Gestión de viajes corporativos

La gestión de viajes corporativos se refiere a la coordinación y organización de viajes de negocios para empresas, incluida la reserva de vuelos, hoteles y transporte. Es crucial para optimizar los gastos de viaje, garantizar la seguridad de los viajeros y mejorar la eficiencia y la productividad mediante la gestión de políticas de viajes y negociaciones con proveedores de servicios de viajes. Este enfoque estratégico respalda los objetivos comerciales y la satisfacción de los empleados.

Conclusiones clave

  • Soporte Integral de Viajes: La gestión de viajes corporativos se ocupa de todos los aspectos de los viajes de negocios, desde la planificación de viajes hasta la organización de eventos y la garantía de procesos eficientes y que cumplan con las políticas.
  • Eficiencia de costos y tiempo: La utilización de agencias de gestión de viajes corporativos puede reducir significativamente los costos de viaje y ahorrar tiempo, lo que permite a las empresas centrarse en sus actividades principales.
  • Experiencia y Negociación: Estos agentes aportan experiencia especializada en la negociación con proveedores de servicios y la gestión de la logística de viajes, ofreciendo soluciones y descuentos personalizados.
  • Simplificación de los viajes de negocios: Los agentes de gestión de viajes corporativos agilizan los viajes de negocios reservando vuelos y alojamiento y coordinando la logística, garantizando el cumplimiento de las políticas y la rentabilidad.
  • Análisis de los datos: Analizar datos de viajes para optimizar el gasto y mejorar la experiencia de viaje, ofreciendo información estratégica para la planificación de viajes futuros y ajustes de políticas.

Tabla de contenido:

Introducción

La gestión de viajes corporativos ha ganado mucha popularidad debido a su especialización inigualable en los viajes de negocios. Reservar viajes para su negocio puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Con tantas rutas y tarifas aéreas, es difícil encontrar la mejor oferta al organizar los itinerarios de viaje de sus empleados. En este artículo, aprenderá más sobre los beneficios y la importancia de las agencias de viajes corporativas.

¿Qué es la gestión de viajes corporativos?

La gestión de viajes corporativos es la estructura de una empresa para facilitar los viajes de negocios. Esto incluye planificar un viaje de negocios, organizar un evento corporativo o cualquier otra tarea necesaria para el viajero corporativo. Garantizar que el proceso se maneje correctamente y de acuerdo con el cumplimiento es el trabajo de los agentes de viajes corporativos. Todo esto debe hacerse sin poner en peligro la productividad empresarial.

Por qué las empresas deberían utilizar agencias de gestión de viajes corporativos

Reducir costos: una de las principales ventajas de utilizar agencias de gestión de viajes corporativos es la reducción de los costes de viaje. Esto incluye tarifas de alojamiento, seguros, boletos de avión y otros gastos relacionados. Un agente de viajes de negocios tendrá la experiencia necesaria para encontrar o negociar las mejores ofertas posibles para la empresa.

Gestión del tiempo: organizar un viaje de negocios puede tomar un tiempo considerable, por lo que si administra una empresa mediana o grande, no tendrá tiempo para reservar su viaje de negocios. Un administrador de viajes corporativos dedicado se encargará de estas tareas para que usted y su personal puedan concentrarse en todo lo demás.

Eficiencia: Dado que los viajes corporativos van en aumento, la mayoría de las empresas optan por una agencia de gestión de viajes corporativos para garantizar que sus empleados viajen de manera segura mientras se adhieren a todas las políticas de viaje relevantes.

Gestión de viajes corporativos con base externa versus interna versus agente

Las empresas tienden a utilizar una empresa empresa de gestión de viajes para minimizar costos. Hay dos tipos de agencias de viajes corporativas; interno y externo. A continuación encontrará las principales ventajas y desventajas de ambos enfoques.

