Con la globalización contribuyendo a que los viajes de negocios sean más importantes que nunca, la disciplina de la gestión de viajes es ahora crucial para optimizar el rendimiento general. Es importante comprender que los viajes corporativos son complicados, por lo que no deben organizarse al azar o en el último minuto. En este artículo, encontrará más información sobre la gestión de viajes en sí, así como sobre el valor de las empresas de gestión de viajes que ayudan a optimizar su estrategia.

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¿Qué es la gestión de viajes?

La gestión de viajes es una especialidad, que se basa en la organización de viajes corporativos, el seguimiento de sus diversos gastos de viaje y la elaboración de una estrategia de viaje integral. Como disciplina, está destinada a ayudar a las empresas y sus empleados a optimizar la forma en que se ocupan de sus necesidades de viaje. Esto significa asegurarse de que todo se maneje correctamente y, al mismo tiempo, minimizar cualquier impacto negativo en aspectos como la productividad y los resultados financieros.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de viajes para las empresas?

Un beneficio importante de la gestión de viajes es la capacidad de reducir los costos asociados con los viajes. Esto puede incluir todo, desde boletos de avión hasta tarifas de habitaciones de hotel y seguros de viaje. Generalmente, los especialistas en gestión de viajes tendrán contactos en la industria y suficiente experiencia para encontrar o negociar las mejores ofertas.

Al entregar la responsabilidad de esto a un administrador de viajes dedicado, o un equipo de administración de viajes, los empleados individuales también pueden dedicar mucho más de su tiempo a las tareas básicas del día a día y menos tiempo a la planificación de viajes.

Una vez que se ha implementado una estrategia de viajes, quienes ofrecen servicios de gestión de viajes también pueden ayudarlo a mejorar continuamente esa estrategia, informando sobre sus gastos de viajes de negocios y sugiriendo cambios útiles.

Agentes de viajes internos frente a agentes de viajes externos

Hay dos enfoques principales que las empresas pueden adoptar: manejar la gestión de viajes internamente o subcontratarla a una agencia de viajes externa, y ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas.

Agente de viajes interno

El uso de un agente de viajes interno para fines de administración de viajes significa que la responsabilidad de administrar su estrategia de viaje queda dentro de su propio negocio. Empleará a alguien específicamente para el puesto, o alguien que ya esté bajo su empleo asumirá estas responsabilidades.

En términos de ventajas, esto le permite escudriñar el trabajo del agente de viajes más fácilmente que con un agente externo, y también evita pagar la comisión o tarifa de suscripción que exigiría un agente externo. Por otro lado, debe contratar a alguien para el puesto o tener un empleado actual que divida su tiempo.

Agencias de viajes corporativas externas

La alternativa es trabajar con una agencia de gestión de viajes corporativa externa. Esto significa subcontratar la responsabilidad de la gestión de viajes a otra empresa que se especialice en esta disciplina. No contratará a la persona que gestiona su estrategia de viaje, pero le pagará, ya sea mediante una comisión sobre las reservas o mediante una tarifa de suscripción.

Las ventajas de este enfoque incluyen liberar a sus propios empleados para que hagan otras cosas y obtener información experta de una empresa que se centra únicamente en la gestión de viajes. También existe la posibilidad de obtener tarifas de viaje más baratas. Sin embargo, puede ser más difícil analizar el trabajo preciso que realizan, por lo que se requiere cierto nivel de confianza.

¿Cuáles son las tareas de un agente de viajes?

Independientemente de si emplea a un gestor o agente de viajes, o si opta por subcontratar a una empresa externa, las tareas principales serán muy similares. Algunas de las funciones y responsabilidades más importantes se explican a continuación:

1. Planificación de viajes

En un nivel básico, los viajes de negocios deben planificarse con anticipación, de modo que se cubran todas las bases. Esto implica, entre otras cosas, seleccionar las fechas adecuadas para viajar, así como identificar los mejores horarios para los vuelos, la mejor ubicación para el alojamiento, si se necesitan o no traslados al aeropuerto, etc.

Dejar la planificación de viajes en manos capaces de un gestor de viajes o de una empresa de gestión de viajes ayudará a garantizar que no se olvide nada. Su profundo conocimiento de la Industria de viajes también puede ser invaluable.

2. Negociación

Gran parte de gestión de viajes corporativos implica organizar viajes de negocios al mejor precio posible. Para lograr esto, es probable que sea necesario negociar con una variedad de proveedores diferentes.

Las empresas de gestión de viajes están idealmente equipadas para manejar esta responsabilidad, porque su personal tendrá experiencia en negociaciones. También es mucho más probable que tengan contactos cercanos en diferentes partes de la industria de viajes, lo que les permite obtener tarifas especiales que, de otro modo, serían inalcanzables para usted.

3. Organización del alojamiento

Otra responsabilidad clave a la hora de gestionar los arreglos de viaje es organizar un alojamiento adecuado para los viajeros de negocios. Esto significa mirar todas las opciones disponibles, incluidos hoteles, bed and breakfast y alojamiento compartido. También significa reservar el número correcto de habitaciones, durante el tiempo correcto, el número de días, al precio correcto.

