Un voyageur d'affaires peut tirer de nombreux avantages en utilisant les services d'une agence de voyages d'affaires professionnelle. Ceux qui choisissent de ne pas utiliser de tels services perdent non seulement un support client exceptionnel, mais ils perdent également de l'argent. Dans cet article, découvrez en quoi consiste exactement une société de gestion de voyages d'affaires et 9 raisons d'utiliser ce service.

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Qu'est-ce qu'une agence de voyages d'affaires ?

Les agences de voyages d'affaires, également connues sous le nom de sociétés de gestion de voyages, fournissent des services liés aux voyages avec des remises et des avantages, qui peuvent être ajustés pour répondre à la politique de voyage de l'entreprise et au devoir de diligence pour les voyageurs d'affaires.

Ces agents de voyages d'affaires sont composés d'experts en voyages indépendants ou internes qui sont responsables de la gestion et du suivi des dépenses de voyage ainsi que de l'organisation des déplacements des entreprises ou des particuliers. L'article, « Qu'est-ce que la gestion des voyages ? », explique plus en détail le rôle des TMC pour les entreprises.

Agence de voyages d'affaires : 9 raisons d'en utiliser une

Sociétés de gestion de voyages d'affaires peut être très bénéfique pour les entreprises pour un certain nombre de raisons. Pour vous faire une meilleure idée de leur utilité, voici 9 des principaux avantages de faire appel à une agence de voyages d'affaires pour gérer vos déplacements professionnels.

1. Voyage à prix réduit

Une agence de voyages d'affaires peut offrir aux entreprises de nombreux avantages, notamment des réductions sur les vols et l'hébergement. Les agences de voyages d'affaires qui travaillent dans le voyage et tourisme l'industrie réserve souvent de gros volumes de vols et de chambres d'hôtel pour des particuliers du monde entier. Cela les met dans une position favorable lorsqu'il s'agit d'obtenir de meilleurs tarifs ou des réductions sur les vols. En faisant appel à une agence de voyages d'affaires, vous êtes plus susceptible d'obtenir un tarif spécial sur votre voyage d'affaires que si vous deviez faire la réservation vous-même.

Mais ce n'est pas le seul avantage de faire appel à un agent de voyages d'affaires. Comme ils travaillent dans l'industrie depuis longtemps (les agences établies de longue date), ils peuvent également accéder aux surclassements de vol et de chambre d'hôtel, aux salons VIP et au transport terrestre de première classe.

2. Économisez du temps et de l'argent

Économiser du temps et de l'argent sont des avantages évidents de faire appel à une agence de voyages d'affaires. En raison de leurs contacts et de leur expertise dans l'industrie, ils peuvent facilement vous trouver les meilleures offres. La plupart des entreprises choisissent des agences de voyages d'affaires spécialisées dans les relations avec les clients du même secteur qu'elles. Ceci est très avantageux car les agences de voyages d'affaires expérimentées seront en mesure d'optimiser votre stratégie de voyage, vous permettant ainsi d'économiser du temps et de l'argent.

3. Assistance 24h/24

Votre agent de voyages d'affaires agit comme un contact d'urgence, chaque fois que vous ou vos employés avez besoin de leur soutien avant, pendant ou après leurs déplacements. Que vous voyagiez au pays ou à l'étranger, il est fort probable que vous ayez besoin de l'aide d'une agence de voyages d'affaires, surtout si vous ne parlez pas la langue locale. Vous pouvez même vous retrouver coincé au milieu d'un bouleversement politique ou météorologique défavorable. C'est ici que votre agent de voyages d'affaires viendra à votre secours, de jour comme de nuit.

Où que vous soyez dans le monde, votre agence de voyages d'affaires éliminera le stress de vos problèmes en contactant leurs contacts et en réglant tout immédiatement afin que vous puissiez continuer à profiter de votre voyage d'affaires.

4. Connaissances internes

Étant donné que les agences de voyages d'affaires ont des années d'expérience dans leur domaine, elles peuvent vous fournir des informations privilégiées, qui ne sont pas ouvertement accessibles au public. Leur vaste connaissance et leurs informations privilégiées les tiennent au courant des derniers événements concernant les changements de prix des vols.

