A gestão de viagens corporativas ganhou muita popularidade devido à sua especialização incomparável em viagens de negócios. Reservar viagens para o seu negócio pode ser uma tarefa demorada. Com tantas rotas e tarifas aéreas para escolher, é difícil encontrar o melhor negócio quando se trata de organizar os roteiros de viagem de seus funcionários. Neste artigo, você aprenderá mais sobre os benefícios e a importância das agências de viagens corporativas.

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O que é gerenciamento de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é uma estrutura da empresa para facilitar as viagens de negócios. Isso inclui o planejamento de uma viagem de negócios, a organização de um evento corporativo ou qualquer outra tarefa necessária para o viajante corporativo. Garantir que o processo seja tratado de forma adequada e de acordo com a conformidade é o trabalho dos agentes de viagens corporativos. Tudo isso deve ser feito sem comprometer a produtividade do negócio.

Por que as empresas devem usar agências de gerenciamento de viagens corporativas

Reduzir custos: uma grande vantagem de usar agências de gerenciamento de viagens corporativas é a redução dos custos de viagens. Isso inclui taxas de acomodação, seguro, passagens aéreas e qualquer outra despesa relacionada. Um agente de viagens de negócios terá a experiência necessária para encontrar ou negociar os melhores negócios possíveis para a empresa.

Gerenciamento de tempo: organizar uma viagem de negócios pode levar um tempo considerável, portanto, se você administra uma empresa de médio ou grande porte, não terá tempo para reservar sua viagem de negócios por conta própria. Um gerente de viagens corporativas dedicado cuidará dessas tarefas para que você e sua equipe possam se concentrar em todo o resto.

Eficiência: Como as viagens corporativas estão aumentando, a maioria das empresas opta por uma agência de gestão de viagens corporativas para garantir que seus funcionários viajem com segurança e, ao mesmo tempo, cumpram todas as políticas de viagens relevantes.

Gestão de viagens corporativas com base externa x interna x agente

As empresas tendem a usar uma empresa empresa de gestão de viagens para minimizar custos. Existem dois tipos de agências de viagens corporativas; interna e externamente. Abaixo você descobrirá as principais vantagens e desvantagens de ambas as abordagens.

Agentes internos de gestão de viagens

Um agente de gerenciamento de viagens interno é um funcionário que você contrata para assumir a responsabilidade de reservar viagens, fazer alterações de última hora nos itinerários de viagem e maximizar suas economias enquanto encontra as melhores ofertas para seus funcionários.
Ao contratar um agente interno de gerenciamento de viagens, você pode ter a certeza de trabalhar ao lado de um funcionário de confiança que tornará mais fácil o planejamento de suas viagens de negócios. Outra vantagem de contratar um agente interno em relação a um externo é a taxa ou comissão que você evitará de pagar a esse agente.

Agentes externos de gestão de viagens corporativas

Os agentes externos de gestão de viagens são especializados na área de viagens corporativas e têm ampla experiência em reservas de viagens de negócios. Essas pessoas estão disponíveis mediante solicitação e usam ferramentas de reserva online que irão maximizar a economia de custos. A principal diferença entre um agente externo e um interno é que você não está contratando a pessoa para atender às suas necessidades de viagens de negócios; você está pagando a eles uma taxa ou comissão toda vez que eles fazem uma reserva para você.

Um agente de viagens interno pode nem sempre estar disponível em tempos de crise, pois geralmente trabalham sozinhos. Por outro lado, uma equipe dedicada de agentes externos de gestão de viagens estará disponível 24 horas por dia. Se um de seus funcionários tiver dificuldades no exterior - quer tenha ficado doente ou perdido sua bagagem - os agentes estarão de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana para ajudá-lo.

Quais são as tarefas de um agente corporativo de gerenciamento de viagens?

Quer você contrate um agente interno ou opte por uma agência externa, as tarefas desses agentes são muito semelhantes. Aqui estão as 6 principais responsabilidades dos agentes de viagens corporativos:

1. Criar e gerenciar itinerários de viagem

Se você reservar seus voos diretamente com uma companhia aérea ou usar um serviço de passagens on-line, é provável que sejam cobradas altas taxas por quaisquer alterações que deseje fazer em seu itinerário. Mudanças de horário são difíceis de evitar no mundo dos negócios, mas para não ser penalizado, você deve usar um agente de viagens corporativo para fazer as mudanças necessárias sem quaisquer custos adicionais.

Ao deixar todos os seus planos de viagem de negócios nas mãos de um agente de viagens corporativas, você pode ter certeza de que nada dará errado durante sua viagem de negócios. Isso se deve ao amplo conhecimento dos agentes da indústria de viagens.

2. Encontre o melhor preço

A maior parte do corporativo Gerenciamento de viagens envolve encontrar as melhores taxas possíveis e até mesmo negociar com vários provedores de serviços diferentes.
Os agentes de viagens para empresas têm a experiência adequada para lidar com a tarefa de negociação, uma vez que lidam com diferentes partes da indústria de viagens no dia-a-dia. Isso significa que eles podem encontrar as melhores tarifas ou até mesmo obter descontos especiais que, de outra forma, você não conseguiria.

