Existem inúmeros benefícios que um viajante corporativo pode obter usando os serviços de uma agência de viagens de negócios profissional. Aqueles que optam por não usar esses serviços não apenas perdem o excepcional suporte ao cliente, mas também perdem dinheiro. Neste artigo, descubra o que exatamente uma empresa de gerenciamento de viagens de negócios é responsável e 9 razões para usar este serviço.

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O que é uma agência de viagens de negócios?

As agências de viagens de negócios, também conhecidas como agências de gerenciamento de viagens, oferecem serviços relacionados a viagens com descontos e regalias, que podem ser ajustados para atender à política de viagens da empresa e ao dever de cuidado dos viajantes a negócios.

Esses agentes de viagens de negócios são compostos por especialistas em viagens independentes ou internos que são responsáveis por gerenciar e monitorar despesas de viagens, bem como organizar viagens para empresas ou indivíduos corporativos. O artigo, “O que é gerenciamento de viagens”, explica o papel dos TMCs para as empresas em mais detalhes.

Agência de viagens de negócios: 9 motivos para usar um

Empresas de gestão de viagens de negócios pode ser altamente benéfico para as empresas por uma série de razões. Para ter uma ideia melhor de como eles são úteis, aqui estão 9 dos principais benefícios de usar uma agência de viagens de negócios para gerenciar suas viagens corporativas.

1. Desconto em viagens

Uma agência de viagens de negócios pode oferecer às empresas muitas vantagens, incluindo descontos em voos e acomodação. Agências de viagens de negócios que trabalham no viagem e Turismo A indústria costuma reservar grandes volumes de voos e quartos de hotel para indivíduos em todo o mundo. Isso os coloca em uma posição favorável para obter melhores tarifas ou descontos em voos. Ao usar uma agência de viagens de negócios, é mais provável que você obtenha uma tarifa especial em suas viagens de negócios do que se fizesse a reserva por conta própria.

Mas essa não é a única vantagem de usar um agente de viagens corporativo. Como já trabalham há muito tempo no setor, (as agências estabelecidas há muito tempo), eles também podem acessar upgrades de voos e quartos de hotel, salas VIP e transporte terrestre de primeira classe.

2. Economize tempo e dinheiro

Economizar tempo e dinheiro são vantagens claras de usar uma agência de viagens de negócios. Devido aos seus contatos e experiência no setor, eles podem encontrar facilmente as melhores ofertas para você. A maioria das empresas escolhe agências de viagens de negócios especializadas em lidar com clientes no mesmo setor que eles. Isso é altamente benéfico, pois as agências de viagens de negócios experientes serão capazes de otimizar sua estratégia de viagens, economizando tempo e dinheiro.

3. Assistência 24 horas

Seu agente de viagens corporativo atua como um contato de emergência, sempre que você ou seus funcionários precisarem de suporte antes, durante ou depois de suas viagens. Quer esteja viajando no país ou no exterior, é altamente provável que você precise do suporte de uma agência de viagens de negócios, especialmente se você não fala o idioma local. Você pode até mesmo ficar preso no meio de uma turbulência política ou climática adversa. É aqui que o seu agente de viagens de negócios virá em seu socorro, seja de dia ou de noite.

Não importa onde você esteja no mundo, sua agência de viagens de negócios aliviará o estresse de seus problemas entrando em contato com seus contatos e resolvendo tudo imediatamente para que você possa continuar aproveitando sua viagem de negócios.

4. Conhecimento Interno

Como as agências de viagens de negócios têm anos de experiência em seu campo, elas podem fornecer informações privilegiadas, que não estão abertamente disponíveis ao público. Seu vasto conhecimento e informações privilegiadas os mantêm atualizados sobre os últimos acontecimentos com as mudanças nos preços dos voos.

Outro benefício importante de seu conhecimento interno é que as alterações de itinerário podem ser feitas sem você ter que pagar nenhuma taxa. Um agente de viagens corporativas pode fazer todos os tipos de alterações em itinerários com pouco ou nenhum custo para você, economizando dinheiro para sua empresa.

