Gerenciamento de viagens

O gerenciamento de viagens abrange a organização e coordenação de viagens para indivíduos ou organizações. É vital para garantir a relação custo-eficácia, o cumprimento das políticas de viagem e melhorar a segurança e a conveniência dos viajantes. A gestão eficaz de viagens otimiza os gastos com viagens, melhora a experiência de viagem e aborda as complexidades de diversas logísticas de viagens.

Principais conclusões

  • Eficiência de custos: A gestão de viagens otimiza despesas relacionadas à viagem, garantindo as melhores ofertas em voos, hospedagem e seguros.
  • Melhoria da estratégia: A análise e os relatórios contínuos das despesas de viagem facilitam os ajustes estratégicos, melhorando a eficácia geral da gestão de viagens.
  • Foco no negócio principal: Delegar a organização de viagens a agentes ou equipes especializadas permite que os funcionários se concentrem em suas principais funções profissionais.
  • Conformidade política: Garante a adesão às políticas de viagens da empresa, mantendo a padronização e o controle das atividades de viagens.
  • Gerenciamento de riscos: Inclui protocolos de segurança dos viajantes e planos de resposta a emergências, vitais para gerenciar eficazmente os riscos de viagem.

Índice:

Introdução

Com a globalização ajudando a tornar as viagens de negócios mais importantes do que nunca, a disciplina de gerenciamento de viagens agora é crucial para otimizar o desempenho geral. É importante entender que viagens corporativas são complicadas, por isso não devem ser organizadas ao acaso, ou de última hora. Neste artigo, você aprenderá mais sobre o gerenciamento de viagens em si e o valor das empresas de gerenciamento de viagens ajudando a otimizar sua estratégia.

O que é gerenciamento de viagens?

O gerenciamento de viagens é uma especialidade baseada na organização de viagens corporativas, no rastreamento de despesas de viagens e na elaboração de uma estratégia abrangente de viagens. Como disciplina, destina-se a ajudar as empresas e seus funcionários a otimizar a maneira como lidam com suas necessidades de viagem. Isso significa garantir que tudo seja tratado adequadamente, minimizando qualquer impacto negativo na produtividade e nos resultados financeiros.

Quais são os benefícios do gerenciamento de viagens para as empresas?

Um grande benefício do gerenciamento de viagens é a capacidade de reduzir os custos associados a viagens. Isso pode incluir tudo, desde passagens aéreas a tarifas de hotel e seguro de viagem. Geralmente, os especialistas em gerenciamento de viagens terão contatos no setor e experiência suficiente para encontrar ou negociar as melhores ofertas.

Ao atribuir a responsabilidade por isso a um gerente de viagens dedicado ou a uma equipe de gerenciamento de viagens, os funcionários individuais podem passar muito mais tempo realizando tarefas básicas do dia a dia e menos tempo planejando viagens.

Uma vez que uma estratégia de viagem esteja estabelecida, aqueles que oferecem serviços de gerenciamento de viagens também podem ajudá-lo a melhorar continuamente essa estratégia, relatando suas despesas de viagens de negócios e sugerindo mudanças úteis.

Agentes de viagens internos x agentes de viagens externos

Existem duas abordagens principais que as empresas podem adotar: administrar o gerenciamento de viagens internamente ou terceirizá-lo para uma agência de viagens externa. Ambas as abordagens têm suas vantagens e desvantagens.

Agente de viagens interno

Usar um agente de viagens interno para fins de gerenciamento de viagens significa que a responsabilidade pelo gerenciamento de sua estratégia de viagens permanece em seu próprio negócio. Você contratará alguém especificamente para a função ou alguém que já esteja trabalhando com você assumirá essas responsabilidades.

Em termos de vantagens, isto permite-lhe escrutinar o trabalho do agente de viagens mais facilmente do que com um agente externo, e também evita pagar a comissão ou taxa de inscrição que um agente externo exigiria. Por outro lado, você precisa contratar alguém para a função ou ter um funcionário atual dividindo seu tempo.

Agências de viagens corporativas externas

A alternativa é trabalhar com uma agência externa de gerenciamento de viagens corporativas. Isso significa terceirizar a responsabilidade de gerenciamento de viagens para outra empresa especializada nessa disciplina. Você não contratará a pessoa que gerencia sua estratégia de viagens, mas pagará por meio de uma comissão sobre reservas ou uma taxa de assinatura.

