Para muitas empresas, as viagens corporativas são um componente essencial da administração de uma empresa moderna e também uma das maiores despesas. Os custos de viagem precisam ser controlados com cuidado, enquanto a logística precisa ser tratada, para que os viajantes não tenham dificuldades. Por esse motivo, muitos recorrem a uma empresa de gerenciamento de viagens para obter ajuda. Neste artigo, você descobrirá mais sobre gerenciamento de viagens como uma disciplina e aprenderá sobre alguns dos principais benefícios que uma empresa TMC pode oferecer.

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O que é gerenciamento de viagens?

Em termos gerais, a gestão de viagens refere-se à gestão estratégica dos requisitos de viagens, sendo a gestão de viagens corporativas o principal exemplo disso. Normalmente envolve tudo, desde o estabelecimento de uma política de viagens até lidar com fornecedores, fazer reservas e ajudar a monitorar e gerenciar os custos e despesas de viagens.

Uma empresa de gestão de viagens tem a tarefa de gerenciar as viagens de um cliente. O cliente geralmente será uma empresa ou outra organização, mas os indivíduos também podem optar por usar uma empresa TMC em alguns casos.

Além de gerenciar os requisitos de viagem e lidar com a logística, uma empresa de gestão de viagens normalmente visa economizar tempo e dinheiro para o cliente. Seu papel é mais amplo em escopo do que com um agente de viagens, porque um agente de viagens geralmente fará reservas com base em critérios definidos, enquanto uma empresa TMC pode ajudar a estabelecer os critérios.

Mais informações sobre gerenciamento de viagens, você pode encontrar no artigo “O que é gerenciamento de viagens?”.

9 benefícios de usar uma empresa de gestão de viagens

As empresas de gestão de viagens podem ser valiosas para as empresas por uma ampla gama de razões. Algumas delas são óbvias, enquanto outras são mais facilmente esquecidas. Abaixo, você encontrará nove dos principais benefícios associados ao uso de uma empresa TMC para gerenciar sua estratégia de viagens de negócios.

1. Voos e hotéis mais baratos

Embora seja verdade que uma empresa TMC irá exigir o pagamento por seus serviços, muitas vezes com base em assinatura ou cobrando uma taxa pelos serviços que você usa, a realidade é que eles ainda podem economizar quantias consideráveis de dinheiro. Isso é especialmente verdadeiro se você viaja regularmente ou tem funcionários que viajam regularmente.

Uma empresa de gestão de viagens terá conexões de negócios em todo o indústria de viagens, permitindo-lhes obter tarifas favoráveis para hotéis. Eles também têm a experiência necessária para procurar voos baratos no lugar certo e reservar voos na hora certa. Como resultado, os custos gerais de viagem podem ser reduzidos significativamente.

2. Conselhos e percepções de especialistas

Qualquer empresa de gestão de viagens experiente conhecerá a indústria de viagens de dentro para fora e terá aprendido alguns truques ao longo do caminho. Com isso em mente, eles poderão fornecer conselhos de especialistas sobre a melhor forma de gastar seu dinheiro, quais são as melhores rotas de viagem e o que você precisa saber antes de visitar determinados destinos.

Em muitos casos, as empresas trabalharão com uma empresa TMC especializada em lidar com clientes no mesmo setor que eles. Isso pode ser extremamente útil, pois alguns setores têm necessidades de viagem muito específicas ou diferenciadas. A experiência anterior pode ajudar o empresa de gestão de viagens para otimizar sua estratégia de viagem e afastá-lo de armadilhas comuns.

3. Ajuda e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana

Outra grande vantagem de trabalhar com uma empresa de gestão de viagens é a disponibilidade de suporte. Na maioria das empresas, isso estará disponível 24 horas por dia ou próximo a ele. Isso significa que, se algo der errado, se você precisar fazer uma mudança repentina ou se precisar de um conselho urgente, haverá alguém à sua disposição para ajudá-lo.

