La gestión de viajes corporativos ha ganado mucha popularidad debido a su incomparable especialización en viajes de negocios. Reservar viajes para su empresa puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Con tantas rutas y tarifas aéreas para elegir, es difícil encontrar la mejor oferta cuando se trata de organizar los itinerarios de viaje de sus empleados. En este artículo, aprenderá más sobre los beneficios y la importancia de las agencias de viajes corporativas.

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¿Qué es la gestión de viajes corporativos?

La gestión de viajes corporativos es la estructura de una empresa para facilitar los viajes de negocios. Esto incluye planificar un viaje de negocios, organizar un evento corporativo o cualquier otra tarea necesaria para el viajero corporativo. Asegurar que el proceso se maneje correctamente y de acuerdo con el cumplimiento es el trabajo de los agentes de viajes corporativos. Todo esto debe hacerse sin poner en peligro la productividad empresarial.

Por qué las empresas deberían utilizar agencias de gestión de viajes corporativos

Reducir costos: Una de las principales ventajas de utilizar agencias de gestión de viajes corporativas es la reducción de los costes de viaje. Esto incluye tarifas de alojamiento, seguros, boletos de avión y cualquier otro gasto relacionado. Un agente de viajes de negocios tendrá la experiencia necesaria para encontrar o negociar las mejores ofertas posibles para la empresa.

Gestión del tiempo: La organización de un viaje de negocios puede llevar un tiempo considerable, por lo que si administra una empresa mediana o grande, no tendrá tiempo para reservar su viaje de negocios usted mismo. Un administrador de viajes corporativos dedicado se encargará de estas tareas para que usted y su personal puedan concentrarse en todo lo demás.

Eficiencia: Dado que los viajes corporativos van en aumento, la mayoría de las empresas optan por una agencia de gestión de viajes corporativos para garantizar que sus empleados viajen de forma segura y, al mismo tiempo, se adhieran a todas las políticas de viajes relevantes.

Gestión de viajes corporativos con base externa versus interna versus agente

Las empresas tienden a utilizar una empresa empresa de gestión de viajes con el fin de minimizar los costos. Hay dos tipos de agencias de viajes corporativas; interno y externo. A continuación, encontrará las principales ventajas y desventajas de ambos enfoques.

Agentes de gestión de viajes internos

Un agente de gestión de viajes interno es un empleado que contrata para que se responsabilice de la reserva de viajes, realice cambios de último momento en los itinerarios de viaje y maximice sus ahorros mientras busca las mejores ofertas para sus empleados.
Al contratar a un agente de gestión de viajes interno, puede estar seguro de trabajar junto a un empleado de confianza que facilitará la planificación de sus viajes de negocios. Otra ventaja de contratar un agente interno sobre uno externo es la tarifa o comisión que evitará pagarle a ese agente.

Agentes externos de gestión de viajes corporativos

Los agentes externos de gestión de viajes están especializados en el campo de los viajes corporativos y tienen una amplia experiencia en la reserva de viajes de negocios. Estas personas están disponibles a su solicitud y utilizan herramientas de reserva en línea que maximizarán el ahorro de costos. La principal diferencia entre un agente externo y un agente interno es que no está contratando a la persona para que se encargue de sus necesidades de viajes de negocios; les está pagando una tarifa o comisión cada vez que hacen una reserva por usted.

Es posible que un agente de viajes interno no siempre esté disponible en tiempos de crisis, ya que a menudo trabajan solos. Por otro lado, un equipo dedicado de agentes externos de gestión de viajes estará disponible las 24 horas del día. Si uno de sus empleados tiene dificultades en el extranjero, ya sea que se haya enfermado o haya perdido su equipaje, los agentes estarán disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana para ayudarlo.

¿Cuáles son las tareas de un agente de gestión de viajes corporativos?

Tanto si contratas a un agente interno como si optas por una agencia externa, las tareas de estos agentes son muy similares. Aquí están las 6 principales responsabilidades de los agentes de viajes corporativos:

1. Crear y administrar itinerarios de viaje

Si reserva sus vuelos directamente con una aerolínea o utiliza un servicio de boletos en línea, es probable que le cobren tarifas altas por cualquier cambio que desee realizar en su itinerario. Los cambios de horario son difíciles de evitar en el mundo de los negocios, pero para no ser penalizado, debe usar un agente de viajes corporativo para realizar los cambios necesarios sin ningún cargo adicional.

Al dejar todos sus planes de viajes de negocios en manos de un agente de viajes corporativos, puede estar seguro de que nada saldrá mal durante su viaje de negocios. Esto es gracias al amplio conocimiento de los agentes de la industria de viajes.

2. Encuentra el mejor precio

Una parte importante de la empresa Gestión de viajes implica encontrar las mejores tarifas posibles e incluso negociar con varios proveedores de servicios diferentes.
Los agentes de viajes para empresas tienen la experiencia adecuada en el manejo de la tarea de negociación, ya que tratan con diferentes partes de la industria de viajes en el día a día. Esto significa que pueden encontrarle las mejores tarifas o incluso obtener descuentos especiales que de otro modo no podría obtener usted mismo.