Agentes de gestión de viajes internos

Un agente de gestión de viajes interno es un empleado que contrata para que se encargue de reservar viajes, realizar cambios de última hora en los itinerarios de viaje y maximizar sus ahorros mientras encuentra las mejores ofertas para sus empleados.
Al contratar a un agente de gestión de viajes interno, puede estar seguro de trabajar junto a un empleado de confianza que facilitará la planificación de sus viajes de negocios. Otra ventaja de contratar un agente interno sobre uno externo es la tarifa o comisión que evitará pagarle a ese agente.

Agentes externos de gestión de viajes corporativos

Los agentes de gestión de viajes externos se especializan en viajes corporativos y tienen una amplia experiencia en la reserva de viajes de negocios. Estas personas están disponibles a pedido suyo y utilizan herramientas de reserva en línea que maximizarán el ahorro de costos. La principal diferencia entre un agente externo y uno interno es que usted no contrata a la persona para que maneje sus necesidades de viajes de negocios; les está pagando una tarifa o comisión cada vez que reservan para usted.

Es posible que un agente de viajes interno no siempre esté disponible en una crisis, ya que a menudo trabajan solos. Por otro lado, un equipo dedicado de agentes de gestión de viajes externos estará disponible las 24 horas del día. Si uno de sus empleados tiene dificultades en el extranjero, ya sea que se enferme o pierda su equipaje, los agentes estarán disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana para ayudarlo.

¿Cuáles son las tareas de un agente de gestión de viajes corporativos?

Tanto si contratas a un agente interno como si optas por una agencia externa, las tareas de estos agentes son muy similares. Aquí están las 6 principales responsabilidades de los agentes de viajes corporativos:

1. Crear y administrar itinerarios de viaje

Si reserva sus vuelos directamente con una aerolínea o utiliza un servicio de boletos en línea, es probable que le cobren tarifas altas por cualquier cambio que desee realizar en su itinerario. Los cambios de horario son difíciles de evitar en el mundo de los negocios. Aún así, para evitar ser penalizado, debe utilizar un agente de viajes corporativo para realizar los cambios necesarios sin cargos adicionales.

Al dejar todos sus planes de viajes de negocios en manos de un agente de viajes corporativos, puede estar seguro de que nada saldrá mal durante su viaje de negocios. Esto es gracias al amplio conocimiento de los agentes de la industria de viajes.

2. Encuentra el mejor precio

Una parte importante de las empresas Gestión de viajes implica encontrar las mejores tarifas posibles y negociar con varios proveedores de servicios.
Los agentes de viajes para empresas tienen la experiencia adecuada en el manejo de tareas de negociación, ya que tratan diariamente con diferentes partes de la industria de viajes. Esto significa que pueden encontrarle las mejores tarifas o incluso obtener descuentos especiales que de otro modo no podría obtener.

3. Organizar un alojamiento adecuado

Organizar el alojamiento más adecuado para los viajeros de negocios es otra responsabilidad clave de un agente de viajes corporativo. Antes de reservar la cantidad requerida de días y empleados, el agente busca todas las opciones disponibles al precio correcto, incluidas casas de huéspedes, hostales y hoteles.

Si tuviera que encargarse de esta tarea usted mismo, no tendría tiempo suficiente para buscar alojamiento económico en el lugar correcto. Aquí es donde un agente de viajes corporativo resulta útil para encontrar el mejor alojamiento sin excederse del presupuesto.

4. Organizar el transporte

Una de las partes más importantes de la planificación de viajes es el transporte. Esto puede ser manejado fácilmente por un agente de viajes corporativo, quien organizará sus necesidades de transporte con anticipación. Se asegurarán de que sus vuelos estén reservados, se organice un coche de alquiler, se organice el traslado al aeropuerto y se compren los boletos de tren. Claro, se le pedirá que pague a la agencia por estos servicios; sin embargo, considerando la cantidad de tiempo y dinero que le ahorran, la tarifa o comisión que cobran bien vale la pena, especialmente si usted o sus empleados viajan regularmente.

