Gestão de Viagens Corporativas

Gerenciamento de viagens corporativas refere-se à coordenação e organização de viagens de negócios para empresas, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte. É crucial para otimizar as despesas de viagem, garantir a segurança dos viajantes e aumentar a eficiência e a produtividade através da gestão de políticas de viagens e negociações com prestadores de serviços de viagens. Essa abordagem estratégica apoia os objetivos de negócios e a satisfação dos funcionários.

Principais conclusões

  • Suporte abrangente para viagens: A gestão de viagens corporativas lida com todos os aspectos das viagens de negócios, desde o planejamento de viagens até a organização de eventos e garantindo processos eficientes e em conformidade com as políticas.
  • Eficiência de custo e tempo: A utilização de agências de gestão de viagens corporativas pode reduzir significativamente os custos de viagens e economizar tempo, permitindo que as empresas se concentrem em suas atividades principais.
  • Experiência e Negociação: Esses agentes trazem expertise especializada na negociação com prestadores de serviços e na gestão da logística de viagens, oferecendo soluções e descontos sob medida.
  • Simplificando viagens de negócios: Os agentes de gerenciamento de viagens corporativas simplificam as viagens de negócios reservando voos e acomodações e coordenando a logística, garantindo conformidade com as políticas e economia.
  • Análise de dados: Análise de dados de viagens para otimizar gastos e melhorar a experiência de viagem, oferecendo insights estratégicos para planejamento de viagens futuras e ajustes de políticas.

Índice:

Introdução

A gestão de viagens corporativas ganhou muita popularidade devido à sua especialização incomparável em viagens de negócios. Reservar viagens para sua empresa pode ser uma tarefa demorada. Com tantas rotas e tarifas aéreas, é difícil encontrar o melhor negócio na hora de organizar os roteiros de viagem de seus funcionários. Neste artigo, você conhecerá mais sobre os benefícios e a importância das agências de viagens corporativas.

O que é gerenciamento de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é uma estrutura da empresa para facilitar as viagens de negócios. Isso inclui planejar uma viagem de negócios, organizar um evento corporativo ou qualquer outra tarefa necessária para o viajante corporativo. Garantir que o processo seja tratado adequadamente e de acordo com a conformidade é o trabalho dos agentes de viagens corporativas. Tudo isso deve ser feito sem comprometer a produtividade do negócio.

Por que as empresas devem usar agências de gerenciamento de viagens corporativas

Reduzir custos: uma grande vantagem de usar agências de gerenciamento de viagens corporativas é reduzir os custos de viagens. Isso inclui taxas de acomodação, seguro, passagens aéreas e outras despesas relacionadas. Um agente de viagens de negócios terá a experiência necessária para encontrar ou negociar as melhores ofertas possíveis para a empresa.

Gerenciamento de tempo: organizar uma viagem de negócios pode levar um tempo considerável, portanto, se você gerencia uma empresa de médio ou grande porte, não terá tempo para reservar sua viagem de negócios. Um gerente de viagens corporativas dedicado cuidará dessas tarefas para que você e sua equipe possam se concentrar em todo o resto.

Eficiência: Como as viagens corporativas estão aumentando, a maioria das empresas opta por uma agência de gerenciamento de viagens corporativas para garantir que seus funcionários viajem com segurança, respeitando todas as políticas de viagens relevantes.

Gestão de viagens corporativas com base externa x interna x agente

As empresas tendem a usar uma empresa empresa de gestão de viagens para minimizar custos. Existem dois tipos de agências de viagens corporativas; internos e externos. A seguir, você conhecerá as principais vantagens e desvantagens de ambas as abordagens.

Agentes internos de gestão de viagens

Um agente interno de gerenciamento de viagens é um funcionário que você contrata para assumir a responsabilidade de reservar viagens, fazer alterações de última hora nos itinerários e maximizar suas economias enquanto encontra as melhores ofertas para seus funcionários.
Ao contratar um agente interno de gerenciamento de viagens, você pode ter a certeza de trabalhar ao lado de um funcionário de confiança que tornará mais fácil o planejamento de suas viagens de negócios. Outra vantagem de contratar um agente interno em relação a um externo é a taxa ou comissão que você evitará de pagar a esse agente.