3. Organizar un alojamiento adecuado

Organizar el alojamiento más adecuado para los viajeros de negocios es otra responsabilidad clave de un agente de viajes corporativos. El agente busca todas las opciones disponibles al precio correcto, incluidas casas de huéspedes, hostales y hoteles, antes de reservar las habitaciones para el número requerido de días y empleados.

Si tuviera que encargarse de esta tarea usted mismo, no tendría tiempo suficiente para buscar un alojamiento económico en el lugar correcto. Aquí es donde un agente de viajes corporativos resulta útil para encontrar el mejor alojamiento sin exceder el presupuesto.

4. Organizar el transporte

Una de las partes más importantes de la planificación de viajes es el transporte. Esto puede ser manejado fácilmente por un agente de viajes corporativos, quien organizará sus necesidades de transporte con anticipación. Ellos se asegurarán de que sus vuelos estén reservados, se organice un coche de alquiler, se organice el traslado al aeropuerto y se compren los billetes de tren. Seguro, se le pedirá que pague a la agencia por estos servicios; sin embargo, considerando la cantidad de tiempo y dinero que le ahorran, la tarifa o comisión que cobran vale la pena, especialmente si usted o sus empleados viajan con regularidad.

Al utilizar una agencia de gestión de viajes corporativos, no solo obtendrá mejores tarifas de alojamiento, sino que también se beneficiará de vuelos económicos en clase ejecutiva para sus empleados. Esto significa que los costos generales de viajes de negocios se pueden reducir significativamente.

5. Organizar reuniones y eventos de negocios

Ya sea que su empresa necesite organizar eventos anuales o reuniones en el extranjero, el proceso puede llevar tiempo e inversión. Al contratar a un agente de viajes corporativos especializado para que se encargue de esta tarea, reducirás costos y rentabilizarás tus eventos empresariales.
El proceso de planificación para organizar un evento puede ser complejo y requerir mucho tiempo. Por tanto, una empresa de gestión de viajes de buena reputación resultará muy ventajosa en tales situaciones.

6. Controle los costos de viaje y el cumplimiento de las políticas

Si bien administrar los costos de viaje es la tarea principal de un agente de viajes corporativo, usted se beneficiaría mucho más al permitir que alguien con amplia experiencia se encargue de este trabajo. Los agentes especializados cumplen con las políticas de viajes corporativos mediante el uso de la gestión de políticas de viajes en tiempo real para maximizar la funcionalidad para el viajero de negocios.

Contratar una agencia profesional para que se ocupe de las necesidades de viaje de su empresa no solo generará reducciones de costos, sino que también optimizará las relaciones comerciales y, al mismo tiempo, cumplirá con las políticas de viaje.

Cómo las empresas de viajes pueden beneficiarse de las empresas de gestión de viajes corporativos

Las empresas de viajes como hoteles y aerolíneas pueden optimizar su estrategia de viajes con la ayuda de un agente de viajes corporativo. Esto es porque empresas de gestión de viajes son responsables de reservar billetes de avión, alojamiento, alquiler de coches, traslados y eventos empresariales. Para los hoteles, esto sirve como un vínculo indirecto con los viajeros de negocios. Pueden ganar más clientes a través de los agentes de viajes corporativos, ya que es trabajo de los agentes planificar y reservar alojamiento y reuniones de negocios para los empleados de las empresas.

La mayoría de las empresas de gestión de viajes corporativos recurren a GDS (sistema de distribución global) para llevar a cabo sus tareas, como encontrar el alojamiento, los vuelos y el transporte adecuados. GDS también es un canal de distribución importante para los hoteles, ya que los conecta con los agentes de viajes corporativos y les proporciona información actualizada sobre los últimos precios y disponibilidad de habitaciones. Gracias a Sistemas GDS, se maximizan las posibilidades de que las empresas de gestión de viajes corporativos encuentren su hotel y reserven sus habitaciones. Al convertirse en parte de este sistema de distribución vital, su hotel aumentará sus ingresos y llegará a una audiencia más amplia.

Nuestro “Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles? Este artículo proporciona más información sobre los principales sistemas GDS, cómo funcionan realmente y las formas en que pueden beneficiar a las empresas que operan en la industria de viajes.

Lista de empresas de gestión de viajes corporativos

La subcontratación de la gestión de viajes de negocios a una empresa profesional de gestión de viajes corporativos significa que las empresas se beneficiarán del conocimiento especializado y del soporte las 24 horas. Para los propietarios de hoteles que están conectados a los sistemas GDS, estos agentes de viajes corporativos les ayudarán a atraer a más viajeros de negocios.

En el artículo "Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios", obtendrá una mejor idea de cómo los hoteles pueden aumentar los ingresos con la ayuda de agentes de viajes corporativos, así como de los mejores agentes de viajes corporativos con los que asociarse.

Contratar a un agente de viajes corporativos para que se encargue de las necesidades de viajes de negocios de sus empleados tiene sentido si se tienen en cuenta todas las ventajas anteriores. Estos agentes aseguran que sus viajes de negocios se desarrollen sin problemas al liberar su tiempo para que pueda concentrarse en otras áreas de su negocio.

Más consejos sobre viajes corporativos

El mercado de viajes corporativos está recibiendo un mayor enfoque por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando sus costos están cubiertos por su empleador. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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