Un autre avantage clé de leurs connaissances internes est que les changements d'itinéraire peuvent être effectués sans que vous ayez à payer de frais. Un agent de voyages d'affaires peut apporter toutes sortes de modifications aux itinéraires à peu ou pas de frais pour vous, économisant ainsi de l'argent pour votre entreprise.

5. Se conformer à la politique de voyage d'entreprise

Toute petite ou grande entreprise avec des employés qui voyagent pour le travail doit appliquer une politique de voyage d'entreprise afin de s'assurer que leur personnel respecte les règles de base. Ces règles incluent les classes de vol spécifiques, les tarifs par étoiles des voitures de location et les tarifs des classes d'hôtel.

Un agent de voyages d'affaires aide à appliquer cette politique en guidant vos employés sur toutes les options conformes. En faisant appel à une agence de voyages d'affaires, vous vous assurerez que les membres de votre personnel adhèrent à la politique de voyage de votre entreprise sans avoir à faire un effort supplémentaire pour suivre la conformité des voyages.

6. Un meilleur accès aux ressources

Les agents de voyages d'affaires peuvent vous fournir un accès étendu à toutes les ressources dont vous avez besoin pour que votre voyage d'affaires se déroule comme prévu. Ces agents utilisent les meilleurs outils en ligne pour déterminer les facteurs susceptibles d'affecter votre voyage d'affaires. Ils peuvent également imprimer vos billets d'avion, se renseigner sur les retards potentiels, s'assurer que votre chauffeur viendra vous chercher à l'aéroport et divers autres processus importants pour que votre voyage se déroule le mieux possible.

Étant donné que les agences de voyages d'affaires ont un meilleur accès aux outils en ligne, elles peuvent éviter tout incident pouvant survenir pendant ou avant votre voyage prévu. Même si les changements météorologiques entraînent des retards de vol, votre agent réservera rapidement un vol alternatif. Lorsque vous faites appel à une agence de voyages d'affaires, vous aurez non seulement l'esprit tranquille lors de votre voyage d'affaires, mais vous savez également qu'il y a une équipe de professionnels compétents derrière vous en cas de problème.

7. Les meilleurs systèmes de réservation de voyages

Comme mentionné précédemment, les agences de voyages d'affaires ont accès aux meilleurs systèmes en ligne pour effectuer des réservations de voyages. Dans le monde moderne des voyages d'affaires, la réservation de bout en bout sur le Web est une nécessité car elle élimine les tracas liés aux réservations individuelles de vols, de chambres, etc.
Avec l'aide d'une agence de voyages d'affaires, vous pouvez être sûr d'obtenir les meilleurs tarifs possibles. Il n'y a pas de stratégies cachées impliquées dans le processus car l'agent utilise une plateforme de réservation fiable et cohérente.

Une agence de voyages d'affaires moderne vous fournit tous les outils nécessaires, y compris une application mobile pour soumettre vos projets de voyage et demander des modifications à tout moment du jour ou de la nuit. En utilisant la bonne technologie et le bon logiciel, vous pouvez garder la ligne de communication ouverte entre vous et votre agent de voyages.

La technologie de pointe joue un rôle important dans cette industrie. Si vous deviez gérer vous-même les itinéraires de voyage de vos employés, l'ensemble du processus peut prendre beaucoup de temps. D'autre part, l'utilisation d'une application mobile ou d'un logiciel pour envoyer vos plans de voyage à l'agent peut facilement se faire en quelques minutes.

8. Un service complet

En plus de réserver la location de voiture, les vols, les chambres et le transfert aéroport, un agent de voyages d'affaires peut également s'occuper des formalités de visa pour la destination vers laquelle vous ou vos employés voyagez. Il existe également une assurance voyage, des taux de change, un parking, des lieux d'affaires, des réunions, des événements et bien plus encore qu'une agence de voyages d'affaires peut organiser pour vous. Une agence de voyages d'affaires peut fournir un service complet du début à la fin afin que vous n'ayez à vous soucier de rien pendant votre voyage d'affaires.

9. Agents dédiés

Enfin, la dernière raison d'utiliser un agent de voyages d'affaires est son engagement à connaître vos besoins de voyage. La plupart des agences créent des profils d'entreprise et nomment leurs agents pour des clients spécifiques. Cela rend les arrangements de voyage simples et précis. De plus, vos exigences spécifiques seront satisfaites à chaque fois avec un agent dédié afin que vous n'ayez pas à revenir sur les détails avec eux encore et encore.

