Per molte aziende i viaggi aziendali sono una componente chiave della gestione di un'attività moderna e anche una delle spese maggiori. I costi di viaggio devono essere attentamente controllati, mentre la logistica deve essere gestita, in modo che i viaggiatori non incontrino difficoltà. Per questo motivo, molti si rivolgono a una società di gestione dei viaggi per chiedere aiuto. In questo articolo, scoprirai di più sulla gestione dei viaggi come disciplina e scoprirai alcuni dei principali vantaggi che un'azienda TMC può offrire.

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Che cos'è la gestione dei viaggi?

In generale, la gestione dei viaggi si riferisce alla gestione strategica delle esigenze di viaggio, con la gestione dei viaggi aziendali che ne è l'esempio principale. In genere coinvolge tutto, dalla definizione di una politica di viaggio, al rapporto con i fornitori, alla prenotazione e all'assistenza nel monitoraggio e nella gestione dei costi e delle spese di viaggio.

Una società di gestione dei viaggi ha il compito di gestire i viaggi per un cliente. Il cliente di solito sarà un'azienda o un'altra organizzazione, ma in alcuni casi gli individui potrebbero scegliere di utilizzare anche una società TMC.

Oltre a gestire i requisiti di viaggio e la logistica, una società di gestione dei viaggi in genere mirerà a far risparmiare tempo e denaro ai propri clienti. Il loro ruolo è di portata più ampia rispetto a un agente di viaggio, perché un agente di viaggio di solito effettuerà prenotazioni in base a criteri prestabiliti, mentre una società TMC può aiutare a stabilire i criteri.

Maggiori informazioni sulla gestione dei viaggi, puoi trovarle nell'articolo "Cos'è la gestione dei viaggi?".

9 vantaggi dell'utilizzo di una società di gestione dei viaggi

Le società di gestione dei viaggi possono essere preziose per le aziende per una vasta gamma di motivi. Alcuni di questi sono ovvi, mentre altri sono più facilmente trascurati. Di seguito, troverai nove dei principali vantaggi associati all'utilizzo di una società TMC per gestire la tua strategia di viaggio d'affari.

1. Voli e hotel più economici

Mentre è vero che una società TMC richiederà il pagamento per i propri servizi, spesso su base di abbonamento o addebitando una tariffa per i servizi che utilizzi, la realtà è che possono comunque farti risparmiare considerevoli somme di denaro. Ciò è particolarmente vero se viaggi regolarmente o hai dipendenti che viaggiano regolarmente.

Una società di gestione dei viaggi avrà rapporti d'affari in tutto il industria del turismo, consentendo loro di ottenere tariffe vantaggiose per gli hotel. Hanno anche l'esperienza necessaria per cercare voli economici nel posto giusto e prenotare i voli al momento giusto. Di conseguenza, i costi complessivi di viaggio possono essere notevolmente ridotti.

2. Consulenza e approfondimenti di esperti

Qualsiasi società di gestione dei viaggi esperta conoscerà a fondo l'industria dei viaggi e avrà imparato alcuni trucchi lungo la strada. Con questo in mente, saranno in grado di fornire consigli esperti su come spendere al meglio i tuoi soldi, quali sono i migliori percorsi di viaggio e cosa devi sapere prima di visitare determinate destinazioni.

In molti casi, le aziende lavoreranno con una società TMC specializzata nel trattare con clienti del loro stesso settore. Questo può essere estremamente utile, poiché alcuni settori hanno esigenze di viaggio molto specifiche o sfumate. L'esperienza precedente può aiutare il società di gestione dei viaggi per ottimizzare la tua strategia di viaggio e allontanarti dalle insidie comuni.

3. Assistenza e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Un'altra cosa grandiosa di lavorare con una società di gestione dei viaggi è la disponibilità di supporto. Con la maggior parte delle aziende, questo sarà disponibile 24 ore su 24 o quasi. Ciò significa che se qualcosa va storto, se hai bisogno di fare un cambiamento improvviso o se hai bisogno di un consiglio urgente, ci sarà qualcuno a tua disposizione per aiutarti.

