Existen numerosos beneficios que un viajero corporativo puede obtener al utilizar los servicios de una agencia de viajes de negocios profesional. Aquellos que optan por no utilizar dichos servicios no solo pierden una atención al cliente excepcional, sino que también pierden dinero. En este artículo, descubra de qué es exactamente responsable una empresa de gestión de viajes de negocios y 9 razones para utilizar este servicio.

Menú rápido:

¿Qué es una agencia de viajes de negocios?

Las agencias de viajes de negocios, también conocidas como compañías de administración de viajes, brindan servicios relacionados con los viajes con descuentos y ventajas, que se pueden ajustar para cumplir con la política de viajes de la compañía y el deber de cuidado de los viajeros de negocios.

Estos agentes de viajes de negocios están formados por expertos en viajes independientes o internos que son responsables de administrar y monitorear los gastos de viaje, así como de organizar viajes para empresas o personas corporativas. El artículo, "¿Qué es la gestión de viajes?", explica el papel de las TMC para las empresas con más detalle.

Agencia de viajes de negocios: 9 razones para usar una

Empresas de gestión de viajes de negocios puede ser muy beneficioso para las empresas por varias razones. Para tener una mejor idea de cuán útiles son, aquí hay 9 de los principales beneficios de usar una agencia de viajes de negocios para administrar sus viajes corporativos.

1. Viajes con descuento

Una agencia de viajes de negocios puede ofrecer a las empresas muchas ventajas, incluidos descuentos en vuelos y alojamiento. Agencias de viajes de negocios que trabajan en el viaje y Turismo La industria suele reservar grandes volúmenes de vuelos y habitaciones de hotel para particulares en todo el mundo. Esto los coloca en una posición favorable a la hora de obtener mejores tarifas o descuentos en vuelos. Al utilizar una agencia de viajes de negocios, es más probable que obtenga una tarifa especial en su viaje de negocios que si hiciera la reserva usted mismo.

Pero esa no es la única ventaja de utilizar un agente de viajes corporativo. Dado que han estado trabajando en la industria durante mucho tiempo, (las agencias establecidas desde hace mucho tiempo) también pueden acceder a actualizaciones de vuelos y habitaciones de hotel, salas VIP y transporte terrestre de primera clase.

2. Ahorre tiempo y dinero

Ahorrar tiempo y dinero son claras ventajas de utilizar una agencia de viajes de negocios. Debido a sus contactos y experiencia en la industria, pueden encontrarle fácilmente las mejores ofertas. La mayoría de las empresas eligen agencias de viajes de negocios que se especializan en tratar con clientes de la misma industria que ellos. Esto es muy beneficioso ya que las agencias de viajes de negocios con experiencia podrán optimizar su estrategia de viaje, ahorrándole tiempo y dinero.

3. Asistencia las 24 horas

Su agente de viajes corporativo actúa como contacto de emergencia, siempre que usted o sus empleados necesiten su apoyo antes, durante o después de sus viajes. Ya sea que viaje a nivel nacional o internacional, es muy probable que necesite el apoyo de una agencia de viajes de negocios, especialmente si no habla el idioma local. Incluso puede encontrarse varado en medio de una agitación política o climática adversa. Aquí es donde su agente de viajes de negocios vendrá a rescatarlo, ya sea de día o de noche.

No importa en qué parte del mundo se encuentre, su agencia de viajes de negocios eliminará el estrés de sus problemas comunicándose con sus contactos y solucionando todo de inmediato para que pueda seguir disfrutando de su viaje de negocios.

4. Conocimiento interno

Dado que las agencias de viajes de negocios tienen años de experiencia en su campo, pueden proporcionarle información privilegiada, que no está abiertamente disponible para el público. Su vasto conocimiento e información privilegiada los mantienen al tanto de los últimos acontecimientos relacionados con los cambios en los precios de los vuelos.

Otro beneficio clave de su conocimiento interno es que los cambios de itinerario se pueden realizar sin que usted tenga que pagar ninguna tarifa. Un agente de viajes corporativo puede realizar todo tipo de cambios en los itinerarios a un costo mínimo o sin costo para usted, lo que le permite ahorrar dinero a su empresa.