Sem usar um gerente de viagens, você precisará lidar com quaisquer problemas com viagens internamente. Isso pode significar que você tem dificuldade em encontrar suporte fora de seu horário comercial principal ou que é pessoalmente responsável por fornecer suporte a todos os viajantes corporativos em sua organização, mesmo se eles precisarem de ajuda em horários pouco sociais.

4. Assistência com políticas de viagens

As viagens de negócios devem ser o mais consistentes possível, mas você também precisa manter os funcionários que viajam felizes e seguros. Por essas razões, é fundamental que você estabeleça uma política de viagens. Com uma política clara em vigor, todos sabem onde estão, comportamentos aceitáveis e inaceitáveis podem ser delineados e regras sobre despesas podem ser estabelecidas.

Uma empresa de gestão de viagens pode não apenas ajudá-lo a criar uma política robusta, mas também pode ajudar a aplicá-la, recomendando apenas opções de viagem que atendam a todos os requisitos.

5. Relatórios consolidados

Quando se trata de relatar suas despesas de viagem, a maioria das empresas de gestão de viagens consolidará as informações em um único relatório, ajudando a reunir as informações importantes em um só lugar. Isso torna mais fácil controlar suas despesas de viagem e identificar se seus gastos nesta área são ou não muito altos.

Além de consolidar os relatórios dessa forma, o melhor gestão de viagens corporativas os especialistas irão além, ajudando você a realmente analisar as informações em seus relatórios, para que você possa fazer ajustes em sua estratégia.

6. Alertas ou avisos de viagens

Em muitas empresas, uma vez que a viagem é planejada, ela é deixada de lado até a hora certa. No entanto, com uma empresa de gerenciamento de viagens, qualquer plano de viagem pode ser monitorado e gerenciado de forma mais ativa. Uma das formas de se manifestar é por meio do uso de alertas de viagens ou mensagens de advertência, que são enviadas para sinalizar informações importantes.

Por exemplo, alertas podem ser enviados se houver interrupção na rota de viagem planejada, permitindo que você se prepare para todas as eventualidades. Descobrir essas informações em tempo hábil também pode trazer enormes benefícios financeiros.

7. O Uso de Tecnologia Moderna

É importante entender que uma empresa de gestão de viagens moderna fornecerá a você as ferramentas e sistemas necessários para reservar sua viagem com facilidade. Isso pode, por exemplo, significar que eles fornecerão um software de computador ou um aplicativo móvel, que permitirá que você envie seus planos de viagem ou solicitações a qualquer hora do dia.

O uso de tecnologia de ponta permite uma eficiência muito maior nesta área. Se você mesmo gerencia os preparativos da viagem, todo o processo pode levar uma quantidade significativa de tempo. Por outro lado, o uso de um aplicativo móvel ou pacote de software de computador para fazer uma solicitação à sua empresa TMC geralmente pode ser feito em poucos minutos.

8. Maior paz de espírito

O gerenciamento de viagens pode ser complicado e é surpreendentemente fácil ignorar algo, seja resolver os requisitos do visto, garantir que os viajantes a negócios tenham a cobertura médica certa ou organizar traslados do aeroporto. Um dos principais benefícios de trabalhar com uma empresa TMC é a tranquilidade que ela proporciona.

Seu escolhido agência de viagens de negócios trabalhará com você para entender suas necessidades e, em seguida, certifique-se de que tudo seja cuidado. Sua experiência no campo torna muito menos provável que algo seja acidentalmente esquecido.

9. Mais tempo para outras tarefas

Finalmente, um dos principais motivos pelos quais tantas organizações recorrem a uma empresa de gerenciamento de viagens é porque ela libera mais tempo, que pode ser gasto em outras tarefas que são cruciais para o sucesso dos negócios. O gerenciamento de viagens é uma disciplina multifacetada e encontrar os voos mais baratos, os melhores hotéis e organizar os traslados leva tempo.

