Es gibt zahlreiche Vorteile, die ein Geschäftsreisender durch die Inanspruchnahme der Dienste eines professionellen Geschäftsreisebüros erzielen kann. Diejenigen, die sich dafür entscheiden, solche Dienste nicht zu nutzen, verlieren nicht nur einen außergewöhnlichen Kundensupport, sondern auch Geld. In diesem Artikel erfahren Sie, wofür genau ein Business Travel Management-Unternehmen verantwortlich ist und 9 Gründe, diesen Service zu nutzen.

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Was ist ein Geschäftsreisebüro?

Geschäftsreisebüros, auch Travel-Management-Unternehmen genannt, bieten reisebezogene Dienstleistungen mit Rabatten und Vergünstigungen an, die an die Reiserichtlinie und die Sorgfaltspflicht des Unternehmens für Geschäftsreisende angepasst werden können.

Diese Geschäftsreisebüros bestehen aus unabhängigen oder internen Reiseexperten, die für das Management und die Überwachung der Reisekosten sowie die Organisation von Reisen für Unternehmen oder Privatpersonen verantwortlich sind. Der Artikel, „Was ist Reisemanagement“, erläutert die Rolle von TMCs für Unternehmen genauer.

Geschäftsreisebüro: 9 Gründe, eines zu nutzen

Unternehmen für Geschäftsreisemanagement kann für Unternehmen aus mehreren Gründen sehr vorteilhaft sein. Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie nützlich sie sind, sind hier 9 der wichtigsten Vorteile für die Verwaltung Ihrer Geschäftsreise durch ein Geschäftsreisebüro.

1. Ermäßigte Reisen

Ein Geschäftsreisebüro kann Unternehmen viele Vorteile bieten, darunter Rabatte auf Flüge und Unterkünfte. Geschäftsreisebüros, die in der Reisen und Tourismus Die Industrie bucht oft große Mengen an Flügen und Hotelzimmern für Einzelpersonen auf der ganzen Welt. Dies bringt sie in eine günstige Position, wenn es darum geht, bessere Preise oder Rabatte auf Flügen zu erhalten. Durch die Nutzung eines Geschäftsreisebüros erhalten Sie eher einen Sondertarif für Ihre Geschäftsreise, als wenn Sie die Buchung selbst vornehmen.

Aber das ist nicht der einzige Vorteil für die Nutzung eines Firmenreisebüros. Da sie schon lange in der Branche tätig sind, können sie (die alteingesessenen Agenturen) auch auf Flug- und Hotelzimmer-Upgrades, VIP-Lounges und erstklassige Bodentransporte zugreifen.

2. Sparen Sie Zeit und Geld

Zeit- und Geldersparnis sind klare Vorteile beim Einsatz eines Geschäftsreisebüros. Aufgrund ihrer Branchenkontakte und ihres Fachwissens können sie Ihnen leicht die besten Angebote finden. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für Geschäftsreisebüros, die sich auf den Umgang mit Kunden aus derselben Branche wie sie spezialisiert haben. Dies ist von großem Vorteil, denn die erfahrenen Geschäftsreisebüros können Ihre Reisestrategie optimieren und sparen so Zeit und Geld.

3. Unterstützung rund um die Uhr

Ihr Geschäftsreisebüro fungiert als Notfallkontakt, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter vor, während oder nach der Reise Unterstützung benötigen. Egal, ob Sie im Inland oder international unterwegs sind, Sie benötigen mit hoher Wahrscheinlichkeit die Unterstützung eines Geschäftsreisebüros, insbesondere wenn Sie die Landessprache nicht sprechen. Sie können sogar mitten in einem politischen oder widrigen Wetterumbruch gestrandet sein. Hier kommt Ihr Geschäftsreisebüro zu Ihrer Rettung, sei es Tag oder Nacht.

Egal, wo Sie sich auf der Welt befinden, Ihr Geschäftsreisebüro nimmt Ihnen den Stress aus Ihren Problemen, indem es sich an ihre Kontakte wendet und alles sofort regelt, damit Sie Ihre Geschäftsreise weiterhin genießen können.

4. Insiderwissen

Da Geschäftsreisebüros über jahrelange Erfahrung in ihrem Bereich verfügen, können sie Ihnen Insiderinformationen zur Verfügung stellen, die nicht öffentlich zugänglich sind. Ihr umfassendes Wissen und ihre Insider-Informationen halten sie über die neuesten Ereignisse bei Flugpreisänderungen auf dem Laufenden.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ihres Insiderwissens besteht darin, dass Änderungen der Reiseroute vorgenommen werden können, ohne dass Sie Gebühren zahlen müssen. Ein Geschäftsreisebüro kann alle Arten von Änderungen an Reiseplänen mit geringen oder keinen Kosten für Sie vornehmen und so Ihrem Unternehmen Geld sparen.