Cuando las empresas no tienen suficiente tiempo, tienden a buscar simplemente un alojamiento barato o un alojamiento en el lugar adecuado. Sin embargo, un administrador de viajes podrá tomarse el tiempo para sopesar todas las diferentes necesidades, evaluarlas y encontrar un alojamiento que cumpla con la mayor cantidad de casillas posible, sin salirse del presupuesto.

4. Transporte

El transporte forma una parte importante de la planificación de viajes, y una buena empresa de gestión de viajes o un profesional puede ayudarlo manejando todas sus necesidades de transporte con anticipación. Esto podría incluir cosas como reservar vuelos, conseguir un coche de alquiler, organizar traslados al aeropuerto, comprar billetes de tren o reservar pases de viaje con descuento.

La optimización de su estrategia de viajes corporativos requiere que todas estas cosas se organicen con anticipación, al mejor precio posible, al tiempo que se garantiza que todos los viajeros de negocios lleguen a tiempo a donde necesitan.

5. Planificación de reuniones y eventos

Por lo general, los viajes de negocios se centrarán en asistir a reuniones o eventos de negocios y hay mucho trabajo para organizarlos. Por ejemplo, deberá asegurarse de que todos los asistentes a un evento tengan las credenciales correctas para ingresar y de que sepan adónde van y qué están haciendo.

Si realmente es el anfitrión del evento empresarial, el proceso de planificación se vuelve aún más complicado. De cualquier manera, los servicios de gestión de viajes de alta calidad serán beneficiosos y le ayudarán a afrontar el aspecto logístico.

6. Gestionar los gastos de viaje

Finalmente, la administración de los gastos de viaje es posiblemente la parte principal del trabajo y un administrador de viajes profesional estará mucho mejor equipado para manejar esto que alguien sin experiencia real en el puesto. De hecho, bueno empresas de gestión de viajes le ayudará a simplificar los gastos, de modo que el alojamiento y los extras se incluyan en una misma factura.

Trabajar con una empresa profesional también puede ayudarlo a administrar las finanzas de su empresa. Los informes financieros consolidados facilitan la lectura y su gestor de viajes puede analizar estos informes y señalar áreas de mejora.

Cómo las empresas de viajes pueden beneficiarse de las empresas de gestión de viajes

En el mundo globalizado de hoy, los viajes corporativos regulares son ahora una simple realidad para muchas organizaciones. Sin embargo, también es cada vez más común que las empresas recurran a agentes de viajes corporativos o empresas de gestión de viajes profesionales para obtener ayuda. Luego, un agente puede ayudar a una empresa a optimizar su estrategia de viajes de varias maneras, a menudo asumiendo la responsabilidad de reservar vuelos, alquiler de automóviles, alojamiento y eventos. Para los propietarios de hoteles, esto significa que los agentes de viajes corporativos sirven como un vínculo invaluable para los viajeros de negocios.

Para poder reservar alojamiento, vuelos y transporte para clientes comerciales, la mayoría de los agentes de viajes corporativos recurrirán a un sistema de distribución global, o Sistema GDS para abreviar. Teniendo esto en cuenta, es importante que las empresas que operan en la industria de viajes como aerolíneas, alquileres de automóviles u hoteles que buscan maximizar su atractivo para los viajeros de negocios también se conectan con los principales sistemas GDS. Hacerlo permitirá a los agentes de viajes acceder a información en tiempo real sobre, por ejemplo, las tarifas y la disponibilidad de las habitaciones del hotel, aumentando las posibilidades de que recurran a su hotel para satisfacer sus necesidades de viajes de negocios y aumentando sus ingresos en el proceso.

Nuestro “Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles? Este artículo proporciona más información sobre los principales sistemas GDS, cómo funcionan realmente y las formas en que pueden beneficiar a las empresas que operan en la industria de viajes.

Lista de empresas de gestión de viajes

Un número creciente de empresas está subcontratando la responsabilidad de la gestión de viajes de negocios a empresas de gestión de viajes, beneficiándose de sus contactos en la industria, conocimiento especializado y soporte 24/7 en el proceso. En el caso de los hoteles, la conexión con los sistemas de distribución global que utilizan estos agentes de viajes puede ayudar a atraer a más huéspedes en viajes de negocios.

En el artículo "Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios", aprenderá más sobre el papel de los agentes de viajes corporativos, descubrirá por qué las empresas les subcontratan cada vez más la gestión de viajes y comprenderá por qué estos agentes de viajes son valiosos para los hoteles que buscan atraer viajeros de negocios.

Los viajes corporativos son un componente clave para administrar un negocio moderno y, junto con los salarios y los costos de marketing, también representan uno de los mayores gastos. Por esta razón, es imperativo que obtenga el máximo valor por su dinero. La gestión de viajes puede ayudar con esto, al mismo tiempo que garantiza que todos los elementos logísticos se manejen correctamente.

Más consejos sobre viajes corporativos

El mercado de viajes corporativos está recibiendo un mayor enfoque por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando sus costos están cubiertos por su empleador. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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