Para muchas empresas, los viajes corporativos son un componente clave del funcionamiento de un negocio moderno y también uno de los mayores gastos. Los costos de viaje deben controlarse cuidadosamente, mientras que la logística debe manejarse, para que los viajeros no se encuentren con dificultades. Por esta razón, muchos recurren a una empresa de gestión de viajes en busca de ayuda. En este artículo, encontrará más información sobre la gestión de viajes como disciplina y conocerá algunos de los beneficios clave que puede ofrecer una empresa de TMC.

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¿Qué es la gestión de viajes?

En términos generales, la gestión de viajes se refiere a la gestión estratégica de los requisitos de viaje, siendo la gestión de viajes corporativos el principal ejemplo de ello. Por lo general, implica todo, desde establecer una política de viajes hasta tratar con proveedores, realizar reservas y ayudar a controlar y administrar los costos y gastos de viaje.

Una empresa de gestión de viajes tiene la tarea de gestionar los viajes de un cliente. El cliente generalmente será una empresa u otra organización, pero las personas también pueden optar por utilizar una empresa TMC en algunos casos.

Además de gestionar los requisitos de viaje y gestionar la logística, una empresa de gestión de viajes normalmente intentará ahorrarle tiempo y dinero a sus clientes. Su función tiene un alcance más amplio que el de un agente de viajes, porque un agente de viajes normalmente hará las reservas basándose en criterios establecidos, mientras que una empresa TMC puede ayudar a establecer los criterios.

Más información sobre la gestión de viajes, puede encontrarla en el artículo. "¿Qué es la gestión de viajes?".

9 beneficios de utilizar una empresa de gestión de viajes

Las empresas de gestión de viajes pueden ser valiosas para las empresas por una amplia variedad de razones. Algunos de estos son obvios, mientras que otros se pasan por alto más fácilmente. A continuación, encontrará nueve de los principales beneficios asociados con el uso de una empresa TMC para administrar su estrategia de viajes de negocios.

1. Vuelos y hoteles más económicos

Si bien es cierto que una empresa TMC requerirá el pago de sus servicios, a menudo mediante suscripción o cobrando una tarifa por los servicios que utiliza, la realidad es que aún pueden ahorrarle cantidades considerables de dinero. Esto es especialmente cierto si viaja con regularidad o tiene empleados que viajan con regularidad.

Una empresa de gestión de viajes tendrá conexiones comerciales en todo el Industria de viajes, lo que les permite obtener tarifas favorables para los hoteles. También tienen la experiencia necesaria para buscar vuelos baratos en el lugar correcto y reservar vuelos en el momento adecuado. Como resultado, los costos generales de viaje se pueden reducir significativamente.

2. Asesoramiento e información de expertos

Cualquier empresa de gestión de viajes con experiencia conocerá la industria de viajes de adentro hacia afuera y habrá aprendido algunos trucos en el camino. Con esto en mente, podrán brindarle asesoramiento experto sobre cómo gastar mejor su dinero, cuáles son las mejores rutas de viaje y qué necesita saber antes de visitar ciertos destinos.

En muchos casos, las empresas trabajarán con una empresa de TMC que se especialice en tratar con clientes de la misma industria que ellos. Esto puede ser extremadamente útil, ya que algunas industrias tienen necesidades de viaje muy específicas o matizadas. La experiencia previa puede ayudar al empresa de gestión de viajes para optimizar su estrategia de viaje y alejarlo de las trampas más comunes.

3. Ayuda y soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana

Otra gran ventaja de trabajar con una empresa de gestión de viajes es la disponibilidad de soporte. Con la mayoría de las empresas, estará disponible las 24 horas del día o cerca. Esto significa que si algo sale mal, si necesita hacer un cambio repentino o si necesita un consejo urgente, habrá alguien disponible para ayudarlo.

Sin usar un administrador de viajes, deberá manejar cualquier problema con los viajes internamente. Esto podría significar que tiene dificultades para encontrar soporte fuera de su horario comercial principal, o que es personalmente responsable de brindar soporte a todos los viajeros corporativos de su organización, incluso si necesitan ayuda en horarios poco sociables.

4. Asistencia con las políticas de viaje

Los viajes de negocios deben ser lo más consistentes posible, pero también debe mantener a los empleados que viajan felices y seguros. Por estos motivos, es imperativo que establezca una política de viajes. Con una política clara, todos saben cuál es su posición, se pueden delinear comportamientos aceptables e inaceptables y se pueden establecer reglas sobre gastos.

Una empresa de gestión de viajes no solo puede ayudarlo a crear una política sólida, sino que también podrá ayudarlo a hacerla cumplir, por ejemplo, recomendando solo opciones de viaje que cumplan con todos los requisitos.

5. Informes consolidados

Cuando se trata de informar sobre sus gastos de viaje, la mayoría de las empresas de gestión de viajes consolidarán la información en un solo informe, lo que ayudará a reunir la información importante en un solo lugar. Esto hace que sea más fácil realizar un seguimiento de sus gastos de viaje e identificar si sus gastos en esta área son demasiado altos.

Además de consolidar los informes de esta manera, la mejor gestión de viajes corporativos los expertos harán un esfuerzo adicional, ayudándole a analizar realmente la información en sus informes, para que pueda hacer ajustes a su estrategia.

6. Alertas o advertencias de viaje

Con muchas empresas, una vez que se organiza el viaje, se olvida hasta que se acerca el momento. Sin embargo, con una empresa de gestión de viajes, cualquier plan de viaje se puede controlar y gestionar de forma más activa. Una de las formas en que esto se manifiesta es mediante el uso de alertas de viaje o mensajes de advertencia, que se envían para señalar información importante.