5. Cumplimiento de la política de viajes corporativos

Cualquier empresa pequeña o grande con empleados que viajan por trabajo debe hacer cumplir una política de viajes corporativa para garantizar que su personal cumpla con las reglas básicas. Estas reglas incluyen clases de vuelo específicas, tarifas de estrellas de autos de alquiler y tarifas de clases de hotel.

Un agente de viajes de negocios ayuda a hacer cumplir esta política al orientar a sus empleados sobre todas las opciones compatibles. Al utilizar una agencia de viajes de negocios, se asegurará de que los miembros de su personal se adhieran a la política de viajes de su empresa sin la necesidad de hacer un esfuerzo adicional para rastrear el cumplimiento de los viajes.

6. Mayor acceso a los recursos

Los agentes de viajes corporativos pueden brindarle un amplio acceso a todos los recursos que necesita para que su viaje de negocios se desarrolle según lo planeado. Estos agentes utilizan las mejores herramientas en línea para determinar cualquier factor que pueda afectar su viaje de negocios. También pueden imprimir sus boletos de avión, averiguar sobre posibles retrasos, asegurarse de que su conductor esté programado para recogerlo en el aeropuerto y varios otros procesos importantes para que su viaje sea lo más fluido posible.

Dado que las agencias de viajes de negocios tienen un mayor acceso a las herramientas en línea, pueden evitar cualquier percance que pueda ocurrir durante o antes de su viaje programado. Incluso si los cambios climáticos provocan retrasos en los vuelos, su agente reservará rápidamente un vuelo alternativo. Cuando utilice una agencia de viajes de negocios, no solo tendrá tranquilidad durante su viaje de negocios, sino que también sabrá que hay un equipo de profesionales competentes detrás de usted en caso de que surja algún problema.

7. Los mejores sistemas de reserva de viajes

Como se mencionó anteriormente, las agencias de viajes de negocios tienen acceso a los mejores sistemas en línea para realizar reservas de viajes. En el mundo moderno de los viajes de negocios, la reserva de un extremo a otro basada en la web es una necesidad, ya que elimina la molestia de realizar reservas individuales para vuelos, habitaciones, etc.
Con la ayuda de una agencia de viajes de negocios, puede estar seguro de que está obteniendo las mejores tarifas posibles. No hay estrategias ocultas involucradas en el proceso, ya que el agente utiliza una plataforma de reserva confiable y consistente.

Una agencia de viajes de negocios moderna le proporciona todas las herramientas necesarias, incluida una aplicación móvil para enviar sus planes de viaje y solicitar cambios en cualquier momento del día o de la noche. Al utilizar la tecnología y el software adecuados, puede mantener abierta la línea de comunicación entre usted y su agente de viajes.

La tecnología de punta juega un papel importante en esta industria. Si tuviera que administrar los itinerarios de viaje de sus empleados usted mismo, todo el proceso puede ocupar una gran parte de su tiempo. Por otro lado, el uso de una aplicación móvil o software para enviar sus planes de viaje al agente se puede hacer fácilmente en unos minutos.

8. Un servicio integral

Además de reservar alquiler de coches, vuelos, habitaciones y traslados al aeropuerto, un agente de viajes corporativo también puede encargarse de los trámites de visado para el destino al que usted o sus empleados viajen. También hay seguros de viaje, tipos de cambio, estacionamiento, lugares de negocios, reuniones, eventos y mucho más que una agencia de viajes de negocios puede organizar para usted. Una agencia de viajes de negocios puede brindarle un servicio integral de principio a fin para que no tenga que preocuparse por nada durante su viaje de negocios.

9. Agentes dedicados

Finalmente, la última razón para utilizar un agente de viajes de negocios es su dedicación para conocer sus necesidades de viaje. La mayoría de las agencias crean perfiles de empresas y designan a sus agentes para clientes específicos. Esto hace que los arreglos de viaje sean simples y precisos. Además, sus requisitos específicos se cumplirán cada vez con un agente dedicado, por lo que no tendrá que repasar los detalles con ellos una y otra vez.

Las solicitudes específicas pueden incluir números de asientos, salas para fumadores, requisitos dietéticos y procesamiento de viajeros frecuentes. Los agentes con perfiles de empresa siempre se aseguran de que se cumplan las políticas de viaje con cada reserva. Todos estos son importantes para garantizar que un viaje de negocios se desarrolle con éxito.

