La gestione dei viaggi aziendali ha guadagnato molta popolarità grazie alla sua specializzazione senza pari nei viaggi d'affari. Prenotare viaggi per la tua azienda può essere un'attività che richiede tempo. Con così tante rotte e tariffe aeree tra cui scegliere, è difficile trovare l'offerta migliore quando si tratta di organizzare gli itinerari di viaggio dei tuoi dipendenti. In questo articolo imparerai di più sui vantaggi e sull'importanza delle agenzie di viaggio aziendali.

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Che cos'è la gestione dei viaggi aziendali?

La gestione dei viaggi aziendali è la struttura di un'azienda per facilitare i viaggi d'affari. Ciò include la pianificazione di un viaggio d'affari, l'organizzazione di un evento aziendale o qualsiasi altra attività necessaria per il viaggiatore aziendale. Garantire che il processo sia gestito correttamente e secondo la conformità è compito degli agenti di viaggio aziendali. Tutto questo deve essere fatto senza compromettere la produttività aziendale.

Perché le aziende dovrebbero utilizzare le agenzie di gestione dei viaggi aziendali

Ridurre i costi: uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di agenzie di gestione dei viaggi aziendali è la riduzione dei costi di viaggio. Ciò include le tariffe dell'alloggio, l'assicurazione, i biglietti aerei e qualsiasi altra spesa correlata. Un agente di viaggio d'affari avrà l'esperienza necessaria per trovare o negoziare le migliori offerte possibili per l'azienda.

Gestione del tempo: organizzare un viaggio di lavoro può richiedere molto tempo, quindi se gestisci un'azienda di medie o grandi dimensioni, non avrai tempo per prenotare da solo il tuo viaggio di lavoro. Un responsabile dei viaggi aziendali dedicato si occuperà di queste attività in modo che tu e il tuo personale possiate concentrarvi su tutto il resto.

Efficienza: poiché i viaggi aziendali sono in aumento, la maggior parte delle aziende opta per un'agenzia di gestione dei viaggi aziendali per garantire che i propri dipendenti viaggino in sicurezza nel rispetto di tutte le politiche di viaggio pertinenti.

Gestione dei viaggi aziendali basata sull'esterno vs. In-House vs. Agente

Le aziende tendono a utilizzare un'azienda società di gestione dei viaggi al fine di minimizzare i costi. Esistono due tipi di agenzie di viaggio aziendali; interno ed esterno. Di seguito troverai i principali vantaggi e svantaggi di entrambi gli approcci.

Agenti di gestione dei viaggi interni

Un agente di gestione dei viaggi interno è un dipendente che assumi per assumersi la responsabilità di prenotare viaggi, apportare modifiche dell'ultimo minuto agli itinerari di viaggio e massimizzare i tuoi risparmi mentre trova le migliori offerte per i tuoi dipendenti.
Assumendo un agente di gestione dei viaggi interno, puoi essere certo di lavorare a fianco di un dipendente fidato che semplificherà la pianificazione dei tuoi viaggi di lavoro. Un altro vantaggio di assumere un agente interno rispetto a uno esterno è la commissione o la commissione che eviterai di pagare a quell'agente.

Agenti esterni di gestione dei viaggi aziendali

Gli agenti esterni di gestione dei viaggi sono specializzati nel campo dei viaggi aziendali e hanno una vasta esperienza nella prenotazione di viaggi d'affari. Queste persone sono disponibili su tua richiesta e utilizzano strumenti di prenotazione online che massimizzeranno il risparmio sui costi. La differenza principale tra un agente esterno e uno interno è che non stai assumendo la persona per gestire le tue esigenze di viaggio d'affari; stai pagando loro una commissione ogni volta che effettuano una prenotazione per te.

Un agente di viaggio interno potrebbe non essere sempre disponibile in tempi di crisi poiché spesso lavora da solo. D'altra parte, un team dedicato di agenti esterni di gestione dei viaggi sarà disponibile 24 ore al giorno. Se uno dei tuoi dipendenti dovesse incontrare difficoltà all'estero, sia che si sia ammalato o abbia perso i bagagli, gli agenti saranno reperibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per assisterlo.

Quali sono i compiti di un agente di gestione dei viaggi aziendali?

Sia che si assuma un agente interno o si opti per un'agenzia esterna, i compiti di questi agenti sono molto simili. Ecco le 6 principali responsabilità degli agenti di viaggio aziendali:

1. Crea e gestisci itinerari di viaggio

Se prenoti i tuoi voli direttamente con una compagnia aerea o utilizzi un servizio di biglietteria online, è probabile che ti vengano addebitate commissioni elevate per eventuali modifiche che desideri apportare al tuo itinerario. I cambiamenti di programma sono difficili da evitare nel mondo degli affari, ma per non essere penalizzati, dovresti utilizzare un agente di viaggio aziendale per apportare le modifiche necessarie senza costi aggiuntivi.

Lasciando tutti i tuoi piani di viaggio d'affari nelle mani di un agente di viaggio aziendale, puoi stare certo che nulla andrà storto durante il tuo viaggio d'affari. Questo grazie alla vasta conoscenza degli agenti del settore dei viaggi.

2. Trova il miglior prezzo

Una parte importante della società gestione dei viaggi implica trovare le migliori tariffe possibili e persino negoziare con diversi fornitori di servizi.
Gli agenti di viaggio per le imprese hanno l'esperienza adeguata nella gestione del compito di negoziazione poiché si occupano quotidianamente di diverse parti del settore dei viaggi. Ciò significa che possono trovarti le tariffe migliori o persino ottenere sconti speciali che altrimenti potresti non essere in grado di ottenere da solo.