Al utilizar una agencia de gestión de viajes corporativos, obtendrá mejores tarifas de alojamiento y se beneficiará de vuelos económicos en clase ejecutiva para sus empleados. Esto significa que los costos generales de los viajes de negocios se pueden reducir significativamente.

5. Organizar Reuniones y Eventos de Negocios

Ya sea que su empresa necesite organizar eventos anuales o reuniones en el extranjero, el proceso puede llevar tiempo e inversión. Contratar a un agente de viajes corporativo especializado para que se encargue de esta tarea reducirá costes y hará que tus eventos de empresa sean más rentables.
El proceso de planificación para organizar un evento puede ser complejo y llevar mucho tiempo. Por lo tanto, una empresa de gestión de viajes de buena reputación será muy ventajosa en tales situaciones.

6. Controle los costos de viaje y el cumplimiento de las políticas

Si bien la gestión de los costos de viaje es la tarea principal de un agente de viajes corporativo, usted se beneficiaría mucho más al permitir que alguien con amplia experiencia maneje este trabajo. Los agentes especializados cumplen con las políticas de viajes corporativos mediante el uso de la gestión de políticas de viajes en tiempo real para maximizar la funcionalidad para el viajero de negocios.

Contratar una agencia profesional para que se ocupe de las necesidades de viaje de su empresa impulsará la reducción de costos y optimizará las relaciones comerciales mientras cumple con las políticas de viaje.

Cómo las empresas de viajes pueden beneficiarse de las empresas de gestión de viajes corporativos

Las empresas de viajes como hoteles y aerolíneas pueden optimizar su estrategia de viaje con la ayuda de un agente de viajes corporativo. Esto es porque empresas de gestión de viajes son responsables de la reserva de billetes de avión, alojamiento, alquiler de coches, traslados y eventos empresariales. Para los hoteles, esto sirve como un vínculo indirecto con los viajeros de negocios. Pueden ganar más clientes a través de los agentes de viajes corporativos, ya que el trabajo del agente es planificar y reservar alojamiento y reuniones de negocios para los empleados de las empresas.

La mayoría de las empresas de gestión de viajes corporativos recurren a GDS (sistema de distribución global) para llevar a cabo sus tareas, como encontrar el alojamiento, los vuelos y el transporte adecuados. GDS también es un canal de distribución importante para los hoteles, ya que los conecta con los agentes de viajes corporativos y les brinda información actualizada sobre los últimos precios y disponibilidad de habitaciones. Sistemas GDS maximice las posibilidades de que las empresas de gestión de viajes corporativos encuentren su hotel y reserven sus habitaciones. Al formar parte de este sistema de distribución vital, su hotel aumentará sus ingresos y llegará a un público más amplio.

Nuestro “Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?“ El artículo proporciona más información sobre los principales sistemas GDS, cómo funcionan y cómo pueden beneficiar a las empresas que operan en la industria de viajes.

Lista de empresas de gestión de viajes corporativos

Subcontratar la gestión de viajes de negocios a una empresa profesional de gestión de viajes corporativos significa que las empresas se beneficiarán del conocimiento especializado y el soporte las 24 horas. Para los propietarios de hoteles conectados a los sistemas GDS, estos agentes de viajes corporativos los ayudarán a atraer a más viajeros de negocios.

En el artículo “Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios”, obtendrá una mejor perspectiva de cómo los hoteles pueden aumentar los ingresos con la ayuda de los agentes de viajes corporativos y los mejores agentes de viajes corporativos con los que asociarse.

Cuando considera todas las ventajas de contratar a un agente de viajes corporativo para manejar las necesidades de viajes de negocios de sus empleados, tiene sentido. Estos agentes aseguran que sus viajes de negocios transcurran sin problemas al liberar su tiempo para que pueda concentrarse en otras áreas de su negocio.

Más consejos sobre viajes corporativos

El mercado de viajes corporativos está recibiendo una mayor atención por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando su empleador cubre sus costos. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos, encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten
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