Encontrar la agencia de viajes de negocios adecuada

La elección del agente adecuado para su empresa no debe comenzar con el agente en sí. Primero debe evaluar su propia política de viajes. Una vez que haya elaborado una política de viajes clara, el agente que elija también alineará sus servicios en función de las necesidades exactas de su empresa. También debe considerar los destinos a los que es más probable que viajen sus empleados, así como su presupuesto para estos viajes de negocios. Siga leyendo para descubrir cómo elegir la mejor agencia de viajes de negocios para su empresa.

El tipo de agente que seleccione debe basarse en el tamaño de su empresa y la industria en la que trabaja. Por ejemplo, si usted es una gran corporación que necesita asistir a eventos de negocios con regularidad, necesitará un agente de viajes que esté equipado para organizar los lugares para sus reuniones o eventos. También deberán ser lo suficientemente adaptables para realizar cambios de último momento en los itinerarios.

Por último, otro componente clave para encontrar la mejor agencia de viajes de negocios es asegurarse de que se adapte a la cultura de su empresa. Como estos agentes trabajarán en estrecha colaboración con su personal, deben adherirse a sus políticas. Por ejemplo, si su empresa hace hincapié en la flexibilidad del horario de trabajo para los empleados que están en viajes de negocios, querrá un agente que también pueda cumplir con esa política.

Cómo las empresas de viajes pueden aumentar los ingresos con la ayuda de una agencia de viajes de negocios

Los viajes de negocios frecuentes pueden ser costosos y complicados de organizar, especialmente si los viajes constan de varios viajeros con itinerarios separados. La mayoría de las empresas no cuentan con el tiempo ni los recursos para realizar este tipo de tareas por sí mismas, por lo que optan por los servicios de una agencia de viajes de negocios. Las agencias de viajes de negocios no solo organizan y administran viajes de negocios para empresas, sino que también son muy beneficiosas para la industria hotelera, ya que necesitan realizar múltiples reservas de habitaciones de forma regular.

Para reservar alojamiento y mucho más, la mayoría de las agencias de viajes de negocios utilizan un Sistema GDS (sistema de distribución global). Aquí es donde los hoteles también pueden aprovechar y maximizar sus ganancias al conectarse con un sistema GDS. Este sistema proporciona acceso en tiempo real a los precios y la disponibilidad de las habitaciones de su hotel, lo que aumenta las posibilidades de atraer a más viajeros de negocios y, al mismo tiempo, aumentar los ingresos.

En la guía detallada, "Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?" Descubrirá qué es exactamente un GDS y cómo puede beneficiar a la industria hotelera.

Principales empresas de gestión de viajes de negocios

Dado que es el trabajo de una agencia de viajes de negocios organizar viajes de negocios y eventos para los empleados de las empresas, los hoteles a su vez pueden atraer a más viajeros de negocios al hacer que sus habitaciones y servicios sean accesibles para que las agencias de viajes de negocios reserven. Si usted es el gerente o propietario de un hotel y desea atraer a más viajeros corporativos a su propiedad, eche un vistazo a este artículo informativo, "Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios ".

Una agencia de viajes de negocios no solo reserva viajes de negocios, sino que también alienta a los empleados de las empresas a cumplir con la política de viajes corporativos. Aunque una agencia de viajes de negocios puede tener un precio, la mayoría de las empresas se perderían sin ellas, especialmente cuando se trata de obtener las mejores ofertas de viajes.

Más consejos sobre viajes de negocios

El mercado de viajes corporativos está recibiendo un mayor enfoque por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando sus costos están cubiertos por su empleador. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

Más consejos para hacer crecer su negocio

Revfine.com es una plataforma de conocimiento para la industria de la hospitalidad y los viajes. Los profesionales utilizan nuestros conocimientos, estrategias y consejos prácticos para inspirarse, optimizar los ingresos, innovar procesos y mejorar la experiencia del cliente. Puedes encontrar todo consejos de la industria de viajes en las categorias Comercialización y distribución, Dotación de personal y carrera y Tecnología y software.

Enviar un artículo