Agentes externos de gestão de viagens corporativas

Agentes externos de gerenciamento de viagens são especializados em viagens corporativas e possuem ampla experiência em reservas de viagens de negócios. Esses indivíduos estão disponíveis a seu pedido e usam ferramentas de reserva on-line que maximizarão a economia de custos. A principal diferença entre um agente externo e um interno é que você não está contratando a pessoa para cuidar de suas necessidades de viagens de negócios; você está pagando a eles uma taxa ou comissão toda vez que eles reservam para você.

Um agente de viagens interno pode nem sempre estar disponível em uma crise, pois geralmente trabalha sozinho. Por outro lado, uma equipa dedicada de agentes externos de gestão de viagens estará disponível 24 horas por dia. Se um de seus funcionários tiver dificuldades no exterior – seja por adoecimento ou perda de bagagem – os agentes estarão de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana para ajudá-lo.

Quais são as tarefas de um agente corporativo de gerenciamento de viagens?

Quer você contrate um agente interno ou opte por uma agência externa, as tarefas desses agentes são muito semelhantes. Aqui estão as 6 principais responsabilidades dos agentes de viagens corporativos:

1. Criar e gerenciar itinerários de viagem

Se você reservar seus voos diretamente com uma companhia aérea ou usar um serviço de passagens on-line, provavelmente pagará altas taxas por qualquer alteração que deseje fazer em seu itinerário. Mudanças de horário são difíceis de evitar no mundo dos negócios. Ainda assim, para não ser penalizado, você deve recorrer a um agente de viagens corporativo para fazer as alterações necessárias sem nenhum custo extra.

Ao deixar todos os seus planos de viagem de negócios nas mãos de um agente de viagens corporativas, você pode ter certeza de que nada dará errado durante sua viagem de negócios. Isso se deve ao amplo conhecimento dos agentes da indústria de viagens.

2. Encontre o melhor preço

Uma grande parte das empresas Gerenciamento de viagens envolve encontrar as melhores tarifas possíveis e negociar com vários prestadores de serviços.
Os agentes de viagens para empresas têm experiência adequada em lidar com tarefas de negociação, uma vez que lidam diariamente com diferentes partes da indústria de viagens. Isso significa que eles podem encontrar as melhores tarifas ou até mesmo obter descontos especiais que você não conseguiria de outra forma.

3. Providencie acomodação adequada

Organizar a acomodação mais adequada para viajantes de negócios é outra responsabilidade importante de um agente de viagens corporativo. Antes de reservar o número de dias e funcionários necessários, o agente procura todas as opções disponíveis no preço certo, incluindo pousadas, albergues e hotéis.

Se você cuidasse dessa tarefa sozinho, não teria tempo suficiente para procurar acomodações baratas no local certo. É aqui que um agente de viagens corporativo é útil para encontrar a melhor acomodação sem estourar o orçamento.

4. Providenciar transporte

Uma das maiores partes do planejamento de viagens é o transporte. Isso pode ser facilmente resolvido por um agente de viagens corporativo, que providenciará suas necessidades de transporte com antecedência. Eles garantirão que seus voos sejam reservados, um carro alugado seja organizado, a transferência do aeroporto seja organizada e os bilhetes de trem sejam comprados. Claro, você será obrigado a pagar a agência por esses serviços; no entanto, considerando a quantidade de tempo e dinheiro que eles economizam, a taxa ou comissão que eles cobram vale a pena, especialmente se você ou seus funcionários viajam regularmente.

Ao usar uma agência de gerenciamento de viagens corporativas, você obterá melhores tarifas de acomodação e se beneficiará de voos baratos em classe executiva para seus funcionários. Isso significa que os custos gerais de viagens de negócios podem ser significativamente reduzidos.

