Un nombre croissant d'organisations sous-traite la responsabilité globale de la gestion de leurs divers besoins en voyages d'affaires à des sociétés de gestion de voyages dédiées. À bien des égards, les sociétés TMC fonctionnent de la même manière qu'une agence de voyages et peuvent aider les entreprises à économiser du temps et de l'argent. Dans cet article, vous en saurez plus sur l'importance de la gestion des voyages d'affaires et comment vous pouvez réellement choisir la meilleure société de gestion de voyages.

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Qu'est-ce que la gestion des voyages ?

La gestion des voyages est le terme utilisé pour décrire la gestion stratégique des besoins en voyages. Cela peut inclure tout, depuis la recherche et la réservation de vols, la négociation avec les fournisseurs, l'organisation du transport et la réservation de l'hébergement. Cela peut également impliquer de gérer les dépenses et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des voyageurs.

La gestion des voyages peut être effectuée par ou pour le compte d'entreprises, d'organisations ou de particuliers. La forme la plus courante de gestion des voyages est gestion des voyages d'affaires, qui est effectué pour le compte d'une entreprise.

Que sont les sociétés de gestion de voyages ?

Une société de gestion de voyages est une entreprise spécialisée dans la fourniture de services de gestion de voyages pour des clients ou des clients. Dans la grande majorité des cas, leurs clients seront des entreprises, des organisations ou des groupes qui souhaitent externaliser la responsabilité de la gestion des voyages, bien que les particuliers puissent également se tourner vers un gestionnaire de voyages.

Les sociétés TMC facturent généralement des frais d'abonnement ou des frais fixes pour les services spécifiques que vous utilisez. Les entreprises se tournent vers les sociétés de gestion de voyages pour la commodité, l'expertise du secteur, le gain de temps et la gestion complète des exigences de voyage. Cela peut être particulièrement important dans les grandes entreprises, avec de nombreux voyageurs d'affaires.

Sociétés de gestion de voyages : comment en choisir une ?

Il existe un large éventail de sociétés de gestion de voyages différentes, chacune se présentant comme la meilleure option pour les entreprises qui cherchent à externaliser la gestion des voyages d'affaires. Alors, comment pouvez-vous réellement choisir entre eux? Ci-dessous, vous trouverez six conseils pratiques pour affiner les différentes sociétés TMC.

1. Les frais et les économies

Pour la grande majorité des entreprises, les frais impliqués et les économies possibles sont probablement la principale considération lors du choix entre les sociétés de gestion de voyages. Toutes les sociétés de gestion de voyages exigeront un paiement pour leurs services, mais vous devez considérer comment l'argent dépensé peut être compensé par l'argent potentiel économisé.

À titre d'exemple, les sociétés TMC ont tendance à avoir d'excellents l'industrie du voyage contacts, leur permettant de débloquer des réductions sur les chambres d'hôtel et les transports qui pourraient autrement ne pas être disponibles. Il est également important de considérer l'argent économisé par la gestion externe des besoins de déplacement, permettant à vos employés de se concentrer plutôt sur leur travail quotidien.

2. Combien de personnalisation ?

Ensuite, vous devez commencer à regarder le montant de personnalisation qui est proposé par différentes sociétés de gestion de voyages. Il est impératif que vous sous-traitiez les responsabilités de gestion des voyages à une entreprise disposée à travailler avec vous, plutôt que d'essayer de vous adapter à ses propres préférences.

Dans quelle mesure adapteront-ils leurs services pour répondre à vos besoins spécifiques ? Sont-ils en mesure de vous aider à créer une politique de voyage d'entreprise qui fonctionne pour votre entreprise et vos voyageurs d'affaires ? Peuvent-ils utiliser les données pour faire des recommandations intelligentes, en fonction de vos préférences ? Évitez les entreprises qui offrent un service standardisé à tous les clients.

3. L'expérience client

Le service client offert et l'expérience client qui peut être fournie sont un autre différenciateur concurrentiel majeur pour les entreprises de TMC. Même avec les meilleures politiques et processus en place, les voyages d'affaires peuvent être complexes. Des retards peuvent survenir, des changements de plan de dernière minute peuvent être nécessaires et vous devez savoir qu'une entreprise peut intervenir.