Uma empresa TMC de alta qualidade não apenas será capaz de lidar com essas responsabilidades em seu nome, mas também terá relacionamentos comerciais existentes com fornecedores, oferecendo-lhes acesso muito mais rápido às melhores taxas possíveis.

Como escolher uma empresa de gestão de viagens

Há uma série de fatores importantes a serem considerados ao tentar encontrar a empresa de gerenciamento de viagens certa. Em um nível básico, você deseja encontrar uma empresa com experiência relevante e uma reputação estabelecida por oferecer um serviço excelente. Você também precisa saber que eles podem adaptar seus serviços à sua empresa.

Quando possível, é aconselhável trabalhar com uma empresa TMC que tenha experiência anterior em seu setor. Também é melhor tentar estabelecer uma política corporativa de viagens primeiro, antes de iniciar o processo de pesquisa. A empresa escolhida eventualmente poderá ajudá-lo a otimizar isso, mas ter uma política básica em vigor o ajudará a encontrar a opção certa.

Você precisa levar em consideração o seu orçamento e encontrar uma empresa que entregará o que você precisa a um preço acessível. Ao mesmo tempo, é importante trabalhar com uma empresa de alta qualidade, que utilize tecnologia de ponta. Você também vai querer garantias de que a empresa estará disponível para oferecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana ou próximo a ele.

Como os hotéis podem lucrar com empresas de gerenciamento de viagens

As viagens corporativas frequentes podem ser caras e complicadas de administrar, especialmente quando se trata de fazer malabarismos com vários viajantes de negócios, cada um com seus próprios itinerários exclusivos. Por este motivo, muitas empresas adquirem os serviços de empresas de gestão de viagens ou agentes de viagens corporativos. Essencialmente, esses agentes assumem a responsabilidade de organizar e gerenciar viagens de negócios, incluindo fazer reservas. Qualquer hotel que pretenda capitalizar totalmente as viagens de negócios terá, portanto, de se colocar o mais disponível possível para essas empresas de gestão de viagens.

Um agente de viagens corporativo pode ser responsável por encontrar acomodação, voos e outras formas de transporte e normalmente recorrerá a um sistema de distribuição global (GDS) para auxiliá-lo nessas tarefas. Para hotéis, isso significa o principal Sistemas GDS funcionar como um canal de distribuição vital. Conectando-se a esses sistemas de distribuição global, você pode fornecer aos agentes de viagens acesso às informações mais atualizadas sobre as tarifas dos quartos e a disponibilidade atual. Isso aumenta as chances de que eles reservem quartos em seu hotel, ajudando você a maximizar a receita.

No artigo “Global Distribution System (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis?”Você aprenderá mais sobre os principais sistemas GDS e como eles podem ajudar seu hotel a se beneficiar de agentes de viagens e empresas de gestão de viagens.

Lista de empresas de gestão de viagens

Uma vez que as empresas de gestão de viagens organizam viagens de negócios e eventos para os funcionários das empresas, os hotéis podem criar a possibilidade de atrair mais viajantes corporativos, tornando a sua propriedade disponível para várias empresas TMC. No artigo “Agentes de viagens corporativas para hotéis ganharem mais viajantes a negócios”, você encontrará uma lista de empresas de gerenciamento de viagens populares.

Uma empresa de gestão de viagens pode ajudar indivíduos e empresas, ajudando a gerenciar suas necessidades de viagem. Com uma empresa TMC típica assumindo tarefas como contatar agências de viagens, negociar com hotéis, organizar voos e fornecer suporte extra, as empresas podem economizar dinheiro e gastar mais tempo em suas operações diárias.

Mais dicas sobre viagens corporativas

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco cada vez maior de muitos na indústria de viagens; em parte, os viajantes a negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando seus custos são cobertos pelo empregador. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

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