Une société de gestion de voyages d'affaires offre de nombreux avantages aux grandes et petites entreprises. Des économies de coûts de voyage à l'organisation de plusieurs itinéraires, aucune entreprise ou voyageur d'affaires ne peut se permettre de contourner les services d'une agence de voyages d'affaires, surtout s'ils voyagent souvent. Mais étant donné le grand nombre de sociétés de gestion de voyages d'affaires, comment sélectionner la bonne entreprise ? Continuez à lire pour le découvrir.

Menu rapide:

Qu'est-ce que la gestion des voyages d'affaires ?

La fonction de gestion des voyages d'affaires est de gérer les besoins de déplacement des employés d'une entreprise, les coûts associés et de se conformer aux politiques de voyage de l'entreprise.

Une société dédiée à la gestion des voyages d'affaires est chargée de gérer tous les aspects des voyages d'affaires pour le personnel de l'entreprise, de la signature de contrats avec les compagnies aériennes, les chaînes hôtelières et les sociétés de location de voitures à l'organisation d'autres services connexes. Les grandes organisations emploient généralement des agents de voyages internes, tandis que les petites entreprises sous-traitent leurs besoins en voyages d'affaires à des sociétés externes de gestion des voyages d'affaires.

Pourquoi utiliser une société de gestion de voyages d'affaires?

Après les salaires et les primes, les déplacements et les dépenses associées constituent le coût de contrôle le plus élevé d'une entreprise. La fonction de gestion des voyages d'affaires pour les entreprises est donc d'une importance stratégique.

Une société de gestion de voyages d'affaires établit des contrats avec les compagnies aériennes et les hôtels pour s'assurer que les employés d'une entreprise peuvent toujours trouver des vols, des transports et des chambres d'hôtel appropriés chaque fois qu'ils en ont besoin. C'est par l'intermédiaire de ces agents que les entreprises peuvent obtenir d'importantes remises sur les voyages. Ce ne serait pas le cas si le voyageur d'affaires réservait lui-même le vol ou la chambre d'hôtel.

Comment sélectionner une bonne société de gestion de voyages d'affaires ?

Comme il existe de nombreuses sociétés de gestion de voyages d'affaires différentes, vous devrez déterminer quelle agence répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise. Ci-dessous, vous trouverez six questions essentielles qui faciliteront votre choix.

1. Quels sont les coûts et les économies ?

Chaque agence de voyages d'affaires doit facturer des frais pour ses services, mais vous devez déterminer comment leurs frais peuvent être compensés par les économies que vous réaliserez grâce à de meilleurs tarifs. Pour la plupart des entreprises, les frais sont compensés par les économies potentielles et de tels services s'avèrent très rentables à long terme, surtout si leur personnel doit se déplacer régulièrement pour affaires.

Étant donné que les sociétés de gestion de voyages d'affaires établies ont d'excellents contacts dans le voyage et tourisme l'industrie, ils peuvent répercuter les réductions sur les vols, les transports et les chambres d'hôtel à vos employés. De plus, lorsque tous vos besoins de voyage sont gérés par une agence externalisée, vos employés peuvent se concentrer sur leurs tâches quotidiennes plutôt que de passer leur temps à chercher des vols et des chambres d'hôtel.

2. Offrent-ils la personnalisation ?

Il n'y a pas deux entreprises qui ont exactement les mêmes besoins de voyage. Pour cette raison, certaines agences de voyages d'affaires proposent des services de personnalisation pour ces entreprises dans des secteurs spécifiques.

Si vous évoluez dans un secteur spécialisé, par exemple dans l'informatique, le droit, l'association, la vente, etc., vous devez envisager de choisir une agence spécialisée pour l'accompagnement de vos déplacements professionnels. Il existe également de plus grandes agences qui ont des départements dédiés pour répondre à votre secteur.

3. Quelle est l'expérience des sociétés de gestion de voyages d'affaires ?

Outre la personnalisation, vous devez également tenir compte de la fréquence à laquelle vos employés voyagent et où ils se rendent. Il existe des agences de voyages d'affaires qui se spécialisent uniquement dans les voyages à l'étranger ou les voyages intérieurs. Pour choisir le bon, vous devez savoir si vos employés ne voyagent que vers des destinations locales ou à l'étranger. Si vous utilisez une société de gestion de voyages qui n'a pas l'expérience adéquate dans la gestion des voyages internationaux, vous risquez de rencontrer des problèmes en ce qui concerne les changements d'itinéraire de dernière minute, les retards ou les urgences. Vous avez besoin d'un agent de voyages très expérimenté pour fournir à vos employés une assistance 24h/24 et 7j/7 dans le monde entier.

Bien qu'il existe certaines petites agences de voyages d'affaires qui se concentrent uniquement sur les voyages intérieurs, elles peuvent faire partie d'un réseau plus vaste qui peut vous offrir des voyages internationaux. Gestion des voyages. C'est très bien tant qu'ils peuvent toujours vous fournir le même niveau d'assistance sur l'ensemble du réseau.

