Da die Globalisierung dazu beiträgt, Geschäftsreisen wichtiger denn je zu machen, ist die Disziplin des Reisemanagements heute entscheidend für die Optimierung der Gesamtleistung. Es ist wichtig zu verstehen, dass Geschäftsreisen kompliziert sind und daher nicht zufällig oder in letzter Minute arrangiert werden sollten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Travel Management selbst sowie den Wert von Travel Management Unternehmen, die Ihnen bei der Optimierung Ihrer Strategie helfen.

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Was ist Reisemanagement?

Travel Management ist ein Spezialgebiet, das sich auf die Organisation von Geschäftsreisen, die Verfolgung Ihrer verschiedenen Reisekosten und die Entwicklung einer umfassenden Reisestrategie konzentriert. Als Disziplin soll es Unternehmen und ihren Mitarbeitern helfen, den Umgang mit ihren Reisebedürfnissen zu optimieren. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass alles richtig gehandhabt wird und gleichzeitig negative Auswirkungen auf Dinge wie Produktivität und Finanzergebnisse minimiert werden.

Welche Vorteile bietet Travel Management für Unternehmen?

Ein großer Vorteil des Reisemanagements ist die Möglichkeit, Reisekosten zu senken. Dies kann alles umfassen, von Flugtickets über Hotelzimmerpreise bis hin zu Reiseversicherungen. Im Allgemeinen verfügen Reisemanagement-Spezialisten über Branchenkontakte und genügend Erfahrung, um die besten Angebote zu finden oder auszuhandeln.

Durch die Übertragung der Verantwortung an einen dedizierten Travel Manager oder ein Travel Management Team können einzelne Mitarbeiter auch viel mehr Zeit für die täglichen Kernaufgaben und weniger Zeit für die Planung von Reisen aufwenden.

Sobald eine Reisestrategie erstellt wurde, können Ihnen die Anbieter von Travel-Management-Services auch dabei helfen, diese Strategie kontinuierlich zu verbessern, indem sie über Ihre Geschäftsreisekosten berichten und nützliche Änderungen vorschlagen.

Interne Reisebüros vs. externe Reisebüros

Es gibt zwei Hauptansätze, die Unternehmen verfolgen können: die Abwicklung des Reisemanagements im eigenen Haus oder die Auslagerung an ein externes Reisebüro, und beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile.

Reisebüro im Haus

Die Verwendung eines eigenen Reisebüros für Reisemanagement-Zwecke bedeutet, dass die Verantwortung für die Verwaltung Ihrer Reisestrategie bei Ihrem eigenen Unternehmen verbleibt. Sie werden entweder eine Person speziell für die Position einstellen oder eine Person, die bereits in Ihrem Arbeitsverhältnis steht, übernimmt diese Aufgaben.

Von Vorteilen ist, dass Sie die Arbeit des Reisebüros leichter überprüfen können als bei einem externen Agenten, und Sie vermeiden die Zahlung der Provision oder der Abonnementgebühr, die ein externer Agent verlangen würde. Auf der anderen Seite müssen Sie entweder jemanden für die Rolle einstellen oder einen aktuellen Mitarbeiter haben, der seine Zeit teilt.

Externe Firmenreisebüros

Die Alternative ist die Zusammenarbeit mit einem externen Reisebüro für Unternehmen. Das bedeutet, die Verantwortung für das Travel Management an ein anderes Unternehmen auszulagern, das sich auf diese Disziplin spezialisiert hat. Sie werden nicht die Person einstellen, die Ihre Reisestrategie verwaltet, sondern Sie bezahlen diese entweder über eine Provision auf Buchungen oder über eine Abonnementgebühr.

Vorteile dieses Ansatzes sind die Entlastung der eigenen Mitarbeiter für andere Aufgaben und die Gewinnung von Expertenwissen von einem Unternehmen, das sich ausschließlich auf das Reisemanagement konzentriert. Es besteht auch die Möglichkeit, günstigere Reisepreise zu erhalten. Es kann jedoch schwieriger sein, ihre genaue Arbeit zu überprüfen, daher ist ein gewisses Maß an Vertrauen erforderlich.

Was sind die Aufgaben eines Reisebüros?