Considérez ce qui pourrait mal tourner avec les voyages d'affaires et trouvez une société de gestion de voyages qui vous aidera non seulement à résoudre les problèmes, mais aussi à les éviter dès que possible. Sont-ils disponibles 24h/24 et 7j/7 si un voyageur d'affaires en a besoin ? Quels conseils ou avis d'experts peuvent-ils offrir? Peuvent-ils répondre aux demandes de dernière minute ?

4. Technologie proposée

La gestion des voyages d'affaires est importante, vous voulez donc savoir que vous travaillez avec une entreprise qui la prend au sérieux. Pour cette raison, il vaut la peine de prendre le temps de se renseigner sur la technologie utilisée par les différentes sociétés de gestion de voyages. En général, l'utilisation d'une technologie de pointe et de haute qualité se reflète bien sur eux.

Parlez-leur du ou des systèmes de distribution mondiaux qu'ils utilisent, mais concentrez-vous également sur ce qui est disponible pour votre entreprise. Ont-ils une application mobile ? Proposent-ils des logiciels clients ? Qu'est-ce qui le rend spécial ou unique? Les systèmes de réservation en ligne sont essentiels, mais une entreprise qui propose également des systèmes d'appel peut être préférable pour de nombreuses entreprises.

5. Disponibilité des rapports

La gestion des voyages va au-delà de la simple organisation de voyages d'affaires lorsque cela est nécessaire. Le volet gestion implique la fixation d'objectifs, la prise de décisions stratégiques et le suivi continu des résultats. Pour que cela fonctionne correctement, vous devez avoir accès aux informations sur la façon dont votre stratégie de voyage fonctionne actuellement.

Lorsque vous comparez les sociétés TMC, examinez la disponibilité des rapports. Quel type de reportage proposent-ils ? À quelle fréquence recevrez-vous des rapports ? Pouvez-vous demander des informations quand vous en avez besoin ? Vous devriez essayer de travailler avec un agent de voyages d'affaires qui vous aidera à analyser les rapports, à tirer des conclusions et à faire des recommandations.

6. Avis et commentaires des clients

Enfin, il est important que vous ne preniez pas simplement les sociétés TMC au mot. Vous devez savoir qu'ils peuvent réellement livrer ce qu'ils ont promis, ce qui signifie rechercher des commentaires. Les critiques en ligne peuvent servir de point de départ utile, vous donnant une indication de ce que les gens pensent, mais vous devez creuser plus profondément.

Les meilleures sociétés de gestion de voyages se feront un plaisir de fournir des références de clients, alors n'ayez pas peur de demander. Un manque de volonté de fournir des références pourrait être un signal d'alarme. Cela vaut également la peine de demander directement l'avis d'autres entreprises, donc si vous connaissez une organisation qui a utilisé le TMC en question, parlez-leur de leur expérience.

Avantages de l'utilisation de sociétés de gestion de voyages

À présent, vous devriez savoir ce qu'il faut rechercher dans une bonne entreprise de gestion de voyages. Cela étant dit, vous vous demandez peut-être encore certains des avantages spécifiques liés à cette voie.

Dans l'article « Société de gestion de voyages : avantages de l'utilisation d'une société TMC » vous pourrez en savoir plus sur les sociétés de gestion de voyages et le rôle qu'elles jouent. De plus, vous comprendrez mieux pourquoi tant d'organisations sous-traitent la responsabilité de la gestion des voyages, avec neuf avantages spécifiques.

Liste des sociétés de gestion de voyages

Les sociétés de gestion de voyages offrent aux hôtels une opportunité unique d'attirer un plus grand nombre de voyageurs d'affaires. Les propriétaires d'hôtels peuvent y parvenir en se connectant aux principaux systèmes de distribution mondiaux et en nouant des relations étroites et mutuellement bénéfiques avec des sociétés de gestion de voyages spécifiques.

Dans l'article « Les agences de voyages d'affaires pour les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires » vous en apprendrez davantage sur les façons dont les sociétés de gestion de voyages peuvent aider les hôtels et trouver huit des meilleurs agents de voyages d'affaires.

Les sociétés de gestion de voyages offrent de nombreux avantages aux entreprises ayant des besoins en voyages d'affaires, mais trouver la bonne entreprise nécessite un processus minutieux. En particulier, vous devez prendre en compte des aspects tels que le coût, les économies potentielles, le niveau de service client et de personnalisation, et les antécédents de l'entreprise.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires reçoit une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leurs coûts sont couverts par leur employeur. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires se développent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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