As vantagens dessa abordagem incluem liberar seus próprios funcionários para fazer outras coisas e obter informações especializadas de uma empresa que se concentra exclusivamente no gerenciamento de viagens. Há também a probabilidade de obter tarifas de viagem mais baratas. Pode, no entanto, ser mais difícil examinar o trabalho preciso que eles fazem, portanto, é necessário um nível de confiança.

Quais são as tarefas de um agente de viagens?

Quer você contrate um gerente ou agente de viagens ou opte por terceirizar para uma empresa externa, as tarefas principais serão muito semelhantes. Algumas das funções e responsabilidades mais importantes são explicadas abaixo:

1. Planejamento de viagens

Em um nível básico, as viagens de negócios precisam ser planejadas com antecedência, para que todas as bases sejam cobertas. Isso envolve, entre outras coisas, selecionar as datas certas para a viagem, identificar os melhores horários para voos, o melhor local para hospedagem, se há necessidade ou não de transfers do aeroporto, etc.

Deixar o planejamento de viagens nas mãos competentes de um gerente de viagens ou empresa de gerenciamento de viagens ajudará a garantir que nada seja esquecido. Seu conhecimento profundo do indústria de viagens também pode ser inestimável.

2. Negociação

Uma grande parte de gestão de viagens corporativas envolve a organização de viagens de negócios pelo melhor preço possível. Para conseguir isso, é provável que seja necessária negociação com vários fornecedores.

As empresas de gerenciamento de viagens estão idealmente equipadas para lidar com essa responsabilidade porque sua equipe terá experiência em negociações. Eles também são muito mais propensos a ter contatos próximos em diferentes partes da indústria de viagens, permitindo-lhes garantir tarifas especiais que, de outra forma, seriam inatingíveis para você.

3. Organização de acomodação

Outra responsabilidade importante ao gerenciar os planos de viagem é organizar acomodações adequadas para viajantes a negócios. Isso significa olhar para todas as opções disponíveis, incluindo hotéis, pousadas e acomodações compartilhadas. Também significa reservar o número certo de quartos pelo preço certo, na hora e no número de dias certos.

Quando as empresas não têm tempo suficiente, procuram alojamento barato ou alojamento no local certo. No entanto, um gerente de viagens poderá reservar um tempo para pesar todas as diferentes necessidades, avaliá-las e encontrar acomodações que preencham o maior número possível de caixas, mantendo-se dentro do orçamento.

4. Transporte

O transporte é uma grande parte do planejamento de viagens, e uma boa empresa de gestão de viagens ou profissional pode ajudá-lo a lidar com todas as suas necessidades de transporte com antecedência. Isso pode incluir reserva de voos, aluguel de carro, organização de transporte para o aeroporto, compra de passagens de trem ou reserva de passes de viagem com desconto.

A otimização de sua estratégia de viagens corporativas exige que todas essas coisas sejam organizadas com antecedência, pelo melhor preço possível, garantindo que todos os viajantes de negócios cheguem a tempo aonde precisam.

5. Planejamento de reuniões e eventos

Geralmente, as viagens de negócios serão centradas na participação em reuniões ou eventos de negócios; muito trabalho vai para organizar isso. Por exemplo, você precisará garantir que todos os participantes de um evento tenham as credenciais corretas para entrar e saibam para onde estão indo e o que estão fazendo.

Se você organiza um evento de negócios, o processo de planejamento se torna ainda mais complicado. De qualquer forma, os serviços de gerenciamento de viagens de alta qualidade serão benéficos, ajudando você a lidar com o lado logístico.

6. Gerenciar despesas de viagem

Por fim, gerenciar despesas de viagem é sem dúvida a parte principal do trabalho, e um gerente de viagens profissional estará muito mais bem equipado para lidar com isso do que alguém sem experiência real. De fato, bom empresas de gestão de viagens irá ajudá-lo a simplificar as despesas, para que o alojamento e os extras fiquem todos na mesma conta.

Trabalhar com uma empresa profissional também pode ajudá-lo a gerenciar as finanças da empresa. Os relatórios financeiros consolidados facilitam a leitura, e seu gerente de viagens pode analisar esses relatórios e identificar as áreas de melhoria.