Unabhängig davon, ob Sie einen Travel Manager oder Agenten beschäftigen oder an ein externes Unternehmen auslagern, die Kernaufgaben sind sehr ähnlich. Nachfolgend werden einige der wichtigsten Funktionen und Verantwortlichkeiten erläutert:

1. Reiseplanung

Grundsätzlich müssen Geschäftsreisen im Voraus geplant werden, damit alle Grundlagen abgedeckt sind. Dies beinhaltet unter anderem die Auswahl der richtigen Reisedaten sowie die Ermittlung der besten Flugzeiten, des besten Standorts für die Unterkunft, ob Flughafentransfers erforderlich sind oder nicht.

Wenn Sie die Reiseplanung in die fähigen Hände eines Travel Managers oder einer Travel-Management-Firma geben, können Sie sicherstellen, dass nichts vergessen wird. Ihr fundiertes Wissen über die Reiseindustrie kann auch von unschätzbarem Wert sein.

2. Verhandlung

Ein großer Teil von Geschäftsreisemanagement beinhaltet die Organisation von Geschäftsreisen zum bestmöglichen Preis. Um dies zu erreichen, sind wahrscheinlich Verhandlungen mit einer Vielzahl verschiedener Anbieter erforderlich.

Travel-Management-Unternehmen sind für diese Verantwortung bestens gerüstet, denn ihre Mitarbeiter sind verhandlungserfahren. Sie haben auch viel eher enge Kontakte zu verschiedenen Teilen der Reisebranche, wodurch sie sich Sonderkonditionen sichern können, die für Sie sonst möglicherweise unerreichbar wären.

3. Vermittlung der Unterkunft

Eine weitere zentrale Aufgabe im Reisemanagement ist die Organisation einer geeigneten Unterkunft für Geschäftsreisende. Dies bedeutet, dass Sie sich alle verfügbaren Optionen ansehen, einschließlich Hotels, Bed & Breakfasts und Wohngemeinschaften. Es bedeutet auch, die richtige Anzahl von Zimmern für die richtige Zeit und Anzahl von Tagen zum richtigen Preis zu buchen.

Wenn Unternehmen zu wenig Zeit haben, suchen sie einfach nach günstigen Unterkünften oder Unterkünften am richtigen Ort. Ein Travel Manager kann sich jedoch die Zeit nehmen, alle unterschiedlichen Bedürfnisse abzuwägen, zu bewerten und eine Unterkunft zu finden, die so viele Kästchen wie möglich ankreuzt und dabei unter dem Budget bleibt.

4. Transport

Der Transport ist ein großer Teil der Reiseplanung und eine gute Reisemanagement-Unternehmen or professional kann Ihnen helfen, indem Sie alle Ihre Transportanforderungen im Voraus erledigen. Dazu können Dinge wie die Buchung von Flügen, die Sicherung eines Mietwagens, die Organisation von Flughafentransfers, der Kauf von Bahntickets oder die Buchung von ermäßigten Reisepässen gehören.

Um Ihre Geschäftsreisestrategie zu optimieren, müssen all diese Dinge im Voraus zum bestmöglichen Preis organisiert werden und gleichzeitig garantiert werden, dass alle Geschäftsreisenden pünktlich an ihrem Ort ankommen.

5. Meeting- und Eventplanung

Im Allgemeinen konzentrieren sich Geschäftsreisen auf die Teilnahme an Meetings oder geschäftlichen Veranstaltungen, und es gibt viel Arbeit, dies zu organisieren. Sie müssen beispielsweise sicherstellen, dass jeder, der an einer Veranstaltung teilnimmt, über die richtigen Anmeldeinformationen verfügt und weiß, wohin er geht und was er tut.

Wenn Sie das Business-Event tatsächlich veranstalten, wird der Planungsprozess noch komplizierter. In jedem Fall sind hochwertige Travel Management Services von Vorteil, die Ihnen helfen, die logistische Seite zu bewältigen.

6. Reisekosten verwalten

Schließlich ist die Verwaltung der Reisekosten wohl der Hauptbestandteil der Arbeit, und ein professioneller Reisemanager ist dafür weitaus besser gerüstet als jemand, der keine wirkliche Erfahrung in dieser Position hat. In der Tat gut Reisemanagement-Unternehmen hilft Ihnen, die Ausgaben zu vereinfachen, sodass Unterkunft und Extras auf eine Rechnung kommen.

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Unternehmen kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Unternehmensfinanzen zu verwalten. Konsolidierte Finanzberichte erleichtern das Lesen und Ihr Travel Manager kann diese Berichte analysieren und verbesserungswürdige Bereiche identifizieren.