5. Organizar Reuniões de Negócios e Eventos

Se sua empresa precisa organizar eventos anuais ou reuniões no exterior, o processo pode levar tempo e investimento. Contratar um agente de viagens corporativo especializado para cuidar dessa tarefa reduzirá custos e rentabilizará seus eventos empresariais.
O processo de planejamento para sediar um evento pode ser complexo e demorado. Portanto, uma empresa de gerenciamento de viagens respeitável será altamente vantajosa em tais situações.

6. Controle de custos de viagens e conformidade com a política

Embora gerenciar custos de viagens seja a principal tarefa de um agente de viagens corporativo, você se beneficiaria muito mais ao permitir que alguém com ampla experiência cuidasse desse trabalho. Os agentes especializados cumprem as políticas de viagens corporativas usando o gerenciamento de políticas de viagens em tempo real para maximizar a funcionalidade para o viajante de negócios.

A contratação de uma agência profissional para cuidar das necessidades de viagens de sua empresa resultará em reduções de custos e otimização das relações comerciais, ao mesmo tempo em que cumpre as políticas de viagens.

Como as empresas de viagens podem se beneficiar das empresas de gerenciamento de viagens corporativas

As empresas de viagens, como hotéis e companhias aéreas, podem otimizar sua estratégia de viagens com a ajuda de um agente de viagens corporativo. Isto é porque empresas de gestão de viagens são responsáveis pela reserva de passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carros, traslados e eventos de negócios. Para hotéis, isso serve como um link indireto para viajantes de negócios. Eles podem conquistar mais clientes por meio dos agentes de viagens corporativas, pois é função do agente planejar e reservar acomodações e reuniões de negócios para os funcionários das empresas.

A maioria das empresas de gerenciamento de viagens corporativas recorre ao GDS (sistema de distribuição global) para realizar suas tarefas, como encontrar acomodação, voos e transporte adequados. O GDS também é um importante canal de distribuição para hotéis, conectando-os com agentes de viagens corporativos e fornecendo-lhes informações atualizadas sobre os preços e disponibilidade de quartos mais recentes. Sistemas GDS maximize as chances das empresas de gerenciamento de viagens corporativas encontrarem seu hotel e reservarem seus quartos. Ao se tornar parte desse sistema de distribuição vital, seu hotel aumentará sua receita e alcançará um público mais amplo.

Nosso “Global Distribution System (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis?“ O artigo traz mais informações sobre os principais sistemas GDS, como eles funcionam e como podem beneficiar as empresas que atuam no setor de viagens.

Lista de empresas de gestão de viagens corporativas

A terceirização do gerenciamento de viagens de negócios para uma empresa profissional de gerenciamento de viagens corporativas significa que as empresas se beneficiarão de conhecimento especializado e suporte 24 horas por dia. Para proprietários de hotéis conectados a sistemas GDS, esses agentes de viagens corporativos os ajudarão a atrair mais viajantes de negócios.

No artigo “Agentes de viagens corporativas para hotéis para atrair mais viajantes de negócios”, você terá uma visão melhor de como os hotéis podem aumentar a receita com a ajuda de agentes de viagens corporativas e dos melhores agentes de viagens corporativas para fazer parceria.

Quando você considera todas as vantagens de contratar um agente de viagens corporativas para lidar com as necessidades de viagens de negócios de seus funcionários, faz sentido. Esses agentes garantem que suas viagens de negócios ocorram sem problemas, liberando seu tempo para que você possa se concentrar em outras áreas do seu negócio.

Mais dicas sobre viagens corporativas

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco maior de muitos na indústria de viagens, em parte os viajantes de negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando o empregador cobre seus custos. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

Mais dicas para expandir seus negócios

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten
Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Sou especializado em otimizar receitas combinando gerenciamento de receitas com estratégias de marketing. Tenho mais de 15 anos de experiência desenvolvendo, implementando e gerenciando estratégias e processos de gestão de receita e marketing para propriedades individuais e multipropriedades.