5. Cumprindo a Política Corporativa de Viagens

Qualquer empresa de pequeno ou grande porte com funcionários que viajam a trabalho deve aplicar uma política corporativa de viagens para garantir que seus funcionários cumpram as regras básicas. Essas regras incluem classe de voo específica, taxas de estrela de aluguel de carro e taxas de classe de hotel.

Um agente de viagens de negócios ajuda a fazer cumprir esta política, orientando seus funcionários sobre todas as opções compatíveis. Ao usar uma agência de viagens de negócios, você garantirá que os membros de sua equipe cumpram a política de viagens de sua empresa sem a necessidade de fazer um esforço extra para rastrear a conformidade de viagens.

6. Maior acesso aos recursos

Os agentes de viagens corporativos podem fornecer amplo acesso a todos os recursos de que você precisa para que sua viagem de negócios corra conforme o planejado. Esses agentes usam as melhores ferramentas online para determinar os fatores que podem afetar sua viagem de negócios. Eles também podem imprimir suas passagens aéreas, saber sobre possíveis atrasos, garantir que seu motorista esteja programado para buscá-lo no aeroporto e vários outros processos importantes para fazer sua viagem da maneira mais tranquila possível.

Uma vez que as agências de viagens de negócios têm maior acesso às ferramentas online, elas podem evitar qualquer contratempo que possa ocorrer durante ou antes da viagem programada. Mesmo que as mudanças climáticas resultem em atrasos nos voos, o seu agente reservará rapidamente um voo alternativo. Ao usar uma agência de viagens de negócios, você não só terá tranquilidade durante sua viagem de negócios, mas também saberá que há uma equipe de profissionais competentes por trás de você, caso surja algum problema.

7. Os melhores sistemas de reserva de viagens

Conforme mencionado anteriormente, as agências de viagens de negócios têm acesso aos melhores sistemas online para fazer reservas de viagens. No mundo moderno das viagens de negócios, a reserva ponta a ponta baseada na web é uma necessidade, pois elimina o incômodo de fazer reservas individuais para voos, quartos, etc.
Com a ajuda de uma agência de viagens de negócios, você pode ter certeza de que está obtendo as melhores tarifas possíveis. Não há estratégias ocultas envolvidas no processo, pois o agente usa uma plataforma de reservas confiável e consistente.

Uma moderna agência de viagens de negócios fornece todas as ferramentas necessárias, incluindo um aplicativo móvel para enviar seus planos de viagem e solicitar alterações a qualquer hora do dia ou da noite. Usando a tecnologia e o software corretos, você pode manter a linha de comunicação aberta entre você e seu agente de viagens.

A tecnologia de ponta desempenha um papel importante nesta indústria. Se você mesmo gerenciasse os itinerários de viagem de seus funcionários, todo o processo poderia ocupar muito do seu tempo. Por outro lado, usar um aplicativo ou software móvel para enviar seus planos de viagem ao agente pode ser feito facilmente em alguns minutos.

8. Um serviço totalmente abrangente

Além de reservar aluguel de automóveis, voos, quartos e traslado do aeroporto, um agente de viagens corporativo também pode cuidar dos preparativos do visto para o destino para o qual você ou seus funcionários estão viajando. Também há seguro de viagem, taxas de câmbio, estacionamento, locais de negócios, reuniões, eventos e muito mais que uma agência de viagens de negócios pode providenciar para você. Uma agência de viagens de negócios pode fornecer um serviço completo do início ao fim, para que você não precise se preocupar com nada durante sua viagem de negócios.

9. Agentes dedicados

Por fim, o último motivo para usar um agente de viagens de negócios é a dedicação para conhecer suas necessidades de viagem. A maioria das agências cria perfis de empresas e nomeia seus agentes para clientes específicos. Isso faz com que os preparativos para viagens se tornem simples e precisos. Além disso, seus requisitos específicos serão atendidos sempre com um agente dedicado, para que você não tenha que repassar os detalhes com eles repetidamente.

Solicitações específicas podem incluir números de assentos, salas para fumantes, necessidades dietéticas e processamento de passageiro frequente. Os agentes com perfis empresariais sempre garantem que as políticas de viagens sejam respeitadas em todas as reservas. Tudo isso é importante para garantir que uma viagem de negócios seja bem-sucedida.