Wie Reiseunternehmen von Reisemanagement-Unternehmen profitieren können

In der globalisierten Welt von heute gehören regelmäßige Geschäftsreisen für viele Unternehmen zum Alltag. Es wird jedoch auch immer häufiger, dass sich Unternehmen an Reisebüros oder professionelle Reisemanagementunternehmen wenden, um Unterstützung zu erhalten. Ein Agent kann einem Unternehmen dann auf verschiedene Weise helfen, seine Reisestrategie zu optimieren, oft indem er die Verantwortung für die Buchung von Flügen, Mietwagen, Unterkünften und Veranstaltungen übernimmt. Für Hotelbesitzer bedeutet dies, dass Reisebüros für Geschäftsreisende eine unschätzbare Verbindung zu Geschäftsreisenden darstellen.

Um tatsächlich Unterkunft, Flüge und Transport für Geschäftskunden zu buchen, wenden sich die meisten Reisebüros für Geschäftsreisen an ein globales Vertriebssystem, oder GDS-System für kurz. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Unternehmen der Reisebranche wie Fluggesellschaften, Autovermietungen oder Hotels, die ihre Attraktivität für Geschäftsreisende maximieren möchten, verbinden sich ebenfalls mit den wichtigsten GDS-Systemen. Auf diese Weise können Reisebüros auf Echtzeitinformationen zugreifen, beispielsweise über Zimmerpreise und Verfügbarkeit von Hotels, was die Chancen erhöht, dass sie sich mit ihren Geschäftsreiseanforderungen an Ihr Hotel wenden, und so Ihren Umsatz steigern.

Unsere „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels? Dieser Artikel bietet weitere Informationen über die wichtigsten GDS-Systeme, wie sie tatsächlich funktionieren und wie sie für Unternehmen der Reisebranche von Nutzen sein können.

Liste der Reisemanagement-Unternehmen

Immer mehr Unternehmen lagern die Verantwortung für das Management von Geschäftsreisen an Travel-Management-Unternehmen aus und profitieren dabei von deren Branchenkontakten, Fachwissen und 24/7-Support. Für Hotels kann die Anbindung an die globalen Vertriebssysteme dieser Reisebüros dazu beitragen, mehr Geschäftsreisende anzuziehen.

Im Artikel „Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“, erfahren Sie mehr über die Rolle von Reisebüros für Unternehmen, erfahren, warum Unternehmen das Reisemanagement zunehmend an sie auslagern, und erfahren, warum diese Reisebüros für Hotels wertvoll sind, die Geschäftsreisende anziehen möchten.

Bleisure Travel als Travel Manager verstehen

Für diejenigen, die mit Travel Management zu tun haben, ist es wichtig, mit allen aufkommenden Trends Schritt zu halten, und einer der bedeutendsten ist der von Bleisure Travel. Im Wesentlichen beschreibt dies Reisen, die Geschäfts- und Freizeitelemente kombinieren und oft beinhalten, dass Geschäftsreisende die Dauer eines Aufenthalts verlängern, um andere Aktivitäten zu genießen.

In dem "Was ist Bleisure-Reisen? Wonach suchen Bleisure-Reisende?“ Artikel können Sie das Thema Bleisure-Reisen weiter untersuchen, um zu verstehen, was es ist, warum es wächst und was diese Reisenden wollen.

Beste Jobbörsen, um Jobs im Reisemanagement zu finden

Personen, die Jobs im Travel Management suchen, müssen bei ihrer Jobsuche die richtigen Kanäle nutzen. Reise-Jobbörsen stellen eine der besten Optionen dafür dar, aber es gibt viele verschiedene Jobbörsen zur Auswahl, daher ist es wichtig, sich auf diejenigen zu konzentrieren, die diese Stellen am wahrscheinlichsten ausschreiben.

Im Artikel "Reisejobs: Die besten Jobbörsen in der Reisebranche für Ihre Karriere“, können Sie einige der beliebtesten Jobbörsen mit Fokus auf die Reisebranche durchsuchen und die ideale Stelle im Bereich Travel Management finden.

Geschäftsreisen sind ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines modernen Unternehmens und stellen neben Gehältern und Marketingkosten auch eine der größten Ausgaben dar. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Das Travel Management kann dabei helfen und stellt gleichzeitig sicher, dass alle logistischen Elemente ordnungsgemäß abgewickelt werden.

Weitere Tipps zu Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt wird von vielen in der Reisebranche verstärkt in den Fokus gerückt, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihre Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Noch wichtiger ist jedoch, dass Geschäftsreisen aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen wachsen. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

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