Senza utilizzare un travel manager, dovrai gestire eventuali problemi con i viaggi internamente. Ciò potrebbe significare che hai difficoltà a trovare supporto al di fuori del tuo orario di lavoro principale o che sei personalmente responsabile di fornire supporto a tutti i viaggiatori aziendali della tua organizzazione, anche se hanno bisogno di aiuto in orari poco socievoli.

4. Assistenza per le politiche di viaggio

I viaggi di lavoro dovrebbero essere il più coerenti possibile, ma è anche necessario che i dipendenti in viaggio siano felici e al sicuro. Per questi motivi, è imperativo stabilire una politica di viaggio. Con una politica chiara in atto, tutti sanno dove si trovano, si possono delineare comportamenti accettabili e inaccettabili e si possono stabilire regole sulle spese.

Una società di gestione dei viaggi non solo può assisterti nella creazione di una politica solida, ma sarà anche in grado di aiutarti a farla rispettare, ad esempio consigliando solo opzioni di viaggio che soddisfino tutti i requisiti.

5. Reportistica consolidata

Quando si tratta di rendicontare le spese di viaggio, la maggior parte delle società di gestione dei viaggi consoliderà le informazioni in un unico report, contribuendo a riunire le informazioni importanti in un unico posto. Ciò rende quindi più facile tenere traccia delle spese di viaggio e identificare se la spesa in quest'area è troppo elevata o meno.

Oltre a consolidare la rendicontazione in questo modo, la migliore gestione dei viaggi aziendali gli esperti faranno il possibile, aiutandoti ad analizzare effettivamente le informazioni nei tuoi rapporti, in modo da poter apportare modifiche alla tua strategia.

6. Avvisi o avvisi di viaggio

Con molte aziende, una volta organizzato il viaggio, viene messo da parte fino a quando non si avvicina il momento. Tuttavia, con una società di gestione dei viaggi, qualsiasi piano di viaggio può essere monitorato e gestito in modo più attivo. Uno dei modi in cui questo si manifesta è attraverso l'uso di avvisi di viaggio o messaggi di avviso, che vengono inviati per segnalare informazioni importanti.

Ad esempio, possono essere inviati avvisi in caso di interruzione del percorso di viaggio pianificato, consentendoti di prepararti a tutte le eventualità. Trovare queste informazioni in modo tempestivo può anche fornire enormi vantaggi finanziari.

7. L'uso della tecnologia moderna

È importante capire che una moderna società di gestione dei viaggi ti fornirà gli strumenti e i sistemi necessari per prenotare facilmente il tuo viaggio. Ciò potrebbe, ad esempio, significare che ti forniranno un software per computer o un'app mobile, che ti consentirà di inviare i tuoi piani di viaggio o le tue richieste in qualsiasi momento della giornata.

L'uso di una tecnologia all'avanguardia consente un'efficienza molto maggiore in questo settore. Se gestisci da solo l'organizzazione del viaggio, l'intero processo può richiedere una notevole quantità di tempo. Al contrario, l'utilizzo di un'app mobile o di un pacchetto software per computer per effettuare una richiesta alla tua azienda TMC può essere generalmente eseguito in pochi minuti.

8. Maggiore tranquillità

La gestione dei viaggi può essere complicata ed è sorprendentemente facile trascurare qualcosa, che si tratti di risolvere i requisiti per il visto, assicurarsi che i viaggiatori d'affari abbiano la giusta copertura medica o organizzare i trasferimenti aeroportuali. Un vantaggio fondamentale della collaborazione con un'azienda TMC è la tranquillità che offre.

La tua scelta agenzia di viaggi d'affari lavorerà con te per capire le tue esigenze e quindi assicurarsi che tutto sia curato. La loro esperienza nel campo rende molto meno probabile che qualcosa venga accidentalmente trascurato.

9. Più tempo per altre attività

Infine, uno dei motivi principali per cui così tante organizzazioni si rivolgono a una società di gestione dei viaggi è perché libera più tempo, che può quindi essere dedicato ad altre attività cruciali per il successo aziendale. La gestione dei viaggi è una disciplina multiforme e trovare i voli più economici, i migliori hotel e organizzare i trasferimenti richiede tempo.