5. Einhaltung der Reiserichtlinie des Unternehmens

Jedes kleine oder große Unternehmen mit Mitarbeitern, die zur Arbeit reisen, muss eine Geschäftsreiserichtlinie durchsetzen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter die grundlegenden Regeln einhalten. Diese Regeln umfassen bestimmte Flugklassen, Mietwagen-Sterne-Preise und Hotelklassen-Preise.

Ein Geschäftsreisebüro hilft bei der Durchsetzung dieser Richtlinie, indem es Ihre Mitarbeiter zu allen konformen Optionen führt. Durch die Nutzung eines Geschäftsreisebüros stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens einhalten, ohne dass Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen müssen, um die Einhaltung der Reiserichtlinien nachzuverfolgen.

6. Besserer Zugang zu Ressourcen

Reisebüros für Unternehmen bieten Ihnen umfassenden Zugriff auf alle Ressourcen, die Sie benötigen, um Ihre Geschäftsreise nach Plan zu gestalten. Diese Agenten verwenden die besten Online-Tools, um alle Faktoren zu ermitteln, die sich auf Ihre Geschäftsreise auswirken können. Sie können auch Ihre Flugtickets ausdrucken, sich über mögliche Verspätungen informieren, sicherstellen, dass Ihr Fahrer Sie vom Flughafen abholt, und verschiedene andere wichtige Prozesse, um Ihre Reise so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Da Geschäftsreisebüros einen besseren Zugang zu Online-Tools haben, können sie Pannen vermeiden, die während oder vor Ihrer geplanten Reise auftreten können. Auch wenn Wetteränderungen zu Flugverspätungen führen, wird Ihr Agent schnell einen alternativen Flug buchen. Wenn Sie ein Geschäftsreisebüro nutzen, haben Sie nicht nur Ruhe während Ihrer Geschäftsreise, sondern wissen auch, dass bei Problemen ein Team von kompetenten Fachleuten hinter Ihnen steht.

7. Die besten Reisebuchungssysteme

Wie bereits erwähnt, haben Geschäftsreisebüros Zugang zu den besten Online-Systemen für die Reisebuchung. In der modernen Welt des Geschäftsreiseverkehrs ist eine webbasierte End-to-End-Buchung eine Notwendigkeit, da sie die lästige Einzelbuchung von Flügen, Zimmern usw.
Mit Hilfe eines Geschäftsreisebüros können Sie sicher sein, dass Sie die bestmöglichen Preise erhalten. Dabei gibt es keine versteckten Strategien, da der Agent eine zuverlässige und konsistente Buchungsplattform verwendet.

Ein modernes Geschäftsreisebüro stellt Ihnen alle notwendigen Tools inklusive einer mobilen App zur Verfügung, um Ihre Reisepläne zu übermitteln und Änderungen zu jeder Tages- und Nachtzeit zu beantragen. Durch den Einsatz der richtigen Technologie und Software können Sie die Kommunikationslinie zwischen Ihnen und Ihrem Reisebüro offen halten.

Spitzentechnologie spielt in dieser Branche eine wichtige Rolle. Wenn Sie die Reiserouten Ihrer Mitarbeiter selbst verwalten würden, kann der gesamte Prozess sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Auf der anderen Seite können Sie Ihre Reisepläne mit einer mobilen App oder Software problemlos innerhalb weniger Minuten an den Agenten senden.

8. Ein umfassender Service

Neben der Buchung von Mietwagen, Flügen, Zimmern und Flughafentransfers kann sich ein Reisebüro auch um die Visa-Arrangements zu dem Zielort kümmern, zu dem Sie oder Ihre Mitarbeiter reisen. Es gibt auch Reiseversicherungen, Wechselkurse, Parkplätze, Geschäftsräume, Meetings, Veranstaltungen und vieles mehr, die ein Geschäftsreisebüro für Sie arrangieren kann. Ein Geschäftsreisebüro kann Ihnen von Anfang bis Ende einen umfassenden Service bieten, damit Sie sich während Ihrer Geschäftsreise um nichts kümmern müssen.

9. Engagierte Agenten

Schließlich ist der letzte Grund, ein Geschäftsreisebüro zu beauftragen, sein Engagement, Ihre Reisebedürfnisse kennenzulernen. Die meisten Agenturen erstellen Firmenprofile und ernennen ihre Agenten für bestimmte Kunden. Dadurch werden Reisevorbereitungen einfach und präzise. Darüber hinaus werden Ihre spezifischen Anforderungen jedes Mal mit einem dedizierten Agenten erfüllt, sodass Sie nicht immer wieder mit ihnen die Details besprechen müssen.