Por ejemplo, se pueden enviar alertas si hay una interrupción en la ruta de viaje planificada, lo que le permite prepararse para todas las eventualidades. Obtener esta información de manera oportuna también puede proporcionar enormes beneficios financieros.

7. El uso de tecnología moderna

Es importante comprender que una empresa de gestión de viajes moderna le proporcionará las herramientas y los sistemas necesarios para reservar su viaje fácilmente. Esto podría, por ejemplo, significar que le proporcionarán un software de computadora o una aplicación móvil, que le permitirá enviar sus planes de viaje o solicitudes en cualquier momento del día.

El uso de tecnología de punta permite una eficiencia mucho mayor en esta área. Si gestiona usted mismo los arreglos de viaje, todo el proceso puede llevar una cantidad significativa de tiempo. Por el contrario, el uso de una aplicación móvil o un paquete de software de computadora para realizar una solicitud a su empresa TMC generalmente se puede hacer en unos pocos minutos.

8. Mayor tranquilidad

La gestión de viajes puede ser complicada y es sorprendentemente fácil pasar por alto algo, ya sea resolver los requisitos de visado, asegurarse de que los viajeros de negocios tengan la cobertura médica adecuada u organizar traslados al aeropuerto. Un beneficio clave de trabajar con una empresa TMC es la tranquilidad que brinda.

Tu elegido agencia de viajes de negocios trabajará con usted para comprender sus necesidades y luego se asegurará de que todo esté resuelto. Su experiencia en el campo hace que sea mucho menos probable que algo se pase por alto accidentalmente.

9. Más tiempo para otras tareas

Por último, una de las principales razones por las que tantas organizaciones recurren a una empresa de gestión de viajes es porque les libera más tiempo, que luego se puede dedicar a otras tareas que son cruciales para el éxito empresarial. La gestión de viajes es una disciplina multifacética, y encontrar los vuelos más baratos, los mejores hoteles y organizar los traslados lleva tiempo.

Una empresa de TMC de alta calidad no solo podrá manejar estas responsabilidades en su nombre, sino que también tendrá relaciones comerciales existentes con los proveedores, ofreciéndoles un acceso mucho más rápido a las mejores tarifas posibles.

Cómo elegir una empresa de gestión de viajes

Hay una serie de factores importantes a considerar al intentar encontrar la empresa de gestión de viajes adecuada. En un nivel básico, desea encontrar una empresa con experiencia relevante y una reputación establecida por brindar un servicio excelente. También necesita saber que pueden adaptar sus servicios a su negocio.

Cuando sea posible, es recomendable trabajar con una empresa de TMC que tenga experiencia previa en su industria. También es mejor intentar establecer una política de viajes corporativa primero, antes de iniciar el proceso de búsqueda. La empresa elegida eventualmente podrá ayudarlo a optimizar esto, pero contar con una política básica lo ayudará a encontrar la opción adecuada.

Debe tener en cuenta su presupuesto y encontrar una empresa que le brinde lo que necesita a un precio asequible. Al mismo tiempo, es importante trabajar con una empresa de alta calidad, que utiliza la última tecnología. También querrá tener la seguridad de que la empresa estará disponible para ofrecer soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana o cerca de él.

Cómo los hoteles pueden beneficiarse de las empresas de gestión de viajes

Los viajes corporativos frecuentes pueden ser costosos y complicados de administrar, especialmente cuando se trata de hacer malabarismos con varios viajeros de negocios, cada uno con sus propios itinerarios únicos. Por este motivo, muchas empresas adquieren los servicios de empresas gestoras de viajes o agentes de viajes corporativos. Básicamente, estos agentes asumen la responsabilidad de organizar y gestionar los viajes de negocios, incluida la realización de reservas. Por lo tanto, cualquier hotel que busque capitalizar completamente los viajes de negocios deberá estar lo más disponible posible para estas empresas de gestión de viajes.

Un agente de viajes corporativo puede ser responsable de encontrar alojamiento, vuelos y otras formas de transporte y, por lo general, recurrirá a un sistema de distribución global (GDS) para ayudarlo con estas tareas. Para los hoteles, esto significa que el principal Sistemas GDS Funcionan como un canal de distribución vital. Al conectarse a estos sistemas de distribución global, puede proporcionar a los agentes de viajes acceso a la información más actualizada sobre las tarifas de sus habitaciones y la disponibilidad actual. Esto aumenta las posibilidades de que reserven habitaciones en su hotel, lo que le ayudará a maximizar los ingresos.

En el artículo “Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?”Obtendrá más información sobre los principales sistemas GDS y cómo pueden ayudar a su hotel a beneficiarse de los agentes de viajes y las empresas de gestión de viajes.

Lista de empresas de gestión de viajes

Dado que las empresas de gestión de viajes organizan viajes de negocios y eventos para los empleados de las empresas, los hoteles pueden crear la posibilidad de atraer a más viajeros corporativos al poner su propiedad a disposición de múltiples empresas TMC. En el artículo "Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios", encontrará una lista de empresas de gestión de viajes populares.

Una empresa de gestión de viajes puede ayudar a las personas y las empresas ayudándoles a gestionar sus necesidades de viaje. Con una típica empresa de TMC asumiendo tareas como ponerse en contacto con empresas de viajes, negociar con hoteles, organizar vuelos y brindar apoyo adicional, las empresas pueden ahorrar dinero y dedicar más tiempo a sus operaciones diarias.

Más consejos sobre viajes corporativos

El mercado de viajes corporativos está recibiendo un mayor enfoque por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando sus costos están cubiertos por su empleador. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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