Como as empresas de viagens podem se beneficiar das empresas de gerenciamento de viagens

No mundo globalizado de hoje, viagens corporativas regulares agora são um simples fato da vida para muitas organizações. No entanto, também está se tornando mais comum que as empresas recorram a agentes de viagens corporativas ou empresas de gerenciamento de viagens profissionais para obter assistência. Um agente pode então ajudar uma empresa a otimizar sua estratégia de viagens de várias maneiras, muitas vezes assumindo a responsabilidade pela reserva de voos, aluguel de carros, acomodação e eventos. Para os proprietários de hotéis, os agentes de viagens corporativas são um elo inestimável para os viajantes de negócios.

A maioria dos agentes de viagens corporativas recorrerá a um sistema de distribuição global, ou sistema GDS para abreviar, para reservar acomodações, voos e transporte para clientes empresariais. Tendo isso em mente, é importante que as empresas que atuam no setor de viagens, como companhias aéreas, aluguel de carros ou hotéis que procuram maximizar seu apelo aos viajantes de negócios, também se conectam aos principais sistemas GDS. Isso permitirá que os agentes de viagens acessem informações em tempo real sobre, por exemplo, tarifas e disponibilidade de quartos de hotel, aumentando as chances de que eles recorram ao seu hotel para suas necessidades de viagens de negócios e aumentando sua receita.

Nosso “Global Distribution System (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis?“ O artigo traz mais informações sobre os principais sistemas GDS, como eles funcionam e como podem beneficiar as empresas que atuam no setor de viagens.

Lista de empresas de gestão de viagens

Um número crescente de empresas está terceirizando a responsabilidade pelo gerenciamento de viagens de negócios para empresas de gerenciamento de viagens, beneficiando-se de seus contatos no setor, conhecimento especializado e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Para hotéis, a conexão com os sistemas de distribuição global que esses agentes de viagens usam pode ajudar a atrair mais hóspedes de viagens de negócios.

No artigo “Agentes de viagens corporativas para hotéis ganharem mais viajantes a negócios”, você aprenderá mais sobre o papel dos agentes de viagens corporativas, descobrirá por que as empresas estão cada vez mais terceirizando o gerenciamento de viagens para eles e entenderá por que esses agentes de viagens são valiosos para hotéis que procuram atrair viajantes de negócios.

Entendendo a Bleisure Travel como um gerente de viagens

Para quem está envolvido com a gestão de viagens, é importante acompanhar todas as tendências emergentes, e uma das mais significativas é a das viagens bleisure. Em essência, isso descreve viagens que combinam elementos de negócios e lazer e geralmente envolvem viajantes de negócios que estendem a duração de uma estadia para desfrutar de outras atividades.

No "O que é Bleisure Travel? O que os viajantes Bleisure estão procurando?” artigo, você pode explorar mais o tema das viagens bleisure, para entender o que é, por que está crescendo e o que esses viajantes desejam.

Melhores quadros de empregos para encontrar empregos em gerenciamento de viagens

Indivíduos que procuram empregos em gerenciamento de viagens devem utilizar os canais certos durante sua busca de emprego. Os quadros de empregos para viagens representam uma das melhores opções para isso, mas há muitos quadros de empregos para escolher, por isso é importante concentrar os esforços naqueles com maior probabilidade de anunciar essas vagas.

No artigo "Empregos em viagens: os melhores quadros de empregos na indústria de viagens para sua carreira“, você pode explorar alguns dos quadros de empregos mais populares focados na indústria de viagens e encontrar a vaga ideal para gerenciamento de viagens.

As viagens corporativas são um componente essencial da administração de uma empresa moderna e representam uma das maiores despesas, junto com salários e custos de marketing. Por esse motivo, você deve obter o máximo valor pelo seu dinheiro. A gestão de viagens pode ajudar com isso, garantindo que todos os elementos logísticos sejam tratados adequadamente.

Mais dicas sobre viagens corporativas

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco maior de muitos na indústria de viagens, em parte os viajantes de negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando o empregador cobre seus custos. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

Mais dicas para expandir seus negócios

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Este artigo foi escrito por:

Martijn Barten
Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Sou especializado em otimizar receitas combinando gerenciamento de receitas com estratégias de marketing. Tenho mais de 15 anos de experiência desenvolvendo, implementando e gerenciando estratégias e processos de gestão de receita e marketing para propriedades individuais e multipropriedades.