Para muitas empresas, as viagens corporativas são um componente essencial da administração de um negócio moderno e uma das maiores despesas. Os custos de viagem precisam ser cuidadosamente controlados, enquanto a logística precisa ser tratada para que os viajantes não encontrem dificuldades. Por esse motivo, muitos recorrem a uma empresa de gerenciamento de viagens para obter ajuda. Neste artigo, você aprenderá mais sobre gestão de viagens como uma disciplina e alguns dos principais benefícios que uma empresa TMC pode oferecer.

Índice:

O que é gerenciamento de viagens?

De um modo geral, a gestão de viagens refere-se à gestão estratégica das necessidades de viagens, sendo a gestão de viagens corporativas o principal exemplo. Normalmente, envolve tudo, desde estabelecer uma política de viagens até lidar com fornecedores, fazer reservas e ajudar a monitorar e gerenciar custos e despesas de viagens.

Uma empresa de gerenciamento de viagens tem a tarefa de gerenciar as viagens de um cliente. O cliente geralmente será uma empresa ou outra organização, mas os indivíduos também podem optar por usar uma empresa TMC, em alguns casos.

Além de gerenciar os requisitos de viagem e logística, uma empresa de gerenciamento de viagens normalmente visa economizar tempo e dinheiro dos clientes. Seu papel é mais amplo do que o de um agente de viagens, porque um agente de viagens geralmente faz reservas com base em critérios definidos. Em contraste, uma empresa TMC pode ajudar a estabelecer os critérios.

Você pode encontrar mais informações sobre gerenciamento de viagens no artigo “O que é gerenciamento de viagens?”.

9 benefícios de usar uma empresa de gestão de viagens

As empresas de gerenciamento de viagens podem ser valiosas para as empresas por vários motivos. Algumas delas são óbvias, enquanto outras são mais facilmente ignoradas. Abaixo, você encontrará nove benefícios principais de usar uma empresa TMC para gerenciar sua estratégia de viagens de negócios.

1. Voos e hotéis mais baratos

Embora seja verdade que uma empresa TMC irá exigir o pagamento por seus serviços, muitas vezes com base em assinatura ou cobrando uma taxa pelos serviços que você usa, a realidade é que eles ainda podem economizar quantias consideráveis de dinheiro. Isso é especialmente verdadeiro se você viaja regularmente ou tem funcionários que viajam regularmente.

Uma empresa de gestão de viagens terá conexões de negócios em todo o indústria de viagens, permitindo-lhes obter tarifas de hotel favoráveis. Eles também têm experiência para procurar voos baratos no lugar certo e reservar voos no momento certo. Como resultado, os custos gerais de viagem podem ser significativamente reduzidos.

2. Conselhos e percepções de especialistas

Qualquer empresa de gerenciamento de viagens experiente conhecerá a indústria de viagens de ponta a ponta e aprenderá alguns truques ao longo do caminho. Com isso em mente, eles podem fornecer conselhos especializados sobre como gastar melhor seu dinheiro, quais são as melhores rotas de viagem e o que você precisa saber antes de visitar determinados destinos.

Em muitos casos, as empresas trabalharão com uma empresa TMC especializada em lidar com clientes do mesmo setor. Isso pode ser extremamente útil, pois alguns setores têm necessidades de viagem específicas ou diferenciadas. A experiência anterior pode ajudar o empresa de gestão de viagens para otimizar sua estratégia de viagem e afastá-lo das armadilhas comuns.

3. Ajuda e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana

Outra grande vantagem de trabalhar com uma empresa de gestão de viagens é a disponibilidade de suporte. Na maioria das empresas, isso estará disponível 24 horas por dia ou próximo a ele. Isso significa que, se algo der errado, se você precisar fazer uma mudança repentina ou se precisar de um conselho urgente, haverá alguém à sua disposição para ajudá-lo.

Sem usar um gerenciador de viagens, você precisará lidar com qualquer problema de viagem internamente. Isso pode significar que você luta para encontrar suporte fora do horário comercial principal ou que é pessoalmente responsável por fornecer suporte a todos os viajantes corporativos em sua organização, mesmo que eles precisem de ajuda em horários insociáveis.