Non solo un'azienda TMC di alta qualità sarà in grado di gestire queste responsabilità per tuo conto, ma ha anche rapporti commerciali esistenti con i fornitori, offrendo loro un accesso molto più rapido alle migliori tariffe possibili.

Come scegliere una società di gestione dei viaggi

Ci sono una serie di fattori importanti da considerare quando si cerca di trovare la giusta compagnia di gestione dei viaggi. A livello di base, si desidera trovare un'azienda con un'esperienza pertinente e una reputazione consolidata per la fornitura di un servizio eccellente. Devi anche sapere che possono adattare i loro servizi alla tua attività.

Quando possibile, è consigliabile lavorare con un'azienda TMC che abbia una precedente esperienza nel tuo settore. È anche meglio provare a stabilire prima una politica di viaggio aziendale, prima di iniziare il processo di ricerca. La tua azienda prescelta alla fine sarà in grado di aiutarti a ottimizzare questo, ma avere una politica di base in atto ti aiuterà a trovare la giusta misura.

Devi prendere in considerazione il tuo budget e trovare un'azienda che fornisca ciò di cui hai bisogno a un prezzo accessibile. Allo stesso tempo, è importante lavorare con un'azienda di alta qualità, che utilizza le ultime tecnologie. Avrai anche bisogno di garanzie che l'azienda sarà disponibile a offrire supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 o vicino ad essa.

In che modo gli hotel possono trarre profitto dalle società di gestione dei viaggi

I frequenti viaggi aziendali possono essere costosi e complicati da gestire, soprattutto quando si devono destreggiarsi tra più viaggiatori d'affari, ognuno con i propri itinerari unici. Per questo motivo, molte aziende acquisiscono i servizi di società di gestione dei viaggi o agenti di viaggio aziendali. In sostanza, questi agenti si assumono la responsabilità dell'organizzazione e della gestione dei viaggi d'affari, inclusa la prenotazione. Qualsiasi hotel che voglia sfruttare appieno i viaggi d'affari dovrà, quindi, rendersi il più disponibile possibile a queste società di gestione dei viaggi.

Un agente di viaggio aziendale può essere responsabile della ricerca di alloggi, voli e altre forme di trasporto e in genere si rivolge a un sistema di distribuzione globale (GDS) per assisterlo in queste attività. Per gli hotel, questo significa il principale Sistemi GDS fungere da canale di distribuzione vitale. Collegandoti a questi sistemi di distribuzione globale, puoi fornire agli agenti di viaggio l'accesso alle informazioni più aggiornate sulle tariffe delle camere e sulla disponibilità attuale. Ciò aumenta quindi le possibilità che prenotino camere nel tuo hotel, aiutandoti a massimizzare le entrate.

Nell'articolo “Sistema di distribuzione globale (GDS): quali sono i vantaggi per gli hotel?” imparerai di più sui migliori sistemi GDS e su come possono aiutare il tuo hotel a trarre vantaggio dalle agenzie di viaggio e dalle società di gestione dei viaggi.

Elenco delle società di gestione dei viaggi

Poiché le società di gestione dei viaggi organizzano viaggi d'affari ed eventi per i dipendenti delle aziende, gli hotel possono creare la possibilità di attirare più viaggiatori aziendali mettendo la loro proprietà a disposizione di più società TMC. Nell'articolo "Agenzie di viaggio aziendali per hotel per acquisire più viaggiatori d'affari", troverai un elenco di famose società di gestione dei viaggi.

Una società di gestione dei viaggi può assistere individui e aziende aiutando a gestire le loro esigenze di viaggio. Con una tipica azienda TMC che si occupa di attività come contattare le compagnie di viaggio, negoziare con gli hotel, organizzare voli e fornire supporto extra, le aziende possono risparmiare denaro e dedicare più tempo alle proprie operazioni quotidiane.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi aziendali

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono più soldi per i loro viaggi, specialmente quando i loro costi sono coperti dal loro datore di lavoro. Ma, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli trovi maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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