4. Quelles technologies sont utilisées ?

Lorsqu'une entreprise utilise une technologie de pointe pour offrir un service à ses clients, elle leur fait généralement du bien. Les agences innovantes qui suivent les dernières tendances technologiques ont plus de chances de réussir dans des secteurs concurrentiels. Vous voudrez faire équipe avec les agences qui disposent d'équipes d'experts en technologie qui mettent en œuvre des interfaces utilisateur fluides et une conception intuitive des réservations de voyages.

Chaque entreprise moderne doit être automatisée et rationalisée. Il est préférable de trouver une agence qui tire parti des dernières tendances et systèmes technologiques. Assurez-vous de leur poser des questions sur le système de distribution mondial qu'ils utilisent ainsi que sur les applications ou les logiciels qu'ils peuvent fournir pour votre entreprise.

5. Quel type de rapport proposent-ils ?

Il y a plus à gestion des voyages d'affaires que d'organiser simplement un voyage d'affaires. Les tâches d'une société de gestion de voyages d'affaires consistent à fixer des objectifs, à prendre des décisions importantes et à surveiller les résultats de manière continue. Afin d'établir des relations à long terme avec une agence de voyages, celle-ci doit vous proposer une stratégie qui fonctionne pour vous deux.

Lorsque vous recherchez la bonne société de gestion de voyages d'affaires, découvrez quel type de rapports elle propose à ses clients et si vous pouvez y accéder quand vous en avez besoin. La bonne agence devrait vous aider à évaluer les rapports et à apporter des modifications, si nécessaire.

6. Peuvent-ils répondre ou dépasser vos attentes ?

Enfin, vous devez vous assurer que l'agence que vous choisissez vous offrira un service et une communication hors pair. Avant de signer le contrat, assurez-vous de bien leur faire comprendre vos attentes. Créez un plan de réunions et d'examens réguliers avec la société de gestion des voyages d'affaires. Vous devez également décrire vos objectifs commerciaux dans le contrat de service. Cela peut être fait sous la forme de créer des métriques spécifiques ainsi que des détails sur la politique de voyage de votre entreprise.

En communiquant régulièrement avec votre agent de voyages d'affaires, vous aurez de bonnes chances de suivre et de surveiller ses performances. Cependant, pour vous épargner le temps et les tracas de faire des ajustements visant à améliorer les performances, vous devez opter pour une agence très réputée et bien établie avec de nombreux retours clients positifs.

Avantages de l'utilisation de sociétés de gestion de voyages d'affaires

Comme mentionné précédemment, les entreprises peuvent bénéficier d'économies à long terme lorsqu'elles optent pour les services d'une agence de voyages d'affaires pour gérer leurs déplacements professionnels. Mais il y a bien d'autres avantages dont vous n'êtes peut-être pas au courant.

L'article suivant, « Société de gestion de voyages : avantages de l'utilisation d'une société TMC » fournit des détails complets sur toutes les principales raisons et avantages de faire appel à une agence de voyages d'affaires.

Comment les agences de voyages peuvent bénéficier des agences de gestion de voyages d'affaires

Les agences de voyages telles que les hôtels, les compagnies aériennes et les agences de location de voitures peuvent augmenter considérablement leurs réservations si elles profitent de l'opportunité unique offerte par les sociétés de gestion de voyages d'affaires. Ils peuvent le faire en se connectant au même système que les sociétés de gestion de voyages : un système de distribution mondial. GDS aidera les hôtels à nouer des relations bénéfiques avec les sociétés de gestion de voyages d'affaires et ainsi à attirer davantage de voyageurs d'affaires.

« Les agences de voyages d'affaires pour les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires » est un article détaillé expliquant comment les sociétés de gestion de voyages d'affaires peuvent aider les hôtels à attirer plus de voyageurs d'affaires. L'article révèle également une liste des meilleures agences de voyages d'affaires.

Votre agent de voyages d'affaires doit non seulement partager les objectifs de votre entreprise et répondre aux besoins de voyage de votre personnel, mais il doit également refléter votre politique de voyage. En choisissant la meilleure agence, vous économiserez sur les frais de déplacement et rendrez votre entreprise plus attractive pour les fournisseurs.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires reçoit une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leurs coûts sont couverts par leur employeur. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires se développent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

Plus de conseils pour développer votre entreprise

Revfine.com est une plate-forme de connaissances pour l'industrie de l'hôtellerie et du voyage. Les professionnels utilisent nos idées, nos stratégies et nos conseils pratiques pour s'inspirer, optimiser les revenus, innover dans les processus et améliorer l'expérience client. Vous pouvez trouver tout conseils de l'industrie du voyage dans les catégories Commercialisation et distribution, Dotation & Carrière et Technologie et logiciel.

Soumettre un article