4. Assistência com políticas de viagens

As viagens de negócios devem ser o mais consistentes possível, mas você deve manter os funcionários que viajam felizes e seguros. Por esses motivos, você deve estabelecer uma política de viagens. Com uma política clara em vigor, todos sabem onde estão, comportamentos aceitáveis e inaceitáveis podem ser delineados e regras sobre despesas podem ser estabelecidas.

Uma empresa de gerenciamento de viagens não apenas pode ajudá-lo a criar uma política robusta, mas também pode ajudar a aplicá-la, recomendando apenas opções de viagem que atendam a todos os requisitos.

5. Relatórios consolidados

Com relação ao relatório de suas despesas de viagem, a maioria das empresas de gerenciamento de viagens consolidará as informações em um único relatório, ajudando a reunir as informações importantes em um só lugar. Assim fica mais fácil acompanhar seus gastos com viagens e identificar se seus gastos nessa área são muito altos ou não.

Além de consolidar os relatórios dessa forma, o melhor gestão de viagens corporativas especialistas vão além, ajudando você a analisar as informações em seus relatórios para fazer ajustes em sua estratégia.

6. Alertas ou avisos de viagens

Com muitas empresas, isso é esquecido quando a viagem é organizada até o momento mais próximo. No entanto, com uma empresa de gerenciamento de viagens, qualquer plano de viagem pode ser monitorado e gerenciado de forma mais ativa. Uma das maneiras pelas quais isso se manifesta é por meio do uso de alertas de viagem ou mensagens de advertência, que são enviadas para sinalizar informações importantes.

Por exemplo, alertas podem ser enviados se houver uma interrupção na rota de viagem planejada, permitindo que você se prepare para todas as eventualidades. Descobrir essas informações prontamente também pode fornecer enormes benefícios financeiros.

7. O Uso de Tecnologia Moderna

É importante compreender que uma empresa de gerenciamento de viagens moderna fornecerá as ferramentas e sistemas necessários para reservar sua viagem com facilidade. Isso pode, por exemplo, significar que eles fornecerão a você um software de computador ou um aplicativo móvel, que permitirá que você envie seus planos de viagem ou solicitações a qualquer hora do dia.

O uso de tecnologia de ponta permite uma eficiência muito maior nessa área. Se você mesmo gerencia os preparativos de viagem, todo o processo pode levar um tempo significativo. Por outro lado, usar um aplicativo móvel ou pacote de software de computador para fazer uma solicitação à sua empresa TMC geralmente pode ser feito em poucos minutos.

8. Maior paz de espírito

O gerenciamento de viagens pode ser complicado e é surpreendentemente fácil ignorar alguma coisa, seja resolver os requisitos de visto, garantir que os viajantes de negócios tenham a cobertura médica certa ou organizar transferências de aeroporto. Um dos principais benefícios de trabalhar com uma empresa TMC é a tranquilidade que ela proporciona.

Seu escolhido agência de viagens de negócios trabalhará com você para entender suas necessidades e garantir que tudo seja tratado. Sua experiência no campo torna muito menos provável que algo seja acidentalmente esquecido.

9. Mais tempo para outras tarefas

Finalmente, uma das principais razões pelas quais tantas organizações recorrem a uma empresa de gerenciamento de viagens é que ela libera mais tempo, que pode ser gasto em outras tarefas cruciais para o sucesso dos negócios. A gestão de viagens é uma disciplina multifacetada; encontrar os voos mais baratos e os melhores hotéis e organizar as transferências leva tempo.

Uma empresa TMC de alta qualidade não apenas será capaz de lidar com essas responsabilidades em seu nome, mas também terá relacionamentos comerciais existentes com fornecedores, oferecendo-lhes acesso muito mais rápido às melhores taxas possíveis.

Como escolher uma empresa de gestão de viagens

Há vários fatores importantes a serem considerados ao encontrar a empresa de gerenciamento de viagens certa. Em um nível básico, você deseja encontrar uma empresa com experiência relevante e uma reputação estabelecida por fornecer um serviço excelente. Você também precisa saber que eles podem adaptar seus serviços ao seu negócio.