3. Providencie acomodação adequada

Organizar a acomodação mais adequada para viajantes a negócios é outra responsabilidade fundamental de um agente de viagens corporativas. O agente procura todas as opções disponíveis ao preço certo, incluindo pensões, albergues e hotéis, antes de reservar os quartos para o número de dias e funcionários necessários.

Se você mesmo cuidasse dessa tarefa, não teria tempo suficiente para procurar uma acomodação econômica no local certo. É aqui que um agente de viagens corporativo é útil para encontrar a melhor acomodação sem estourar o orçamento.

4. Providenciar transporte

Uma das maiores partes do planejamento de viagens é o transporte. Isso pode ser facilmente tratado por um agente de viagens corporativo, que providenciará suas necessidades de transporte com antecedência. Eles irão garantir que seus voos sejam reservados, um carro alugado seja organizado, traslado do aeroporto seja providenciado e bilhetes de trem sejam comprados. Claro, você será obrigado a pagar a agência por esses serviços; no entanto, considerando a quantidade de tempo e dinheiro que eles economizam para você, a taxa ou comissão que cobram vale a pena, especialmente se você ou seus funcionários viajam regularmente.

Ao usar uma agência de gerenciamento de viagens corporativas, você não apenas obterá melhores taxas de acomodação, mas também se beneficiará de voos baratos em classe executiva para seus funcionários. Isso significa que os custos gerais com viagens de negócios podem ser reduzidos significativamente.

5. Organizar reuniões e eventos de negócios

Independentemente de sua empresa precisar organizar eventos anuais ou reuniões no exterior, o processo pode demandar tempo e investimento. Ao contratar um agente de viagens corporativo especializado para cuidar dessa tarefa, você reduzirá custos e tornará seus eventos de negócios mais lucrativos.
O processo de planejamento para hospedar um evento pode ser complexo e demorado. Uma empresa de gestão de viagens de boa reputação será, portanto, altamente vantajosa em tais situações.

6. Controle de custos de viagens e conformidade com a política

Embora o gerenciamento de custos de viagens seja a principal tarefa de um agente de viagens corporativo, você se beneficiaria muito mais se permitir que alguém com vasta experiência cuidasse desse trabalho. Os agentes especializados cumprem as políticas de viagens corporativas usando o gerenciamento de políticas de viagens em tempo real para maximizar a funcionalidade para o viajante de negócios.

A contratação de uma agência profissional para cuidar das necessidades de viagens da sua empresa não só gerará reduções de custos, mas também otimizará as relações comerciais ao mesmo tempo em que cumpre as políticas de viagens.

Como as empresas de viagens podem se beneficiar das empresas de gerenciamento de viagens corporativas

As empresas de viagens, como hotéis e companhias aéreas, podem otimizar sua estratégia de viagens com a ajuda de um agente de viagens corporativo. Isto é porque empresas de gestão de viagens são responsáveis por reservar passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carros, traslados e eventos de negócios. Para hotéis, isso serve como um link indireto para viajantes a negócios. Eles podem conquistar mais clientes por meio dos agentes de viagens corporativos, pois é função dos agentes planejar e reservar acomodações e reuniões de negócios para os funcionários das empresas.

A maioria das empresas de gerenciamento de viagens corporativas recorre ao GDS (sistema de distribuição global) para realizar suas tarefas, como encontrar a acomodação, voos e transporte certos. O GDS também é um canal de distribuição importante para hotéis, pois os conecta com os agentes de viagens corporativos e os fornece informações atualizadas sobre os preços e disponibilidade de quartos mais recentes. Graças a Sistemas GDS, as chances de empresas de gerenciamento de viagens corporativas encontrarem seu hotel e reservarem seus quartos são maximizadas. Ao fazer parte deste sistema de distribuição vital, seu hotel aumentará sua receita e alcançará um público mais amplo.

Nosso “Global Distribution System (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis? O artigo fornece mais informações sobre os principais sistemas GDS, como eles realmente funcionam e como podem ser benéficos para empresas que operam no setor de viagens.

Lista de empresas de gestão de viagens corporativas

Terceirizar a gestão de viagens de negócios para uma empresa profissional de gestão de viagens corporativas significa que as empresas se beneficiarão do conhecimento especializado e do suporte 24 horas por dia. Para proprietários de hotéis conectados a sistemas GDS, esses agentes de viagens corporativos os ajudarão a atrair mais viajantes de negócios.

No artigo “Agentes de viagens corporativas para hotéis ganharem mais viajantes a negócios”, você terá uma visão melhor de como os hotéis podem aumentar a receita com a ajuda de agentes de viagens corporativas, bem como dos melhores agentes de viagens corporativas para fazer parceria.

Contratar um agente de viagens corporativo para lidar com as necessidades de viagens de negócios de seus funcionários faz sentido quando você considera todas as vantagens acima. Esses agentes garantem que suas viagens de negócios ocorram sem problemas, liberando seu tempo para que você possa se concentrar em outras áreas de seus negócios.

Mais dicas sobre viagens corporativas

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco cada vez maior de muitos na indústria de viagens; em parte, os viajantes a negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando seus custos são cobertos pelo empregador. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

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