Ci sono numerosi vantaggi che un viaggiatore d'affari può ottenere utilizzando i servizi di un'agenzia di viaggi d'affari professionale. Coloro che scelgono di non utilizzare tali servizi non solo perdono l'eccezionale assistenza clienti, ma perdono anche denaro. In questo articolo, scopri di cosa è responsabile esattamente una società di gestione di viaggi d'affari e 9 motivi per utilizzare questo servizio.

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Che cos'è un'agenzia di viaggi d'affari?

Le agenzie di viaggi d'affari, note anche come società di gestione dei viaggi, forniscono servizi relativi ai viaggi con sconti e vantaggi, che possono essere modificati per soddisfare la politica di viaggio dell'azienda e il dovere di diligenza per i viaggiatori d'affari.

Questi agenti di viaggio d'affari sono composti da esperti di viaggio indipendenti o interni che sono responsabili della gestione e del monitoraggio delle spese di viaggio, nonché dell'organizzazione di viaggi per aziende o individui aziendali. L'articolo, "Cos'è la gestione dei viaggi", spiega in modo più dettagliato il ruolo delle TMC per le imprese.

Agenzia di viaggi d'affari: 9 motivi per usarne una

Società di gestione di viaggi d'affari può essere molto vantaggioso per le aziende per una serie di motivi. Per avere un'idea migliore di quanto siano utili, ecco 9 dei principali vantaggi dell'utilizzo di un'agenzia di viaggi d'affari per gestire i tuoi viaggi aziendali.

1. Viaggio scontato

Un'agenzia di viaggi d'affari può fornire alle aziende molti vantaggi, inclusi sconti su voli e alloggi. Agenzie di viaggi d'affari che lavorano nel viaggi e turismo l'industria prenota spesso grandi volumi di voli e camere d'albergo per privati in tutto il mondo. Questo li mette in una posizione favorevole quando si tratta di ottenere tariffe migliori o sconti sui voli. Utilizzando un'agenzia di viaggi d'affari, è più probabile che tu ottenga una tariffa speciale sul tuo viaggio d'affari rispetto a se dovessi effettuare la prenotazione da solo.

Ma questo non è l'unico vantaggio per l'utilizzo di un agente di viaggio aziendale. Dal momento che lavorano nel settore da molto tempo, (le agenzie di lunga data) possono anche accedere all'upgrade di voli e camere d'albergo, sale VIP e trasporti via terra di prima classe.

2. Risparmia tempo e denaro

Risparmiare tempo e denaro sono evidenti vantaggi dell'utilizzo di un'agenzia di viaggi d'affari. Grazie ai loro contatti nel settore e alla loro esperienza, possono facilmente trovarti le migliori offerte. La maggior parte delle aziende sceglie agenzie di viaggi d'affari specializzate nel trattare con i clienti del loro stesso settore. Questo è molto vantaggioso in quanto le agenzie di viaggio d'affari esperte saranno in grado di ottimizzare la tua strategia di viaggio, risparmiando così tempo e denaro.

3. Assistenza 24 ore su 24

Il tuo agente di viaggio aziendale funge da contatto di emergenza, ogni volta che tu o i tuoi dipendenti avete bisogno del loro supporto prima, durante o dopo i loro viaggi. Che tu stia viaggiando a livello nazionale o internazionale, è molto probabile che avrai bisogno del supporto di un'agenzia di viaggi d'affari, soprattutto se non parli la lingua locale. Potresti anche ritrovarti bloccato nel mezzo di uno sconvolgimento politico o meteorologico avverso. È qui che il tuo agente di viaggio d'affari verrà in tuo soccorso, sia di giorno che di notte.

Non importa dove ti trovi nel mondo, la tua agenzia di viaggi d'affari eliminerà lo stress dai tuoi problemi raggiungendo i loro contatti e sistemando tutto immediatamente in modo che tu possa continuare a goderti il tuo viaggio d'affari.

4. Dentro la conoscenza

Poiché le agenzie di viaggi d'affari hanno anni di esperienza nel loro campo, possono fornirti informazioni privilegiate, che non sono apertamente disponibili al pubblico. La loro vasta conoscenza e le informazioni privilegiate li tengono aggiornati sugli ultimi avvenimenti con le variazioni dei prezzi dei voli.

Un altro vantaggio chiave della loro conoscenza interna è che i cambi di itinerario possono essere effettuati senza che tu debba pagare alcuna commissione. Un agente di viaggio aziendale può apportare tutti i tipi di modifiche agli itinerari a costo minimo o nullo, risparmiando così denaro per la tua attività.

