Com a globalização ajudando a tornar as viagens de negócios mais importantes do que nunca, a disciplina de gerenciamento de viagens agora é crucial para otimizar o desempenho geral. É importante entender que viagens corporativas são complicadas, portanto, não devem ser organizadas ao acaso ou no último minuto. Neste artigo, você descobrirá mais sobre o gerenciamento de viagens em si, bem como o valor das empresas de gerenciamento de viagens ajudando a otimizar sua estratégia.

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O que é gerenciamento de viagens?

O gerenciamento de viagens é uma especialidade que se baseia na organização de viagens corporativas, no rastreamento de suas diversas despesas de viagem e na elaboração de uma estratégia de viagens abrangente. Como disciplina, visa ajudar as empresas e seus funcionários a otimizar a maneira como lidam com suas necessidades de viagens. Isso significa garantir que tudo seja tratado de forma adequada, ao mesmo tempo que minimiza qualquer impacto negativo em coisas como produtividade e resultados financeiros.

Quais são os benefícios do gerenciamento de viagens para as empresas?

Um grande benefício do gerenciamento de viagens é a capacidade de reduzir os custos associados a viagens. Isso pode incluir tudo, desde passagens aéreas a tarifas de hotel e seguro de viagem. Geralmente, os especialistas em gerenciamento de viagens terão contatos no setor e experiência suficiente para encontrar ou negociar as melhores ofertas.

Ao transferir a responsabilidade por isso para um gerente de viagens dedicado ou uma equipe de gerenciamento de viagens, os funcionários individuais também podem gastar muito mais tempo realizando as tarefas básicas do dia-a-dia e menos tempo planejando viagens.

Uma vez que uma estratégia de viagem esteja estabelecida, aqueles que oferecem serviços de gerenciamento de viagens também podem ajudá-lo a melhorar continuamente essa estratégia, relatando suas despesas de viagens de negócios e sugerindo mudanças úteis.

Agentes de viagens internos x agentes de viagens externos

Existem duas abordagens principais que as empresas podem adotar: administrar o gerenciamento de viagens internamente ou terceirizá-lo para uma agência de viagens externa. Ambas as abordagens têm suas vantagens e desvantagens.

Agente de viagens interno

Usar um agente de viagens interno para fins de gerenciamento de viagens significa que a responsabilidade pelo gerenciamento de sua estratégia de viagens fica por conta de sua própria empresa. Você contratará alguém especificamente para a função ou alguém que já esteja trabalhando com você assumirá essas responsabilidades.

Em termos de vantagens, isso permite que você examine o trabalho do agente de viagens mais facilmente do que com um agente externo, além de evitar o pagamento de comissão ou taxa de inscrição que um agente externo exigiria. Por outro lado, você precisa contratar alguém para a função ou ter um funcionário atual dividindo seu tempo.

Agências de viagens corporativas externas

A alternativa é trabalhar com uma agência externa de gestão de viagens corporativas. Isso significa terceirizar a responsabilidade pelo gerenciamento de viagens para outra empresa especializada nessa disciplina. Você não empregará a pessoa que gerencia sua estratégia de viagem, mas pagará por ela, seja por meio de uma comissão sobre as reservas, seja por meio de uma taxa de assinatura.

As vantagens dessa abordagem incluem liberar seus próprios funcionários para fazer outras coisas e obter uma visão especializada de uma empresa que se concentra exclusivamente na gestão de viagens. Também existe a probabilidade de obter tarifas de viagens mais baratas. No entanto, pode ser mais difícil examinar o trabalho preciso que eles fazem, portanto, é necessário um certo nível de confiança.

Quais são as tarefas de um agente de viagens?

Independentemente de você contratar um gerente de viagens ou agente, ou optar por terceirizar para uma empresa externa, as tarefas principais serão muito semelhantes. Algumas das funções e responsabilidades mais importantes são explicadas abaixo:

1. Planejamento de viagens

Em um nível básico, as viagens de negócios precisam ser planejadas com antecedência, de modo que todas as bases sejam cobertas. Isso envolve, entre outras coisas, selecionar as datas certas para a viagem, bem como identificar os melhores horários para voos, a melhor localização para acomodação, se há necessidade ou não de transporte do aeroporto, e assim por diante.

Deixar o planejamento de viagens nas mãos competentes de um gerente de viagens ou empresa de gerenciamento de viagens ajudará a garantir que nada seja esquecido. Seu conhecimento profundo do indústria de viagens também pode ser inestimável.

2. Negociação

Uma grande parte de gestão de viagens corporativas envolve a organização de viagens de negócios pelo melhor preço possível. Para conseguir isso, é provável que seja necessária negociação com uma variedade de fornecedores diferentes.

As empresas de gestão de viagens estão idealmente equipadas para lidar com essa responsabilidade, porque sua equipe terá experiência em negociações. Também é muito mais provável que tenham contatos próximos em diferentes partes da indústria de viagens, o que lhes permite garantir tarifas especiais que, de outra forma, poderiam ser inatingíveis para você.

3. Organização de acomodação

Outra responsabilidade importante ao administrar os preparativos para viagens é organizar a acomodação adequada para viajantes a negócios. Isso significa olhar para todas as opções disponíveis, incluindo hotéis, pousadas e acomodação compartilhada. Também significa reservar o número certo de quartos, pelo número certo de dias e pelo preço certo.

