La mondialisation contribuant à rendre les voyages d'affaires plus importants que jamais, la discipline de la gestion des voyages est désormais cruciale pour optimiser la performance globale. Il est important de comprendre que les voyages d'affaires sont compliqués et ne doivent donc pas être organisés au hasard ou à la dernière minute. Dans cet article, vous en saurez plus sur la gestion des voyages elle-même, ainsi que sur la valeur des sociétés de gestion des voyages pour vous aider à optimiser votre stratégie.

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Qu'est-ce que la gestion des voyages ?

La gestion des voyages est une spécialité, qui s'articule autour de l'organisation des voyages d'affaires, du suivi de vos différents frais de déplacement et de l'élaboration d'une stratégie globale de voyage. En tant que discipline, il vise à aider les entreprises et leurs employés à optimiser la façon dont ils traitent leurs besoins de déplacements. Cela signifie s'assurer que tout est géré correctement, tout en minimisant tout impact négatif sur des éléments tels que la productivité et les résultats financiers.

Quels sont les avantages de la gestion des voyages pour les entreprises ?

L'un des principaux avantages de la gestion des déplacements est la possibilité de réduire les coûts associés aux déplacements. Cela peut inclure tout, des billets d'avion aux tarifs des chambres d'hôtel et à l'assurance voyage. En règle générale, les spécialistes de la gestion des voyages auront des contacts dans l'industrie et suffisamment d'expérience pour trouver ou négocier les meilleures offres.

En confiant la responsabilité de cette tâche à un gestionnaire de voyages dédié ou à une équipe de gestion des voyages, les employés individuels peuvent également passer beaucoup plus de temps à effectuer des tâches quotidiennes essentielles et moins de temps à planifier des voyages.

Une fois qu'une stratégie de voyage est en place, ceux qui offrent des services de gestion de voyages peuvent également vous aider à améliorer continuellement cette stratégie, en rendant compte de vos dépenses de voyage d'affaires et en suggérant des changements utiles.

Agents de voyages internes et agents de voyages externes

Les entreprises peuvent adopter deux approches principales : gérer la gestion des voyages en interne ou la sous-traiter à une agence de voyages externe, et les deux approches ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Agent de voyage interne

L'utilisation d'un agent de voyages interne à des fins de gestion des voyages signifie que la responsabilité de la gestion de votre stratégie de voyage reste au sein de votre propre entreprise. Soit vous embaucherez quelqu'un spécifiquement pour le poste, soit quelqu'un qui est déjà à votre service assumera ces responsabilités.

En termes d'avantages, cela vous permet de contrôler le travail de l'agent de voyages plus facilement qu'avec un agent externe, et vous évite également de payer la commission ou les frais d'abonnement qu'un agent externe exigerait. D'un autre côté, vous devez soit embaucher quelqu'un pour le poste, soit avoir un employé actuel qui partage son temps.

Agences de voyages d'affaires externes

L'alternative est de travailler avec une agence externe de gestion de voyages d'affaires. Cela signifie sous-traiter la responsabilité de la gestion des voyages à une autre entreprise spécialisée dans cette discipline. Vous n'embaucherez pas la personne qui gère votre stratégie de voyage, mais vous la paierez, soit via une commission sur les réservations, soit via un abonnement.

Les avantages de cette approche incluent la libération de vos propres employés pour qu'ils fassent d'autres choses et l'obtention de l'avis d'experts d'une entreprise qui se concentre uniquement sur la gestion des voyages. Il y a aussi la possibilité d'obtenir des tarifs de voyage moins chers. Cependant, il peut être plus difficile d'examiner le travail précis qu'ils effectuent, un niveau de confiance est donc requis.

Quelles sont les tâches d'un agent de voyages ?

Que vous employiez un gestionnaire de voyages ou un agent, ou que vous choisissiez de sous-traiter à une entreprise externe, les tâches principales seront très similaires. Certaines des fonctions et responsabilités les plus importantes sont expliquées ci-dessous :

1. Planification de voyage

Fondamentalement, les voyages d'affaires doivent être planifiés à l'avance, afin que toutes les bases soient couvertes. Cela implique, entre autres, de sélectionner les bonnes dates de voyage, ainsi que d'identifier les meilleurs horaires pour les vols, le meilleur emplacement pour l'hébergement, si des transferts aéroport sont nécessaires ou non, etc.

Laisser la planification des voyages entre les mains compétentes d'un gestionnaire de voyages ou d'une société de gestion de voyages vous aidera à vous assurer que rien n'est oublié. Leur connaissance approfondie de la l'industrie du voyage peut aussi être inestimable.

2. Négociation

Une grande partie de gestion des voyages d'affaires consiste à organiser des déplacements professionnels au meilleur prix. Pour y parvenir, des négociations seront probablement nécessaires avec une variété de fournisseurs différents.

Les sociétés de gestion de voyages sont idéalement équipées pour assumer cette responsabilité, car leur personnel sera expérimenté dans les négociations. Ils sont également beaucoup plus susceptibles d'avoir des contacts étroits dans différentes parties de l'industrie du voyage, ce qui leur permet d'obtenir des tarifs spéciaux qui pourraient autrement vous être inaccessibles.

3. Organisation de l'hébergement

Une autre responsabilité clé lors de la gestion des préparatifs de voyage consiste à organiser un hébergement approprié pour les voyageurs d'affaires. Cela signifie examiner toutes les options disponibles, y compris les hôtels, les chambres d'hôtes et les hébergements partagés. C'est aussi réserver le bon nombre de chambres, pour le bon nombre de jours, au bon prix.