3. Organizzare un alloggio adatto

Organizzare la sistemazione più adatta per i viaggiatori d'affari è un'altra responsabilità fondamentale di un agente di viaggio aziendale. L'agente cerca tutte le opzioni disponibili al giusto prezzo, comprese pensioni, ostelli e hotel, prima di prenotare le camere per il numero di giorni e i dipendenti richiesti.

Se dovessi occuparti di questo compito da solo, non avresti abbastanza tempo per cercare un alloggio economico nel posto giusto. È qui che un agente di viaggio aziendale torna utile per trovare la migliore sistemazione senza superare il budget.

4. Organizzare il trasporto

Una delle parti più importanti della pianificazione del viaggio è il trasporto. Questo può essere facilmente gestito da un agente di viaggio aziendale, che organizzerà le tue esigenze di trasporto in anticipo. Garantiranno la prenotazione dei voli, l'organizzazione di un'auto a noleggio, il trasferimento dall'aeroporto e l'acquisto dei biglietti del treno. Certo, ti verrà richiesto di pagare l'agenzia per questi servizi; tuttavia, considerando la quantità di tempo e denaro che ti fanno risparmiare, la tariffa o la commissione che addebitano ne vale la pena, soprattutto se tu o i tuoi dipendenti viaggiate regolarmente.

Utilizzando un'agenzia di gestione dei viaggi aziendali, non solo otterrai migliori tariffe di alloggio, ma beneficerai anche di voli economici in classe business per i tuoi dipendenti. Ciò significa che i costi complessivi dei viaggi d'affari possono essere ridotti in modo significativo.

5. Organizza riunioni ed eventi aziendali

Se la tua azienda ha bisogno di organizzare eventi annuali o riunioni all'estero, il processo può richiedere tempo e investimenti. Assumendo un agente di viaggio aziendale specializzato che si occupi di questo compito, ridurrai i costi e renderai i tuoi eventi aziendali più redditizi.
Il processo di pianificazione per ospitare un evento può essere complesso e richiedere molto tempo. Una rispettabile società di gestione dei viaggi sarà quindi molto vantaggiosa in tali situazioni.

6. Controllare i costi di viaggio e la conformità alle politiche

Sebbene la gestione dei costi di viaggio sia il compito principale di un agente di viaggio aziendale, trarrai vantaggio molto di più consentendo a qualcuno con una vasta esperienza di gestire questo lavoro. Gli agenti specializzati rispettano le politiche di viaggio aziendali utilizzando la gestione delle politiche di viaggio in tempo reale per massimizzare la funzionalità per il viaggiatore d'affari.

Assumere un'agenzia professionale per prendersi cura delle esigenze di viaggio della tua azienda non solo consentirà di ridurre i costi, ma ottimizzerà anche i rapporti commerciali nel rispetto delle politiche di viaggio.

In che modo le aziende di viaggio possono trarre vantaggio dalle società di gestione dei viaggi aziendali

Le compagnie di viaggio come hotel e compagnie aeree possono ottimizzare la loro strategia di viaggio con l'aiuto di un agente di viaggio aziendale. Questo è perché società di gestione dei viaggi sono responsabili della prenotazione di biglietti aerei, alloggio, noleggio auto, trasferimenti ed eventi aziendali. Per gli hotel, questo funge da collegamento indiretto con i viaggiatori d'affari. Possono acquisire più clienti tramite gli agenti di viaggio aziendali poiché è compito degli agenti pianificare e prenotare alloggi e riunioni di lavoro per i dipendenti delle aziende.

La maggior parte delle società di gestione dei viaggi aziendali si rivolge a GDS (sistema di distribuzione globale) per svolgere i propri compiti, come trovare l'alloggio, i voli e il trasporto giusti. GDS è anche un importante canale di distribuzione per gli hotel in quanto li collega con le agenzie di viaggio aziendali e fornisce loro informazioni aggiornate sui prezzi e sulla disponibilità delle camere più recenti. Grazie a Sistemi GDS, le possibilità che le società di gestione dei viaggi aziendali trovino il tuo hotel e prenotino le tue camere sono massimizzate. Entrando a far parte di questo vitale sistema di distribuzione, il tuo hotel aumenterà le sue entrate e raggiungerà un pubblico più ampio.

I nostri “Sistema di distribuzione globale (GDS): quali sono i vantaggi per gli hotel? L'articolo fornisce maggiori informazioni sui principali sistemi GDS, sul loro funzionamento effettivo e sui modi in cui possono essere utili alle aziende che operano nel settore dei viaggi.

Elenco delle società di gestione dei viaggi aziendali

L'esternalizzazione della gestione dei viaggi d'affari a una società di gestione dei viaggi aziendali professionale significa che le aziende potranno beneficiare di conoscenze specialistiche e supporto 24 ore su 24. Per i proprietari di hotel collegati ai sistemi GDS, questi agenti di viaggio aziendali li aiuteranno ad attirare più viaggiatori d'affari.

Nell'articolo "Agenzie di viaggio aziendali per hotel per acquisire più viaggiatori d'affari", otterrai una visione migliore di come gli hotel possono aumentare le entrate con l'aiuto di agenti di viaggio aziendali e dei migliori agenti di viaggio aziendali con cui collaborare.

Assumere un agente di viaggio aziendale per gestire le esigenze di viaggio d'affari dei tuoi dipendenti ha senso se si considerano tutti i vantaggi di cui sopra. Questi agenti assicurano che il tuo viaggio d'affari si svolga senza intoppi liberando il tuo tempo in modo che tu possa concentrarti su altre aree della tua attività.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi aziendali

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono più soldi per i loro viaggi, specialmente quando i loro costi sono coperti dal loro datore di lavoro. Ma, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli trovi maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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