Spezifische Anfragen können Sitznummern, Raucherzimmer, diätetische Anforderungen und die Bearbeitung von Vielfliegern umfassen. Agenten mit Firmenprofilen stellen immer sicher, dass die Reiserichtlinien bei jeder Buchung eingehalten werden. All dies ist wichtig, damit eine Geschäftsreise erfolgreich verläuft.

Das richtige Geschäftsreisebüro finden

Die Auswahl des richtigen Agenten für Ihr Unternehmen sollte nicht beim Agenten selbst beginnen. Sie sollten zuerst Ihre eigenen Reiserichtlinien prüfen. Sobald Sie eine klare Reiserichtlinie festgelegt haben, wird der von Ihnen ausgewählte Reisevermittler seine Dienstleistungen auch auf die genauen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen. Sie müssen auch die Ziele berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter am wahrscheinlichsten anreisen, sowie Ihr Budget für diese Geschäftsreisen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie das beste Geschäftsreisebüro für Ihr Unternehmen auswählen.

Die Art des Agenten, den Sie auswählen, sollte sich nach Ihrer Unternehmensgröße und der Branche richten, in der Sie tätig sind. Wenn Sie beispielsweise ein großes Unternehmen sind, das regelmäßig an Geschäftsveranstaltungen teilnehmen muss, benötigen Sie ein Reisebüro, das für die Organisation der richtigen Räumlichkeiten für Ihre Tagungen oder Veranstaltungen. Sie müssen auch anpassungsfähig genug sein, um kurzfristige Änderungen an den Reiserouten vornehmen zu können.

Schließlich ist eine weitere wichtige Komponente bei der Suche nach dem besten Geschäftsreisebüro, sicherzustellen, dass es zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Da diese Agenten eng mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten, müssen sie sich an Ihre Richtlinien halten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Wert auf Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung für die Mitarbeiter legt, die auf Geschäftsreisen sind, möchten Sie einen Agenten, der diese Richtlinie ebenfalls einhalten kann.

Wie Reiseunternehmen mit Hilfe eines Geschäftsreisebüros den Umsatz steigern können

Häufige Geschäftsreisen können kostspielig und kompliziert zu organisieren sein, insbesondere wenn die Reisen aus mehreren Reisenden mit getrennten Reiserouten bestehen. Die meisten Unternehmen haben weder die Zeit noch die Ressourcen, um solche Aufgaben alleine zu erledigen, weshalb sie sich für die Dienstleistungen eines Geschäftsreisebüros entscheiden. Geschäftsreisebüros organisieren und verwalten nicht nur Geschäftsreisen für Unternehmen, sondern sind auch für die Hotellerie von großem Vorteil, da sie regelmäßig mehrere Zimmer buchen müssen.

Um Unterkünfte und vieles mehr zu buchen, nutzen die meisten Geschäftsreisebüros a GDS-System (Globales Verteilungssystem). Hier können auch Hotels profitieren und ihre Gewinne durch die Anbindung an ein GDS-System maximieren. Dieses System bietet Echtzeit-Zugriff auf die Zimmerpreise und die Verfügbarkeit Ihres Hotels und erhöht so die Chancen, mehr Geschäftsreisende zu gewinnen und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.

In der ausführlichen Anleitung „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels?“ erfahren Sie, was genau ein GDS ist und wie es der Hotellerie zugute kommen kann.

Top-Geschäftsreisemanagement-Unternehmen

Da es die Aufgabe eines Geschäftsreisebüros ist, Geschäftsreisen und Veranstaltungen für die Mitarbeiter von Unternehmen zu organisieren, können Hotels wiederum mehr Geschäftsreisende anziehen, indem sie ihre Zimmer und Dienstleistungen für Geschäftsreisebüros buchbar machen. Wenn Sie ein Hotelmanager oder -besitzer sind und mehr Geschäftsreisende für Ihr Hotel gewinnen möchten, lesen Sie diesen informativen Artikel „Firmenreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen”.

Ein Geschäftsreisebüro bucht nicht nur Geschäftsreisen, sondern ermutigt auch die Mitarbeiter der Unternehmen, die Reiserichtlinien des Unternehmens einzuhalten. Obwohl ein Geschäftsreisebüro seinen Preis haben kann, wären die meisten Unternehmen ohne sie verloren, insbesondere wenn es darum geht, die besten Reiseangebote zu erhalten.

Weitere Tipps für Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt wird von vielen in der Reisebranche verstärkt in den Fokus gerückt, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihre Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Noch wichtiger ist jedoch, dass Geschäftsreisen aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen wachsen. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

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