Quando as empresas não têm tempo suficiente, elas tendem a simplesmente procurar acomodações baratas ou no local certo. No entanto, um gerente de viagens será capaz de pesar todas as diferentes necessidades, avaliá-las e encontrar acomodações que atendam ao maior número possível de itens, mantendo-se abaixo do orçamento.

4. Transporte

O transporte é uma grande parte do planejamento de viagens e uma boa empresa de gestão de viagens ou um profissional pode ajudá-lo a lidar com todas as suas necessidades de transporte com antecedência. Isso pode incluir coisas como reservar voos, garantir um carro alugado, providenciar traslados do aeroporto, comprar passagens de trem ou reservar passes de viagem com desconto.

A otimização de sua estratégia de viagens corporativas exige que todas essas coisas sejam organizadas com antecedência, pelo melhor preço possível, garantindo ao mesmo tempo que todos os viajantes a negócios cheguem onde precisam a tempo.

5. Planejamento de reuniões e eventos

Geralmente, as viagens de negócios serão centradas em participar de reuniões ou eventos de negócios e há muito trabalho envolvido na organização disso. Por exemplo, você precisará garantir que todos os participantes de um evento tenham as credenciais corretas para entrar e que saibam para onde estão indo e o que estão fazendo.

Se você for o anfitrião do evento de negócios, o processo de planejamento se tornará ainda mais complicado. De qualquer forma, serviços de gerenciamento de viagens de alta qualidade serão benéficos, ajudando você a lidar com o lado logístico.

6. Gerenciar despesas de viagem

Finalmente, o gerenciamento de despesas de viagem é indiscutivelmente a parte principal do trabalho e um gerente de viagens profissional estará muito mais bem equipado para lidar com isso do que alguém sem experiência real na função. Na verdade bom empresas de gestão de viagens irá ajudá-lo a simplificar as despesas, para que o alojamento e os extras fiquem todos na mesma conta.

Trabalhar com uma empresa profissional também pode ajudá-lo a gerenciar as finanças da sua empresa. Os relatórios financeiros consolidados facilitam a leitura e seu gerente de viagens pode analisar esses relatórios e apontar áreas para melhorias.

Como as empresas de viagens podem se beneficiar das empresas de gerenciamento de viagens

No mundo globalizado de hoje, as viagens corporativas regulares são agora um simples fato da vida para muitas organizações. No entanto, também está se tornando mais comum as empresas recorrerem a agentes de viagens corporativos ou empresas de gerenciamento de viagens profissionais para obter assistência. Um agente pode ajudar uma empresa a otimizar sua estratégia de viagens de várias maneiras, geralmente assumindo a responsabilidade pela reserva de voos, aluguel de carros, acomodação e eventos. Para proprietários de hotéis, isso significa que os agentes de viagens corporativas são um elo inestimável para os viajantes de negócios.

Para realmente reservar hospedagem, voos e transporte para clientes empresariais, a maioria dos agentes de viagens corporativas recorrerá a um sistema de distribuição global, ou Sistema GDS como diminutivo. Com isso em mente, é importante que as empresas que operam no setor de viagens gostem companhias aéreas, locadoras de veículos ou hotéis que procuram maximizar seu apelo aos viajantes de negócios também se conectam aos principais sistemas GDS. Isso permitirá que os agentes de viagens acessem informações em tempo real sobre, por exemplo, tarifas e disponibilidade de quartos de hotéis, aumentando as chances de recorrerem ao seu hotel para atender às necessidades de viagens de negócios e aumentar sua receita no processo.

Nosso “Global Distribution System (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis? O artigo fornece mais informações sobre os principais sistemas GDS, como eles realmente funcionam e como podem ser benéficos para empresas que operam no setor de viagens.

Lista de empresas de gestão de viagens

Um número crescente de empresas está terceirizando a responsabilidade pelo gerenciamento de viagens de negócios para empresas de gerenciamento de viagens, beneficiando-se de seus contatos no setor, conhecimento especializado e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana no processo. Para hotéis, a conexão com os sistemas de distribuição global usados por esses agentes de viagens pode ajudar a atrair mais hóspedes de viagens de negócios.

No artigo “Agentes de viagens corporativas para hotéis ganharem mais viajantes a negócios”, você aprenderá mais sobre a função dos agentes de viagens corporativos, descobrirá por que as empresas estão cada vez mais terceirizando o gerenciamento de viagens para eles e compreenderá por que esses agentes de viagens são valiosos para hotéis que buscam atrair viajantes de negócios.

As viagens corporativas são um componente-chave para administrar uma empresa moderna e, junto com os salários e os custos de marketing, também representam uma das maiores despesas. Por esse motivo, é fundamental que você obtenha o máximo valor pelo seu dinheiro. A gestão de viagens pode ajudar nisso, ao mesmo tempo que garante que todos os elementos logísticos sejam tratados de forma adequada.

Mais dicas sobre viagens corporativas

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco cada vez maior de muitos na indústria de viagens; em parte, os viajantes a negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando seus custos são cobertos pelo empregador. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

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