5. Rispettare la politica di viaggio aziendale

Qualsiasi azienda di piccole o grandi dimensioni con dipendenti che viaggiano per lavoro deve applicare una politica di viaggio aziendale per garantire che il proprio personale rispetti le regole di base. Queste regole includono classi di volo specifiche, tariffe a stelle per auto a noleggio e tariffe per classi di hotel.

Un agente di viaggi d'affari aiuta a far rispettare questa politica guidando i dipendenti su tutte le opzioni conformi. Utilizzando un'agenzia di viaggi d'affari, ti assicurerai che i membri del tuo personale aderiscano alla politica di viaggio della tua azienda senza la necessità di fare uno sforzo aggiuntivo per monitorare la conformità dei viaggi.

6. Maggiore accesso alle risorse

Gli agenti di viaggio aziendali possono fornirti un ampio accesso a tutte le risorse di cui hai bisogno per fare in modo che il tuo viaggio d'affari vada secondo i piani. Questi agenti utilizzano i migliori strumenti online per determinare eventuali fattori che possono influenzare il tuo viaggio d'affari. Possono anche stampare i tuoi biglietti aerei, scoprire potenziali ritardi, assicurarsi che il tuo autista sia programmato per venirti a prendere all'aeroporto e vari altri processi importanti per rendere il tuo viaggio il più agevole possibile.

Poiché le agenzie di viaggi d'affari hanno un maggiore accesso agli strumenti online, possono prevenire eventuali contrattempi che potrebbero verificarsi durante o prima del viaggio programmato. Anche se i cambiamenti del tempo provocano ritardi dei voli, il tuo agente prenoterà rapidamente un volo alternativo. Quando ti rivolgi a un'agenzia di viaggi d'affari, non solo avrai tranquillità durante il tuo viaggio di lavoro, ma saprai anche che c'è un team di professionisti competenti dietro di te in caso di problemi.

7. I migliori sistemi di prenotazione di viaggio

Come accennato in precedenza, le agenzie di viaggi d'affari hanno accesso ai migliori sistemi online per effettuare prenotazioni di viaggi. Nel mondo moderno dei viaggi d'affari, la prenotazione end-to-end basata sul web è una necessità in quanto elimina il fastidio di effettuare prenotazioni individuali per voli, camere, ecc.
Con l'aiuto di un'agenzia di viaggi d'affari, puoi essere sicuro di ottenere le migliori tariffe possibili. Non ci sono strategie nascoste coinvolte nel processo poiché l'agente utilizza una piattaforma di prenotazione affidabile e coerente.

Una moderna agenzia di viaggi d'affari ti fornisce tutti gli strumenti necessari, inclusa un'app mobile per inviare i tuoi piani di viaggio e richiedere modifiche a qualsiasi ora del giorno e della notte. Utilizzando la tecnologia e il software giusti, puoi mantenere aperta la linea di comunicazione tra te e il tuo agente di viaggio.

La tecnologia all'avanguardia gioca un ruolo importante in questo settore. Se dovessi gestire da solo gli itinerari di viaggio dei tuoi dipendenti, l'intero processo può richiedere molto del tuo tempo. D'altra parte, l'utilizzo di un'app mobile o di un software per inviare i tuoi piani di viaggio all'agente può essere fatto facilmente in pochi minuti.

8. Un servizio completo

Oltre a prenotare il noleggio di auto, voli, camere e trasferimenti aeroportuali, un agente di viaggio aziendale può anche occuparsi dell'organizzazione del visto per la destinazione verso cui si sta viaggiando tu o i tuoi dipendenti. C'è anche un'assicurazione di viaggio, tassi di cambio, parcheggio, sedi di lavoro, riunioni, eventi e molto altro che un'agenzia di viaggi d'affari può organizzare per te. Un'agenzia di viaggi d'affari può fornire un servizio completo dall'inizio alla fine, quindi non dovrai preoccuparti di nulla durante il tuo viaggio d'affari.

9. Agenti dedicati

Infine, l'ultimo motivo per utilizzare un agente di viaggio d'affari è la loro dedizione per conoscere le tue esigenze di viaggio. La maggior parte delle agenzie crea profili aziendali e nomina i propri agenti per clienti specifici. Questo rende l'organizzazione del viaggio semplice e precisa. Inoltre, le tue esigenze specifiche saranno soddisfatte ogni volta con un agente dedicato in modo da non dover rivedere i dettagli ancora e ancora.