Encontrando a Agência de Viagens de Negócios Certa

A escolha do agente certo para sua empresa não deve começar com o agente em si. Você deve primeiro avaliar sua própria política de viagens. Depois de definir uma política de viagens clara, o agente escolhido também alinhará seus serviços com base nas necessidades exatas de sua empresa. Você também deve considerar os destinos para os quais seus funcionários estão mais propensos a viajar, bem como seu orçamento para essas viagens de negócios. Continue lendo para descobrir como escolher a melhor agência de viagens de negócios para sua empresa.

O tipo de agente que você seleciona deve se basear no tamanho da sua empresa e no setor em que trabalha. Por exemplo, se você for uma grande empresa que precisa comparecer a eventos de negócios regularmente, precisará de um agente de viagens equipado para providenciar os locais para suas reuniões ou eventos. Eles também precisarão ser adaptáveis o suficiente para fazer alterações de última hora nos itinerários.

Finalmente, outro componente importante para encontrar a melhor agência de viagens de negócios é garantir que ela se encaixe na cultura da sua empresa. Como esses agentes trabalharão em conjunto com sua equipe, eles devem cumprir suas políticas. Por exemplo, se sua empresa enfatiza a flexibilidade do horário de trabalho para os funcionários que estão em viagens de negócios, você vai querer um agente que também possa cumprir essa política.

Como as empresas de viagens podem aumentar a receita com a ajuda de uma agência de viagens de negócios

As viagens frequentes de negócios podem ser caras e complicadas de organizar, especialmente se as viagens consistirem em vários viajantes com itinerários separados. A maioria das empresas não tem tempo nem recursos para realizar essas tarefas por conta própria, razão pela qual optam pelos serviços de uma agência de viagens de negócios. As agências de viagens de negócios não apenas organizam e gerenciam viagens de negócios para empresas, mas também são altamente benéficas para a indústria hoteleira, uma vez que precisam fazer reservas de vários quartos regularmente.

Para reservar acomodações e muito mais, a maioria das agências de viagens de negócios usa um Sistema GDS (sistema de distribuição global). É aqui que os hotéis também podem aproveitar e maximizar seus lucros conectando-se a um sistema GDS. Este sistema fornece acesso em tempo real aos preços e disponibilidade dos quartos do seu hotel, aumentando assim as chances de atrair mais viajantes a negócios e ao mesmo tempo aumentar a receita.

No guia detalhado, “Sistema de Distribuição Global (GDS): Quais são os benefícios para os hotéis?” você descobrirá o que exatamente é um GDS e como ele pode beneficiar a indústria hoteleira.

Principais empresas de gerenciamento de viagens de negócios

Uma vez que é função de uma agência de viagens de negócios organizar viagens de negócios e eventos para os funcionários das empresas, os hotéis podem, por sua vez, atrair mais viajantes de negócios, tornando seus quartos e serviços acessíveis para que as agências de viagens de negócios reservem. Se você é gerente ou proprietário de um hotel e deseja atrair mais viajantes corporativos para sua propriedade, dê uma olhada neste artigo informativo, “Agentes de viagens corporativas para hotéis ganharem mais viajantes a negócios ”.

Uma agência de viagens de negócios não apenas reserva viagens de negócios, mas também incentiva os funcionários das empresas a cumprir a política de viagens corporativas. Embora uma agência de viagens de negócios possa ter um preço, a maioria das empresas estaria perdida sem ela, especialmente quando se trata de conseguir as melhores ofertas de viagens.

Mais dicas sobre viagens de negócios

O mercado de viagens corporativas está recebendo um foco cada vez maior de muitos na indústria de viagens; em parte, os viajantes a negócios costumam gastar mais dinheiro em suas viagens, especialmente quando seus custos são cobertos pelo empregador. No entanto, o mais importante é que as viagens de negócios estão crescendo, graças a fatores como a globalização e a disponibilidade de voos. Nos artigos a seguir, você encontrará mais informações sobre o mercado de viagens corporativas:

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