Lorsque les entreprises n'ont pas suffisamment de temps, elles ont tendance à rechercher simplement un logement bon marché ou un logement au bon endroit. Cependant, un travel manager saura prendre le temps de peser les différents besoins, de les évaluer et de trouver un hébergement qui coche le plus de cases possible, tout en respectant le budget.

4. Transport

Le transport fait partie intégrante de la planification des voyages et constitue un bon société de gestion de voyages ou professionnel peut vous aider en traitant tous vos besoins de transport à l'avance. Cela peut inclure des choses comme la réservation de vols, la réservation d'une voiture de location, l'organisation de transferts aéroport, l'achat de billets de train ou la réservation de laissez-passer de voyage à prix réduit.

Optimiser votre stratégie de voyages d'affaires nécessite que tout cela soit organisé à l'avance, au meilleur prix possible, tout en garantissant à tous les voyageurs d'affaires d'arriver là où ils doivent être à temps.

5. Planification de réunions et d'événements

En règle générale, les voyages d'affaires seront centrés sur la participation à des réunions ou à des événements professionnels et il y a beaucoup de travail à faire pour organiser cela. Par exemple, vous devrez vous assurer que tous ceux qui assistent à un événement ont les bonnes informations d'identification pour entrer et qu'ils savent où ils vont et ce qu'ils font.

Si vous organisez réellement l'événement d'affaires, le processus de planification devient encore plus compliqué. Quoi qu'il en soit, des services de gestion de voyages de haute qualité seront bénéfiques, vous aidant à faire face à l'aspect logistique.

6. Gérer les frais de voyage

Enfin, la gestion des frais de voyage est sans doute la partie principale du travail et un gestionnaire de voyages professionnel sera bien mieux équipé pour gérer cela qu'une personne sans réelle expérience dans le rôle. En effet, bien sociétés de gestion de voyages vous aidera à simplifier les dépenses, de sorte que l'hébergement et les extras relèvent d'une même facture.

Travailler avec une entreprise professionnelle peut également vous aider à gérer les finances de votre entreprise. Les rapports financiers consolidés facilitent la lecture et votre gestionnaire de voyages peut analyser ces rapports et identifier les points à améliorer.

Comment les sociétés de voyages peuvent bénéficier des sociétés de gestion de voyages

Dans le monde globalisé d'aujourd'hui, les voyages d'affaires réguliers sont désormais une simple réalité pour de nombreuses organisations. Cependant, il est également de plus en plus courant pour les entreprises de se tourner vers des agents de voyages d'affaires ou des sociétés de gestion de voyages professionnelles pour obtenir de l'aide. Un agent peut ensuite aider une entreprise à optimiser sa stratégie de voyage de plusieurs manières, souvent en assumant la responsabilité de la réservation de vols, de locations de voitures, d'hébergement et d'événements. Pour les propriétaires d'hôtels, cela signifie que les agents de voyages d'affaires constituent un lien inestimable avec les voyageurs d'affaires.

Afin de réserver réellement l'hébergement, les vols et le transport pour les clients d'affaires, la plupart des agents de voyages d'affaires se tourneront vers un système de distribution mondial, ou Système GDS pour faire court. Dans cet esprit, il est important que les entreprises opérant dans l'industrie du voyage comme compagnies aériennes, les agences de location de voitures ou les hôtels cherchant à maximiser leur attractivité auprès des voyageurs d'affaires se connectent également aux principaux systèmes GDS. Cela permettra ensuite aux agents de voyages d'accéder à des informations en temps réel sur, par exemple, les tarifs et la disponibilité des chambres de l'hôtel, augmentant ainsi les chances qu'ils se tournent vers votre hôtel pour leurs besoins de voyages d'affaires et augmentant ainsi vos revenus.

Notre « Global Distribution System (GDS) : quels avantages pour les hôtels ? L'article fournit plus d'informations sur les principaux systèmes GDS, leur fonctionnement réel et les avantages qu'ils peuvent apporter aux entreprises opérant dans l'industrie du voyage.

Liste des sociétés de gestion de voyages

Un nombre croissant d'entreprises sous-traitent la responsabilité de la gestion des voyages d'affaires à des sociétés de gestion de voyages, bénéficiant de leurs contacts dans l'industrie, de leurs connaissances spécialisées et d'une assistance 24h/24 et 7j/7 dans le processus. Pour les hôtels, la connexion aux systèmes de distribution mondiaux utilisés par ces agents de voyages peut aider à attirer davantage de clients en voyage d'affaires.

Dans l'article « Les agences de voyages d'affaires pour les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires », vous en apprendrez davantage sur le rôle des agents de voyages d'affaires, découvrirez pourquoi les entreprises leur sous-traitent de plus en plus la gestion des voyages et comprendrez pourquoi ces agents de voyages sont précieux pour les hôtels qui cherchent à attirer les voyageurs d'affaires.

Les voyages d'affaires sont un élément clé de la gestion d'une entreprise moderne et, avec les salaires et les coûts de marketing, représentent également l'une des dépenses les plus importantes. Pour cette raison, il est impératif que vous en obteniez le meilleur pour votre argent. La gestion des voyages peut vous aider, tout en veillant à ce que tous les éléments logistiques soient correctement gérés.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires reçoit une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leurs coûts sont couverts par leur employeur. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires se développent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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