Les demandes spécifiques peuvent inclure les numéros de siège, les chambres fumeurs, les exigences alimentaires et le traitement des voyageurs fréquents. Les agents avec des profils d'entreprise s'assurent toujours que les politiques de voyage sont respectées avec chaque réservation. Tous ces éléments sont importants pour assurer le bon déroulement d'un voyage d'affaires.

Trouver la bonne agence de voyages d'affaires

Le choix du bon agent pour votre entreprise ne doit pas commencer par l'agent lui-même. Vous devez d'abord évaluer votre propre politique de voyage. Une fois que vous avez défini une politique de voyage claire, l'agent que vous choisissez alignera également ses services en fonction des besoins exacts de votre entreprise. Vous devez également tenir compte des destinations vers lesquelles vos employés sont les plus susceptibles de voyager ainsi que de votre budget pour ces déplacements professionnels. Lisez la suite pour savoir comment choisir la meilleure agence de voyages d'affaires pour votre entreprise.

Le type d'agent que vous sélectionnez doit être basé sur la taille de votre entreprise et le secteur dans lequel vous travaillez. Par exemple, si vous êtes une grande entreprise qui doit assister régulièrement à des événements d'affaires, vous aurez besoin d'un agent de voyages qui est équipé pour organiser le bon lieux pour vos réunions ou événements. Ils devront également être suffisamment adaptables pour apporter des modifications de dernière minute aux itinéraires.

Enfin, un autre élément clé pour trouver la meilleure agence de voyages d'affaires est de s'assurer qu'elle correspond à la culture de votre entreprise. Comme ces agents travailleront en étroite collaboration avec votre personnel, ils doivent adhérer à vos politiques. Par exemple, si votre entreprise met l'accent sur la flexibilité des horaires de travail pour les employés qui sont en voyage d'affaires, vous aurez besoin d'un agent qui peut également se conformer à cette politique.

Comment les agences de voyages peuvent augmenter leurs revenus avec l'aide d'une agence de voyages d'affaires

Les voyages d'affaires fréquents peuvent être coûteux et compliqués à organiser, surtout s'il s'agit de plusieurs voyageurs avec des itinéraires distincts. La plupart des entreprises n'ont ni le temps ni les ressources pour effectuer elles-mêmes de telles tâches, c'est pourquoi elles optent pour les services d'une agence de voyages d'affaires. Les agences de voyages d'affaires non seulement organisent et gèrent les voyages d'affaires pour les entreprises, mais elles sont également très avantageuses pour l'industrie hôtelière car elles doivent effectuer régulièrement des réservations de plusieurs chambres.

Pour réserver un hébergement et bien plus encore, la plupart des agences de voyages d'affaires utilisent un Système GDS (système de distribution mondial). C'est là que les hôtels peuvent également profiter et maximiser leurs profits en se connectant à un système GDS. Ce système fournit un accès en temps réel aux prix et à la disponibilité des chambres de votre hôtel, augmentant ainsi les chances d'attirer plus de voyageurs d'affaires et d'augmenter les revenus en même temps.

Dans le guide détaillé, « Global Distribution System (GDS) : quels sont les avantages pour les hôtels ? » vous découvrirez ce qu'est exactement un GDS et comment il peut bénéficier à l'industrie hôtelière.

Meilleures sociétés de gestion de voyages d'affaires

Comme c'est le travail d'une agence de voyages d'affaires d'organiser des voyages d'affaires et des événements pour les employés des entreprises, les hôtels peuvent à leur tour attirer plus de voyageurs d'affaires en rendant leurs chambres et leurs services accessibles aux agences de voyages d'affaires. Si vous êtes gérant ou propriétaire d'un hôtel et que vous souhaitez attirer plus de voyageurs d'affaires dans votre établissement, jetez un œil à cet article informatif, "Agents de voyages d'affaires pour que les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires ».

Une agence de voyages d'affaires réserve non seulement des voyages d'affaires, mais elle encourage également les employés des entreprises à se conformer à la politique de voyage d'entreprise. Bien qu'une agence de voyages d'affaires puisse avoir un prix, la plupart des entreprises seraient perdues sans elle, surtout lorsqu'il s'agit d'obtenir les meilleures offres de voyage.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires reçoit une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leurs coûts sont couverts par leur employeur. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires se développent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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