien widerspiegeln. Durch die Wahl der besten Agentur sparen Sie Reisekosten und machen Ihr Geschäft für Lieferanten attraktiver.

Weitere Tipps für Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt wird von vielen in der Reisebranche verstärkt in den Fokus gerückt, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihre Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Noch wichtiger ist jedoch, dass Geschäftsreisen aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen wachsen. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

Revfine.com ist eine Wissensplattform für die Hotel- und Reisebranche. Fachleute nutzen unsere Erkenntnisse, Strategien und umsetzbaren Tipps, um sich inspirieren zu lassen, den Umsatz zu optimieren, Prozesse zu innovieren und das Kundenerlebnis zu verbessern. Sie können alle finden Tipps für die Reisebranche in den Kategorien Marketing & Vertrieb, Personal & Karriere und Technologie & Software.

Einen Artikel einreichen