Sempre que possível, é aconselhável trabalhar com uma empresa TMC com experiência anterior no setor. Também é melhor estabelecer uma política de viagens corporativas antes de iniciar o processo de busca. A empresa escolhida eventualmente poderá ajudá-lo a otimizar isso, mas ter uma política básica em vigor ajudará você a encontrar o ajuste certo.

Você precisa considerar seu orçamento e encontrar uma empresa que entregue o que você precisa a um preço acessível. Ao mesmo tempo, trabalhar com uma empresa de alta qualidade que utiliza tecnologia de ponta é importante. Você também deseja garantias de que a empresa oferecerá suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana ou próximo disso.

Como os hotéis podem lucrar com empresas de gerenciamento de viagens

Viagens corporativas frequentes podem ser caras e complicadas, especialmente quando se lida com vários viajantes de negócios com itinerários exclusivos. Por esse motivo, muitas empresas contratam os serviços de empresas de gerenciamento de viagens ou agências de viagens corporativas. Essencialmente, esses agentes assumem a responsabilidade de organizar e gerenciar viagens de negócios, incluindo reservas. Qualquer hotel que queira capitalizar totalmente as viagens de negócios deve estar o mais disponível possível para essas empresas de gerenciamento de viagens.

Um agente de viagens corporativo pode ser responsável por encontrar acomodações, voos e outras formas de transporte e normalmente recorre a um sistema de distribuição global (GDS) para auxiliá-lo nessas tarefas. Isso significa o principal Sistemas GDS funcionam como um canal de distribuição vital para os hotéis. Conectando-se a esses sistemas de distribuição global, você pode fornecer aos agentes de viagens acesso às informações mais atualizadas sobre as tarifas dos quartos e a disponibilidade atual. Isso aumenta as chances de eles reservarem quartos em seu hotel, ajudando você a maximizar a receita.

No artigo “Global Distribution System (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis?”Você aprenderá mais sobre os principais sistemas GDS e como eles podem ajudar seu hotel a se beneficiar de agentes de viagens e empresas de gestão de viagens.

Lista de empresas de gestão de viagens

Uma vez que as empresas de gestão de viagens organizam viagens de negócios e eventos para os funcionários das empresas, os hotéis podem criar a possibilidade de atrair mais viajantes corporativos, disponibilizando suas propriedades para várias empresas TMC. No artigo “Agentes de viagens corporativas para hotéis para atrair mais viajantes de negócios”, você encontrará uma lista de empresas de gerenciamento de viagens populares.

Quadros de empregos em viagens para encontrar empresas de gerenciamento de viagens

Uma empresa de gerenciamento de viagens costuma anunciar vagas de emprego on-line, e uma das maneiras mais comuns de fazer isso é usar quadros de empregos em viagens. Alguns quadros de empregos são voltados especificamente para o setor de viagens e são usados principalmente por empresas do setor e indivíduos que desejam trabalhar no setor.

No "Empregos em viagens: os melhores quadros de empregos na indústria de viagens para sua carreira” , você pode encontrar uma análise de alguns dos melhores quadros de empregos usados por empresas de gerenciamento de viagens e outras no setor de viagens.

Agente de viagens online como alternativa à empresa de gerenciamento de viagens

Ao reservar uma viagem, a principal alternativa a uma empresa de gerenciamento de viagens é recorrer a um agente de viagens on-line ou OTA. Eles funcionam de forma semelhante aos agentes de viagens convencionais, servindo como um elo entre fornecedores e clientes, mas operam online e têm uma ênfase muito maior no autoatendimento.

No artigo "12 Agentes de viagens online (OTAs) para aumentar suas reservas de hotel“, você poderá acessar uma lista com algumas das OTAs mais populares e saber mais sobre como essas plataformas funcionam e o que elas podem oferecer.

Uma empresa de gerenciamento de viagens pode ajudar indivíduos e empresas ajudando a gerenciar suas necessidades de viagem. Com uma típica empresa TMC assumindo tarefas como entrar em contato com agências de viagens, negociar com hotéis, organizar voos e fornecer suporte extra, as empresas podem economizar dinheiro e gastar mais tempo em suas operações diárias.

Mais dicas sobre viagens corporativas

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco maior de muitos na indústria de viagens, em parte os viajantes de negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando o empregador cobre seus custos. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

Mais dicas para expandir seus negócios

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten

Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.