Le richieste specifiche possono includere i numeri dei posti, le sale fumatori, i requisiti dietetici e l'elaborazione dei frequent flyer. Gli agenti con profili aziendali assicurano sempre che le politiche di viaggio siano rispettate con ogni prenotazione. Questi sono tutti importanti per garantire il successo di un viaggio di lavoro.

Trovare la giusta agenzia di viaggi d'affari

La scelta dell'agente giusto per la tua azienda non dovrebbe iniziare dall'agente stesso. Dovresti prima valutare la tua politica di viaggio. Una volta che hai elaborato una politica di viaggio chiara, l'agente che scegli allineerà anche i suoi servizi in base alle esigenze esatte della tua azienda. Devi anche considerare le destinazioni verso le quali i tuoi dipendenti hanno maggiori probabilità di viaggiare e il budget per questi viaggi di lavoro. Continua a leggere per scoprire come scegliere la migliore agenzia di viaggi d'affari per la tua azienda.

Il tipo di agente selezionato dovrebbe essere basato sulle dimensioni della tua azienda e sul settore in cui lavori. Ad esempio, se sei una grande azienda che ha bisogno di partecipare regolarmente a eventi aziendali, avrai bisogno di un agente di viaggio attrezzato per organizzare il giusto location per i vostri meeting o eventi. Dovranno anche essere sufficientemente adattabili per apportare modifiche dell'ultimo minuto agli itinerari.

Infine, un altro componente chiave per trovare la migliore agenzia di viaggi d'affari è assicurarsi che si adatti alla cultura della tua azienda. Poiché questi agenti lavoreranno a stretto contatto con il tuo personale, devono aderire alle tue politiche. Ad esempio, se la tua azienda enfatizza la flessibilità dell'orario di lavoro per i dipendenti che sono in viaggio d'affari, vorrai un agente che possa anche rispettare tale politica.

Come le compagnie di viaggio possono aumentare le entrate con l'aiuto di un'agenzia di viaggi d'affari

I frequenti viaggi d'affari possono essere costosi e complicati da organizzare, soprattutto se i viaggi sono composti da più viaggiatori con itinerari separati. La maggior parte delle aziende non ha il tempo o le risorse per svolgere tali compiti da sola, motivo per cui optano per i servizi di un'agenzia di viaggi d'affari. le agenzie di viaggi d'affari non solo organizzano e gestiscono viaggi d'affari per le aziende, ma sono anche molto vantaggiose per il settore alberghiero poiché devono effettuare regolarmente più prenotazioni di camere.

Per prenotare alloggi e molto altro, la maggior parte delle agenzie di viaggi d'affari usa a Sistema GDS (sistema di distribuzione globale). È qui che anche gli hotel possono trarre vantaggio e massimizzare i propri profitti collegandosi a un sistema GDS. Questo sistema fornisce l'accesso in tempo reale ai prezzi e alla disponibilità delle camere del tuo hotel, aumentando così le possibilità di attrarre più viaggiatori d'affari e aumentando allo stesso tempo le entrate.

Nella guida dettagliata, "Sistema di distribuzione globale (GDS): quali sono i vantaggi per gli hotel?" scoprirai cos'è esattamente un GDS e come può avvantaggiare il settore alberghiero.

Le migliori aziende di gestione dei viaggi d'affari

Poiché è compito di un'agenzia di viaggi d'affari organizzare viaggi d'affari ed eventi per i dipendenti delle aziende, gli hotel possono a loro volta attirare più viaggiatori d'affari rendendo le loro camere e servizi accessibili alle agenzie di viaggi d'affari per la prenotazione. Se sei un gestore o proprietario di un hotel e desideri attirare più viaggiatori d'affari nella tua struttura, dai un'occhiata a questo articolo informativo, "Agenzie di viaggi aziendali per hotel per acquisire più viaggiatori d'affari”.

Un'agenzia di viaggi d'affari non solo prenota viaggi d'affari, ma incoraggia anche i dipendenti delle aziende a rispettare la politica sui viaggi aziendali. Sebbene un'agenzia di viaggi d'affari possa avere un prezzo, la maggior parte delle aziende andrebbe persa senza di essa, soprattutto quando si tratta di ottenere le migliori offerte di viaggio.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi d'affari

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono più soldi per i loro viaggi, specialmente quando i loro costi sono coperti dal loro datore di lavoro. Ma, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli trovi maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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